Bestuurlijk advies bij Verordeningen en het reglement van de gemeenteraad

Advies

1

De werkzaamheden van de gemeenteraad en zijn commissies in verordeningen en regels Doelenboom Programma

1

Voor en door bewoners

Maatschappelijk doel

1.1.

Dienstverlening optimaliseren

Beleidsdoel

1.1.2

Integer, transparant en daadkrachtig besturen

Raadsvoorstel Voorgesteld wordt te besluiten: 1. de volgende verordeningen gewijzigd vast te stellen: a. Het reglement van Orde voor Vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 4 in de Verordening voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel 2019); b. De Verordening vergaderingen van de raadscommissie gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 3) c. De Verordening ondersteuning raads- en commissieleden gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 11) 2. ook de volgende verordeningen vast te stellen, waarbij geldt dat zij inhoudelijk niet gewijzigd zijn, maar enkel van ‘Hoofdstuk’ ‘Verordening’ zijn geworden met een passend jaartal: a. Verordening Werkgevercommissie gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 8) b. Verordening recht van Onderzoek gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 12) c. Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 14) 3. de volgende verordening in te trekken: Verordening voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel 2019 Toelichting Bij elke nieuwe raadsperiode worden nieuwe werkafspraken gemaakt c.q. oude afspraken bekrachtigd. En de ervaring leert dat nieuwe raads- en commissieleden frisse ideeën hebben en dat de ‘langzittenden’ vanuit hun perspectief ook (maar dan andere) zinvolle bespiegelen kunnen geven.

In 2018 is dit traject van start gegaan, maar de voortgang stagneerde vanwege o.a. corona; het is door de nieuwe raad die in 2022 is aangetreden opgepakt – via de Denkgroep Werkwijze Raad.

Consequenties Financieel

Bijlagen  Ja  Nee

Personeel/Organisatie  Ja  Nee Juridisch

 Ja  Nee

Majeure risico’s

 Ja  Nee

Beheer

 Ja  Nee

Belanghebbenden

 Ja  Nee

Beleid

 Ja  Nee

Structuurvisie

Inkoop/Aanbesteding

 Ja  Nee

Regie

Deregulering

 Ja  Nee

Zaaknummer

 Ja  Nee

. Het reglement van Orde voor Vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Texel 2023; - De Verordening van de raadscommissie gemeente Texel 2023; - De Verordening ondersteuning raads- en

3316298

commissieleden gemeente Texel 2023; - Verordening Werkgevercommissie gemeente Texel 2023; - Verordening recht van Onderzoek gemeente Texel 2023 - Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Texel 2023

Voor de volledigheid: Dit besluit heeft geen gevolgen voor de volgende verordeningen (die echter wel bij de totale set regels die het werk van de gemeenteraad regelen horen, vandaar dat we ze hier wel noemen): • Verordening op de gemeenschappelijke Rekenkamercommissie De Waddeneilanden 2022 • Verordening auditcommissie gemeente Texel 2020 • Verordening Regionale Raadscommissie Noordkop 2018 • Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Texel • Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Texel • Financiële verordening gemeente Texel 2022 ‘Werk aan de weg’ • Een DenkGroep zal deze raadsperiode nog aan de slag gaan met de volgende, verouderde verordeningen: Inspraakverordening 2016, Referendumverordening 2010 en: Verordening Burgerinitiatief 2009. • Daarnaast zal de Denkgroep Integriteit komen met voorstellen t.a.v. onder andere de gedragscode voor bestuurders (deze stamt uit 2010). • En de Werkgevercommissie zal o.a. de verouderde instructie voor de griffier 2004 tegen het licht houden (zie artikel 2.5, lid 4 Regelement van de raad).

