DEFINITIEF Accountantsverslag Texel 2025 definitief
Tekst van het document
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
De financiële verwerking van de interne levering van grond van het grondbedrijf naar de vastgoedexploitatie is specifiek geregeld in het BBV. De belangrijkste eisen is dat er in principe geen winst gerealiseerd mag worden op de interne transactie, maar dat deze moet plaatsvinden tegen de kostprijs van de grond op het moment van de interne levering. Daarom is de overdracht in de jaarrekening verantwoord voor een bedrag van EUR 180.000.
Schattingen gehanteerd bij waardering van grondexploitaties De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In de tabel op de volgende pagina zijn onze bevindingen weergegeven. Overige schattingen binnen het fysiek domein zijn evenwichtig. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college ook belangrijke schattingen buiten de grondexploitaties om. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2025 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering immateriële vaste activa
Evenwichtig
Waardering materiële vaste activa
Evenwichtig
26 Samenvatting
Samenvatting
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het fysiek domein
Jaarrekening
Jaarrekening
Managementschatting
Oordeel
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Gehanteerde rekenrente
Evenwichtig
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle Kostenstijging
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein
Niet van toepassing
Bedrijfsvoering
Opbrengstenstijging
Niet van toepassing
Evenwichtig
De programmering van de grondexploitaties is gebaseerd op actuele omstandigheden van de markt, gemaakte afspraken met marktpartijen. interne en externe adviezen, onderzoeken en politieke uitgangspunten ten aanzien van woningbouw en werkgelegenheid. Wij achten de op marktinformatie gebaseerde inschatting voor de programmering evenwichtig op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden.
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Gehanteerde programmering
Door de korte doorlooptijd is er geen expliciete verwachting opgebouwd met behulp van kostenstijgingen, maar zijn de jaarschijven berekend op basis van het huidige prijspeil. In de risicoparagraaf zijn wel expliciete scenario’s doorgerekend waarin de kosten 1% dalen tot 2% toenemen. Wat voor de kostenstijging geldt, geldt ook voor de opbrengststijging. Voor de meeste exploitaties geldt dat de gronden al zijn verkocht. Daarnaast werkt het college met vaste prijzen, zoals opgenomen in de grondprijzenbrief. In de risicoparagraaf zijn wel expliciete scenario’s doorgerekend waarin de opbrengsten 1% toenemen.
Interne beheersing
Interne beheersing
Het college rekent binnen de grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 0,90% (2024: 0,80%). Dit percentage ligt in lijn met de berekende omslagrente in de begroting 2026. De werkelijke rente over het vreemd vermogen in 2025 bedroeg 0,6%. Gezien de beperkte omvang van de boekwaarde van de grondexploitaties is dit verschil niet materieel voor het totaalbeeld van de grondexploitaties. Daarbij is he volgens het BBV verplicht om de rente te berekenen op basis van de (verwachte) omslagrente. Daarom achten wij de gehanteerde rekenrente evenwichtig. De geschatte looptijd van de grondexploitaties is erg kort. Het college verwacht dat alle lopende grondexploitaties eind 2026 zijn afgerond, behalve het gezondheidsplein in Den Burg Zuid. De realisatie hiervan is voorzien in 2028.
Bevindingen controle
Fysiek domein
Toelichting
27 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het fysiek domein Managementschatting
Oordeel
Evenwichtig
De laatste kavels zijn verkocht, maar zijn nog niet allemaal geleverd. De verwachte looptijd van 31 december 2026 is realistisch. Er is nog een mogelijke onzekerheid aanwezig in het moment van grondleveringen, restkosten en planschade. De financiële consequenties hiervan zijn echter beperkt, en deels al voorzien. Daarom vinden wij de fasering van deze grondexploitatie evenwichtig.
Evenwichtig
Ook in deze grondexploitatie zijn de laatste kavels verkocht. Het bouwrijp maken is bijna afgerond. De financiële risico’s zijn beperkt; verwachte verliezen zijn al helemaal voorzien in de jaarrekening. Daarom vinden wij de fasering van deze grondexploitatie evenwichtig.
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Fasering Oosterend
Toelichting
Financiële positie
Financiële positie Fasering De Cocksdorp Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
28 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het fysiek domein Richt de interne beheersing van de verhuurexploitatie tijdig in De consequentie van het besluit om zelf 25 sociale huurwoningen te exploiteren is dat de gemeente de rol van woningverhuurder op zich heeft genomen. Dit vraagt van uw organisatie dat zij op korte termijn de administratieve organisatie en interne beheersing inricht om rechtmatige sociale verhuur mogelijk te maken, zoals: • Inrichting van de huuradministratie (contracten, huurprijzen, indexaties). • Inning en registratie van huurinkomsten; afstemming met de financiële administratie. • Toewijzing conform volkshuisvestingsbeleid / regelgeving (transparantie en rechtmatigheid). • Vastleggen van een tijdelijk procesbeschrijving (inclusief functiescheiding) voor deze verhuurportefeuille
Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing
Op het moment van onze controlewerkzaamheden moest dit proces nog worden afgerond.
Geef aandacht aan de interne beheersing van grote projecten Wij willen, gezien de hoge financiële risico’s, het belang van goed projectmatig werken benadrukken. Daarom hebben wij in onze managementletter diverse aanbevelingen aan het college gedaan om de interne beheersing van grote projecten te verbeteren: • Geef een duidelijke prioritering en planning (in uren en middelen) mee aan de grote projecten. Op deze manier kunnen keuzes gemaakt worden over fasering en uitvoering van de projecten; • Breng meer structuur en standaardisatie aan in de interne beheersing van grote projecten, onafhankelijk van de projectleider. Hierbij kan gedacht worden aan een standaardopzet van voor- en nacalculaties, voortgangsrapportages, besluitvormende documenten, samenwerkingsvormen en evaluaties; • Vergroot de betrokkenheid van de tweede lijn bij de uitvoering en bewaking van het project na besluitvorming; • Actualiseer voorcalculaties en investeringsbudgetten periodiek, zodat een realistischere weergave ontstaat van de werkelijkheid; • Stel tussentijds voortgangsrapportages op; • Stel achteraf structureel project- of evaluatierapportages op als sluitstuk van de P&C cyclus op projectniveau.
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Wij hebben het college aangeraden om specifiek aandacht te besteden aan de verbetering van de interne beheersing van grote projecten, in het bijzonder ten aanzien van bovenstaande aspecten binnen het projectmatig werken.
