Verzamelbestand raadscommissie 11 mei 2022.pdf
Tekst van het document
Agenda De voorzitter van de commissie van de gemeente Terschelling roept de leden van de commissie op tot het houden van een openbare vergadering op: Woensdag 11 mei 2022 om 19.30 uur in de raadszaal van het gemeentehuis te West-Terschelling. De publieke tribune is open. Deze vergadering is online, zowel live als naderhand, te volgen via https://terschelling.raadsinformatie.nl/ of via TerschellingTV. Het college wordt uitgenodigd bij deze vergadering aanwezig te zijn. 1. Agendapunt: Korte inhoud:
2. Agendapunt: Korte inhoud:
3. Agendapunt: Korte inhoud:
Actie:
4. Agendapunt: Korte inhoud:
Actie:
5. Agendapunt: Korte inhoud:
Actie:
6. Agendapunt:
Opening en afwezigheidsmeldingen Belangstellenden zijn van harte welkom de vergadering bij te wonen. Vaststellen agenda 11 mei 2022 Onderwerpen kunnen aan de agenda worden toegevoegd of verwijderd. Vragenronde voor burgers Iedereen kan onderwerpen die niet op de agenda staan onder de aandacht brengen of er een vraag over stellen aan de commissieleden. Vragen worden zo mogelijk direct beantwoord; lukt dit niet, dan hoort de vragensteller wanneer en door wie de vraag beantwoord zal worden. Wilt u het woord voeren, meld dit voor aanvang van de vergadering aan de griffier. Geef aan waarover u het woord wil voeren. Vaststellen besluitenlijst 6 april 2022 Concrete tekstwijzigingen dienen voorafgaand aan de commissievergadering via e-mail te worden ingediend bij de griffier. Besluit Lijst met toezeggingen Indien er toezeggingen worden gedaan tijdens de commissie en raad door portefeuillehouder, worden deze opgenomen op de lijst van toezeggingen. Instemmen met de lijst van toezeggingen a. Mededelingen college uit samenwerking; De Waddeneilanden b. Overige mededelingen van het college;
2 Bespreekstukken Elke burger/persoon, instelling of bedrijf heeft het recht om bij de behandeling van een agendapunt dat aan de orde is, in te spreken. Het inspreken vindt plaats voorafgaande aan de behandeling van het betreffende agendapunt.
7.
Agendapunt: Doel: Korte inhoud: Aanleiding: Effect Procedure:
Afzender: Nadere informatie:
8.
Agendapunt: Doel: Korte inhoud:
Aanleiding: Effect
Procedure:
Afzender: Nadere informatie:
Jaarstukken 2021 Opiniërend De jaarstukken 2021. De jaarstukken 2021 sluiten met een positief resultaat van € 481.000,De jaarstukken 2021 dienen te worden vastgesteld en aangeboden aan de provincie. Het onderwerp wordt in ten hoogste twee termijnen behandeld waarna definitieve besluitvorming in de raad van plaatsvindt. College Team Ondersteuning Portefeuillehouder Burgemeester C. van de Pol
Conceptbegroting 2023 GR De Wadden Opiniërend Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling De Waddeneilanden legt de conceptbegroting voor 2023 aan de afzonderlijke raden voor zienswijzen. Na verwerking van eventuele zienswijzen zal de begroting voorgelegd worden aan de leden van het Algemeen Bestuur, met het verzoek de begroting vast te stellen. Het DB van GR de Waddeneilanden De gemeente Terschelling besluit wel of geen zienswijze op de begroting in te dienen, die door het AB zal worden meegenomen bij het definitieve besluit. Het onderwerp wordt in ten hoogste twee termijnen behandeld waarna definitieve besluitvorming in de raad van plaatsvindt. College Team Beleid & Regie Portefeuillehouder Burgemeester C. van de Pol
3 9.
Agendapunt:
Doel: Korte inhoud:
Aanleiding: Effect Procedure:
Afzender: Nadere informatie:
10. Agendapunt: Doel: Korte inhoud:
Aanleiding: Effect Procedure:
Afzender: Nadere informatie:
Het jaarverslag en jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022, de programmabegroting 2022 en de begroting van 2023 van de GR Veiligheidsregio Fryslân (VRF). Opiniërend De VRF heeft enkele financiële stukken gepubliceerd en geeft de gemeente de gelegenheid tot het geven van een zienswijze. Deze stukken hebben (financiële) gevolgen voor Terschelling. De doorrekening van de Programmabegroting 2023 heeft gevolgen voor onze meerjarenbegroting. Wanneer de begrotingscijfers op deze wijze blijven stijgen, heeft dit serieuze consequenties voor de begroting van Terschelling.. De begroting is opgebouwd rondom het werk en de producten van de Veiligheidsregio Fryslân. De gemeente heeft de gelegenheid tot het geven van een zienswijze. Het onderwerp wordt in ten hoogste twee termijnen behandeld waarna definitieve besluitvorming in de raad van plaatsvindt. College Team Beleid & Regie Portefeuillehouder Burgemeester C. van de Pol Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022 Opiniërend Informatie van en voor de gemeenteraad bevat regelmatig ook privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en inwoners. In het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving is daarom een gedragscode opgesteld.
Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken. De gebruikelijke wijze van werken is beschreven en vastgelegd in voorgestelde gedragscode. Er staat duidelijk beschreven hoe de gemeenteraad omgaat met persoonsgegevens bij de uitvoering van zijn taken. Het onderwerp wordt in ten hoogste twee termijnen behandeld waarna definitieve besluitvorming in de raad van plaatsvindt. Presidium Portefeuillehouder Griffie
Terschelling, 29 april 2022 Namens de voorzitter van de raadscommissie, R. van Zwol, Locogiffier
4 De documenten zijn digitaal te raadplegen via: www.terschelling.nl of met de gratis App Ibabs, zowel voor IPad als Android tablet. Ook kunt u de stukken inzien in de informatieruimte van het gemeentehuis op West-Terschelling. Tijdens openbare vergaderingen van de raadscommissie worden geluids- en beeldopnames van zowel deelnemers als toehoorders gemaakt, die openbaar gemaakt kunnen worden.
