concept-raadsbesluit inzake advies Auditcommissie bij de Programmarekening 2020

(Concept / Voorgenomen)

Raadsbesluit B&W

--

Raadscommissie

1-06-2021

Gemeenteraad

16-06-2021

Portefeuillehouder

H. Huisman

Adviezen Auditcommissie bij: de Programmarekening 2020

Doelenboom Programma

1

Voor en door bewoners

Maatschappelijk doel

1.2.

Een gezonde financiële positie behouden

Beleidsdoel

1.2.1

Een structureel sluitende begroting behouden

de raad van de gemeente Texel; gehoord de Auditcommissie;

Besluit De volgende adviezen van de Auditcommissie over de Programmarekening over te nemen: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Zodra u de actualisatie van de financiële verordening bespreekt (planning: derde kwartaal 2021), bespreek dan expliciet wat u wilt regelen t.a.v. overhevelingen van investeringskredieten/budgetten (u kunt dit regelen door opname van een artikel ‘Criteria voor overheveling jaargebonden budgetten’, bijvoorbeeld). Vraag het college om uit te zoeken of het mogelijk is om op één moment in het jaar de raad alle voorstellen aan te bieden voor overheveling van budgetten (nu: op het moment van de Programmarekening) en overheveling projectbudgetten (nu: bij de Programmabegroting); niet per se in één stuk, maar wel op één moment; dit t.b.v. de overzichtelijkheid. Daarbij ook betrekken: oorzaken en gevolgen van niet inzetten budgetten en onderbouwing voor overheveling. Bij de volgende Programmarekening tekstueel iets meer informatie geven bij de items Voorstellen: resultaat en Wat hebben we gedaan: resultaat. Voorbeelden: - Als het resultaat is: ‘Afgerond door het vaststellen van een nieuw VVE beleid’, dan graag een linkje naar dat beleid. Ander voorbeeld: op bladzijde 46 staan een aantal bestemmingsplannen die zijn vastgesteld; plaatsing linkje naar het betreffende plan. - Bij de prestatie ‘Transformatie opdracht Sociaal Team door 2 fte toe te voegen aan het team’’.

Dan graag bij het resultaat niet alleen zeggen ‘er zijn 2 fte toegevoegd’, maar ook ingaan op het doel waarvoor deze inzet nodig was (de transformatie-opdracht zelf); is dat bereikt? Bij de volgende Programmarekening bij de items Voorstellen: Resultaat ook iets zeggen over de financiën. Bijvoorbeeld: - Als het resultaat is: ‘Uitgevoerd’ (bij bijv. ‘Wegenverf door koudplast vervangen’) dan ook aangeven wat begroot was en wat er werkelijk aan is uitgegeven (nu staat er alleen tekst). Beleidsindicatoren. Indicatoren die te ver weg liggen van het jaar waarover de Programmarekening gaat zijn niet/nauwelijks nuttig. Voorbeeld: Jongeren met een delict voor de rechter. Laatste indicator: 2016 (daarop nieuw beleid ontwikkelen, bijvoorbeeld, lijkt niet zinvol). Advies: In toekomstige Planning en Control documenten in die gevallen waar geen recente gegevens beschikbaar zijn, dàt opschrijven – dat dus geen actuele indicator beschikbaar is. Risicoprofiel. Bij het punt ‘Forse investeringen verduurzaming’ staat in de kolom Financieel gevolg: max € 0. Vraag om hier een bedrag op te nemen (o.b.v. de klimaatadaptatie-strategie; en bijvoorbeeld via de Delta-commissaris); het gaat naar verwachting om aanzienlijke bedragen, namelijk.

7.

Worden doelen bereikt? Er wordt nog niet consequent uitleg gegeven aan de mate waarin beleidsdoelen bereikt zijn; toch belangrijk voor de gemeenteraad. Bijvoorbeeld: In Programma 8 staat het volgende doel geformuleerd: 8.3.2.1 Mogelijkheden voor starters op de woningmarkt creëren. Of: 8.3.4.1. Stimuleren particuliere woningaanpassing. In de programmarekening wordt op dit soort beleidsdoelen niet ingegaan, terwijl het (ook voor de bepaling of beleid moet worden aangepast) belangrijk is om te weten of de doelstellingen behaald worden. Advies: ga in toekomstige Programmarekeningen ook in op mate waarin doelen (bron: doelenboom o.a.) behaald zijn. 8. Algemeen: Een Programmarekening en – analyse zal beter worden als aan de voorkant duidelijkere besluiten zijn genomen; raadsbesluiten met tijdpaden, met indicatoren (selectief mee omgaan om de waarde te behouden) en met ‘wat als niet …’-afspraken. Dit advies is al eerder gegeven door de Auditcommissie en toen als volgt verwoord: Belangrijke doelen vanuit beleidsstukken en -visies moeten een plaats krijgen in de planning & control-cyclus, zodat op deze doelen kan worden gerapporteerd en gestuurd. Dus: ook bij conceptraadsbesluiten moeten belangrijke doelen expliciet benoemd worden.

Essentie: goed beschrijven wat je verwacht, vooraf, betere kaders - dat vergemakkelijkt ook de controle achteraf (en de vervaardiging van de rapportage zelf, ook). 9. Vanuit het gesprek met/n.a.v. het verslag van de accountant: - t.a.v. de controller; mogelijk uitbreiden naar 1 fte; in elk geval onafhankelijke positie waarborgen; - een keer aandacht besteden aan de rol van de gemeenteraad bij subsidies (o.a. bij infrastructurele werken); relatie met het budgetrecht van de raad - WOZ: nu 3 sterren, net als Leeuwarden (compliment!). Maar uitspreken dat er een ambitie is om naar 4 sterren te gaan. 10. Algemeen: Als bepaalde acties worden verplaatst naar een volgend jaar of nog niet worden uitgevoerd, dan graag een korte toelichting van het waarom. Voorbeeld: Parkeerterrein Vogelenzang; de herinrichting is doorgeschoven ‘in afwachting van ontwikkelingen’. Welke ontwikkelingen? Nieuwe planning?

Ondertekening

Bijlagen

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 juni 2021, De griffier,

De voorzitter,

Zaaknummer 2980914

--