Bestuursopdracht Planning & Control

Bestuursopdracht: Planning & Control Datum: 07 mei 2024 Versie: 02 Bestuurlijk opdrachtgever: Cees Hooijschuur Ambtelijk opdrachtgever: Marcel Karman Ambtelijk opdrachtnemer: ...............(nader te bepalen)

Akkoord d.d.: Akkoord d.d.:

Inleiding: Bij de gemeente Texels is de stijl van werken ondernemend, gericht op ‘doen’, pragmatisch met hoge inzet en grote betrokkenheid. Als iets niet volgens planning verloopt zijn wij gewend om dit ad hoc en improviserend op te lossen en zetten we er samen de schouders eronder. De keerzijde hiervan is dat er soms onvoldoende tijd wordt genomen en er weinig ruimte is voor de strategische lange termijn. Het proces rondom Planning en Control is hierop geen uitzondering. Context: De begrotingscyclus van de gemeente Texel is opgebouwd vanuit een meerjarige perspectiefnota, een tussentijdse rapportage, de begroting en uiteindelijk de programmarekening. Los van deze cyclus worden diverse momenten in het jaar gebruikt om voorstellen in te dienen die zowel incidentele als structurele financiële consequenties hebben op de gemeentelijke begroting. Dit vraagt continu aandacht van de organisatie en maakt het voor de raad lastig om integraal financieel en strategisch te wegen en sturen. Het huidige proces haalt de aandacht van de inhoudelijke dilemma's die er zijn en de discussie die gevoerd mag worden om goede keuzes te maken voor gemeente Texel op de lange termijn.

Middels deze bestuursopdracht wordt er gewerkt aan zowel het proces van begroten, als ook aan de integratie van Leerwerkbedrijf de Bolder en de financiële voorstellen 2x per jaar gestructureerd op te nemen in de begroting of perspectiefnota.

Welk maatschappelijk doel wordt gediend?

Welke resultaten ga ik behalen?

Wanneer ga ik dat doen en wanneer heb ik het af? (SMART)

Korte omschrijving te behalen resultaten of opdracht Zorgdragen voor een gedegen bestuurlijk proces van begroten en verantwoorden om daarmee de lange termijn financiële ontwikkelingen van Gemeente Texel te borgen. Dit in overeenstemming met het Besluit Begroten en Verantwoorden voor Provincies en gemeenten. Het opstellen van een cyclus die door de gehele organisatie wordt gedragen, welke een bijdrage levert aan de publieke leesbaarheid van de PerpectiefNota, de Begroting, en de jaarrekening, verbetering van de kwaliteit van de inhoudelijke onderbouwing, betere verdeling van in- en output over het jaar en een reductie geeft aan de belasting van de medewerkers in de ambtelijke organisatie. Subopdracht: Het volledige proces van FA en P&C van de Bolder betrekken in het proces. Inclusief overname FA de Bolder • • • • • • •

In mei 2024 is de bestuursopdracht vastgesteld door het college. In mei 2024 wordt de auditcommissie gevraagd om input te leveren voor de verbeteringsdoelstellingen van de P&C cyclus In Q2 wordt tijdens werksessies met de programmalijnhouders input gevraagd voor de nieuwe planning en werkmethoden. September nieuwe methodiek voorstellen aan MT Eind september nieuwe methodiek voorstellen aan Auditcommissie Oktober starten met begroting 2025 op nieuwe wijze November begroting afronden

•

Welke onderwerpen/onderdelen komen aan de orde?

Waarom ga ik het doen?

Wat en wie heb ik hiervoor nodig?

December evaluatie nieuwe methode en vaststellen meerjarenplanning P&C cyclus • Eind Q1, opleveren Perspectiefnota • Mei 2025, opleveren Programmarekening • Eind mei 2025, eindevaluatie P&C Cyclus met auditcommissie • Juni 2025 opstellen meerjarenplanning • Juni 2025, decharge bestuursopdracht P&C Cyclus Na bestuursopdracht jaarlijkse evaluatie P&C Cyclus met Programmalijnhouders en Auditcommissie en MT Deze bestuursopdracht neemt alle processen en documenten van de P&C cyclus onder de loep. Het gaat dan om: • Perspectiefnota • Programmabegroting • Programmarekening • Tussenrapportage • Grond exploitaties • IC rapportage Hierbij gaat het om de planning, de inhoud, de betrokkenheid van medewerkers/MT/College/Auditcommissie en raad. Ondersteunende vragen (hulpmiddel/optioneel) Als Manager Advies & Ondersteuning is het belangrijk om het proces gestructureerd, afgestemd op noodzakelijke oplevermomenten in te plannen, waarbij de druk op de organisatie afneemt, de informatie naar de raad consequenter aangeleverd wordt en de sturing op de financiële processen binnen de het college en raad 2x in het jaar wordt uitgevoerd. Deze processen horen onder de verantwoordelijkheid van A&O. Daarbij zijn nodig: • Auditcommissie--> Overkoepelend beeld • • •

Wethouder Financiën--> Stuurgroep Secretaris--> Stuurgroep Concern Controller--> Stuurgroep

• • • • •

Teamleider Bedrijfsvoering--> Projectgroep Coördinator Planning & Controle--> Projectgroep Financieel adviseur--> Projectgroep Financieel adviseur--> Projectgroep Kwaliteitsmedewerker--> Projectgroep(ondersteuning)

• • • •

Teamleider Bedrijfsvoering --> projectleider uitvoering Medewerker Planning & Controle--> Werkgroep Medewerker FA--> Werkgroep Programmahouders--> Werkgroep

Wat doe ik aan communicatie / participatie

Wat zijn eventuele risico’s die gedurende de opdracht tot uiting kunnen komen?

De auditcommissie wordt 3x om input gevraagd op het proces, de inhoudelijke uitkomsten en de planning. Er wordt een RIB gemaakt om de uitkomsten weer te geven, medio november 2024, zodat de planning van 2025 volledig gedeeld kan worden. Interne communicatie verloopt maandelijks via programmahouders en via het MT middels een projectstatusupdate. Risico's: Onvoldoende capaciteit: de kans op te weinig capaciteit is gemiddeld tot groot, omdat de organisatie al capaciteit te kort komt en hierdoor wordt overvraagd. Op dit moment komt de afdeling Bedrijfsvoering 1 Financieel adviseur en 1 medewerker Planning & Controle te kort. Daarnaast heeft de Concern Controller net haar baan opgezegd. Het gevolg zou zijn dat niet op tijd het project kan worden afgerond. Gezien de ruimte in de planning lijkt dit beperkt. Hogere Kosten: Kans is laag, omdat er juist een efficiency slag gemaakt wordt. Het effect bij optreden moet verwerkt worden in de begroting 2025. Slechte(re) kwaliteit: Kans is gemiddeld, doordat er nieuwe medewerkers juist op Planning & Controle zijn ingezet die de huidige programma's en processen nog niet voldoende eigen zijn, gevolg zou meer input vragen van MT om bij te sturen.