Besluitenlijst commissievergadering 6 april 2022
Nr.: Vergadering: Aanvangstijd: Bijzonderheden: Aanwezig:
4 - 2022 6 april 2022 19.30 uur
Eveneens aanwezig:
Wethouder S. Haringa Wethouder J. Hoekstra-Sikkema
Afwezig:
De heer C.T. Lugt, VVD De heer D. Ruige, VVD De heer J.W. Adams, PvdA
Agenda:
Onderwerp 1. Opening en afwezigheidsmelding
De heer C. Muijskens, voorzitter Mevrouw R. van Zwol, locogriffier De heer R. Bultena, PB De heer J.C. Smit, PB De heer P. Werner, VVD De heer J.W. Smit, VVD De heer G. Bos, Samen Terschelling De heer K. Smit, Samen Terschelling Mevrouw A. Schol, PvdA De heer J. Sinnecker, PvdA De heer H.K. van der Wielen, CDA
Burgemeester C.M. van de Pol De geluidsfragmenten van deze vergadering worden op de website van de Gemeente Terschelling geplaatst, waarbij per agendapunt en spreker beluisterd kan worden. Voor de inhoudelijke discussie per agendapunt wordt derhalve verwezen. Via Terschelling TV is de vergadering eveneens terug te zien. Geen discussie m.b.t. dit agendapunt
De nieuwe voorzitter opent deze eerste commissievergadering van deze nieuwe raadsperiode 2022-2026 en heet iedereen welkom. Dhr. Ruige wordt vervangen door de heer Smit, de heer Adams wordt vervangen door de heer Sinnecker, de heer Lugt is afwezig. Mevrouw Van de Pol is eveneens afwezig.
2. Vaststellen agenda 2 februari 2022
Voor de inhoudelijke discussie m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten.
3. Vragenronde voor burgers
Er is geen inspreker.
1.
De agenda wordt vastgesteld, met een wijziging: agendapunt 10, Tonnenloods wordt geschrapt en zal op een latere agenda opnieuw worden geagendeerd.
Besluitenlijst commissievergadering 6 april 2022
4. a Vaststellen besluitenlijst 2 februari 2022 4.b. vaststellen besluitenlijst 3 februari 2022
Voor mededelingen m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten
Raadslid Werner informeert n.a.v. de inspraak hoe er vervolg aan is gegeven. Wethouder Haringa licht toe dat het is afgehandeld, en komt hier anders schriftelijk op terug. De besluitenlijsten van 2 en 3 februari worden conform vastgesteld.
5. Lijst met toezeggingen
Voor de inhoudelijke discussie m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten
6. a. Mededelingen uit samenwerking De Waddeneilanden 6.b. Overige mededelingen van het college
Geen mededelingen m.b.t. dit agendapunt
7. Ontwerp bestemmingsplan West-Terschelling – ’t Land 11
Voor de inhoudelijke discussie m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten.
2.
De voorzitter doet enkele voorstellen m.b.t. het afdoen van punten op de lijst. De volgende punten worden met instemming van de raadscommissie van de lijst met Toezeggingen afgevoerd: 15 oktober 2019 Bouwbesluit (aanpassing) i/r/t Waddentoets Waddenbreed: dit zal worden meegenomen in het besluit bouwen leefomgeving, indien mogelijk. 7 oktober 2020 Baai Dellewal en Tiger, de raad zal via de normale informatievoorziening op de hoogte worden gehouden van de voortgang van Campus en de 13 woningen. 9 juni 2021 Extra gelden via provincie en rijk voor 135+ woningen worden gebruikt voor grondwerving door de gemeente voor sociale woningbouw. De raad wordt via de standaard informatieprocedure op de hoogte gehouden. 13 oktober 2021 lachgas; de ontwikkelingen worden gevolgd en opgepakt indien mogelijk. 25 november 2021 bouwleges 2022; deze zijn inmiddels vastgesteld. 25 november 2021 havengeld van varend erfgoed kwijtschelden; de havenexploitatie wordt na uitvoering opnieuw bezien. 12 januari 2022 activiteiten op het haventerrein en de borging van de zekerheid voor ondernemers. Dit wordt meegenomen in de ontwikkelingen 3 februari 2022 informeren van de raad over de stand van zaken rondom gaswinning. Het besluit met de zienswijze op het uitvoeringsprogramma is aan het ministerie I&W verstuurd.
Voor mededelingen m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten
Wethouder Haringa doet enkele mededelingen.
Korte inhoud
Besluitenlijst commissievergadering 6 april 2022
In het ontwerpbestemmingsplan West-Terschelling – ’t Land 11 wordt een mogelijkheid geboden om een gastenverblijf en een schuur achter ’t Land 11 te slopen en te vervangen door een nieuw gebouw voor personeelshuisvesting. Het voorliggende rijtje woonhuizen is vanwege de samenhang ook meegenomen in dit bestemmingsplan en van een actueel planologisch kader voorzien. Korte weergave: In de 1e termijn spreken commissieleden Werner, Van der Wielen, J.C. Smit, Bos en Schol over het onderwerp. Portefeuillehouder Haringa geeft een toelichting op de opmerkingen van de raadscommissieleden en beantwoordt de vragen. 2e termijn In de 2e termijn spreken commissieleden Van der Wielen en J.C. Smit verder over het onderwerp. Wethouder Haringa geeft een toelichting op de aanvullende vragen en opmerkingen van de commissieleden. Resultaat: Het onderwerp wordt als bespreekstuk voor besluitvorming doorgeleid naar de raad van 20 april 2022. 8. Vervangende nieuwbouw ’t Land 1
Voor de inhoudelijke discussie m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten.
