Advies - Inkoop en aanbestedingsbeleid

Advies

1

Inkoop en aanbestedingsbeleid Doelenboom Paragraaf

D Bedrijfsvoering

Raadsvoorstel Voorgesteld wordt te besluiten: 1. Vaststellen nieuw Inkoop- en aanbestedingsbeleid per 1/7/2022.

Toelichting Onze organisatie is er op gericht onze bestuurlijke en maatschappelijke doelen te realiseren. Dat doen wij lang niet altijd zelf. Veel vaker doen we dat door gebruik te maken van de kennis en kunde van derden in te kopen. Middels ons inkoop en aanbestedingsbeleid geven we richting aan de manier waarop we dat doen binnen onze organisatie. Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert van 14 maart 2014. Tijd dus voor een herziening. De basis is en blijft het VNG model. Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en de manier waarop we er mee gaan werken is echter op onderdelen flink vernieuwd. Zo wordt het beleid meer ingezet als een verlengstuk van onze maatschappelijke ambities. Duurzaamheid krijgt een (nog) prominentere plek in het beleid. Ook is er meer aandacht voor Social Return On Investment (SROI) en is er extra aandacht voor de inzet van lokale ondernemers. Organisatorisch zal de aanpak leiden tot een verbreding en beter gebruik van de beschikbare kennis op het gebied van inkoop en aanbesteding. Het werken met inkoop strategieën per traject zal hier een belangrijk element bij vormen.

Consequenties Financieel

Bijlagen  Ja  Nee

Personeel/Organisatie  Ja  Nee

Majeure risico’s

 Ja  Nee

Beheer

 Ja  Nee

Juridisch

 Ja  Nee

Belanghebbenden

 Ja  Nee

Beleid

 Ja  Nee

Structuurvisie

 Ja  Nee

Inkoop/Aanbesteding

 Ja  Nee

Regie

Deregulering

 Ja  Nee

Zaaknummer

2932375

1. (concept) Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Texel 2022

Nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Texel per 1 juli 2022. Samenvatting Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Texel dateert van 12 maart 2014, tijd dus voor een herziening. De basis is en blijft het VNG model. Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en de manier waarop we er mee gaan werken is echter op onderdelen flink vernieuwd. Zo wordt het beleid meer ingezet als een verlengstuk van onze maatschappelijke ambities. Duurzaamheid krijgt een (nog) prominentere plek in het beleid door de invoering van een aanpak voor CO2 reductie, circulair inkopen en bio-based inkopen. Ook is er meer aandacht voor Social Return On Investment (SROI). We haken aan bij het uitvoeringsplan van het Werkgevers Service Punt Noord-Holland Noord om via inkoop- en aanbestedingen meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te laten participeren. Bovendien zal er extra aandacht zijn voor de inzet van lokale ondernemers o.a. door de inzet van een markt informatie loket, waar lokale ondernemers met hun vragen en opmerkingen aangaande gemeentelijke klussen terecht kunnen. Organisatorisch zal de aanpak leiden tot een verbreding en beter gebruik van de beschikbare kennis op het gebied van inkoop en aanbesteding. Het werken met inkoop strategieën per traject zal hier een belangrijk element bij vormen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Texel Argumenten tot advies Inkoop wordt vanuit de Texel gezien als instrument om deze doelstellingen te bereiken. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Gemeente plaatsvindt. Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente doorlopend bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de gemeente. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die de gemeente met inkoop wil nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en impact op de maatschappij. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.

Het implementeren van het nieuwe beleid vergt enige tijd en voorbereiding met betrekking tot Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), het betrekken van de Texelse ondernemers en het informeren en uitzetten hiervan binnen de gemeente. Er is daarom voor gekozen het nieuwe beleid per 1 juli 2022 in te laten gaan, zodat er voldoende tijd is om de implementatie op te pakken. Enkele acties zullen vanwege een wat langere realisatietermijn na de datum van inwerkingtreding doorlopen. Dit zijn het opzetten en invoeren van een systematiek voor (lokaal) MKB voor onderhandse opdrachten en de ondertekening van het nieuwe landelijke convenant Manifest MVI 2022-2025 en het daaruit voortkomende actieplan MVI.

Alternatieven Voortzetten van de huidige manier van werken binnen de kaders van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze optie wordt niet geadviseerd omdat onze omgeving en organisatie de afgelopen jaren niet stil hebben gestaan, en om een herziening van het oude beleid vragen.