29 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het fysiek domein Analyseer de wenselijke omvang van onderhoudsvoorzieningen Op de balans zijn twee omvangrijke voorzieningen opgenomen die een relatie hebben met kapitaalgoederen. Dit zijn de Voorziening Rationeel gebouwenbeheer (EUR 3,8 miljoen) en de Voorziening Rioolegalisatiefonds (EUR 1,9 miljoen). Deze voorzieningen zijn (onder andere) bedoeld om de kosten voor groot onderhoud aan de kapitaalgoederen gelijkmatig over de begrotingsjaren te verdelen. Wij hebben geconstateerd dat de uitgaven die gedaan worden uit deze voorzieningen gedurende een langere periode afwijken van de verwachtingen in de onderliggende beheerplannen. De Voorziening Rationeel gebouwenbeheer is bijvoorbeeld EUR 0,5 miljoen hoger dan op basis van het onderhoudsplan ingeschat was. De reden hiervan is dat binnen de organisatie te weinig capaciteit is om al het geplande onderhoud uit te (laten) voeren. Ook voor de komende jaren wordt dit probleem voorzien. Hetzelfde beeld is, weliswaar in mindere mate, zichtbaar in de Voorziening Rioolegalisatiefonds De lagere dan begrote onderhoudsuitgaven betekenen dat óf de onderhoudsuitgaven later alsnog moeten worden gedaan, waardoor de huidige overschotten in de voorziening moeten worden aangehouden, óf dat die uitgaven ook niet (geheel) later worden gedaan, waardoor er een overschot ontstaat.
Om dit te weten te komen, hebben wij het college aangeraden om te analyseren welke situatie van toepassing is, rekening houdend met de noodzakelijke en beschikbare uitvoeringscapaciteit, en zo nodig de bestaande beheersplannen bij te stellen. Een overschot kan met instemming van de raad worden gebruikt om toekomstige stortingen in de onderhoudsvoorzieningen te verlagen. Een andere keuze die de raad heeft is om het overschot vrij te laten vallen ten gunste van het resultaat.
30 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het sociaal domein Actualiseer de Algemene Subsidieverordening De Algemene Subsidieverordening (ASV) dateert uit 2020 en sluit daardoor niet meer volledig aan bij de huidige wensen en behoeften van zowel subsidieaanvragers als de gemeente. Wet- en regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen en interne beleidsdoelstellingen zijn in de afgelopen jaren veranderd, waardoor een herziening van de ASV wenselijk is. Om de efficiëntie, transparantie en effectiviteit van het subsidieproces te verbeteren, adviseren wij de ASV te herzien, zodat deze beter aansluit bij de huidige beleidsdoelen en behoeften van zowel de gemeente als subsidieaanvragers. Verhoog de voorspellende waarde van de zorgkosten Wij hebben geconstateerd dat er goede stappen gezet zijn om de interne beheersing van de processen in het sociaal domein te verbeteren. Tevens wordt op dit moment geanalyseerd waar processen verder geautomatiseerd of efficiënter uitgevoerd kunnen worden en is er een start gemaakt met de ontwikkeling van een dashboard die historische trends laat zien en de zorgkosten op gedetailleerd niveau inzichtelijk maakt. Wij hebben geconstateerd dat de vertaling van deze informatie naar de P&C documenten nog onvoldoende plaatsvindt. Er is daarom een risico dat de P&C documenten geen actueel inzicht geven in de zorgkosten.
Hierdoor is het risico aanwezig dat de werkelijke zorgkosten vanuit de Wmo en Jeugdwet (veel) hoger uitvallen dan eerder verwacht.
Bijlagen
Bijlagen
Wij hebben het college aangeraden om de interne beheersing van de (ontwikkeling van de) zorgkosten in het zorgdomein te versterken. In onze managementletter hebben we enkele concrete aanbevelingen hiervoor gegeven.
Goede aanzet gemaakt om prestatielevering zorg zelf vast te stellen Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen werd tot vorig jaar volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor was u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Dit leidde jaarlijks tot onzekerheid in onze controle. Wij hebben in onze eerdere rapportages aanbevelingen gegeven om de prestatielevering van de zorg door de eigen organisatie vast te stellen. Wij hebben geconstateerd dat dit jaar een goede aanzet gemaakt is om invulling te geven aan deze aanbevelingen. Dit heeft ertoe geleid dat er geen onzekerheid meer is ten aanzien van de levering van de Wmo zorg in natura. Zoals wij op pagina 10 hebben opgenomen, is uit de werkzaamheden van de organisatie en de VIC ook gekomen dat er nog onzekerheden zijn voor de jeugdzorg in natura en de zorg die via pgb budgetten wordt betaald. Hoewel dit vervelend is, vinden wij het een compliment waard dat de organisatie dit zelf heeft weten vast te stellen. Schattingen binnen het sociaal domein zijn evenwichtig. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen ten aanzien van de nog te betalen zorgkosten.
We hebben deze schattingen in de jaarrekening 2025 beoordeeld en geconcludeerd dat deze evenwichtig tot stand gekomen zijn.
31 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het sociaal domein Wij hebben de kosten van het sociaal domein nader geanalyseerd Wij hebben een analyse uitgevoerd van de kosten van uw sociaal domein. Hierbij hebben wij onderscheid gemaakt in de aard van de kosten en deze vergeleken met de primaire en bijgestelde begroting, alsmede met de werkelijke kosten over vorig jaar. In de grafiek op de volgende pagina hebben wij de opbouw en ontwikkeling van de totale kosten in het sociaal domein opgenomen. De begroting voor jeugdzorg is naar boven bijgesteld De primaire begroting van het sociaal domein ging uit van EUR 17,7 miljoen aan totale kosten. In de tussentijdse rapportages is dit bijgesteld naar EUR 23,8 miljoen. Deze bijstelling van EUR 6,1 miljoen wordt vooral veroorzaakt door hogere kosten voor de opvang van ontheemden aan De Rietdijk. Deze kosten bestonden echter vorig jaar ook, maar waren opgenomen in het programma 0 Voor en door bewoners. Er heeft dus feitelijk een verschuiving plaatsgevonden van de kosten (en bijbehorende opbrengsten) van het ene programma naar het andere. Buiten deze kostenverschuiving heeft er een echte aanpassing van het budget voor jeugdzorg plaatsgevonden van EUR 0,9 miljoen in verband met autonome kostenstijging. Deze hogere kosten zijn niet gecompenseerd met hogere opbrengsten.