Korte inhoud Op het perceel ’t Land 1 wordt het bestaande woonhuis gesloopt en vervangen door een nieuw gebouw waarin 8 logiesruimten en een permanente woonruimte worden ondergebracht. Het bouwplan is in strijd met het geldende bestemmingsplan. Medewerking kan alleen als het college een omgevingsvergunning verleent om van de regels uit het bestemmingsplan West-Terschelling, Waterfront-Oost (Dellewal) af te wijken. Het college kan de omgevingsvergunning pas verlenen als de raad daarvoor een verklaring van geen bedenkingen afgeeft. Korte weergave: Inspreker: dhr Boekeloo (zie bijlage 1)
In de 1e termijn spreken commissieleden J.C. Smit, Werner, Schol, Bos en Van der Wielen over het onderwerp. Portefeuillehouder Haringa beantwoord en reageert op vragen, en zal middels een technische beantwoording nog terugkomen op de vragen inzake de bouwhoogte. 2e termijn De heer Boekeloo geeft aan om met de architect te overleggen over de vraag van de exacte locatie van het te bouwen pand. In de 2e termijn spreken daarnaast de raadsleden Van der Wielen, J.C. Smit en Werner. Portefeuillehouder Haringa reageert op de verschillende raadsleden.
3.
Besluitenlijst commissievergadering 6 april 2022
Resultaat: Het onderwerp wordt als bespreekstuk voor besluitvorming doorgeleid naar de raad van 20 april 2022. 9. Ontwerp bestemmingsplan ‘Heereweg 9A Midsland Noord’
Voor de inhoudelijke discussie m.b.t. dit agendapunt wordt verwezen naar de geluids- en beeldfragmenten.
10. Rondvraag voor commissieleden
Zie bijlage 2, 3 en 4 voor de gestelde vragen.
4.
Korte inhoud Op het perceel aan de Heereweg 9A in Midsland Noord staat een klein gebouw dat al sinds 1952 als recreatieverblijf in gebruik is. Het gebruik van het gebouw als recreatieverblijf is volgens de regels van het bestemmingsplan echter niet toegestaan. Nu vraagt de eigenaar aan de gemeente om het recreatieverblijf te legaliseren door middel van een bestemmingsplanprocedure. Normaal gesproken wordt dat niet toegestaan. Echter, gelet op de bijzondere omstandigheden kan hieraan medewerking worden verleend. Daarbij wordt er geen ruimere ontwikkeling mogelijk gemaakt, want zowel het bestaande bouwoppervlak van 55m2 als de goothoogte van 3 meter blijven ongewijzigd. Met dit besluit zal het ontwerpbestemmingsplan ter inzage kunnen worden gelegd. Korte weergave: In de 1e termijn spreken commissieleden J.W. Smit, Van der Wielen, Bultena, Bos en Schol over het onderwerp. Portefeuillehouder Haringa reageert op de vragen van de commissieleden. 2e termijn In de 2e termijn spreken de commissieleden Van der Wielen, J.W. Smit, Bultena en Schol verder over het onderwerp. Wethouder Haringa reageert hier vervolgens namens het college op. Resultaat: Het onderwerp wordt als bespreekstuk voor besluitvorming doorgeleid naar de raad van 20 april 2022.
De rondvraag is bedoeld voor commissieleden om vragen te stellen aan portefeuillehouders over onderwerpen die niet op de agenda zijn geplaatst en waarover zij graag nader willen worden geïnformeerd. De vragen worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangemeld. In de regel worden deze vragen in de vergadering mondeling beantwoord. Commissieleden van de fractie van Plaatselijk Belang (2), Samen Terschelling en VVD stellen vragen, welke door de portefeuillehouders worden beantwoord.
Besluitenlijst commissievergadering 6 april 2022
De voorzitter, de heer C. Muijskens sluit de vergadering om 22:18 uur. Aldus besloten in de commissievergadering van de gemeente Terschelling, gehouden op 11 mei 2022. , voorzitter
5.
, griffier
Lijst van toezeggingen
Raad en Commissie
Datum/kenmerk: 2022 Bijgewerkt tot: Raad 20 april 2022 In College: 26-04-2022 Datum
Omschrijving
16 oktober 2018
Buslus Midsland in overleg met Arriva
05 november 2019
Stroomschema communicatie inzameling kleding containers Leger des Heils
23 september 2020
Met ‘ Sporen in het zand’ uit te zoeken welke cultuurhistorische graven er op de nieuwe begraafplaats zijn, met als doel deze vast te leggen en te behouden, ook al zijn ze uit de termijn gelopen en is er geen familie meer De parkeersituatie op de Oude Duinweg in Hoorn n.a.v. afsluiting van de weg wordt gemonitord Als blijkt dat de nieuwe situatie leidt tot parkeeroverlast dan wordt er gehandeld door middel van een parkeerverbod op deze weg. Fumo aan te dringen en duidelijkheid te vragen m.b.t. de nieuwe berekening van de frictiekosten. Benoemen leden adviescommissie ruimtelijke kwaliteit een kennismaking met de nieuwe leden van de Adviescommissie wordt georganiseerd.
07 oktober 2020
04 november 2020 10 februari 2021
Stand van Zaken
PFH
Streefdatum
12/2/’’20 omwonenden worden uitgenodigd voor bijeenkomst 18/6/’20 raadscie overleg i.v.m. Corona naar het najaar 4/11/20 raadscie 07/04/21 Financiering is meegenomen in wegenbeheer. 12/02/20 Omrin Onderzoekt Memo 09022021 Leger des Heils https://bit.ly/3lo1KSU
Wethouder Haringa
Q3: voorbereiding afronden Q4: aanbesteding Q1+Q2 2023: uitvoering
Burgemeester
07/04/21 Dit onderwerp wordt nog opgepakt. 20/10/21 Wethouder Haringa geeft aan dat hij schriftelijk op terugkomt over de Stavaza. Hiervoor wordt een grondige inventarisatie gedaan. De opdracht is opgepakt.
