AANGEPAST Bijlage 1. - Uitwerking motie "Grip op grondexploitaties en grote projecten"

Nu wordt externe kennis ingehuurd om een goed onderbouwde financiële exploitatie op te stellen. De berekeningen worden nu getoetst en opgesteld in samenspraak met een extern bureau. Waarbij ondersteuning wordt verleend door een ander extern bureau. Hierbij worden ook de risico’s en planning meegenomen, naast kennis overdracht. Ook gedurende het jaar is er overleg met de externe bureaus over de stand van zaken en/of wijzigingen die mogelijk plaatsvinden. Naast het periodiek overleg tussen de verantwoordelijk manager, projectleider en concerncontroller. Daarbij schuift de extern adviseur ook aan. Een van de aandachtpunten is het informeren van de raad over de wijze van berekenen van grondexploitaties, benoemen en mogelijk beheersen van risico’s, planning enz. In januari 2021 vindt er een informatieavond plaats voor de raadsleden over de berekenwijze, rollen en verantwoordelijkheden grondexploitaties. Toekomstige grondexploitaties Het eerste voorbeeld van een gewijzigde werkwijze is de toekomstige grondexploitatie van “de Drijverschool”. Voor besluitvorming van de gemeenteraad zullen allereerst de diverse mogelijkheden worden voorgelegd en voorzien van een berekening en risico - analyse. Dit is een belangrijk moment voor de gemeenteraad om een keuze te maken welke weg wordt ingeslagen.

Ook wordt u jaarlijks separaat over de stand van zaken geïnformeerd, omdat projecten die verder in de tijd liggen qua afronding, meer financiële risico’s met zich meebrengen. Dit sluit aan bij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie om bij een nieuw project een projectplan op te stellen waarbij de probleemanalyse aspecten aan de orde komen, de doelstelling van het project, de planning, betrokkenheid van derden, en een eerste indicatie van budget en risico’s. Hierdoor kan de raad een afgewogen besluit nemen.

Grote projecten Over de grote projecten vinden de informatie momenten plaats via de reguliere planning en control producten. Het belangrijkste document is dan de halfjaarrapportage. Daarbij wordt u per krediet geïnformeerd. In deze notitie wordt door het college een aantal lopende projecten aangeduid als zijnde een groot project. Voor deze projecten wordt niet gewerkt conform de nieuwe afspraken, waaronder het instellen van een projectgroep, stuurgroep enz. die bij een groot project afgesproken zijn. Reden is dat dit lopende projecten betreft. Wel vinden er binnen de organisatie meer sturing plaats op de beschikbaar gestelde kredieten. 32/34

Het 1e nieuwe project wat gestart is volgens de nieuwe werkwijze is het project Nieuwlanderweg – Postweg. Bij dit project is een startnotitie opgesteld, waarin opgenomen de belangrijkste aanbevelingen van de rekenkamer, waaronder de informatiemomenten, risico – analyse, planning en het financiële kader. Daarnaast is er een stuurgroep en projectgroep ingesteld, waarin verantwoording wordt afgelegd over de financiën, planning en de risico’s. Deze vergaderen op vastgestelde momenten. Na dit project is geen nieuw groot project opgestart. Het project Nieuwlanderweg – Postweg dient ook als evaluatie of dit de juiste weg is om de projecten aan te sturen. Dit document kan een basis zijn voor een extra informatie moment. Volgens afspraak wordt u separaat geïnformeerd over de grote projecten en zal er een overdrachtsdocument worden opgesteld over de grote projecten. De aanbeveling voor een separate informatieavond over de grote projecten is in voorbereiding. Daarnaast zijn er in de bedrijfsvoering aanvullende afspraken op financieel administratief gemaakt over de grote projecten. Onder andere is de administratie zoveel mogelijk ingericht dat de budgethouder goed kan sturen op zijn budgetten. De budgetten worden besproken met de financieel adviseur.

De leden van het managementteam worden periodiek geïnformeerd door de projectleider annex budgethouder, na overleg met de financieel adviseur. De projectleider annex budgethouder is verantwoordelijk voor het bijhouden en inzichtelijk hebben van de facturenstroom en voortgang van het project. Blijvende aandachtpunten op de lange termijn Er is een aantal verbeterpunten die op korte termijn al zijn opgepakt, maar ook zijn er blijvende aandachtpunten op de lange termijn. Voor een goede invulling van de control is inzicht per project noodzakelijk. Dit inzicht bestaat uit de volgende onderdelen:  Aansturing vanuit de beleidsuitgangspunten, benoem deze en laat deze vaststellen door de raad per project en grondexploitatie, zodat de (tussentijdse)resultaten kunnen hieraan worden getoetst.  Organisatie rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bekend en moeten toereikend zijn bij de projecten, hier zal blijvende aandacht voor gevraagd moeten worden bij de projecten.  Informatie per project en grondexploitatie een risicoanalyse en communiceer deze naar het college en de gemeenteraad. Leg vast wanneer het MT, college en raad worden geïnformeerd (naast de planning en controlcyclus);  Planning De voortgang van de projecten wordt bewuster bewaakt.  Kredieten - budgetten ramingen moeten betrouwbaar zijn, het budget/krediet eenduidig.

Draag zorg voor een organisatie binnen de projecten die dit borgen.

Wederzijds vertrouwen In het rapport van de rekenkamer is de aanbeveling opgenomen om het wederzijds vertrouwen tussen raad en college te verbeteren. Voor een goede uitvoering van de grote projecten is dit van belang. Ook de effectieve uitwisseling van informatie. In deze notitie zijn vooral de structuur elementen benoemd en uitgewerkt die wederzijds vertrouwen moeten geven. Naast deze structuur elementen, zijn er ook andere componenten belangrijk in een effectieve en doelmatige beheersing van risico’s binnen onze projecten. De voornaamste daarvan zijn de kwaliteit van het personeel en de manier waarop wij met elkaar samenwerken binnen de organisatie. Projectmatig werken is een speerpunt binnen de ontwikkeling van onze organisatie en jaarlijks wordt een flink deel van ons opleidingsbudget hiervoor ingezet. Verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk in onze organisatie belegd om efficiënt te kunnen werken. Onze medewerkers krijgen de ruimte en het vertrouwen 33/34

het werk zo effectief mogelijk vorm te geven. Tot slot streven wij na een lerende organisatie te zijn, waarbij fouten maken mag, maar van fouten maken ook moet worden geleerd.

34/34