NIEUW - Reactie van het college op aanbevelingen Auditcommissie over Programmabegroting 2022

Postadres Postbus 200 1790 AE Den Burg

De leden van de Auditcommissie

Bezoekadres Emmalaan 15 1791 AT Den Burg

T 14 0222 F 0222 – 362287 E gemeente@texel.nl I www.texel.nl Zaaknummer Uw brief van

Onderwerp

3078936 27 oktober 2021

Aanbevelingen van de Auditcommissie

Contactpersoon

Mw. M. Lubach - van der Elst

Telefoonnummer E-mailadres

0222 - 362 154 MLubach@texel.nl

Verzenddatum

9 november 2021

Geachte leden van de Auditcommissie, Bij de behandeling van de programmabegroting 2022 heeft u een aantal aanbevelingen gedaan aan de gemeenteraad voor toekomstige verbeterpunten in de programmabegroting. Daarnaast zijn er een aantal vragen gesteld, die door het college zijn beantwoord en aan de gemeenteraad zijn toegezonden op 29 oktober jl. Onderstaand gaan wij in op uw aanbevelingen: Hoofdstuk 1: Kerngegevens Daarin staan nu aantallen (bijvoorbeeld: aantal inwoners 0 – 19 jaar: 2.455); vorig jaar stonden daar percentages. Advies 1 Auditcommissie: Vraag het college de huidige weergave, in aantallen, in volgende begrotingen doorzetten. Het college zal advies 1 overnemen. n.a.v. Hoofdstuk 2: Financieel Perspectief Advies 2 Auditcommissie: Vraag het college om voortaan in Programmarekeningen een compleet overzicht van de mutaties in de Algemene Reserve van jaar tot jaar. Het college zal advies 2 overnemen en dit overzicht opnemen in de programmarekening 2021. (n.a.v.) Hoofdstuk 3: Samenvatting begroting Het totaal van de Programmabegroting gemeente Texel 2021 was: € 63.440.000. Voor 2022 is dat: € 57.038.000. Een verschil van bijna 6,5 miljoen. Zonder dat dit wordt toegelicht. Ander voorbeeld: Lasten Bestuursondersteuning (blz. 28): € 245.000 in 2021 en in 2022: € 115.000 – zonder toelichting. (herhaald) Advies 3.

Auditcommissie: vraag het college om bij significante verschillen t.o.v. het vorige jaar daar een korte toelichting op te geven (via bijv. een voetnoot of *) Het college zal het herhaalde advies 3 overnemen en bij de toelichtingen een korte analyse opnemen van voorgaand begrotingsjaar naar nieuwe begrotingsjaar. o.a. n.a.v. Programma 1 Voor en door bewoners 1/4

Zaaknummer

3078936

Bij de beleidsindicatoren voor Bestuur en ondersteuning op blz. 20 staan alleen getallen voor Texel; er kan niet vergeleken worden met andere gemeenten (benchmark). Ander voorbeeld: de paragraaf Overhead De data en de taartpunt zouden informatiever zijn als er vergelijkingsmateriaal bij opgenomen staat. Advies 4. Auditcommissie: Verzoekt het college in de volgende Programmabegroting getallen op te nemen van een met Texel vergelijkbare gemeente, dus (vanuit de Texelse opschaling gedacht): ongeveer 25.000 inwoners (tip vanuit de Auditcommissie: Schouwen-Duiveland). Het college zal advies 4 overnemen voor wat betreft de informatie over formatie en Overhead. o.a. n.a.v. Programma 2 Zorg voor elkaar, veiligheid op orde Ondanks eerdere verzoeken, staan op blz. 35 in de tabel ‘beleidsindicatoren’ nog steeds op sommige plaatsen (te) oude getallen, zoals: Jongeren met een delict voor de rechter: cijfers van 2014, 2015 en 2016. Indicatoren en kengetallen worden benut bij de beleidsbepaling en de controle of beleid uitpakt zoals bedoeld. Daarin schuilt ook de essentie dat de getallen zo actueel mogelijk moeten zijn. Ander voorbeeld: blz. 63, beleidsindicatoren bij Programma 5.