De werkzaamheden van de gemeenteraad en zijn commissies in regels Samenvatting Gemeenteraden mogen zelf afspraken maken over de wijze waarop zij vergaderen, vragen stellen, besluitvorming voorbereiden, zich laten informeren et cetera. Uiteraard binnen de ruimte die de Gemeentewet of Kieswet geeft. Gemeenteraden die na verkiezingen hun zetels hebben ingenomen, houden vaak de dan geldende ‘oude’ regels en afspraken tegen het licht. Vragen die raden zichzelf dan stellen zijn Voldoen de oude regels? Is het geregeld op een wijze zoals de nieuwe raad dat wil? Vergaderen we zoals we dat willen? Ontvangen we de juiste informatie op de goede manier van het college? Hoe zetten we commissieleden in en: hoeveel mag elke fractie er eigenlijk benoemen? Daarbij wordt vaak ook de kennis van de raads- en commissieleden uit de vorige raadsperiode benut (via een zogenoemd ‘Bestuurlijk Testament’); zij kunnen natuurlijk als geen ander beoordelen of gemaakte afspraken ook echt goed werken of uitpakken. Met name door corona, waardoor de ‘class of 2018’ te vaak digitaal moest vergaderen of niet kon bijeenkomen, is er pas nu resultaat: na 10 bijeenkomsten - in wisselende samenstelling - van de zogeheten Denkgroep Werkwijze Raad, en na bespreking van de 100 tips die interviews met raads- en commissieleden.

Voor u liggen nu 3 sets met (aangepaste) regels, ter bespreking, amendering (indien gewenst) en vaststelling. Het gaat om: • Het reglement van Orde voor Vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Texel 2023 • De Verordening van de raadscommissie gemeente Texel 2023 • De Verordening ondersteuning raads- en commissieleden gemeente Texel 2023 Veel is niet veranderd, maar er worden wel aanpassingen voorgesteld (in vergaderdagen, wijze van interruptie, de (plaats van) de rondvraag, informatievoorziening van het college aan de raad et cetera).

De werkzaamheden van de gemeenteraad en zijn commissies in regels Aanleiding In 2015 is voor het laatst gesproken over alle aspecten van het gemeenteraadswerk, hetgeen destijds heeft geleid tot het vaststellen van 1 verzamel-verordening, bestaande uit 16 hoofdstukken die al het werk en de vergaderingen van de gemeenteraad regelde (klik hier). Daarna zijn er nog wel wat kleine wijzigingen geweest, vaak ten gevolge van wijzigingen in hogere regelgeving, of vanwege nieuwe ontwikkelingen (zoals het ontstaan van de Auditcommissie en het herijken van de regels voor de gemeenschappelijke Rekenkamercommissie van De Waddeneilanden), maar niet zoals nu, dat alle regels doorgelicht zijn.

Argumenten tot advies Na de verkiezingen in maart 2014 is een raadswerkgroep ‘praten over vergaderen’ aan de slag gegaan en heeft gesproken over: wijzen van vergaderen, momenten van vergaderen, besluiten et cetera. In die periode is expliciet gekozen voor het samenvoegen van verschillende losse verordeningen (die er tot dan toe nog waren) en regelingen, zodat één overzichtelijk en vindbaar geheel is ontstaan van alle regels die de raad betreffen en is –daar waar mogelijk- ingezet op deregulering. Het resultaat: op 21 oktober 2015 is de gemeenteraad akkoord gegaan met de ‘Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel’; deze is later alleen op een paar kleine onderdelen aangepast (o.a. bij de Rechtspositie - klik hier).

Begin 2019 is vanuit de gemeenteraad een Denkgroep Werkwijze Raad gestart, die aan de slag is gegaan met de actualisatie van de ‘oude’ verordening. Na een paar bijeenkomsten deed Covid-19 zijn intrede en is er bijna 2 jaar veel minder voortgang geboekt dan gehoopt. En omdat er in maart 2022 verkiezingen waren, is het werk van de raads- en commissieleden ‘2018-2022’ nog niet verzilverd in vastgestelde werkafspraken. De raads- en commissieleden van de vorige raadsperiode hebben echter wel een zogeheten Bestuurlijk Testament opgeleverd met 100 adviezen aan de nieuwe raads- en commissieleden 2022-2026.

