Bij RIB: Plan van aanpak borging beleidscyclus VTH

Postadres

Provincie Noord-Holland Pro T.a.v. (geanonimiseerd) T.a.v. Dreef 3de heer G.J. de Jong 2001 DA HAARLEM Waalderstraat 68 Per mail verzonden aan: (geanonimiseerd)

Postbus 200 1790 AE Den Burg

Bezoekadres Emmalaan 15 1791 AT Den Burg

T 14 0222 F 0222 – 362287 E gemeente@texel.nl

E-mailadres

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

Verzenddatum

5 februari 2023

Contactpersoon

Onderwerp

Plan van aanpak borgen BIG-8 VTH-cyclus gemeente Texel (versie 2)

Geachte (geanonimiseerd), Jaarlijks wordt de gemeente Texel in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) omgevingsrecht beoordeeld door de provincie Noord-Holland. Het oordeel over het jaar 2022 luidt dat de gemeente Texel de taken op een onvoldoende niveau uitvoert. Er hebben al enkele gesprekken met de provincie plaatsgevonden om met name de verbeterpunten nader te duiden. Tijdens het laatste gesprek op 17 januari 2023 is toegezegd dat de gemeente Texel voor 1 februari 2023 een gewijzigd plan van aanpak zal aanleveren. Via deze brief willen wij ons plan van aanpak delen. Voordat wij dit doen, zullen wij eerst de bevindingen van de ambtelijke beoordelingsrapportage 2022 kort samenvatten. Opmerkingen provincie Uit de ambtelijke beoordelingsrapportage blijkt dat de provincie, kort samengevat, de volgende opmerkingen heeft gemaakt in het kader van het IBT omgevingsrecht: • Ten aanzien van het operationeel en strategisch beleid: o De vergunningenstrategie voldoet niet aan de wettelijke eisen (prioriteitstelling, methodiek en werkwijze). o De periodieke roulatie van toezichthouders en handhavers is niet vastgelegd. o De doelen van het huidige VTH beleid zijn niet meetbaar. o In het beleid dient aangegeven te worden welke activiteiten er moeten worden uitgevoerd om de doelen uit het beleid te bereiken.

o De meetbare doelen en de daaraan gekoppelde activiteiten dienen herkenbaar benoemd te zijn in de overige documenten (uitvoeringsprogramma en jaarverslag) van de beleidscyclus. o In het beleid dient aangegeven te worden welke personele en financiële middelen nodig zijn om de activiteiten uit te voeren om de doelen uit het beleid te bereiken. Ook moet inzichtelijk worden gemaakt op welke wijze dit is berekend. o De beschikbaarheid van de financiële en personele middelen voor het bereiken van de doelen en de daaraan gekoppelde activiteiten dienen in het beleid inzichtelijk te worden gemaakt. • Ten aanzien van het uitvoeringsprogramma:

1/6

Het uitvoeringsprogramma is niet vastgesteld voordat het jaar van uitvoering in gaat. o De activiteiten in het uitvoeringsprogramma komen niet overeen met de doelen en prioriteiten uit het beleid. o In het uitvoeringsprogramma en de begroting is niet aangegeven welke financiële middelen benodigd zijn voor het uitvoeren van de noodzakelijke activiteiten. Het is ook niet inzichtelijk op welke wijze dit is berekend. Ten aanzien van het evaluatieverslag: o Het uitvoeringsprogramma is onvoldoende geëvalueerd in het jaarverslag. o Een jaarlijkse evaluatie van het beleid ontbreekt. o

•

•

Ten aanzien van de taken die Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (ODNHN) in mandaat uitvoert: o Het uitvoeringsprogramma van ODNHN is niet vastgesteld voordat het jaar van uitvoering in gaat. o Een collegebesluit tot vaststelling en raadsinformatiebrief van het jaarverslag van ODNHN ontbreekt. o Een evaluatie van het VTH beleid van ODNHN ontbreekt. Deze beleidsevaluatie dient ook vastgesteld te worden door het college en ter kennisname te worden gestuurd naar de raad. o De analyse van problemen is niet expliciet uitgewerkt in de VTH-strategie 20212023, maar zit impliciet uitgewerkt in de risicoanalyse en de analyse van inzichten. Bovendien zijn geen meetbare doelstellingen opgenomen in het beleid. o In het beleid is niet aangegeven welke personele en financiële middelen nodig zijn om de doelen uit het beleid te bereiken. Ook is niet inzichtelijk gemaakt op welke wijze dit is berekend. o De beschikbaarheid van de financiële en personele middelen voor het bereiken van de doelen en de daaraan gekoppelde activiteiten zijn niet voldoende inzichtelijk gemaakt.

o Er is geen vergelijking gemaakt tussen de beschikbare personele en financiële middelen in het uitvoeringsprogramma/de programmabegroting met de in het beleid aangegeven benodigde personele en financiële middelen en er is niet duidelijk gemaakt wat dit betekent voor het uitvoeren van de activiteiten en het bereiken van de vastgestelde doelen uit het beleid.