Wethouder Haringa
Hierover volgt in week 14 een memo. Voorstel om deze hierna af te voeren. De raad heeft hierover een memo ontvangen. Voorstel deze af te voeren. Q3 2022
In nov 21 navraag gedaan door gemeente en door extern adviseur. FUMO geeft aan pas in 2022 zelf of erna de kosten te kunnen bepalen De griffie zoekt naar een datum voor de kennismaking.
Wethouder Haringa
Zodra woning gereed is start monitoring.
Wethouder Haringa
Q2 2022
Wethouder Haringa
De griffie plant een informatieavond.
07 april 2021
De raad ontvangt een memo over het totale onderhoudsaanbod Inzake verduurzaming gemeentelijk vastgoed.
Wethouder Hoekstra
19 mei 2021
Gaat aan de slag met de nieuwbouw van de brandweergarage.
Burgemeester
25/26 augustus 2021
Rondvraag De Burgemeester zegt toe inzake het rook- en stookverbod op het eiland de door de commissieleden aangegeven punten mee te nemen in haar overwegingen voor volgend jaar en zegt toe de raad vroegtijdig (voorjaar 2022) hierover een terugkoppeling te geven.
Burgemeester
15 september 2021
Ontwerp bestemmingsplan Badhotel Midsland aan Zee: In overleg gaan met de initiatiefnemer om te kijken welke mogelijkheden er zijn om tot verlaging van bouwhoogte te komen.
De initiatiefnemer heeft een gewijzigd plan gemaakt met een flink lager dak en voorgelegd aan H&H. Vooralsnog heeft deze negatief geadviseerd. Als dit definitief is zal het college gezien de gevoeligheid de Raad advies vragen voor eventueel wel of niet toepassen van de hardheidsclausule.
Q2 voorbereiding actualisatie gebouwenonderhoud Q3 inspecties gebouwen en actualisatie gebouwenonderhoud Q4 besluitvorming meerjaren onderhoudsplan gebouwen Voorstel is deze van de lijst af te voeren, inmiddels wordt hier aan gewerkt en zal de raad regelmatig geïnformeerd worden. Cie 6 april laat toezegging op de lijst. Hierover volgt in week 14 een memo. Voorstel om deze hierna af te voeren.
Wethouder Haringa
Q2 2022
24 november 2021
Jaarprogramma Helder handhaven 2022 De burgemeester gaat kijken of halverwege het jaar de raad een tussentijdse evaluatie kan worden aangereikt van eventuele knelpunten om de raad de mogelijkheid te geven hiervoor eventueel meer budget vrij te maken.
Burgemeester van de Pol
Q2 2022
24 november 2021
Jaarprogramma Helder handhaven 2022 Nakijken van het jaarprogramma inzake het op pagina 4 (onder huisvestingwet en
Burgemeester van de Pol
Q2 2022
15 december 2021
12 januari 2022
26 januari 2022
26 januari 2022
huisvestingsverordening) genoemde verbod om zonder vergunning woonruimte aan de bestemming wonen te onttrekken. Deze staat als prioriteit 2 aangemerkt, terwijl dit prioriteit 1 zou moeten zijn. 7. Derde Herziening Beleidsregels Nieuwe Woningen Als blijkt dat het maximum van 12 plekken voor 130 m2 woningen is vergund, zal er nagedacht gaan worden of er een 4e aanpassing van de beleidsregels nodig is om extra woningbouw mogelijk te maken.
Bij het updaten van de lijst met toezeggingen: Weth. Hoekstra gaat na wat de stand van zaken is van het door Sweco ism TCV op te stellen kampeerbeleid 6. Ontwerp paraplubestemmingsplan standplaatsen en ontwerp partiele herziening beheersverordening natuurgebieden (standplaatsen) In het kader van het budget duurzaamheid onderzoekt of er een subsidieregeling voor alle ondernemers mogelijk is inzake verduurzaming. 6. Ontwerp paraplubestemmingsplan standplaatsen en ontwerp partiele herziening beheersverordening natuurgebieden (standplaatsen) De wethouder benadrukt op verzoek van Dhr. Bos ondubbelzinnig zijn toezegging dat er voor alle belanghebbenden nog ruime gelegenheid is in het vervolg van de procedure. Het gaat om het mogelijk maken van de bestaande situatie, geen beleidswijziging.
De tender voor de 130m2 woningen is in Q1 voorbereid en zal in Q2-2022 worden uitgewerkt; daarbij zal worden bekeken of er voldoende ruimte is
Wethouder Haringa
LTA.
Wethouder HoekstraSikkema
Q2 2022
Dit wordt meegenomen met het standplaatsenbeleid
Wethouder Haringa
Q3 2022
Beide plannen liggen ter inzage. Een ieder kan zijn of haar zienswijze kenbaar maken
Wethouder Haringa
Q2 2022 Er zijn meerdere zienswijzen ingediend. Er wordt nu gewerkt aan een reactienota, die met het ontwerp ter vaststelling aan de raad wordt aangebonden in Q3 2022
26 januari 2022
13. Motie vreemd aan de orde van de dag Toezegging wethouder Hoekstra om de raad bij te praten over de StaVaZa n.a.v. van het sportakkoord.
Wethouder HoekstraSikkema
Q2 2022
6 april 2022
Agendapunt 2, schrappen bespreekpunt Tonnenloods. Wethouder Hoekstra zegt toe een informatie avond te organiseren, waarin stavaza en alle vragen aan bod kunnen komen,
Wethouder HoekstraSikkema
Deze wordt op korte termijn georganiseerd.
Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer:
Jaarstukken 2021 2022
In behandeling bij:
Voorstel Het college stelt u voor de jaarstukken 2021 vast te stellen.