In maart 2022 trad de nieuwe gemeenteraad aan en moest een doorstart worden gemaakt met een gesprek over het raadswerk, het vergaderen en de wijze van besluitvorming, wat dan vertaald moest worden in (door de gemeenteraad te bekrachtigen) werkafspraken. De Denkgroep Werkwijze Raad – die in 3 jaar in totaal 10 keer met elkaar in gesprek ging - kwam weer bij elkaar (in een deels nieuwe samenstelling) en heeft ook het Bestuurlijk Testament besproken; van de 100 adviezen hebben zij er 67 omarmd (klik hier om ze allemaal te lezen). Het resultaat is een (concept-)aanpassing van 3 sets van regels, aangeboden door de Denkgroep Werkwijze Raad, te weten: • • •

Het reglement van Orde voor Vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Texel 2023 (hierna: Reglement van de raad) De Verordening van de vergaderingen van de raadscommissie gemeente Texel 2023 (hierna: Commissieverordening) De Verordening ondersteuning raads- en commissieleden gemeente Texel 2023

Alternatieven In elke verordening kunnen keuzes worden gemaakt; het is onmogelijk op deze plaats al deze keuzes inzichtelijk te maken, ook omdat er op verschillende momenten soms verschillende keuzes zijn gemaakt (de Denkgroep die na 2022 is aangetreden heeft op onderdelen een iets andere koers gevaren dan de Denkgroep die in 2019 van start is gegaan).

Wel is het mogelijk om aan te geven welke thema’s zoal onderwerp van gesprek waren en wat daarover afgesproken is qua koers of aanpak (in volgorde van nummering): Reglement van de raad: • • • •

• • •

• • •

•

Een vaste Commissie Stemmen en Geloofsbrieven (dat was er nog niet officieel; nu wel – zie artikel 1.1 Regelement van de raad) Planningscommissie (deze is geschrapt en vervangen door het Afstemmingsoverleg, dat tevens op een wat breder veld mag spelen, zie artikel 2.1 van het Reglement van de raad) Gesprekken tussen raad en wethouders (dit is nieuw en wordt geregeld in artikel 2.1 lid 3 van het Reglement van de raad) Fractievoorzittersoverleg (dit is ‘uitgekleed’; alleen als het over gevoelige onderwerpen gaat die personen betreffen, worden in eerste instantie alleen de Fractievoorzitters bijgepraat; voor andere onderwerpen is het Raadsoverleg nieuw in het leven geroepen, zie artikel 2.2 en 2.3 Reglement van de raad.) Denkgroepen (waren eerder ‘werkgroepen’, en: het minimumaantal van 4 blijft staan, maar er is geen maximum aan het aantal deelnemers – zie artikel 2.7 Regelement van de raad) Rondvraag (o.a.

van plaats veranderd op de agenda – naar voren gehaald; zie bijvoorbeeld artikel 4.4, lid 5 van het Reglement van de raad) Raadsinformatieavonden worden: Beeldvormende of Informerende avonden, afhankelijk van het onderwerp (een omslag ook van ‘niet openbaar, tenzij …’ naar: ‘Openbaar, mits …’, artikel 4.5 lid 4 Reglement van de raad) Afhandeling moties en monitoring aanbevelingen (nu expliciet opgenomen in artikel 4.10 Regelement van de raad) Interruptie (gekozen wordt voor het inzetten van een interruptiemicrofoon, zie bijvoorbeeld artikel 5.3 van het Reglement van de raad) Wensen en bedenkingen (nu is opgeschreven hoe wordt omgegaan met het resultaat indien het college van de raad geen besluit vraagt, maar er wel ruimte is voor wensen en bedenkingen, zie artikel 6.2 Reglement van de raad) Stemverklaringen (nu beter omschreven wat het is; zie artikel 6.5 Reglement van de raad)

Verordening commissie: • • •

Eindtijd raadscommissie (van 23:00 naar 22:30, als streeftijd, artikel 2 Commissieverordening) Aantal commissieleden per fractie (van 4 naar 3, met een overgangstermijn – artikel 4 lid 4 Commissieverordening) Spreekrecht (Om de drempel zo laag mogelijk te houden voor insprekers wordt de termijn van uiterlijk 24 uur losgelaten, zie artikel 13 lid 3 Commissieverordening)