Werkelijke kosten zijn EUR 1,4 miljoen hoger dan verwacht De werkelijke kosten in het sociaal domein in de jaarrekening 2025 zijn uitgekomen op een bedrag van EUR 25,2 miljoen. Dit is EUR 1,4 miljoen (5,8%) hoger dan de bijgestelde begroting. Dit nadeel is vooral terug te zien bij de deelgebieden Inkomen (EUR 0,4 miljoen), Participatie (EUR 0,3 miljoen) en Jeugd (EUR 0,7 miljoen). Het college heeft de oorzaken van de hogere bestedingen in detail uiteengezet in de jaarstukken bij programma 6. Kosten jeugdzorg in 2025 met 29,1% toegenomen De kosten van het sociaal domein over 2025 zijn met EUR 7,0 miljoen (38,4%) toegenomen ten opzichte van 2024. Deze toename is vooral op de Jeugdzorg en het domein Participatie zichtbaar. Deze laatste toename heeft dezelfde oorzaak als hiernaast is weergegeven ten aanzien van de aangepaste begroting. De stijging van de kosten in de jeugdzorg betreft EUR 1,2 miljoen (29,1%) en is te wijten aan hogere prijzen door indexaties, maar vooral aan een verdere groei in het aantal cliënten in de zorg met een gemiddeld steeds zwaardere zorgbehoefte, Wij zien deze trend landelijk plaatsvinden, maar signaleren wel direct dat dit binnen uw gemeente (ver) bovengemiddeld is.
Naast het feit dat er een beperkt aantal dure cliënten zijn die meer en zwaardere zorg nodig hebben, signaleren wij ook dat de kosten voor de preventie, die wordt verantwoord op het taakveld toegang en eerstelijnsvoorzieningen in 2025 zijn afgenomen. Onze ervaring is echter dat een investering in de preventie (de voorkant van het proces) vaak leidt tot lagere cliëntgebonden kosten. Daarom raden wij u aan om te onderzoeken welke aanvullende maatregelen nog kunnen worden getroffen om meer grip te krijgen op de omvang en kwaliteit van de instroom in de zorg.
32 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het sociaal domein
33 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van de bedrijfsvoering Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar Het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het college heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2025 aanvaardbaar zijn. Schattingen binnen het domein bedrijfsvoering zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2025 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering financiële vaste activa
Evenwichtig
Waardering kortlopende vorderingen
Evenwichtig
Waardering voorzieningen
Evenwichtig
Geef inhoud aan de begrippen incidenteel en structureel Onlangs heeft de commissie BBV de notitie Structurele en incidentele baten en lasten geactualiseerd. Belangrijk uitgangspunt in deze notitie is dat er veel beleidsvrijheid is bij de gemeenteraad om te bepalen wat incidenteel en wat structureel is. Om aan deze beleidsvrijheid invulling te geven, raadt de commissie aan om de definities van structureel en incidenteel in de financiële verordening vast te leggen. Wij hebben geconstateerd dat deze definities niet zijn opgenomen in de huidige financiële verordening. Om een eenduidig beeld te krijgen van de kwaliteit van de begroting en jaarrekening, raden wij u aan om op korte termijn het advies van de commissie BBV op te volgen, door in de financiële verordening scherp te definiëren wat de gemeenteraad ziet als incidenteel en wat als structureel.
34 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van de bedrijfsvoering Ontwikkeling resultaat gedurende het jaar is duidelijk en transparant Tussen de Perspectiefnota, de Programmabegroting 2025, de Tussenrapportage 2025 en de Programmarekening 2025 bestaat op hoofdlijnen een logisch verband. De beleids- en financiële lijn is navolgbaar, al zou een compact cumulatief overzicht van (primair) begrotingssaldo naar rekeningresultaat de bestuurlijke leesbaarheid verder verbeteren. In onderstaande tabel hebben wij dit samengevat: P&C document
Perspectiefnota 2025-2028
De perspectiefnota zet vroegtijdig de structurele druk neer en benoemt de noodzaak van bijsturing, ombuigingen en behoedzaam financieel beleid.
Programmabegroting 2025
De begroting verwerkt tariefmaatregelen, indexatie-aanpassingen, knelpunten en reservebewegingen. Het begrotingsoverschot 2025 wordt incidenteel naar de algemene reserve gebracht.
Tussenrapportage 2025
Uit de tussenrapportage blijkt een incidenteel resultaat van EUR 1,1 miljoen en een structureel voordeel van ongeveer EUR 0,1 miljoen. Belangrijkste oorzaken hiervan zijn de lagere CAO-last, lagere rentelasten en afschrijvingslasten door vertraagde investeringen. Hiertegenover staan nadelen op jeugdzorg, de tijdelijke brug Kogerstrand en OSG de Hogeberg.
Programmarekening 2025
De uiteindelijke uitkomst is gunstiger dan tussentijds verwacht, mede door hogere opbrengsten uit lokale heffingen, hogere algemene uitkering, verbeteringen in grondexploitaties en achterblijvende investeringen.
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Analyse
35 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van de bedrijfsvoering Het jaarresultaat 2025 is positiever dan verwacht Het resultaat na bestemming is in de jaarrekening 2025 uitgekomen op EUR 3,5 miljoen. In de primaire begroting en de tussentijdse rapportages worden verwachte resultaten direct in de reserves verantwoord, waardoor het verwachte resultaat na bestemming altijd uitkomt op nul. Wij geven u in overweging om reservemutaties alleen bij de jaarrekening voor te stellen aan de raad. Hierdoor is het beter mogelijk om gedurende het jaar analyses op te stellen en wordt het inzicht in de daadwerkelijke resultaatontwikkeling bevorderd. De positieve afwijking van het resultaat ten opzichte van de begroting is ook zichtbaar in voorgaande jaren. Hieronder hebben wij dit voor u samengevat voor de laatste vijf jaar.
Dit beeld vraagt naar onze mening om een overzichtelijke bestuurlijke analyse van de oorzaken. Naar onze mening ontbreekt juist dit overzichtelijke, samenvattende bestuurlijk overzicht in de jaarstukken. Wel zijn in het kort enkele algemene oorzaken beschreven, zoals hogere opbrengsten dan geraamd. Wat de reden is van deze hogere baten ontbreekt echter. De cijfermatige analyses zijn wel in de verschillende programma’s opgenomen, maar zijn erg detaillistisch, waardoor de rode draad moeilijk zichtbaar is. Daarom hebben wij het college aangeraden om vanaf 2026 de jaarstukken te beginnen met een financiële samenvatting van maximaal twee pagina’s, waarin het werkelijke resultaat wordt afgezet tegen de bijgestelde begroting.