Samenvatting Bijgaand treft u aan de jaarstukken 2021 van de gemeente Terschelling. In programma 6 Sociaal domein zijn de lasten voor uitvoering van het Sociaal Domein opgenomen. Bij het opstellen van de jaarstukken is gebruik gemaakt van concept-jaarcijfers van de Dienst SoZaWe NW Fryslân, de definitieve cijfers zijn nog niet beschikbaar.
Toelichting De jaarstukken 2021 sluiten met een positief resultaat van € 481.000. Resultaat jaarrekening 2021 in € Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
173.000
Reeds bestemd resultaat (mutaties in reserves)
308.000
Gerealiseerd resultaat
481.000 481.831
Het jaarresultaat bestaat uit een aantal afwijkingen van de werkelijke cijfers 2021 ten opzichte van de begroting 2021 (na wijzigingen). Deze afwijkingen worden in de jaarstukken nader toegelicht in hoofdstuk 2.4 – de programmarekening en toelichting. Uit de jaarrekening blijkt dat de definitieve cijfers over het jaar 2021 significant anders uitkomen dan in de loop van 2021 bij het opstellen van de bestuursrapportages en begrotingswijzigingen 2021 verwacht werd. In 2021 is een aantal incidentele meevallers geweest welke niet geraamd waren. Daarnaast heeft de coronapandemie er ook in 2021 voor gezorgd dat een aantal zaken in de uitvoering opnieuw vertraging heeft opgelopen. Zodoende is op een aantal budgetten minder uitgegeven dan verwacht. Dit heeft er niet alleen toe geleid dat over 2021 een stevig rekeningoverschot kan worden gepresenteerd, maar tevens dat ons eigen vermogen inclusief de voorgestelde resultaatsverdeling leidt tot een stevig overschot op de minimale weerstandscapaciteit. Resultaatbestemming 2021 Voorgesteld wordt het resultaat van € 481.000 als volgt te bestemmen: 1. Bestemming resultaat van € 332.000 ten gunste van de algemene reserve. 2. Bestemming resultaat van € 149.000 ten gunste van de reserve recreatie
2
Voorstel bestemming resultaat jaarrekening 2021 in € Toevoeging aan de algemene reserve
332.000
Toevoeging aan de reserve recreatie
149.000
Gerealiseerd resultaat
481.000
Het college van burgemeester en wethouders geeft voor de discussie over de bestemming van de reserve de suggestie mee om het bedrag van 481.000 nu niet specifiek te bestemmen. Dit met het oog op het eigen aandeel dat bij toekomstige extra projecten en investeringen uit het waddenprogramma moet worden ingezet voor financiering en dekking. In 2021 is door de Raad ingestemd met het Waddenprogramma. Naast het voorstel tot het bestemmen van het resultaat wordt u gevraagd in te stemmen met een budgetoverheveling, zodat het uitstel van 2021 niet zal leiden tot afstel, maar voortvarend kan worden uitgewerkt/afgerond. Voorgesteld wordt: 1. Het toevoegen van € 638.000 aan de reserve budgetoverheveling (opgenomen onder reeds bestemd resultaat); Reserve budgetoverheveling 2021 in € Restant budget Masterplan haven
180.000
Inning toeristenbelasting
64.000
Duurzaamheid
144.000
Omgevingswet
108.000
Woonprogramma 135+ Totaal
142.000 638.000
Accountant (de controle is nog niet afgerond) De accountant heeft de jaarstukken 2021 nog niet gecontroleerd. De controle zal plaatsvinden in week 13. Na afronding van de controle zal de controleverklaring zo snel mogelijk worden opgenomen in de jaarstukken. Het verslag van bevindingen zal dan eveneens worden toegevoegd. Auditcommissie Het voorstel is om de jaarstukken 2021 op 25 april 2022 aan de audit-commissie voor te leggen, waarbij de raadsleden via de leden van de audit-commissie technische vragen over de jaarstukken kunnen stellen. De accountant zal op 25 april 2022 aanwezig zijn, zodat de leden van de audit-commissie ook inhoudelijke vragen kunnen stellen.
Historie Niet van toepassing.
Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving De jaarstukken 2021 dienen voor 15 juli 2022 te worden vastgesteld en aangeboden aan de Provincie.
Financiële/personele/organisatorische gevolgen Niet van toepassing.
Communicatie/interactiviteit
3
Wij stellen voor de uitkomst van de jaarstukken 2021 via een persbericht toe te lichten.
Advies van de raadscommissie Niet van toepassing.
Ter inzage liggende stukken Niet van toepassing.
Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 12 april 2022 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,
H.M de Jong, secretaris/directeur
C.M van de Pol, burgemeester
Raadsbesluit Onderwerp: Jaar/nummer:
Jaarstukken 2021 2022 /
De raad van de gemeente Terschelling; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Terschelling van 12 april 2022. Besluit:
De jaarstukken 2021 vast te stellen en het positieve resultaat na de mutaties in de reserves ad € 481.000, als volgt te verdelen:
Voorstel bestemming resultaat jaarrekening 2021 in € Toevoeging aan de algemene reserve
332.000
Toevoeging aan de reserve recreatie
149.000
Gerealiseerd resultaat
481.000
1. Bestemming resultaat van € 332.000 ten gunste van de algemene reserve. 2. Bestemming resultaat van € 149.000 ten gunste van de reserve recreatie.
De voorgestelde budgetoverheveling ad € 638.000 toe te voegen aan de reserve budgetoverheveling.
Reserve budgetoverheveling 2021 in € Restant budget Masterplan haven
180.000
Inning toeristenbelasting
64.000
Duurzaamheid
144.000
Omgevingswet
108.000
Woonprogramma 135+ Totaal
142.000 638.000
Terschelling, 24 mei 2022, De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,
T.D. de Jong, griffier
C.M. van de Pol, voorzitter
Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:
Conceptbegroting 2023 GR de Waddeneilanden 2022/ Burgemeester van de Pol
Voorstel Het college stelt de raad voor kennis te nemen van de conceptbegroting 2023 en het meerjarenperspectief 2023 – 2026 van GR De Waddeneilanden en geen zienswijze in te dienen.