Ondersteuning raads- en commissieleden: • Fractiebudgetten worden niet meer uitgekeerd, maar er wordt een reservering gedaan, die door de griffie beheerd wordt, en: geen opbouw reserves. Overig • Notulen (deze worden vervangen door de Korte Weergave en de verzamelde ondertitels, zowel bij vergaderingen van de raad als van de commissies) • Kwaliteit van de raadsvoorstellen (niet in regels opgenomen, nog, maar wel deze afspraak gemaakt: in deze raadsperiode zal een afvaardiging vanuit de raads- en commissieleden aan de slag gaan met dit thema. Nu wordt gewekt met dit format; dat is het vertrekpunt)

Relevante wet- en regelgeving of jurisprudentie •

De Gemeentewet is de belangrijkste Wet, kijkend naar de spelregels die gelden voor de vergaderingen en werkzaamheden van de gemeenteraad.

(Concept / Voorgenomen)

Raadsbesluit De werkzaamheden van de gemeenteraad en zijn commissies in regels Doelenboom Programma

1

Voor en door bewoners

Maatschappelijk doel

1.1.

Dienstverlening optimaliseren

Beleidsdoel

1.1.2

Integer, transparant en daadkrachtig besturen

de raad van de gemeente Texel: gelezen het voorstel van de Denkgroep Werkwijze Raad; gelezen het advies van burgemeester en wethouders (geen wensen en bedenkingen); gehoord de raadscommissie. Gelet op •

de Gemeentewet (dit is de belangrijkste Wet, kijkend naar de spelregels die gelden voor de vergaderingen en werkzaamheden van de gemeenteraad).

Overwegende dat •

•

•

de keuze die eerder was gemaakt om alle 'regels van de gemeentreraad' in 1 boekwerk, met hoofdstukken, op te nemen toch minder handig is dan regels die een samenhang hebben te bundelen in aparte verordeningen – o.a. kan dan gemakkelijker een gewenste aanpassing worden gedaan, als daar op een later moment nut of noodzaak voor is; dit heeft geleid tot het loslaten van 16 losse hoofdstukken en die om te zetten naar losse verordeningen, waarbij geldt dat de Verordening die de Vertrouwenscommissie regelt tijdens de bijzondere raadsvergadering van 13 april 2023 is vastgesteld (tegelijk met de Profielschets voor de burgemeester Texel 2023); 3 verordeningen ook daadwerkelijk inhoudelijk gewijzigd zijn, voorbereid door de Denkgroep Werkwijze Raad (‘door de jaren heen’); voor de andere verordeningen geldt dat zij op dit moment enkel zijn omgezet van Hoofdstuk naar Verordening.

(BESLUIT: zie volgende blad)

Raadsbesluit: De werkzaamheden van de gemeenteraad en zijn commissies in regels

Besluit 1.

De volgende verordeningen gewijzigd vast te stellen: a. Het reglement van Orde voor Vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 4 in de Verordening voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel 2019); b. De Verordening van de vergaderingen van de raadscommissie gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 3) c. De Verordening ondersteuning raads- en commissieleden gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 11)

2.

Ook de volgende verordeningen vast te stellen, waarbij geldt dat zij inhoudelijk niet gewijzigd zijn, maar enkel van ‘Hoofdstuk’ ‘Verordening’ zijn geworden, met een passend jaartal, en waar nodig een verwijziging aangepast aan actuele wetgeving (zoals WOB die Woo is geworden): a. Verordening Werkgevercommissie gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 8) b. Verordening Recht van Onderzoek gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 12) c. Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Texel 2023 (was: Hoofdstuk 14)

3.

De volgende verordening in te trekken: Verordening voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Texel 2019

Ondertekening

Bijlagen

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24-05-2023,

. Het reglement van Orde voor Vergaderingen en andere

De griffier,

De voorzitter,

werkzaamheden van de raad gemeente Texel 2023; - De Verordening van de raadscommissie gemeente Texel 2023;

Zaaknummer 3316298

- De Verordening ondersteuning raadsen commissieleden gemeente Texel 2023; - Verordening Werkgevercommissie gemeente Texel 2023; - Verordening recht van Onderzoek gemeente Texel 2023 - Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Texel 2023