Bijlage 1. Inkoop en aanbestedingsbeleid Texel 2022

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Texel 2022 Concept 3.0 - oktober 2021

Zaaknummer 2932375

Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................................................... 5 Inleiding ....................................................................................................................... 7 1. Definities................................................................................................................... 9 2. Gemeentelijke doelstellingen ........................................................................................ 11 3. Juridische uitgangspunten............................................................................................ 13 3.1 Algemeen juridisch kader ................................................................................. 13 3.2 Algemene beginselen bij Inkopen ........................................................................ 13 3.3 Uniforme documenten ..................................................................................... 14 3.4 Mandaat en volmacht ...................................................................................... 14 3.5 Afwijkingsbevoegdheid..................................................................................... 14 3.6 Klachtenregeling ............................................................................................ 14 4.

Ethische en ideële uitgangspunten ................................................................................. 15 4.1 Integriteit .................................................................................................... 15 4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen .................................................................. 15 5. Economische uitgangspunten ........................................................................................ 19 5.1 Product- en marktanalyse ................................................................................. 19 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie ............................................ 19 5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen ..................................................... 19 5.4 Samenwerkingsverbanden ................................................................................. 20 5.5 Bepalen van de inkoopprocedure ......................................................................... 20 5.6 Raming en financiële budget .............................................................................. 21 5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen ....................................................... 21 6. Organisatorische uitgangspunten ....................................................................................

23 6.1 Inkoopproces ................................................................................................ 23 6.2 Inkopen in de organisatie .................................................................................. 23 6.3 Verantwoordelijken ........................................................................................ 24

3/24

Voorwoord Voor u ligt het vernieuwde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Texel. Reden voor herziening is dat zowel binnen de maatschappij, als binnen de inkoopwereld en aanbestedingswetgeving veel zaken zijn veranderd. Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de gemeente. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die de gemeente met inkoop wil nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en impact op de maatschappij. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen. De basis van dit beleid is gelegen in het door de VNG in 2019 geïntroduceerde VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand gekomen. De reden voor de gemeente Texel om dit model als basis te gebruiken is om aan te sluiten bij een evenwichtig en uniform geformuleerd landelijk beleid. Dit verhoogt de herkenbaarheid en voorspelbaarheid van het handelen van de gemeente naar de marktpartijen toe.

Daarnaast wordt basis vervolgens verrijkt met de specifieke doelstellingen van de gemeente, zoals verwoord in het hiervoor genoemde coalitieakkoord. Nadruk bij inkoop op Texel ligt op zaken waarbij inkopen en aanbesteden daadwerkelijk effect kan hebben op de maatschappelijk en organisatiedoelstellingen van onze gemeente. Belangrijke speerpunten die wij in dit nieuwe beleid een prominentere plek geven zijn maatschappelijk verantwoord inkopen, duurzaam inkopen en zeker ook stimulering van de lokale economie. Ik ben ervan overtuigd dat ons beleid daadwerkelijk bijdraagt aan de samenleving op ons mooie eiland. Texel, oktober 2021 Namens het college, Wethouder H. Huisman

5/24

Inleiding Binnen de gemeente bestaan er overkoepelende thema’s waarop de gemeente Texel zich de komende jaren gaat richten. Het gaat om zaken die de leefbaarheid van het eiland in grote mate bepalen. De focus ligt daarbij op de volgende speerpunten: • Een sterk en zelfstandig Texel. • Ons woningenbestand aanpassen aan de behoefte. • Kwaliteit en aanbod van onderwijs en zorg op peil houden. • Vaart zetten achter realisatie van de duurzaamheidsambitie. • Toeristisch onderscheidend en uniek zijn, zodat we aantrekkelijk blijven voor bezoekers, inwoners en bedrijven. • Investeren in de Texelse infrastructuur (straten, wegen, fietspaden). • De Texelse economie stimuleren met behoud van de Texelse kernwaarden. • Bereikbaarheid van en op het eiland verbeteren. • Een financieel gezonde en draagkrachtige gemeente. Inkoop wordt vanuit de gemeente Texel gezien als instrument om deze punten te bereiken. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Gemeente plaatsvindt. Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente doorlopend bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente zoals hiervoor verwoord. Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten: • Juridisch (hoe gaat de gemeente om met relevante regelgeving?) in Hoofdstuk 3. • Ethisch/Ideëel (hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?) in Hoofdstuk 4. • Economisch (hoe gaat de gemeente om met de markt in de ondernemers?) in Hoofdstuk 5. • Organisatorisch (hoe koopt de gemeente in?) in Hoofdstuk 6.