Samenvatting Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling De Waddeneilanden wil de conceptbegroting voor 2023 voorleggen aan de afzonderlijke raden voor zienswijzen. Na verwerking van eventuele zienswijzen zal de begroting voorgelegd worden aan de leden van het Algemeen Bestuur, met het verzoek de begroting vast te stellen.
Toelichting Het DB van de GR De Waddeneilanden heeft ingestemd met de ontwerpbegroting 2023, inclusief meerjarenraming en actieplan. De raden van de deelnemende gemeenten worden in de gelegenheid gesteld om eventuele zienswijzen in te dienen. Na verwerking hiervan zal de begroting voorgelegd worden aan de leden van het Algemeen Bestuur in de vergadering van 30 juni 2022, met het verzoek de begroting vast te stellen. Zoals in het voorwoord van het document is aangegeven, is begin 2022 het uitvoeringsprogramma Waddeneilanden definitief vastgesteld door de eilander gemeenteraden. Daarmee is een uniek en ambitieus programma voor de komende vijf jaar ingezet, op basis van vijf programmalijnen met een investeringskader van 36 miljoen. Het jaar 2022 wordt besteed aan het verder ontwikkelen en concretiseren van de vijf programmalijnen en aan het ‘binnenhalen’ van de benodigde financiën. Het sluiten van een Regiodeal met het Rijk is daarbij een eerste doel. Om in 2023 de basis voor het gezamenlijke Waddenprogramma op orde te houden is er voor gekozen om ook in 2023 (nogmaals) hetzelfde bedrag op te nemen voor de programmaorganisatie als waartoe in 2022 is besloten. Het gaat hier om een bedrag van € 300.000 voor “Programma Waddeneilanden”.
Als er meer zicht ontstaat op een te sluiten regiodeal met het Rijk zal in de loop van 2023 de complete organisatie van het Waddenprogramma verder worden ontwikkeld en vorm gegeven. De effecten hiervan kunnen van invloed zijn op de begroting van 2024 en latere jaren. Deze voorliggende begroting is verder opgesteld op basis van een bestendige gedragslijn van de afgelopen jaren. Beleidsinhoudelijk wordt in de conceptbegroting ingegaan op een achttal thema’s, waarbij het Programma Waddeneilanden is benoemd onder Thema 1 – Brede Welvaart. Resumerend kan de begroting voor kennisgeving worden aangenomen en hoeft geen zienswijze te worden ingediend. Bij de Kadernota 2022 van gemeente Terschelling (en de Meerjarenbegroting 2023 – 2026) zal rekening worden gehouden met deze bijdragen aan de GR.
2
Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving N.v.t.
Belang voor toerisme/samenleving/economie N.v.t.
Financiële/personele/organisatorische gevolgen N.v.t.
Communicatie/interactiviteit Na besluitvorming in de raad zal de GR worden geïnformeerd over deze besluitvorming. Het AB van de Waddeneilanden streeft er naar om de begroting in de vergadering van 30 juni aanstaande vast te stellen.
Advies van de raadscommissie P.M.
Ter inzage liggende stukken Conceptbegroting 2023 en het meerjarenperspectief 2023 – 2026 van GR De Waddeneilanden
Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 26 april 2022 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling, H.M. de Jong, secretaris/directeur
C.M. van de Pol, burgemeester
Raadsbesluit Onderwerp: Jaar/nummer:
Conceptbegroting 2023 GR De Waddeneilanden 2022/
De raad van de gemeente Terschelling; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 april 2022; Kennis nemen van de conceptbegroting 2023 en het meerjarenperspectief 2023 – 2026 van GR “De Waddeneilanden en hierop geen zienswijze in te dienen.
Terschelling, 24 mei 2022 De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,
T.D. de Jong, griffier
C.M. van de Pol, voorzitter
Raadsvoorstel Onderwerp:
Jaar/nummer: In behandeling bij:
Het jaarverslag en jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022, de programmabegroting 2022 en de begroting van 2023 van de Veiligheidsregio Fryslân 2022 Burgemeester van de Pol
Voorstel 1. Kennis te nemen van het jaarverslag en jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en de begroting van 2023 van de Veiligheidsregio Fryslân. 2. De raad voor te stellen de volgende zienswijze in te dienen: We willen benadrukken dat de jaarlijkse kostenstijging van de Veiligheidsregio Fryslân ons zorgen baart en dat de bijdrage aan de Veiligheidsregio Fryslân drukt op onze begroting. We verzoeken u hierbij nogmaals om kritisch te zijn op stijgingen en te (blijven) onderzoeken hoe een verdere stijging van de kosten kan worden voorkomen.
Samenvatting De VRF heeft enkele financiële stukken gepubliceerd. Deze stukken hebben (financiële) gevolgen voor Terschelling. De doorrekening van de Programmabegroting 2023 heeft gevolgen voor onze meerjarenbegroting. Wanneer de begrotingscijfers op deze wijze blijven stijgen, heeft dit serieuze consequenties voor de begroting van Terschelling. Het college stelt de raad voor om een zienswijze in te dienen.
