Bijlage 3. Opdracht Kwartiermaker Huis van Ontwikkeling

Opdracht Kwartiermaker HvO Periode t/m 31-12-23 • Locatiekeuze en inrichting: o Tijdelijke locatie: in elk geval voor de periode 2024 (wellicht nog iets langer) is dus een tijdelijke locatie nodig om goed van start te kunnen gaan. Een tijdelijke locatie mag niet te duur zijn (huur, aanpassingen, inrichting) maar moet wel voldoen aan een aantal basisvereisten (zie PvE). Huurcontract (laten) regelen. o Maken van bijbehorende afspraken/inrichtingskeuzes op beveiliging, schoonmaak, BHV, etc o Zorgen dat de locatie open kan per 1-1-24: ICT (hardware, verbinding, telefonie algemeen en per medewerker), inrichting en werkplekken • Kennismaking en nadere afspraken externe samenwerkingspartners (lokaal en regionaal): met de samenwerkingspartners die bijdragen aan het brede aanbod vanuit het Huis van Ontwikkeling worden (individuele) aanvullende afspraken gemaakt en deze worden vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten (voor Texels Welzijn is er reeds een BCF waarin dit wordt opgenomen). Daarnaast worden evaluatiemomenten en -criteria op de samenwerking ingericht en voorbereidingen getroffen op de ontwikkeling van deze accounts/relaties. Denk ook aan interne partners als ST en de Bolder.

• Voorbereiding op besluitvorming raad: aanhaken wethouder, aanhaken externe partners (rol hierin) • Samenstelling en formalisering team HvO: afspraken in overleg met teamleider ST en directeur de Bolder over overgang (verschuiving) personeel, voorbereiding brieven aan medewerkers in afstemming met HR. • Vormgeven verbinding en samenwerking tussen HvO en Sociaal team/Midoffice: In afstemming met Teamleider ST en medewerkers ST en HvO de verbinding en samenwerking tussen beide teams goed inregelen en inrichten. Maken van heldere afspraken. Zie ook onder werkprocessen. • Werving en selectie openstaande vacatures: vanuit het Sociaal team en de Bolder gaan een deel van de huidige klantmanagers (met de focus op doelmatigheid/Werk) en de trajectcoaches ‘over’ naar het team Huis van Ontwikkeling. De overige functies zijn nieuw en kennen geen ‘mens volgt werk’. Deze vacatures moeten in deze fase worden opgesteld en passende kandidaten worden geselecteerd, die na definitieve besluitvorming van start kunnen. • Start met teamvorming en taakverdeling: met de reeds aanwezige medewerkers vanuit het Sociaal Team en de Bolder die landen in het team Huis van Ontwikkeling zal vanaf november gestart worden in 1 team en op 1 locatie (samenvoeging), als waren zij al het huis van Ontwikkeling.

Dit om de teamvorming/ontwikkeling van de samenwerking te versterken, met elkaar te verkennen hoe de taken het best verdeeld kunnen worden vanuit ieders kracht en competentie en de wijze van werken vanuit het Huis van Ontwikkeling verder invulling te geven voorafgaand aan de start. Daarnaast aansluiting van externe medewerkers die op locatie landen (TW en UWV), afspraken maken over de samenwerking met en binnen het team. • Opstellen ontwikkelplan medewerkers HvO: met de start van het Huis van Ontwikkeling komen er nieuwe taken en rollen te liggen bij de betreffende medewerkers. Zij gaan een bredere doelgroep bedienen en ook nieuwe activiteiten ontplooien. Dat vraagt om ontwikkeling van mindset en nieuwe competenties/vaardigheden en het specialiseren op onderdelen. Hiervoor wordt in Q4 2023 een trainingskalender ontworpen. • (laten) Ontwikkelen en inrichten website HvO: keuzes (aparte website of onder website gemeente?) • Communicatie(campagne) over start en doel/aanbod HvO: intern, extern, naar samenwerkingspartners en inwoners • Uitzet opdracht nieuwe naam HvO • Prioriteiten en planning komende fase opstellen (beknopt PvA)

Periode 1-1-24 t/m 31-12-25 • Locatiekeuze en inrichting: o Structurele huisvesting: gezocht wordt naar een locatie waar het Huis van Ontwikkeling zich langjarig kan vestigen. Er is een Programma van Eisen opgesteld. Een eerste verkenning heeft opgeleverd dat er op korte termijn geen passende structurele locaties beschikbaar zijn, maar dat mogelijk wel komen in 2025. Hierover worden gesprekken gevoerd. Zodra een passende locatie in beeld is, zal hierover advies worden uitgebracht. • Werkprocessen: in deze periode is het nodig de benodigde werkprocessen gezamenlijk en in afstemming met de gemeentelijke onderdelen (Sociaal Team, de Bolder) in te richten. Het kan gaan om herijking/aanpassing van bestaande processen en het inrichten van nieuwe werkprocessen. Hiervoor is het noodzakelijk de functie van Kwaliteitsmedewerker in te gaan vullen (via Teamleider Sociaal team). Bij het inrichten van de werkprocessen is het van belang specifieke aandacht te besteden aan de verbinding en noodzakelijke afstemmingsafspraken met het Sociaal Team, om de knip tussen Inkomen/rechtmatigheid en Werk/doelmatigheid zorgvuldig te beleggen en borgen. Ook de samenwerking met de Mid-Office van het Sociaal team vraagt specifieke nadere afstemming en zorgvuldige inrichting gezien de werkzaamheden die zij voor het Huis van Ontwikkeling op zich zullen nemen.

• Systemen: inrichten van en aansluiten op de benodigde interne systemen, applicaties, etc. Aansluiting Zicht op Werk als vacaturebank, integreren vacaturebank vrijwilligerswerk • Nadere invulling dienstverlening: de beoogde dienstverlening vanuit het Huis van Ontwikkeling vergt nadere uitwerking op inhoud, proces, relatie en prijs. Hiervoor wordt een producten-dienstencatalogus opgesteld. • Nadere afstemming interne organisatie: met het management van de ondersteunende stafafdelingen (HR, ICT, Facilitair, Communicatie, DIV, Financiën) zal nadere afstemming plaats moeten vinden over de effecten in de ondersteuning als gevolg van de vorming van het HvO. Met name in de opstart zal dit ook van ondersteunende afdelingen extra tijd vragen. Interne dienstverlening ondersteunende diensten inregelen. • Opzet monitoring samenwerking en resultaten: De benodigde KPI’s en wijze/model van (periodieke) monitoring, evaluatie, verantwoording en bijsturing moeten worden ingericht, evenals een dashboard voor sturing (managementinformatie, bestuurlijke informatie). • Uitvoering ontwikkelplan/trainingskalender medewerkers HvO: • Inrichten reguliere/periodieke overleggen: zowel intern als extern • Doorontwikkelen samenwerking met externe partners • Doorvoeren verbeterslagen met en binnen het team • Evaluatie in Q3 2025, waarbij in elk geval een advies m.b.t.

de keuze voor structurele aansturing van het team Huis van Ontwikkeling en de structurele huisvesting