36 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening. De jaarafsluiting kan worden verbeterd, samenwerking is goed Zoals wij in onze boardletter al hebben opgenomen is de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. Dit geldt ook voor de financiële functie die verantwoordelijk is voor de P&C-documenten. In 2025 zijn al goede stappen gezet, in het bijzonder in de bewustwording en kaderstelling. Een voorbeeld hiervan is de aanpassing van de financiële verordening. De goede ontwikkeling is ook zichtbaar in het afsluitproces. Over het algemeen zijn wij dan ook tevreden met de wijze dit proces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het grootste deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. De vragen die wij hadden werden snel en vaak toereikend beantwoord. Onze contactpersonen waren goed beschikbaar en wij hebben de samenwerking als goed ervaren. Desalniettemin zien wij op onderdelen ruimte voor verbetering bij de dossiervorming. In enkele dossiers waren onjuistheden aanwezig die de organisatie bij een kritische zelfcontrole had kunnen signaleren.
Tevens hebben wij geconstateerd dat medewerkers in de derde lijn, waaronder de concerncontroller, een aantal specificaties en onderbouwingen heeft aangepast om de kwaliteit van het dossier te waarborgen. Hoewel wij blij zijn met dit filter in het afsluitproces, zijn wij van mening dat de kwaliteit van het dossier gewaarborgd moet worden in de eerste en tweede lijn.
Om dit te kunnen realiseren dient de kennis van de medewerkers in het financiële proces verder verbeterd te worden. Tevens raden wij aan om interne controles binnen de financiële administratie op een hoger niveau te brengen, waardoor de kwaliteit van het afsluitdossier omhoog gaat. Dit voorkomt dat de derde lijn veel tijd kwijt is met het achteraf corrigeren van aansluitingen, specificaties en onderbouwingen. Daarnaast hebben we geconstateerd dat de kwaliteit van de conceptjaarstukken bij aanvang van de controle kwalitatief nog niet toereikend was. Enkele onderdelen die door het BBV verplicht gesteld worden, waren niet aanwezig. Tevens waren niet alle onderdelen volledig of intern consistent. Wij realiseren ons tegelijkertijd dat wij hier als kantoor in het verleden niet goed op hebben geconstateerd en geadviseerd.
Wij hebben het college aangeraden om bij de controle van volgend jaar: • De kennis bij de medewerkers in de eerste en tweede lijn van het BBV en het afsluitproces te verbeteren; • Bij de start van de jaarrekeningcontrole de concept jaarstukken gereed en zichtbaar gecontroleerd te hebben aan de hand van de checklist jaarverslaggeving; • De teksten in de jaarstukken, in het bijzonder in de programmaverantwoording en de paragrafen, ook met een vaktechnische bril kritisch te beoordelen en door een derde medewerker te laten tegenlezen, voordat de jaarstukken aan ons worden verstrekt. Tenslotte gaan wij graag in overleg met de organisatie om de controle eerder in het jaar uit te voeren om de druk in de laatste weken voor de raadsbehandeling te verminderen.
37 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim-controle (zoals opgenomen in de boardletter) Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen
Naar onze mening is de kwaliteit van de interne beheersing binnen uw gemeente in de eerste en tweede lijn op dit moment nog niet toereikend om volledig zelfstandig te kunnen steunen op deze beheersingsmaatregelen bij het opstellen van een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording. Dit oordeel betekent echter niet dat wij geen goedkeurende controleverklaring hebben kunnen afgeven of dat het college geen rechtmatigheidsverantwoording heeft kunnen opstellen. Wel impliceert het dat er, zowel door de VIC (derde lijn) als door ons, veel aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd zijn om tot een betrouwbaar oordeel te komen. De gemeente voert nagenoeg alle wettelijke taken en bijbehorende processen in eigen beheer uit. Door de beperkte formatie is het niet altijd mogelijk gebleken om in alle processen adequate (zichtbare) functiescheiding te realiseren. Daarnaast vragen de primaire processen veel tijd en aandacht van de beschikbare capaciteit, waardoor de mogelijkheden voor interne controle binnen de eerste lijn beperkt zijn.
Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Wij constateren dat de organisatie zich hiervan bewust is en reeds stappen onderneemt om de eerste en tweede lijn te versterken. Hierbij wordt gewerkt aan het vergroten van kennis en bewustwording rondom interne beheersing en het verbeteren van de verdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden. Deze inspanningen dragen bij aan een verdere professionalisering van de interne beheersing, al zal het gezien de omvang van de organisatie en de beschikbare formatie een uitdaging blijven om op korte termijn grote stappen te zetten.
Naast het versterken van de eerste lijn is het van belang dat de bestaande processen structureel worden vastgelegd, inclusief interne beheersmaatregelen, en periodiek worden geactualiseerd. Duidelijke procesbeschrijvingen, waarin de zogenoemde zeven Wvragen (wie, wat, waar, wanneer, waarom, waarmee en op welke wijze) worden beantwoord, vormen een belangrijke basis voor de opzet van een robuuste administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Omdat dergelijke beschrijvingen beperkt aanwezig zijn, ontbreekt het aan duidelijke toetspunten voor de eerste lijn en de VIC om vast te stellen dat de interne beheersing juist en rechtmatig heeft gewerkt. Daarom hebben wij het college aangeraden om procesbeschrijvingen op te zetten en om deze aan te vullen met concrete interne beheersings-maatregelen per proces. Daarnaast blijft het van belang om de procesbeschrijvingen actueel te houden, zodat zij blijven aansluiten op gewijzigde wet- en regelgeving, organisatorische ontwikkelingen en de dagelijkse praktijk. Hiermee wordt niet alleen de uniformiteit en kwaliteit van de uitvoering versterkt, maar ook het behoud van kennis en de continuïteit van de interne beheersing geborgd. Op de volgende pagina hebben wij voor de belangrijkste processen onze visie gegeven op de kwaliteit van de interne beheersing in het kader van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording.