De schoolverzuim-getallen zijn niet de meest recente; het moet toch mogelijk zijn om ook van schooljaar 2020/2021 getallen over verzuim en schoolverlaters te presenteren (via de Leerplichtambtenaar)? (herhaald) Advies 5. Auditcommissie: (algemeen): zorg voor actuele getallen, desnoods van ‘niet officiële bronnen’ (omdat Verwey Jonker bijvoorbeeld maar eens in de 6 jaar data verzamelt). Als dat echt niet mogelijk is: laat ze dan liever helemaal weg. Het college zal advies 5 overnemen, en de informatie als die niet voorhanden en/of achterhaald is bij www.waarstaatjegemeente.nl via interne informatie van de gemeente Texel opnemen. De vergelijkingscijfers over Nederland worden dan niet opgenomen. Een aantal beleidsindicatoren zijn verplicht en moeten, ondanks dat de informatie niet up-to-date is, toch worden opgenomen. o.a. n.a.v. Programma 3 Mooi en gastvrij Texel Advies 6. Auditcommissie: Vraag het college bij volgende P & C-documenten scherp te zijn op het nalopen van doelen/doelenbomen, zeker als beleid gewijzigd is (voorbeeld: Toeristisch Toekomstplan; dat strookt niet (geheel) met 3.4.2. Toerisme kwalitatief en kwantitatief stimuleren. Het college zal advies 6 overnemen, echter als een besluit wordt genomen door de raad op een tijdstip dat een “product” al zover “onderweg” is niet meer op tijd aangepast kan worden. Overige adviezen Auditcommissie: 1.

Doordat er vanuit verschillende teams en ambtenaren input moet komen, is er uiteindelijk maar een klein beetje tijd voor het nalopen van het geheel/maken overall analyses; dat betekent dat er uiteindelijk meer vragen zullen worden gesteld door fracties (wat deels dus voorkoombaar is). Advies 7: Belangrijk dus om in het jaarlijkse Spoorboekje iets meer tijd in te ruimen voor de laatste stap, voordat de ontwerp-Programmabegroting verstuurd wordt. Het college zal advies 7 overnemen, in de detailplanning voor het jaar 2022 is daar ruimte voor opgenomen. Op deze wijze zal er meer tijd zijn om de overall analyse en de toelichtingen die opgenomen worden in de programmabegroting. Zie ook advies 3. 2. Advies 8: Benoem bij voorstellen waar ze vandaan komen (voorbeeld: de aangenomen motie ‘Fraaiere parkeerterreinen bij het strand’ is de directe aanleiding voor voorstel 304: Parkeerterreinen strandslagen aanpakken, daarin wordt de motie echter niet benoemd). Het college volgt dit advies op en zal bij voorstellen de door de raad ingediende moties benoemen.

2/4

Zaaknummer

3078936

3. Advies 9: Voor aanbieding van de P & C-documenten aan de raad, graag een check op nummering en werking van de linkjes (ze werken niet allemaal). Het college zal dit advies opvolgen. 4. N.a.v. de paragraaf Financiering: daarin is een financieel doorkijkje opgenomen naar 2025, er is alleen gerekend met zaken waarover de gemeenteraad besloten heeft. Maar dat betekent dat (in dit geval) twee onderwerpen die binnenkort een besluit vragen (Cultuurhuis en De Bolder; die overigens ook genoemd worden in de Bestuurlijke Boodschap) nog niet verwerkt zijn. Advies 10: De Auditcommissie snapt de lijn van ‘harde besluiten’, maar doet een oproep om bij dergelijke doorkijkjes ook uitgaven die (zeer) waarschijnlijk gedaan gaan worden zichtbaar worden gemaakt. En als dat van het BBV niet mag, dan graag nadenken over een creatieve wijze om toch een reëler totaal-inzicht te geven aan de raad. Het college zal advies 10 niet overnemen in de programmabegroting zelf. Belangrijkste reden is dat er dan onduidelijkheid ontstaat in wat wel/niet wordt opgenomen en waarover mogelijk onduidelijkheid bestaat. Wel wordt separaat, aan de Auditcommissie, een schriftelijke toelichting gegeven over wat de consequenties zijn van besluitvorming “onderweg”. 5. Bladzijde 128 gaat het over risico’s. Het risico R17 is dit: ‘Een deel van de wegen en bermen op Texel heeft te maken met bodemverontreiniging.’.