7/24

1. Definities In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente

De Gemeente Texel, zetelend Emmalaan 15 te Den Burg.

Inkopen

(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

9/24

2. Gemeentelijke doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid onderstaande algemene doelstellingen realiseren: Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente.

Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Doorlopend wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

11/24

3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de regelgeving Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten.

Gids Proportionaliteit De (herziene) Gids Proportionaliteit van januari 2020 is momenteel in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Aanbestedingsreglement In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot Werken de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De Gemeente zal bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen: Gelijke Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat behandeling verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet (evenredigheid) onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese erkenning Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. 13/24

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe: • Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Texel, zoals bijgevoegd bij dit document • Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT, zoals vastgesteld door de VNG op 8 december 2016 (GIBIT 2016) De toepassing van algemene inkoopvoorwaarden is gebonden aan beginselen van het aanbestedingsrecht, zoals neergelegd in het eerste hoofdstuk van de Aanbestedingswet 2012. Dit betekent dat de Gemeente in een concreet inkoop- of aanbestedingstraject altijd aanpassingen kan aanbrengen in deze inkoopvoorwaarden in het licht van de concrete omstandigheden van het geval.

3.4 Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijkingen zijn ondermeer mogelijk bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Gemeente zijn toe te rekenen, opdrachten die om artistieke, exclusieve of technische redenen slechts aan 1 opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd, vervolgopdrachten, als de keuze van een andere ondernemer technische onmogelijkheden met zich mee zou brengen welke vooraf niet te voorzien waren.

3.6 Klachtenregeling De gemeente Texel streeft naar een dialoog tussen (lokale) ondernemers en medewerkers van de Gemeente, zowel in het kader van haar concrete behoefte (bijv. via marktconsultatie) of daarbuiten (bijv. via ondernemersbijeenkomsten). Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen. Het huidige kader voor de afhandeling van klachten binnen de gemeente Texel is de “Klachtenverordening Texel”.

14/24

4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit a. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Voor de gemeente Texel geldt de volgende regeling: “Integriteitsbeleid gemeente Texel 2019.”, zoals vastgesteld in de raad van Texel op 18 december 2019. b. De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers. De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen. Specifiek voor de gemeente Texel geldt: “Beleidsregel toepassing Wet Bibob 2018 gemeente Texel”.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen a. Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente neemt de verbetering van de sociale en natuurlijke leefomgeving bijzonder serieus en zal zich inzetten om op termijn het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen als gemeente te kunnen ondertekenen. Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten. De Gemeente zal conform het Manifest een Actieplan MVI opstellen, waarin de door de Gemeente gekozen doelen staan waarvoor zij zich zal gaan inspannen op het gebied van duurzaamheid en de resultaten daarvan rapporteren aan de raad. De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren.

De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: • De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. • Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. • De Gemeente zoekt in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) naar bestaande of nieuwe MVIoplossingen. • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden waar mogelijk duurzaamheidscriteria worden opgenomen. • De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. 15/24

• • •

De Gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.). De Gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen. De Gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVIZelfevaluatietool.

Voor de gemeente Texel geldt het volgende duurzaamheidsbeleid: “Texel zelfvoorzienend en duurzaam, energie, grondstoffen, klimaat”, waarvoor dit zowel een uitwerking als een aanvulling is. Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder: • Klimaatbewust Inkopen De Gemeente neemt de verplichtingen uit het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden uiterst serieus. Daarom zal de Gemeente bij alle overheidsopdrachten met een significante CO2-uitstoot stilstaan bij de mogelijkheden deze uitstoot te reduceren. De Gemeente zal hiermee concreet beginnen om voor de 5 belangrijkste opdrachten wat betreft CO2-uitstoot een reductie van 20% nastreven, te bereiken over een periode van 3 jaar. Dit zal onderdeel zijn van het Actieplan MVI, zoals eerder in deze paragraaf aangegeven. Hierover zal de wethouder aan de raad jaarlijks rapporteren over de voortgang hiervan. •

Biobased Inkopen Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente zal voor de komende twee jaar 10 producten zoeken waarvoor biobased of biologisch afbreekbare alternatieven bestaan en de toepassing hiervan als gelijkwaardige alternatieven voor de lange termijn onderzoeken.