38 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim-controle (zoals opgenomen in de boardletter) Jaarrekening
Jaarrekening
Proces
Status
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Debiteuren en verkoopfacturatie
Omgevingsvergunningen
Zichtbare toets op bouwsom is niet altijd zichtbaar
Ontvangen subsidies (Sisa)
Geen inkomend subsidieregister; documentatie voorwaarden vind niet gestructureerd plaats
Huren en pachten
Handmatig proces; geen tussentijdse aansluiting subadministratie en financiële administratie
Inkopen en factuurverwerking
Prestatielevering niet gewaarborgd en niet altijd aantoonbaar; verbetering ingezet
Betalingsorganisatie
Geen autorisatieprocedure ingericht voor betaling van subsidies en belastingen
Aanbestedingen
Rechtmatigheid aanbestedingen niet verankerd in proces; hoog bedrag onrechtmatig
Personeel- en salarisadministratie
Wmo en Jeugdwet
Voorspelbaarheid zorgkosten kan beter, prestatielevering zorg niet zichtbaar in proces
Lokale heffingen (via Leeuwarden)
Volledigheid opbrengsten niet geborgd; onvoldoende controle op uitbestede werkzaamheden
Verstrekte subsidies
Dossiervorming niet altijd voldoende om rechtmatigheid vast te stellen; beperkte controle op prestatielevering; koppeling met maatschappelijk effecten niet altijd inzichtelijk
Overzicht processen
Participatiewet
Frauderisico’s
Memoriaalboekingen
Functiescheiding niet altijd zichtbaar; onderbouwing handmatige boekingen niet altijd zichtbaar
IT-omgeving
Treasury
Dynamische liquiditeitsplanning ontbreekt, geen aansluiting met investeringsagenda
(Fraude)risicomanagement
(Fraude)risicoanalyse is beschikbaar, maar moet nog worden geborgd in organisatie
Fiscale beheersing
Fiscale beheersing niet toereikend, waardoor materiële fiscale risico’s bestaan
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Frauderisico’s
IT-omgeving
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda Bijlagen
Bijlagen
Betekenis
Urgente bevindingen in het proces; materiële bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid
Belangrijke bevindingen in het proces; geen materiële bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid
Geen belangrijke bevindingen in het proces
39 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen
Risicomanagement nog geen onderdeel bedrijfsvoering In 2023 heeft de gemeente de Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen vastgesteld. In deze nota is vastgelegd dat risicomanagement wordt gezien als een continu en systematisch proces, gericht op het tijdig identificeren, analyseren, beheersen en monitoren van risico’s die het realiseren van organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Tevens is het kader geschetst voor de relatie tussen risico’s, beschikbare weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. Uit de nota blijkt dat risicomanagement organisatiebreed dient te worden toegepast en integraal onderdeel vormt van de planning- en controlcyclus. Daarbij is aandacht besteed aan rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie, de wijze van risicoidentificatie en -beoordeling, alsmede de koppeling met de paragraaf Weerstandsvermogen in begroting en jaarrekening. Wij hebben geconstateerd dat met het vaststellen van de nota een duidelijke beleidsmatige basis is gelegd voor risicomanagement en weerstandsvermogen.
Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Ondanks het goede beleidskader zijn wij van mening dat het risicomanagement, net als bij veel gemeenten, nog onvoldoende een onderdeel van de normale bedrijfsvoering vormt. Op dit moment worden risico’s uit de organisatie gehaald en geëvalueerd als gevolg van de door het BBV afgedwongen actualisatie bij de begroting en jaarrekening, en nog niet een gestructureerd proces om het risicoprofiel van de gemeente te beheersen. Hierdoor blijft het risico aanwezig dat risico’s niet volledig inzichtelijk zijn en/of niet integraal worden beheerst, waardoor de gemeente mogelijk onwenselijke financiële risico’s loopt.
Uw ambitie: risicomanagement verschuift naar beleidsrisico’s Een positieve ontwikkeling binnen het proces van risicomanagement is dat wij begrepen hebben dat u de ambitie heeft om het risicomanagement steeds meer te verschuiven van een puur financiële focus naar een bredere aanpak die risico's voor beleidsdoelstellingen omvat. Dit is het gevolg van een groeiende consensus binnen de organisatie dat risicomanagement breder moet zijn dan alleen financiële kwantificering. Minstens net zo belangrijk is dat risico’s geïdentificeerd worden die het behalen van beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten in de weg staan. Wij juichen deze ontwikkeling toe, maar zien daarbij als uitdaging dat de beleidsdoelen, zoals opgenomen in het coalitieakkoord, vaag zijn geformuleerd, wat het moeilijk maakt om concrete risico's te benoemen. Door doelen en maatschappelijke effecten meer concreet te maken, wordt het ook eenvoudiger om beleidsrisico’s te bewaken. Fraude in de controleverklaring Conform de actuele controlestandaarden zijn wij verplicht om in onze controleverklaring een afzonderlijke paragraaf op te nemen over fraude. In deze paragraaf lichten wij toe welke werkzaamheden zijn uitgevoerd om frauderisico’s te identificeren die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang, en op welke wijze deze risico’s in de controle zijn betrokken en gemitigeerd.
Daarnaast vermelden wij in de verklaring de belangrijkste bevindingen en waarnemingen die uit deze werkzaamheden naar voren zijn gekomen.
40 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij de raad en het college De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude ligt bij zowel de raad als het college van burgemeester en wethouders. Zij dienen een adequaat stelsel van interne beheersingsmaatregelen in te richten dat fraude helpt voorkomen en tijdig detecteren.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Als accountant is het onze verantwoordelijkheid om door middel van de planning en uitvoering van onze controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de jaarrekening als geheel vrij is van afwijkingen van materieel belang, ongeacht of deze het gevolg zijn van fraude of van fouten. Ontwikkel de interne frauderisicoanalyse verder door De gemeente Texel beschikt over een frauderisicoanalyse die jaarlijks wordt geactualiseerd en onderdeel uitmaakt van de interne controleorganisatie. Naar onze mening is deze analyse een goede aanzet voor een model dat is opgebouwd langs het theoretisch kader van de fraudedriehoek. Hoewel de huidige analyse inzicht biedt in potentiële frauderisico’s, de bijbehorende beheersmaatregelen en het resterende risico per proces, is het niet duidelijk waarom er sprake zou zijn van een risico. Een voorbeeld hiervan is het frauderisico dat er bewust geen subsidie wordt aangevraagd. Indien dit risico wordt geanalyseerd langs de fraudedriehoek is het de vraag wat de motivatie of rationalisatie zou zijn om bewust niet te doen. Daarom hebben wij het college aangeraden aan om de interne frauderisicoanalyse verder door te ontwikkelen, waarbij in het detailoverzicht per aspect van de fraudedriehoek wordt geanalyseerd of er sprake is van een daadwerkelijk risico.
Frauderisico’s in onze controle Naast de beoordeling van de interne frauderisicoanalyse van de organisatie hebben wij, op basis van onze beroepsregels, aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden omvatten onder meer: • Het uitvoeren van een eigen risicoanalyse per proces, waarbij de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid, zijn afgezet tegen kans en impact; • Het bespreken van frauderisico’s met de auditcommissie, het college en de gemeentesecretaris; • Het beoordelen of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding geven tot verhoogde frauderisico’s; • Het analyseren van notulen, persberichten en andere openbare bronnen op mogelijke signalen van fraude; • Het uitvoeren van een analyse van de financiële administratie om ongebruikelijke boekingen of verschuivingen tussen budgetten en kredieten te signaleren; • Het uitvoeren van een controle op prestatielevering binnen het inkoopproces; • Het uitvoeren van onvoorspelbare steekproeven op geselecteerde processen of transacties. Op basis van deze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden geconstateerd die wijzen op fraude of op verhoogde frauderisico’s binnen de organisatie.