Toelichting Jaarverslag en jaarrekening 2021 De jaarstukken 2021 staan voor een groot deel in het teken van de Coronacrisis. De opdracht vanuit het ministerie wisselde als gevolg van besmettingscijfers, waardoor de activiteiten van het coronabedrijf, crisisorganisatie en de ondersteunende diensten afwisselend moest worden opgebouwd en afgebroken. Er zijn veel taken op de Veiligheidsregio Fryslân organisatie afgekomen, bijvoorbeeld: bemonstering, vaccineren, boosteren, het uitvoeren van bron-en contactonderzoek, het zoeken, vinden en inrichten van prik- en testlocaties, het aannemen, opleiden, begeleiden en faciliteren van personeel et cetera. Deze inspanning is op zowel inhoud als financieel gebied terug te zien in alle programma’s. De coronacrisis heeft een enorme impact gehad op de financiën: op een aantal onderdelen is sprake van een lagere besteding, terwijl ze op andere onderdelen juist extra uitgaven moesten plegen. Waar ze in de primitieve begroting bijna € 84 miljoen aan uitgaven verwachtten, is dit in werkelijkheid ruim € 146 miljoen geworden. Er is dus voor € 62 miljoen aan extra taken uitgevoerd. Voor het programma gezondheid worden de extra kosten en gemiste opbrengsten vergoed door het ministerie van VWS. Ook kosten zoals het inhalen van werkachterstanden bij bedrijfsvoering kunnen (deels) worden vergoed, mits voldaan wordt aan diverse voorwaarden.
Veiligheidsregio Fryslân heeft over 2021 een positief resultaat gerealiseerd van € 2.985.000.
2
Dit saldo wordt net als in 2020 veroorzaakt doordat reguliere taken zijn uitgesteld en vertraagd. Wanneer de invloed van het coronavirus op onze organisatie is afgenomen, zullen ze deze taken inhalen. Ze verwachten de planning hiervoor in de eerste bestuursrapportage te concretiseren. Voor de extra achterstanden die in 2021 zijn opgelopen, is bij de overige gegevens een voorstel voor reservering opgenomen. Daarnaast is sprake van een aantal ontwikkelingen dat op de Veiligheidsregio Fryslân af komt, waarop ze verwachten extra inzet te moeten plegen. Bij de resultaatbestemming hebben ze dan ook voorstellen gedaan voor het reserveren van middelen voor deze ontwikkelingen. Overigens schatten ze in dat niet alle taken hoeven of kunnen worden ingehaald. Dit betekent dat een deel van de middelen niet langer nodig zijn. Het voorstel is dan ook om een deel van het resultaat terug te storten naar de deelnemende gemeenten. Van het positieve resultaat € 2.985.000 wordt € 1.689.000,- gereserveerd voor werkachterstanden. Een bedrag van € 1.296.000,- zou dan worden teruggestort naar de gemeenten. Eerste begrotingswijziging 2022 Het Algemeen Bestuur stelde op 10 maart 2022 de kaderbrief en daarmee het meerjarig financieel kader 2023-2026 vast. In de kaderbrief zijn alle ontwikkelingen opgenomen die van invloed zijn op de begroting 2023. Een aantal van deze thema’s hebben effect op 2022.
Denk aan prenataal huisbezoek en de rijksvaccinatieprogramma’s meningokokken W en HPV voor jongens, maar ook de effecten van de CAO. Daarnaast zijn er een aantal incidentele ontwikkelingen die specifiek gelden voor 2022. Zo is er een voordeel op kapitaallasten doordat investeringen zijn doorgeschoven. Conform het besluit van de bestuurscommissie gezondheid wordt de toevoeging voor de rijksvaccinatieprogramma’s gemuteerd op het nadelig saldo. Per saldo ontstaat in 2022 een overschot van € 163.000. Het bestuur stelt voor om deze toe te voegen aan de egalisatiereserve. Conform het voorstel in de jaarrekening 2021 worden de bedragen zoals deze zijn toegevoegd aan de bestemmingsreserves; nu niet zwanger, gezonde leefomgeving en kansrijke start, in 2022 gebruikt. Bovenstaande wijzigingen worden middels deze eerste begrotingswijziging 2022 aan de gemeenten voorgelegd. Conceptbegroting 2023 Op dit moment wordt gewerkt aan de nieuwe meerjarenbeleidsplannen voor beleidsperiode 2023-2026. Vaststelling van deze plannen vindt eind 2022 plaats en bepaalt daarmee de koers voor de komende vier jaar. De programmaplannen in deze begroting zijn in afwachting van het nieuwe vast te stellen beleidsplan en om die reden dan ook beschreven voortbordurend op 2022.
Het nog vast te stellen meerjarenbeleidsplan leidt mogelijk tot nieuwe inzichten, wat dan mogelijk een effect heeft op de begroting van 2023. Dit kan leiden tot wijzigingsvoorstellen. Het Algemeen Bestuur stelde op 10 maart 2022 het meerjarig financieel kader vast. In deze kaderbrief worden zowel de reguliere indexatie, de beleidsmatige ontwikkelingen als de overige autonome ontwikkelingen meegenomen. Beleidsmatige ontwikkelingen De Wet Publieke Gezondheid is aangepast. De categorie onder de negen maanden (-9 maanden) is toegevoegd aan de jeugdgezondheidszorg. Bestuurscommissie Gezondheid heeft in de vergadering van 25 november 2021
3
besloten hoe ze hier invulling aan geven en de benodigde middelen toegekend. Bij de decentralisatie van het Rijksvaccinatieprogramma (RVP) heeft de bestuurscommissie Gezondheid besloten om de middelen, die aan het gemeentefonds worden toegevoegd, beschikbaar te stellen aan de GGD (taakgerichte bekostiging). Met ingang van 2021 is de meningokokken ACWYvaccinatie structureel toegevoegd aan het RVP en in 2022 wordt het RVP uitgebreid met de HPV-vaccinatie voor jongens. Voor deze vaccinaties geldt dat ze de middelen, die hiervoor via het gemeentefonds beschikbaar komen, nog niet hebben opgenomen in de begroting. Door middel van begrotingswijzigingen nemen ze deze middelen op. In het financieel kader hebben ze het structurele effect van deze vaccinaties opgenomen. Autonome ontwikkelingen Conform artikel 5a van de financiële verordening zijn de budgetten voor materiële kosten en loonkosten geïndexeerd: • Indexering materiële kosten De indexering voor materiële kosten is gebaseerd op de consumentenprijsindex (CPI) over de maand november, ruim een jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar. De CPI over november 2021, die de basis vormt voor de indexering materiële kosten voor deze begroting, is 5,2%. Conform de septembercirculaire van het gemeentefonds is voor de jaren 2024 ev. uitgegaan van een indexering voor materiële kosten van 1,7% per jaar.