Plan van aanpak borgen sluitende beleidscyclus (Big-8) Uit bovenstaande opmerkingen is de conclusie te trekken dat de hele BIG-8 beleidscyclus van de gemeente Texel aandacht behoeft. De hiervoor benodigde acties worden in onderstaand plan van aanpak nader uitgewerkt. Het doel is om bovenstaande verbeterpunten door te voeren, zodat de adequate uitvoering van de taken wordt geborgd en een sluitende beleidscyclus (BIG-8) aangetoond kan worden. In het kader van ons verbeterplan wordt een onderscheid gemaakt tussen twee perioden. Op korte termijn zorgen we ervoor dat de basis op orde komt. Deze periode loopt van februari tot 15 juli 2023. Als de basis op orde is, is de BIG-8 gesloten en wordt deze cyclus jaarlijks herhaald. Dan gaat ook een nieuwe fase in waarbij er een verdiepende slag kan worden gemaakt om de stukken op de Omgevingswet af te stemmen. Korte termijn (periode februari tot 15 juli 2023) Nr. Verbeterpunt Deadline

Toelichting

Wettelijke grondslag

2/6

1.

Opstellen jaarlijkse beleidsevaluatie en evaluatieverslag over het jaar 2022

Eind juni 2023

2.

Vaststellen van (gewijzigd) strategisch en operationeel beleid

Eind juni 2023

2a

Analyse van bestaand beleidskader en scan van beschikbare documenten

2b

Structuur gewijzigd beleid opbouwen (inhoudsopgave)

2c

Opstellen inleidend hoofdstuk/paragraaf

2d

Opstellen omgevingsanalyse en analyse van inzichten

2e

Opstellen probleem- en risicoanalyse

2f

Bepalen prioritering

De jaarlijkse beleidsevaluatie wordt opgenomen in het evaluatieverslag. In het evaluatieverslag wordt aangegeven aan welke activiteiten zijn uitgevoerd, gekoppeld aan de meetbare doelen en in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de doelen. Het verslag wordt vastgesteld door het college en ter kennisname gezonden aan de raad. Hieronder hebben we de processtappen onderscheiden die noodzakelijk zijn om te komen tot het nieuwe beleid. Te denken valt aan de werkprocessen, lokale regels en het bestaande beleidskader(s). De structuur van het beleid is essentieel voor een goede aansluiting op de wettelijke eisen. In dit hoofdstuk wordt de aanleiding en het wettelijk kader aangegeven, de beschrijving van de Big-8. Ook wordt de beleidsevaluatie samengevat weergegeven, wordt aangegeven wat de reikwijdte is van het beleid, evenals hoe het beleid tot stand is gekomen. Bij het opstellen hiervan dient o.a. rekening te worden gehouden met de voor Texel vastgestelde kernwaarden. Bij het opstellen hiervan dient o.a. rekening te worden gehouden met de voor Texel vastgestelde kernwaarden. Op basis van uitkomsten van de uitgevoerde

Art. 7.7 lid 1, 2 en 3 jo. 7.2 lid 8 Bor

Art. 7.2 lid 1 Bor

Art. 7.2 lid 4 Bor

n.v.t.

n.v.t.

Art. 7.2 lid 4

Art. 7.2 lid 4 en 5 Bor Art. 10.3 lid 1 en 3 Mor Art. 7.2 lid 6 Bor 3/6

2g

Stellen van meetbare doelen en activiteiten

2h

Opstellen strategieën

2i

Opstellen hoofdstuk over de uitvoeringsorganisatie

2j

Afstemming met interne en externe partners en verwerken van de feedback

2l

Beleid laten vaststellen door college en ter kennisname aan de raad Uitvoeringsprogramma 2023

3.