41 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van uw IT-omgeving en innovatie in de interne beheersing Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
Algemeen In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij een IT-audit naar de opzet van de algemene IT- beheersmaatregelen uitgevoerd. Dit zijn de beheersmaatregelen die uw organisatie heeft getroffen om ervoor te zorgen dat de IT-systemen betrouwbaar en integer zijn. Ze leveren een belangrijke bijdrage aan het mitigeren van de risico’s op onbeheerste wijzigingen, ongeautoriseerde handelingen en het optreden van verstoringen met impact op de gegevensverwerking. Hierbij richten wij ons op de voor de jaarrekening belangrijkste applicaties.
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze IT-auditwerkzaamheden hebben niet als doel gehad om te komen tot een beoordeling van de IT-organisatie of IT-omgeving als geheel, maar zijn uitsluitend gericht geweest op het verkrijgen van voldoende zekerheid ten aanzien van de continue, betrouwbare werking van de IT-omgeving en beheersing van de betreffende processen met behulp van uw systemen en data voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening.
Geef meer aandacht aan continuïteit van kennis en data In het kader van onze controle op de jaarrekening hebben wij geen acute bedreigingen voor de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking vastgesteld. Op bedrijfskritische onderdelen constateren wij echter verbeterpunten, met name op het terrein van continuïteit van kennis en data. Een voorbeeld hiervan zijn de gebruikersrechten. Naar onze mening loopt u hierbij een belangrijk risico omdat één financieel applicatiebeheerder beschikt over uitgebreide rechten, terwijl geen structurele vervanging is ingericht. Daarnaast zijn risicoanalyses op functies met veel bevoegdheden in het verleden niet consequent uitgevoerd, hoewel inmiddels een organisatiebrede inventarisatie gestart is. Daarom hebben wij het college aangeraden om het beheer van gebruikersrechten te herzien, functiescheiding te versterken en structureel risicoanalyses uit te voeren voor functies met uitgebreide bevoegdheden, inclusief adequate borging van vervanging en kennis. De organisatie is daarnaast kwetsbaar door de afhankelijkheid van sleutelfunctionarissen met specifieke kennis, terwijl kritieke ITprocessen nog niet volledig zijn vastgelegd. Hoewel een interne informatiespecialist wordt opgeleid, is structurele kennisborging nog onvoldoende gerealiseerd.
Het vastleggen van kritieke processen en het spreiden van kennis en verantwoordelijkheden is daarom noodzakelijk om de continuïteit te waarborgen.
42 Samenvatting
Samenvatting
U heeft ons specifieke speerpunten meegegeven Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bij de uitvoering van de controle heeft de gemeenteraad de mogelijkheid gekregen om ons speerpunten mee te geven. Dit zijn aspecten van de organisatie, bedrijfsvoering of jaarrekening die in het verlengde van onze reguliere controle liggen, maar waarover wij met meer aandacht en diepgang zullen rapporteren in ons accountantsverslag. Voor 2025 heeft u ons via de auditcommissie de volgende speerpunten meegegeven: • De interne beheersing bij het verlenen en vaststellen van Beleidsgestuurde Contract Financiering (BCF) subsidies • De opzet en uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), inclusief voorstellen tot verbetering
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersing verlenen en vaststellen BCF subsidies Achtergrond BCF subsidies De Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) is een financieringsvorm voor maatschappelijke organisaties die structureel meer dan EUR 100.000 subsidie per jaar ontvangen. Het systeem koppelt langetermijnsubsidie direct aan gemeentelijke beleidsdoelen en kent prestatieafspraken met een meerjarige looptijd (meestal 4 jaar) en jaarlijkse indexatie door middel van een apart raadsbesluit. Bij een BCF-subsidie wordt een uitvoeringsovereenkomst gesloten met de ontvangende partij.
Nieuwe uitvoeringsovereenkomsten afgesloten Hoewel de BCF bedoeld is om administratieve lasten te verlichten en beter sturing te kunnen geven, heeft de Rekenkamer Texel in het verleden geconcludeerd dat de uitvoering en evaluatie van BCF niet optimaal verliepen, mede door een gebrek aan continuïteit. Desondanks is het systeem gecontinueerd en zijn er de afgelopen jaren weer vernieuwde uitvoeringsovereenkomsten met meerdere partijen afgesloten, zoals Stichting Texels Welzijn. VIC heeft belangrijke bevindingen bij de uitvoering van de BCF In het controleplan van de VIC is specifiek aandacht voor de interne beheersing en rechtmatige uitvoering van de BCF subsidies. De conclusie die in het VIC rapport is opgenomen is dat de kwaliteit en volledigheid van de dossieropbouw van de BCF subsidies wisselend is, en in meerdere gevallen zelfs onvoldoende om de rechtmatigheid vast te kunnen stellen. Structurele verbeteringen in dossiervorming, het gebruik van correcte zaaknummers en het borgen van alle relevante stukken zijn noodzakelijk om de rechtmatige uitvoering van de BCF subsidieregeling te waarborgen. Wij herkennen de conclusie en bevindingen van de VIC Om invulling te geven aan het speerpunt van de raad zijn wij dieper ingegaan op de interne beheersing rondom de BCF subsidies.
Uit deze werkzaamheden zijn dezelfde bevindingen en conclusies gekomen als de VIC in haar rapportage heeft weergegeven. Op de volgende pagina hebben wij de belangrijkste bevindingen verder uitgewerkt en adviezen gegeven om de interne beheersing van en sturingsmogelijkheden op de BCF subsidies te verbeteren.
43 Samenvatting
Samenvatting
U heeft ons specifieke speerpunten meegegeven Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Ontwikkel het subsidieproces verder door In zijn algemeenheid zijn wij van mening dat de interne beheersing binnen het subsidieproces, waaronder ook de BCF, verder verbeterd dient te worden. Er is geen overkoepelend proces voor verstrekte subsidies, maar dit proces is belegd bij meerdere teams. Mede door het ontbreken van een overkoepelend proces voor verstrekte subsidies wordt de juiste en rechtmatige verstrekking van subsidies niet geborgd. Een belangrijke oorzaak hiervoor is naar onze mening dat dit proces niet is ingericht in een specifieke subsidie-applicatie, maar is ondergebracht in het zaaksysteem. Dit zaaksysteem is hier echter niet voldoende voor geëquipeerd. Zo ontbreekt het aan een eenduidige autorisatiematrix en mogelijkheden om een subsidieaanvraag zowel inhoudelijk als financieel goed te volgen. Tevens kunnen in het zaaksysteem geen toereikende interne beheersingsmaatregelen worden opgenomen en bewaakt. Daarnaast heeft de VIC geconstateerd dat de registratie in het zaaksysteem niet altijd juist en volledig plaatsvindt.