Het percentage blijft gelijk, maar het bedrag daalt aanzienlijk (van € 250.000 naar € 150.000); daar staat geen uitleg bij. Ander voorbeeld: R11: ‘De staat van sommige wegen op Texel dreigt op korte termijn onder het veiligheidsniveau te komen, waardoor de kans op ongelukken en aansprakelijkheidsstelling steeds groter worden.’. Dit risico is al 3 begrotingen onveranderd. Dat kan kloppen, maar aan de andere kant wordt er fors geïnvesteerd in wegen, waardoor het risico wellicht lager zou kunnen zijn. Advies 11: Vraag als gemeenteraad (via de Auditcommissie) wat meer uitleg over systematiek van risicoberekening en wijziging van risico’s t.o.v. voorgaande jaren; het gaat dan om identificering, kwantificering en consequenties. En vraag ook om elke wijziging t.o.v. het vorige jaar van een toelichting te voorzien. Het college zal advies 11, voor zover van toepassing is overnemen om toe te lichten bij wijzigingen in het risico. Voor wat betreft een uitleg over de systematiek van risicoberekening zal een separate toelichting worden gegeven in de Auditcommissie bij behandeling van de nota “risicomanagement”. 6. De ‘reserve: Budgetten vorig jaar’ (bladzijde 105) staat per 1/1/1 op € 3,6 miljoen. De definitieve stand zal pas blijken bij de Programmarekening 2021. In voorgaande jaren week de inschatting af van de gerealiseerde inzet. Er worden ook vaak vragen gesteld over dit onderwerp.

Advies 12: Vraag het college om de huidige werkwijze -met de Auditcommissie- te evalueren (is dit de juiste vorm en werkwijze? Is voldoende duidelijk wat de gemeenteraad wel/niet kan met deze budgetten? Hoe wordt omgegaan met overheveling in een verkiezingsjaar? Et cetera) Het college zal conform advies 12 de huidige werkwijze met de Auditcommissie willen evalueren. 7. Het ‘saldo kostenplaatsen’ staat opgenomen in programma 1; zowel de lasten als de baten fluctueren enorm, gedurende de jaren – zie onderstaand schema: Advies 13: Vraag of het college een keer een uitleg-sessie kan organiseren met de Auditcommissie (waarbij ook andere geïnteresseerden kunnen aansluiten). Aandacht dan in elk geval voor: werkwijze c.q. manier van totstandkoming en de vraag of er actief op te sturen is. Het “saldo kostenplaatsen’ is een administratieve post, waarbij alle interne boekingen (bijvoorbeeld verplichte boekingen conform de regelgeving BBV, algemene reserve, dia deze saldo kostenplaats worden verwerkt. In de Auditcommissie zal een korte toelichting worden gegeven over deze post en de boekingen die hieronder ten grondslag liggen. 3/4

Zaaknummer

3078936

8. Advies 14: Vraag de Auditcommissie om een advies te geven over de frequentie waarin kaderstellende nota’s (zoals bijvoorbeeld de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen en de Financiële verordening) geactualiseerd moeten worden. Het college zal voor 1 juli 2022 een memo aanbieden aan de Auditcommissie waarbij voor alle beleidsstukken de frequentie van herziening zal worden aangegeven.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van gemeente Texel, de secretaris, de burgemeester, drs. E.C. van der Bruggen

ir. M.C. Uitdehaag

4/4