Q1/Q2 2023

risicoanalyse en analyse van inzichten. Idealiter worden deze opgesteld in termen van outcome (naleefgedrag omgevingskwaliteit). Bij het stellen van de doelen en activiteiten kan ook bepaald worden hoeveel middelen hiervoor nodig zijn. Het gaat om de vergunningenstrategie, toezichtstrategie, sanctiestrategie en gedoogstrategie. Het gaat hier onder andere om de beschikbare en benodigde financiële en personele middelen en borging in begroting, functiescheiding, roulatiesysteem, samenwerkingsafspraken, handhaving eigen organisatie, piketregeling, voorkomen vaste handhavingsrelaties en monitoring. Beoordeling of/welke samenwerkingsafspraken zijn gemaakt en toets op actualiteit hiervan. Zo nodig aanpassen/opstellen hiervan. Noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Verbeterpunt is dat de activiteiten moeten aansluiten op de doelen en prioriteiten uit het beleid. Bovendien moeten de beschikbare personele en financiële middelen aangegeven worden, inclusief de wijze van berekening voor de benodigde middelen. Het programma wordt vastgesteld door het college en ter kennisname gezonden aan de raad.

Art. 7.2 lid 1 Bor

Art. 7.2 lid 6 en 7 Bor

Art. 7.2 lid 7 Bor

Art. 7.2 lid 1 Bor

Art. 7.2 lid 9 Bor

Art. 7.3 Bor

4/6

4.

Verantwoording afleggen over de Verordening kwaliteit VTH over het jaar 2022

Q2 2023

5.

Verantwoording afleggen over de Verordening kwaliteit VTH over het jaar 2023

Q2 2023

6.

Stukken ODNHN

Q1 2023

6a

Vaststellen uitvoeringsprogramma en ter kennisname sturen aan de raad Vaststellen evaluatieverslag en ter kennisname sturen aan de raad Indien noodzakelijk vaststellen van het VTH beleid en ter kennisname sturen aan de raad

6b

6c

6d

Afstemming met ODNHN over aanpassing VTH beleid

Onderdeel hiervan is het beoordelen van de kritische massa. Deze verantwoording wordt een onderdeel van het evaluatieverslag. Jaarlijkse verantwoording door het college aan de raad over de kwaliteit van de uitvoering en handhaving van de betrokken wetten en gestelde doelen in de uitvoerings- en handhavingsstrategie. We maken een onderscheid tussen het uitvoeringsprogramma, evaluatieverslag en VTH beleid van ODNHN. Als de stukken eerder zijn ontvangen, worden deze ook eerder vastgesteld. Noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Verordening kwaliteit VTH Texel 2016

Noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Art. 7.7 lid 1, 2 en 3 jo. 7.2 lid 8 Bor

We gaan allereerst na of het beleid al is vastgesteld en ter kennisname is gestuurd naar de raad. Is dit niet het geval, dan wordt dit hersteld. Door de provincie zijn diverse opmerkingen gemaakt over het VTH beleid van ODNHN. Dit geldt voor het hele verzorgingsgebied van de ODNHN. Het beleid zal dan ook aangepast moeten worden. Hiervoor moet afstemming worden gezocht met de accounthouder van ODNHN voor Texel.

Verordening kwaliteit VTH Texel 2016

Art. 7.3 Bor

Art. 7.2 lid 1, 2, 4, 5 en 6 sub a Bor

5/6

Lange termijn (vanaf 15 juli 2023 tot verder) Nr. Actie 1. Omgevingswet proof maken van het VTH beleid

Deadline December 2023

2.

Opstellen jaarlijkse beleidsevaluatie en evaluatieverslag over het jaar 2023

Q1 2024

3.

Uitvoeringsprogramma 2024

December 2023

4.

Verantwoording afleggen over de Verordening kwaliteit Uitvoering en Handhaving omgevingsrecht Texel 2023.

Q1 2024

5.

Vaststellen stukken ODNHN

December 2023 en Q1 2024

Toelichting Het beleid dient op de Omgevingswet aangepast te worden. De jaarlijkse beleidsevaluatie wordt opgenomen in het evaluatieverslag. Het uitvoeringsprogramma wordt eind 2023 vastgesteld door het college en ter kennisname gestuurd naar de raad. Jaarlijkse verantwoording door het college aan de raad over de kwaliteit van de uitvoering en handhaving van de betrokken wetten en gestelde doelen in de uitvoerings- en handhavingsstrategie. Dit wordt een onderdeel van het evaluatieverslag. Het uitvoeringsprogramma wordt, indien dit tijdig door ODNHN wordt aangeleverd, nog voor het nieuwe jaar vastgesteld door het college en ter kennisname gestuurd naar de raad. Daarnaast wordt ook het evaluatieverslag vastgesteld door het college en ter kennisname gestuurd naar de raad.

Vervolg Wij zien jullie reactie op ons plan van aanpak met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, (geanonimiseerd)

6/6