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Wij hebben het college aangeraden om een eenduidig proces in te richten voor verstrekte subsidies, waaronder BCF, mogelijk ondersteunt door een specifieke subsidie-applicatie. Wij ondersteunen hierbij het advies van de VIC om als onderdeel van dit proces een duidelijke checklist op te stellen waarin exact staat welke documentatie verplicht is bij de aanvraag tot vaststelling, zodat deze aansluit op de eisen vanuit de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene Subsidieverordening (ASV) Texel. Overigens hebben wij eerder in dit rapport aanbevolen om de ASV te actualiseren.
Geef maatschappelijke effecten bij subsidies beter invulling Wij hebben geconstateerd dat bij het verstrekken en vaststellen van subsidies niet altijd voldoende oog is voor de maatschappelijke effecten die gerealiseerd (moeten) worden met de subsidie, alsmede of deze maatschappelijke effecten passen binnen het gemeentelijke beleid. De gemeente heeft in het verleden wel de maatschappelijke doelstellingen inzichtelijk gemaakt en uitgewerkt. Er worden echter nog geen keuzes gemaakt op basis van deze analyse. Als voorbeeld noemen wij de prestatieafspraken in de uitvoeringsovereenkomsten met de BCF gesubsidieerde instellingen. In alle overeenkomsten komen deze terug, maar zijn ze vrijwel allemaal algemeen geformuleerd zonder duidelijke kritische prestatie-indicatoren, normen en streefwaarden. Waar afspraken worden gemaakt om activiteiten uit te voeren, ontbreekt de koppeling met de maatschappelijke effecten die met deze activiteiten worden beoogd en moeten worden gerealiseerd. Subsidielasten zijn mogelijk onrechtmatig als niet kan worden vastgesteld of deze de beoogde maatschappelijke effecten en (kwalitatieve) afspraken uit de subsidiebeschikking realiseren. Tevens dragen de (omvangrijke) lasten niet bij aan het gemeentelijk beleid.
Wij hebben het college daarom aangeraden om in het subsidieproces meer verbinding te leggen tussen de doelstellingen en beoogde maatschappelijke effecten in het coalitieakkoord en het subsidiebeleid. Tevens hebben wij aangeraden om bij het verlenen van de subsidies concretere afspraken te maken met aanvragers over welke maatschappelijke effecten worden gerealiseerd en op welke wijze dit plaatsvindt. Bij de vaststelling dient op deze afspraken getoetst te worden.
44 Samenvatting
Samenvatting
U heeft ons specifieke speerpunten meegegeven Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Opzet en uitvoering van de VIC, inclusief voorstellen tot verbetering Het tweede speerpunt dat u ons heeft meegegeven betreft de opzet en uitvoering van de VIC, inclusief voorstellen tot verbetering. Wij hebben dit speerpunt uitgewerkt op basis van het VIC plan 2025 dat gebruikt is bij onze controle, maar ook het nieuwe plan 2026. Onze samenwerking met de VIC is goed De samenwerking en communicatie met de medewerkers van de VIC is erg prettig verlopen. Ondanks dat het VIC-team zich nog in de opbouwfase bevindt (zie hiernaast), zijn wij tevreden over de wijze waarop de controlewerkzaamheden zijn ingericht en vastgelegd. De bijbehorende documentatie is volledig en goed controleerbaar. Hierdoor konden wij in onze controle effectief gebruik maken van de bevindingen van de VIC en zijn doublures in werkzaamheden voorkomen. Het controleplan 2025 is verbeterd ten opzichte van vorig jaar Onder aanvoering van de concerncontroller heeft het controleplan in opzet en uitvoering een goede ontwikkeling doorgemaakt in 2025. In het plan is een nieuwe controleaanpak gekozen, die langs vier stappen is opgebouwd: 1. Een dialoog met de proceseigenaar over het “eigenaarschap” van het proces en de eventuele ontwikkelingen. 2. Gegevensgerichte controle uitgevoerd door de VIC. 3. De bevindingen vanuit de VIC worden navolgbaar vastgelegd en leiden tot een mogelijk advies ter verbetering. 4.
De aanbevelingen en het advies worden voor hoor en wederhoor voorgelegd aan de proceseigenaar. Daarnaast zijn in 2024 met ondersteuning van een extern adviesbureau nieuwe werkprogramma’s ontwikkeld die de komende jaren verder op maat gemaakt worden.
Uw VIC-team bevindt zich nog in de opbouwfase De medewerkers van uw VIC-team bevinden zich momenteel nog in de leer- en opbouwfase. Het team bestaat grotendeels uit nieuwe medewerkers die sinds de zomer van 2024 in dienst zijn, waardoor het team zowel inhoudelijk als procesmatig nog volop in ontwikkeling is. In de praktijk resulteert dit, logischerwijs, in een wisselende kwaliteit van controles, dossiervorming, vastlegging en het formuleren van bevindingen en conclusies. Er wordt weliswaar hard gewerkt aan het opbouwen van kennis en vaardigheden, maar de ervaring met complexe rechtmatigheidsvraagstukken en procesbeheersing is nog beperkt. Daarnaast moet de samenwerking binnen het VIC-team nog verder worden gevormd en gestroomlijnd, omdat teamstructuren, rolverdeling en werkinstructies nog niet volledig zijn uitgewerkt en ingesleten. Om de kwaliteit van de uitgevoerde VIC-werkzaamheden te waarborgen, hebben wij in onze managementletter aangeraden om alle dossiers te laten beoordelen door meer ervaren collega’s, zoals de concerncontroller. Dit voorkomt inconsistentie in de conclusievorming en onvolledige audittrails. Dit heeft voor het grootste deel ook daadwerkelijk plaatsgevonden. Bevindingen VIC en tussentijdse rapportage De VIC heeft haar eindrapportage uitgebracht over 2025.
In deze rapportage constateert de VIC dat de opzet van de interne beheersmaatregelen in meerdere processen als matig wordt beoordeeld, waardoor niet voor alle processen kon worden vastgesteld dat ze rechtmatig zijn uitgevoerd. Tevens blijkt dat de waarde van de onrechtmatige aanbestedingen hoger is dan de controletolerantie. Hierdoor heeft het college geen schone rechtmatigheidsverantwoording af kunnen geven over 2025.