•

Circulair Inkopen Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente zal bij alle producten en diensten waarbij er voldoende concurrende markten (prijs/kwaliteit) bestaan voor circulaire producten en diensten bij gelijkwaardigheid altijd kiezen voor de circulaire alternatieven. Daarnaast zal de Gemeente bij elke aanbesteding waar dit mogelijk is de terugname van verpakkingsmateriaal, retour van andere herbruikbare materialen en het terugdringen van afvalstromen als verplichting stellen.

•

Internationale Sociale Voorwaarden De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

b. De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren. Social Return (Social Return on investment) is een aanpak bij aanbestedingen die primair is bedoeld om personen met een vergrote afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te geven op werk of ontwikkelingsmogelijkheden. Het principe is dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Door Social Return als hefboom te gebruiken om organisaties structureel sociaal te laten ondernemen wordt de basis van de arbeidsmarkt duurzaam geactiveerd en ontwikkeld, dus niet alleen tijdens een opdracht van een SW-bedrijf. 16/24

De Gemeente legt bij alle opdrachten boven de 50.000 Euro aan de gecontracteerde aanbieders een verplichting op om voor de uitvoering van overeenkomst een plan op te stellen over de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (leerwerkplekken, bijstand, wajong, etc) in de uitvoering van de overeenkomst. In de overeenkomsten worden sanctiebepalingen opgenomen indien de aanbieders niet meewerken aan het vormgeven van een plan of de uitvoering daarvan. Een mogelijke invulling van een dergelijke verplichting is om (aan de opdracht gerelateerd) werk van een opdrachtnemer uit te besteden naar het werkbedrijf (bijvoorbeeld werkkleding wassen, montage/assemblage werk etc.) en/of daarvan de diensten in te zetten (bijv. simpele vervangings- en onderhoudswerkzaamheden etc.). De toepassing van Social Return beleid moet altijd in overeenstemming zijn met het (Europees) aanbestedingsrecht. Het dient daarom te voldoen aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: non-discriminatie, objectiviteit, transparantie en proportionaliteit. Op grond van dit laatste beginsel geldt dat een aanbestedende dienst uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria mag stellen die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. De waarde, het karakter en de doorlooptijd van de opdracht bepalen de toepassingsmogelijkheden van Social Return. c.

Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN. Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8). d. Digitoegankelijkheid Alle digitale diensten geleverd aan de gemeente moeten voldoen aan de richtlijnen voor Digitale Toegankelijkheid. Uitgebreide informatie hierover is te vinden op www.digitoegankelijk.nl. De toegankelijkheidseisen gelden voor websites, intranetten, digitale documenten en apps, maar ook voor online leeromgevingen en software voor documenten. Een website of applicatie is digitoegankelijk als het voldoet aan de succescriteria voor WCAG 2.1 AA (conformiteitsniveau A en AA). Bij inkoop van een product wordt digitoegangelijkheid aangetoond door een rapport en een toegankelijkheidsverklaring, te plaatsen bij het op te leveren product.

17/24

5. Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse a. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a. De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. b. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen a. De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Het instandhouden en versterken van de lokale economie is een zeer belangrijk uitgangspunt voor de Gemeente. Om werkgelegenheid op het eiland te behouden en een minimumniveau van voorzieningen te waarborgen op Texel wordt bewust rekening gehouden met op dit onderwerp. Daarnaast kan ‘lokaal inkopen’ bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van Inkoop. De Gemeente zal hiervoor een voor Texel specifieke systematiek ontwikkelen. In deze systematiek zullen ondernemingen uit de omgeving, die zich hebben aangemeld en gekwalificeerd voor overheidsopdrachten, structureel kunnen worden toegevoegd bij de uit te nodigen partijen bij onderhandse aanbestedingen van de Gemeente. De Gemeente zal hierbij objectief en binnen de kaders van de wet handelen en niet onnodig regionale, nationale, Europese kansen laten liggen.