Consequenties van het advies •

Financieel Kosten Incidenteel

Voor het jaar 2022

€ 25.000

Structureel

M.i.v. 2023

€ 20.000

Dekking Incidenteel

Voor het jaar 2022

€ 25.000

Algemene Reserve

Structureel

M.i.v. 2023

€ 20.000

Begroting 2023

Toelichting De incidentele middelen voor 2022 zijn benodigd om de processen en systemen in te richten op het nieuwe beleid, zoals het ondernemersloket en de duurzaamheidsagenda. De structurele middelen zijn benodigd om zo nu en dan specialistische kennis in te huren voor complexe en specifieke inkopen en aanbestedingen. Het is effectiever hiervoor in te huren, dan eigen personeel er voor op te leiden blijkt in de praktijk.

•

Personele/Organisatorische consequenties In het huidige beleid is er sprake van een inkoopadviseur, in het nieuwe beleid hebben we gekozen voor een decentrale inrichting van de inkoopfunctie. Onder centrale coördinatie wordt er maandelijks kennis uitgewisseld. Inkoop- een aanbestedingsstrategieën worden getoetst en van advies voorzien. Waar nodig wordt externe expertise ingezet. Vooruitlopend op het vaststellen van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn we binnen de organisatie sinds begin 2020 al gestart met het professionaliseren van onze inkoop organisatie. Er is een maandelijks inkoopoverleg met vertegenwoordigers uit alle domeinen, die de inkoop strategieën toetsen. Per afdeling zijn er medewerkers opgeleid om het nieuwe beleid uit te kunnen voeren.

•

Juridische consequenties Bij het vaststellen van het nieuwe beleid, zijn deze kaders bepalend voor de rechtmatigheid van onze inkoop- en aanbestedingstrajecten.

•

Beleidsmatige consequenties Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit beter aan op onze sociale- en duurzaamheidsambities. Het biedt meer ruimte aan lokale ondernemers en het lijkt een passende oplossing voor de schaalgrootte en kwaliteit van onze organisatie.

•

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Nvt

•

Deregulering De manier waarop wij gaan inkopen en aanbesteden zal minder worden gedreven door drempelbedragen en richtlijnen. Er zal een sterkere nadruk komen op de formulering van inkoop strategieën per aanbesteding.

•

Majeure risico’s Vele personele wisselingen binnen een kleine organisatie vormen een risico bij elk verandertraject. Zo is ook gebleken bij de totstandkoming van dit nieuwe beleid. Ook bij de implementatie zal dit risico blijven bestaan. Het hoort bij de schaalgrootte van onze organisatie. Door de aanpak goed te verankeren binnen de organisatie, medewerkers goed op te leiden, en budget beschikbaar te houden voor inhuur voor specialismes, reduceren we dit risico zo veel als mogelijk.

•

Beheer Nvt

Belanghebbenden Is er met belanghebbenden gesproken/Is er inspraakmogelijk? Denk ook aan de dorpscommissies. •

Dorpscommissie(s) Nvt

•

Externe belanghebbende(n) Er heeft een consultatie plaatsgevonden d.d. 6 september 2021 om lokale ondernemers mee te nemen in de ontwikkelingen van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Via onze eigen kanalen en via TOP hebben we lokale ondernemers uitgenodigd voor deze bijeenkomst.

Structuurvisie Nvt

Relevante wet- en regelgeving of jurisprudentie •

De Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’).

Aanleiding / Voorgeschiedenis / Eerdere besluiten Ons huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert van 12-03-2014. Zowel maatschappelijk als organisatorisch is er sindsdien veel veranderd. Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid verdient derhalve een herziening. Op basis van een scan van onze omgeving, en een analyse van onze huidige organisatie is er een plan gemaakt om onze inkoop organisatie verder te professionaliseren en het inkoop een aanbestedingsbeleid te actualiseren. De organisatie is voor het grootste deel reeds opgeleid en ingericht op passende wijze. Het voorstel dat nu voorligt is om ook het vernieuwde inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Het nieuwe beleid wordt formeel van kracht per 01-07-2022 zodat de systemen, processen en instrumenten tussen vaststelling en inwerkingtreding goed ingericht kunnen worden.

(Concept / Voorgenomen)

Raadsbesluit Test Raads-advies Doelenboom Paragraaf

D Bedrijfsvoering

De raad van de gemeente Texel: gelezen het advies van burgemeester en wethouders; gehoord de raadscommissie; Gelet op •

De Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’).

Overwegende •

Dat ons huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert van 12-03-2014. Zowel maatschappelijk als organisatorisch is er sindsdien veel veranderd. Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid verdient derhalve een herziening.

Besluit 1.

Vaststellen nieuw Inkoop- en aanbestedingsbeleid per 1/7/2022.

Ondertekening

Bijlagen

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ,

1. Identiek aan de bijlagen in het

De griffier,

2. Identiek aan de bijlagen in het

advies De voorzitter,

advies

Zaaknummer 2299811