45 Samenvatting
Samenvatting
U heeft ons specifieke speerpunten meegegeven Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
VIC plan 2026 is inhoudelijk beter dan over 2025 De concerncontroller heeft het VIC plan 2026 opgesteld en voorafgaand aan de vaststelling in de directie met ons besproken. Dit plan laat zien dat de organisatie de VIC nadrukkelijk wil verbinden met de organisatieontwikkeling onder de thema’s Eilandkracht en Controlkracht. Het plan benoemt onderwerpen, zoals de basis op orde, procesmatig en rechtmatig werken, een goede administratieve organisatie, de rechtmatigheidsverantwoording, IT, privacy, fiscaliteit en samenwerking met de accountant. Ook is positief dat het plan de beweging maakt naar procesbeschrijvingen, risico-inschattingen, halfjaarlijkse controles en een samenwerking met proceseigenaren. Tegelijkertijd is het plan nog onvoldoende scherp om zonder aanvullende afspraken te dienen als controlebasis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college en als bruikbare bouwsteen voor de externe accountantscontrole. De reden is niet dat de gekozen processen onjuist zijn, maar dat de vertaalslag van risico naar controlewerkzaamheden nog te weinig expliciet is. In het bijzonder ontbreken een uitgewerkte risicomethodiek, de onderbouwing van de deelwaarnemingen, de wijze van selectie, een datagedreven controlemethodiek, een concrete ITcontrolagenda en een rapportagestructuur langs de drie lijnen.
Wij hebben de concerncontroller enkele aanbevelingen gegeven om het VIC-plan technisch inhoudelijk nog beter uit te werken. Daarnaast hebben we in onze managementletter enkele tips gegeven om het VIC-plan beleids- en procesmatig verder door te ontwikkelen. Deze tips zijn hiernaast weergegeven en deels al meegenomen in het VIC plan 2026.
Doorontwikkeling van het VIC-plan Wij zien mogelijkheden om de VIC en haar controleplan beleids- en procesmatig verder door te ontwikkelen op de volgende punten: • Een specifieke risicoanalyse en interne beheersmaatregelen per proces ontbreekt nog in het VIC-plan. Voor de organisatie heeft het toegevoegde waarde om tevens te kijken naar de doelmatigheid en de juistheid van bepaalde processen, dan wel naar processen die een afbreukrisico vormen. • De werkzaamheden van de VIC zijn nog volledig gegevensgericht op basis van het toetsen van hard controls in het proces. Voor de komende jaren raden wij aan om ook de soft controls onderdeel te maken van het VIC-plan. • Betrek ook IT-risico’s en IT-werkzaamheden in het VIC-plan, met nadruk op de informatiebeveiliging. De opzet, bestaan en werking van de IT-beheersorganisatie is naar onze mening een cruciaal onderdeel om een uitspraak te doen over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. • Betrek grote, risicovolle en politiek gevoelige projecten in de VIC • Laat de VIC zoveel mogelijk als derde lijn opereren. Dit betekent dat de vakafdelingen de interne controles zoveel mogelijk zelf uitvoeren. Vervolgens is het aan de derde lijn om vast te stellen of de controles goed worden uitgevoerd. • Spreidt de VIC werkzaamheden beter over het jaar heen.
VICwerkzaamheden zijn er primair op gericht om processen te toetsen ten behoeve van de interne organisatie en om op korte termijn bij te sturen. Daarom is het wenselijk dat VIC-resultaten snel beschikbaar zijn. Wij raden u aan om de planning van de VIC zo aan te passen dat voor alle belangrijke processen de bevindingen en adviezen voor de organisatie minimaal per kwartaal beschikbaar zijn.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen Actuele ontwikkelingen
Sisa
WNT
Actuele ontwikkelingen Sisa WNT
Onafhankelijkheid
Communicatie
Urenbesteding
Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding
46
Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u Verslaggeving en financieel beeld In 2026 staat de verslaggevingspraktijk vooral in het teken van een scherpere duiding van structurele en incidentele posten en van de vraag of de jaarrekening nog wel een realistisch beeld geeft van de bestuurlijke financiële ruimte. De Commissie BBV heeft de notitie over structurele en incidentele baten en lasten geactualiseerd. Hoewel de verduidelijkingen formeel doorwerken naar de begrotingsvoorbereiding voor 2027, zijn zij in 2026 al relevant voor de beoordeling van begrotingswijzigingen, reserve-inzet en het structureel evenwicht. Tegelijkertijd is in 2026 de discussie aangezwengeld dat de klassieke BBV-kengetallen en gunstige kasposities steeds minder zeggen over de werkelijke financiële robuustheid van gemeenten. Onderbesteding, personeelstekorten, vertraagde investeringen en laat in het jaar ontvangen incidentele rijksmiddelen leiden geregeld tot jaarrekeningoverschotten zonder dat sprake is van duurzame beleidsruimte. Voor raden, colleges en besturen van gemeenschappelijke regelingen betekent dit dat de toelichting op reserves, budgetoverhevelingen, investeringsrealisatie en incidentele baten belangrijker wordt.
Voor ons als accountants verschuift het accent daardoor niet alleen naar een juiste technische toepassing van het BBV, maar ook naar de vraag of de toelichtingen voldoende inzicht geven in de houdbaarheid van de financiële positie en in de spanning tussen formeel begrotingsevenwicht en feitelijke uitvoerbaarheid.
Controle en rechtmatigheid Op 3 februari 2026 is de Handreiking controle aanbestedingsrechtmatigheid gepubliceerd. Deze nieuwe handreiking maakt duidelijk dat aanbestedingscontrole niet langer als een louter juridisch detail kan worden benaderd, maar als onderdeel van de bredere rechtmatigheidsketen moet worden gezien. Contractbeheer, spendanalyse, mandatering, dossiervorming en de werking van interne beheersmaatregelen komen daarmee nadrukkelijker in beeld. In de praktijk betekent dit dat uw college beter moeten kunnen aantonen dat afwijkingen, verlengingen en inkopen buiten contract bewust zijn afgewogen en gedocumenteerd. Bestuurlijk bezien verschuift het accent daarmee van herstel achteraf naar aantoonbare beheersing gedurende het jaar. Informatiebeveiliging en ICT Op het terrein van informatiebeveiliging en ICT staat 2026 in het teken van voorbereiding op nieuwe wettelijke eisen en een verscherpt dreigingsbeeld. De regering stuurt erop dat de Cyberbeveiligingswet, waarmee de Europese NIS2-richtlijn in Nederland wordt omgezet, in het tweede kwartaal van 2026 in werking treedt. Voor gemeenten is dat relevant, niet alleen wanneer zij rechtstreeks onder de wet vallen, maar ook omdat de normstelling voor zorgplicht, incidentmelding en ketenbeheersing de lat voor de hele publieke sector verhoogt.