b. De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de Gemeente door geen opdrachten onnodig samen te voegen, zoveel mogelijk gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het verminderen van de lasten en het voorkomen van voor het MKB te zware eisen en criteria. De Gemeente zal een marktinformatieloket inrichten waarbij ondernemingen op dit punt klachten kunnen melden of suggesties kunnen doen. Daarnaast zal de Gemeente regelmatig zelf de dialoog met de ondernemers in de 19/24

omgeving aangaan over de prestaties van de Gemeente op dit punt en daar zonodig haar beleid en/of uitvoering op aanpassen. c. De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen. Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. De Gemeente gaat periodiek na voor welke opdrachten deelname aan aanbestedingsprocedures kan worden voorbehouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben (artikel 2.82 Aanbestedingswet).

5.4 Samenwerkingsverbanden De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. De gemeente Texel werkt regelmatig (boven)regionaal samen met gemeenten in de Noordkop en met de verschillende Waddengemeenten.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang. De Gemeente kan gebruik maken van de volgende procedures: • •

•

•

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert en welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. Er worden geen bedragen vastgelegd. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er ondermeer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen, die vanuit de aanbestedingsregels op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Om deze reden zijn er een tweetal formats opgesteld; een verkorte strategie en een uitgebreide inkoopstrategie voor gebruik door medewerkers van de Gemeente. De inkoopstrategie moet schriftelijk worden goedgekeurd, conform de vastgestelde budgethoudersregeling. De Gemeente hanteert een drempel van € 15.000 voor leveringen en diensten en € 30.000 voor werken waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de Gemeente.

20/24

(Bedragen zijn exclusief BTW) Leveringen en Diensten

Werken

Geen inkoopstrategie noodzakelijk

Tot € 15.000,-

Tot € 30.000,-

Schriftelijke motivering op basis van een verkorte inkoopstrategie

Tot € 30.000,-

Tot € 100.000,-

(alleen bij enkelvoudig onderhandse procedure)

(alleen bij enkelvoudig onderhandse procedure)

Vanaf € 30.000,-

Vanaf € 100.000,-

Schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie

Wanneer de geraamde waarde van de inkoop dus een hogere waarde heeft dan € 30.000,- voor leveringen en diensten of € 100.000,- voor Werken wordt er een schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie opgesteld. Voor opdrachten onder deze waarden wordt een verkorte inkoopstrategie opgesteld.

5.6 Raming en financiële budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij financieel niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

21/24

6. Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer. Inkoopfunctie

Interne klant

Voor traject

Speciiceren

Selecteren

Contracteren

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Leverancier

Aanbesteding

Stap

Toelichting

1

Fase inkoopproces Voortraject

• • • •

Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze Offerteaanvraag

2

Specificeren

• • •

Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

• •

•

Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende weten regelgeving) Gunning aan winnende Ondernemer

• •

4

Contracteren

• • •

Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen Ondernemers

5

Bestellen

• •

Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

• •

Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVIafspraken. Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

• • •

Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkopen in de organisatie Binnen de gemeente Texel is gekozen voor integraal management en een decentrale inrichting van de inkoopfunctie. Dit houdt concreet in dat alle medewerkers binnen de Gemeente met een budgetverantwoordelijkheid of mandaat inkopen en aanbestedingen mogen doen voor de Gemeente.

23/24

6.3 Verantwoordelijken Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkopen is politiek verantwoordelijk voor het inkoopbeleid. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoopen aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel. De Bolder maakt deel uit van de gemeentelijke organisatie. Als leer-werkbedrijf levert het een passende, waardevolle en duurzame bijdrage aan trajecten van Texelaars, die het niet lukt om op eigen kracht invulling te geven aan de wens tot (een vorm van) arbeidsmatige deelname aan de samenleving. Omdat De Bolder als productiebedrijf specifieke verantwoordelijkheden en behoeften kent kan de gemeenteraad van Texel in de toekomst, op voorstel van het college, besluiten om afwijkingen of aanvullingen op dit beleidsdocument ten behoeve van De Bolder vast te stellen.

24/24