Bijlage 1. Controleplan rechtmatigheid en controleprotocol 2023

Controleplan rechtmatigheid en controleprotocol 2023 / programmarekening 2023. Het controleplan beschrijft het beleid ten aanzien van de interne controle en de administratieve organisatie en de praktische invulling hiervan. Het controleplan is de basis voor de toets op rechtmatigheid die door de accountant bij de programmarekeningcontrole wordt uitgevoerd. 1.

Randvoorwaarden controles a) Tijdens de interne controle worden alleen de formele kaders/aspecten in het beleid meegenomen. De accountant neemt alleen de aspecten ‘recht, hoogte en duur’ mee. b) Gecontroleerd wordt op basis van verordeningen/beleidsnotities en op basis van processen. Voor de procescontrole is een intern controleplan(A3) opgesteld en verwijzen we tevens naar het concerncontroleplan. c)

2.

Een geactualiseerd normen- en toetsingskader. Het kader geeft inzicht in de relevante wet- en regelgeving.

Aantal controles

Het aantal steekproeven is bepaald op basis van het aantal keer dat het proces zich voordoet. Dit wordt jaarlijks vastgelegd in een intern controleplan(A3) en overlegd met de accountant. In het geval van geconstateerde fouten worden extra steekproeven genomen. Het aantal extra te nemen waarnemingen is afhankelijk van de soort fout die wordt aangetroffen. 3.

Uitvoeren controles

Gemeente Texel De accountants- en rechtmatigheidscontrole voor 2023 wordt uitgevoerd door ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. Zaffier te Alkmaar voert de regelingen Bbz2004 en IOAZ voor de gemeente Texel uit. De accountantscontrole voor 2023 van Zaffier wordt door Verstegen Accountants uitgevoerd. De Bolder De accountants- en rechtmatigheidscontrole wordt voor 2023 uitgevoerd door Publieke Sector Accountants. 4.

Vastleggen controles

De controles worden per steekproef vastgelegd in een intern controledocument. De controledocumenten worden bewaard met de daarbij behorende kopiedocumenten. Sinds 2021 wordt alle documentatie, bevindingen en aanbevelingen vastgelegd in het risicomanagementpakket Naris. 5.

Procescontrole

De te controleren deelprocessen worden jaarlijks via het A3 controleplan vastgesteld.

6

Controle accountant

Jaarlijks worden de steekproeven door de accountant gecontroleerd. Controleprotocol 2023 Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring. Algemene uitgangspunten getrouwheid en rechtmatigheid Conform art. 213 Gemeentewet wordt de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde programmarekening uitgevoerd door de accountant en is deze gericht op het afgeven van een oordeel over: 1.

het getrouwe beeld van de in de programmarekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

2.

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

3.

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde programmarekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

4.

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden opgesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden), in acht worden genomen. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Goedkeurings- en rapporteringtoleranties De controle is zodanig ingericht dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de programmarekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De controle is gericht op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De minimumeisen zijn in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden opgenomen. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaar-

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten adviseert om deze percentages te hanteren. Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling. •

Goedkeuringstolerantie

Voor het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheidsoordeel mag de totale fout maximaal 1% van het begrotingstotaal bedragen. Daarnaast mag het totale bedrag aan onzekerheden maximaal 3% van het begrotingstotaal bedragen. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. •

Rapporteringtolerantie

Als de goedkeuringstolerantie overschreden wordt, vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De ondergrens per fout is € 25.000. Rechtmatigheid en aanvullende rechtmatigheid criteria Hieronder volgen de criteria die betrekking hebben op de controle van de accountant en waarvoor een verklaring afgegeven wordt. Getrouw beeld: •

calculatiecriterium

•

valuteringcriterium

•

leveringscriterium

•

adresseringscriterium

•

volledigheidscriterium

•

aanvaardbaarheidscriterium

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt extra aandacht besteed aan de volgende onderdelen: 1.

begrotingscriterium

2.

misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O criterium)

3.

voorwaardencriterium

Ten aanzien van deze rechtmatigheidscriteria wordt het volgende gesteld. Ad 1.

Begrotingscriterium

Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de programmarekening hoger zijn dan de geraamde bedragen inclusief de begrotingswijzigingen kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven.

De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Voor de oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Ad 2.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium)

In het jaarverslag en/of de toelichting op de programmarekening is een verantwoording opgenomen over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. De gemeente Texel heeft naast een integriteitprotocol een gedragscode voor de medewerkers in gemeentelijke dienst. Als toch een belangrijke (materiële) onzekerheid naast een voldoende uitgevoerd M&O-beleid blijft bestaan, gaat de accountant beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de programmarekening adequaat is weergegeven. Ad 3.

Voorwaardencriterium

De accountant toetst of uitgaven en ontvangsten aan de afgesproken voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving en interne regels en hebben o.a. betrekking op: •

de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;

•

de heffings- en/of declaratiegrondslag;

•

normbedragen (hoogte en duur);

•

de bevoegdheden;

•

aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie en dergelijke.

Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de interne regelgeving. De gemeenteraad stelt de norm waaraan moet worden getoetst. De gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van de betreffende geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde voorwaarden de accountant moet toetsen. Voorgesteld wordt om ook over 2023 niet af te wijken van de toetsing op de criteria recht, hoogte en duur.

Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant: •

Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college.

•

Verslag van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle van de programmarekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer, en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

•

Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen boven de € 25.000. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatievoorziening.

Controleverklaring In de controleverklaring 2023 wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Vanaf 2023 geeft het college van B en W een rechtsmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én de rechtmatigheid van de jaarrekening, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording). De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is maar geeft zelf geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De controleverklaringen zijn bestemd voor de gemeenteraad zodat deze de programmarekening kan vaststellen.