Bijlage 2. - Advies van de Auditcommissie over de Halfjaarraportage 2020

Aan: Van:

gemeenteraad van Texel de Auditcommissie Datum: 28 september 2020

Betreft: advies t.a.v. de Halfjaarrapportage 2020

Geachte leden van de raad, De Auditcommissie heeft in haar vergadering van 22 september het raadsvoorstel ‘Halfjaarrapportage 2020’ besproken. De Auditcommissie wil allereerst uitspreken zeer tevreden te zijn met de wijze waarop met eerdere wensen van de Auditcommissie (toen nog ‘i.o.’) is omgegaan. Ten aanzien van volgende Halfjaarrapportages adviseert de Auditcommissie de raad het volgende op te nemen: Adviezen van de Auditcommissie aan de raad voor toekomstige Halfjaarrapportages:  In de inleiding kan compact worden ingegaan op alles wat goed loopt, maar de essentie van de Halfjaarrapportage is: afwijkingen, in geld, planning of beleid. Het motto dus ‘geen bericht, goed bericht’.  Inzake het overzicht ‘voortgang in investeringen’ geldt in diezelfde lijn, dat projecten die geheel conform plan, geld en planning verlopen, niet in het overzicht opgenomen hoeven te worden (dus: 3 x groen? Dan mag hij weggelaten worden)  De legenda (qua kleurtjes) graag voorafgaand aan het overzicht, niet zoals nu er na.  Het overzicht ‘Investeringen waarvoor extra krediet verstrekt moet worden’ wekt verwarring op; o.a. omdat er ook dit soort dingen in staan: ‘Kleine opzetstrooier: Krediet kan vervallen i.v.m. preventief strooien’.

Daar is geen extra krediet voor nodig, dus? En: dat overzicht hoeft niet apart, maar kan voortaan gewoon worden opgenomen in het overzicht ‘Voortgang realisatie van investeringen’ (met dan de kleur rood in de kolom ‘budget’)  Altijd kiezen voor opnemen bruto investeringsbedragen (dat is niet gebeurd bij o.a. Den Burg Zuid). En: als er bijvoorbeeld voor een deel dekking via een subsidie is geregeld: benoem dat expliciet.  Zorg dat teksten aansluiten bij financiële informatie (voorbeeld: strand); alles graag op één plaats samenbrengen/presenteren.  De Audicommissie adviseert de raad om bij P & C-documenten te rapporteren op beleidstaakniveau (dus niet alleen bij de halfjaarrapportage)  Vraag om het benoemen van consequenties van afwijkingen, indien die bekend zijn.  Zorg dat duidelijk is welke stappen moeten worden genomen, en door wie, bij gesignaleerde afwijkingen.  Zorg voor een functioneel doorkijkje naar de komende begroting, bijvoorbeeld t.a.v. van 3 voor de raad belangrijke onderwerpen (vanuit de volgende rode draad bij Planning en Control: breng samenhang aan)  Zorg dat helder wordt of er een logica zit in de uitkomsten van de meest recente jaarstukken en hetgeen gepresenteerd wordt in de Halfjaarrapportage (zo nee: toelichten).  Check als raad of de Halfjaarrapportage ingaat op de belangrijkste zaken vanuit de programmabegroting die in ontwikkeling is.

De auditcommissie constateert dat er geen technische belemmeringen zijn om met het raadsvoorstel Halfjaarrapportage 2020 in te stemmen. Hoogachtend, De leden van de Auditcommissie