• Indexering loonkosten Voor de indexering van de loonkosten is uitgegaan van de macroeconomische verkenning van het CPB. In de septembercirculaire van het gemeentefonds zijn deze cijfers vermeld. Effecten op 2022 Van de bovengenoemde punten hebben enkele (deels) ook effect op het jaar 2022. Deze effecten worden verwerkt in een eerste begrotingswijziging 2022 die separaat zal worden voorgelegd.
Historie Eind maart 2022 heeft het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân (VRF) de gemeenteraden van Friesland de mogelijkheid geboden om een zienswijze in te dienen op drie financiële stukken, te weten de jaarrekening 2021, de eerste begrotingswijziging 2022 en de conceptbegroting 2023 (zie betreffende bijlagen). Op 31 maart 2022 kregen de betreffende ambtenaren Financiën een toelichting op de stukken van de Veiligheidsregio Fryslân. De begroting is opgesteld op basis van de eerder in de raad behandelde kaderbrief die is vastgesteld in het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân op 10 maart 2022. Ongewijzigd, omdat gemeenten in hun zienswijze hebben aangegeven in te kunnen stemmen met de kaderbrief.
Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving -
Belang voor toerisme/samenleving/economie De VRF is een belangrijke partner op het gebied van veiligheid en gezondheid.
Financiële/personele/organisatorische gevolgen
4
De doorrekening van de Programmabegroting 2023 heeft gevolgen voor onze meerjarenbegroting. Zoals gebruikelijk nemen we dit mee in de eerste begrotingswijziging over 2022, als onderdeel van Kadernota 2022. Hieronder de huidige bedragen in de begroting, de meerjarenbegroting van de Veiligheidsregio en het verschil per jaar. Bij de vorige meerjarenbegroting (2022-2025) waren de bedragen voor Terschelling begroot op: Bijdrage Terschelling Gezondheid Crisisbeheer Brandweer Totale bijdrage
2022
2023
2024
2025
2026
205.103 19.886 598.140 823.128
208.545 20.628 615.430 844.603
212.719 21.486 634.910 869.115
217.183 22.392 655.320 894.895
-
Bovenstaande bijdragen staan ook zo in onze begroting. De nieuwe meerjarenbegroting (2023-2026) leidt tot de volgende raming: Bijdrage Terschelling Gezondheid Crisisbeheer Brandweer Totale bijdrage
2023 212.102 20.916 627.376 860.394
2022 Meerjarenbegroting 2022-2025 Meerjarenbegroting 2023-2026 Verschil
2024
2025
2026
216.696 21.846 648.457 886.999
221.608 22.828 670.543 914.979
226.434 23.786 685.653 935.873
2023
2024
844.603
869.115
2025 894.895
2026
823.128 823.128
860.394
886.999
914.979
935.873
0
-15.791
-17.884
-20.084
-20.894*
-
* Dit is het verschil t.o.v. het jaar 2025.
We vragen de raad het budget te verhogen met € 16.000 in 2023, € 18.000 in 2024, € 20.000 in 2025 en € 21.000 in 2026. In de nu voorliggende (concept)begroting zijn de kosten wederom hoger dan aanvankelijk werd aangenomen. Deze verhoging wordt met name wordt veroorzaakt door autonome ontwikkelingen zoals de indexering van de materiele kosten en de loonkosten. Maar de VRF geeft verder aan dat de vaststelling van het meerjarenbeleidsplan mogelijk leidt tot nieuwe inzichten, wat dan mogelijk een effect heeft op de begroting van 2023. Dit zou kunnen betekenen dat de structurele verhoging waar de gemeente Terschelling nu mee worden geconfronteerd, nog hoger kan uitvallen. De gemeenteraad van Terschelling wil benadrukken dat de jaarlijkse kostenstijging van de Veiligheidsregio Fryslân zorgen baart en dat de bijdrage aan de Veiligheidsregio Fryslân drukt op de begroting.
5
Communicatie/interactiviteit -
Advies van de raadscommissie -
Ter inzage liggende stukken 1. Aanbiedingsbrief begroting 2023, jaarstukken 2021 en eerste begrotingswijziging 2022 2. Jaarverslag en jaarrekening Veiligheidsregio Fryslân 2021 3. Eerste begrotingswijziging Veiligheidsregio Fryslân 2022 4. Conceptbegroting 2023 Veiligheidsregio Fryslân 5. Conceptbrief zienswijze financiële stukken Veiligheidsregio Fryslân gemeenteraad Terschelling
Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 26 april 2022 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,
H.M. de Jong, secretaris/directeur
C.M. van de Pol, burgemeester
Raadsbesluit Onderwerp:
Jaar/nummer:
Het jaarverslag en jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022, de programmabegroting 2022 en de begroting van 2023 van de Veiligheidsregio Fryslân 2022/
De raad van de gemeente Terschelling; Overwegende Dat ondanks het positieve resultaat uit de jaarrekening en de begrotingswijziging die voor de gemeenten niet tot hogere uitgaven leidt; Dat de verhogingen in de begroting veelal worden veroorzaakt door ‘autonome’ ontwikkelingen; De nog vast te stellen beleidsplanen ervoor kunnen zorgen dat de begroting voor het jaar 2023 en verder hoger uitvalt dan nu het geval is; Besluit 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2021, de eerste begrotingswijziging 2022 en de conceptbegroting 2023 van de Veiligheidsregio Fryslân; 2. De volgende zienswijze in te dienen: We willen benadrukken dat de jaarlijkse kostenstijging van de Veiligheidsregio Fryslân ons zorgen baart en dat de bijdrage aan de Veiligheidsregio Fryslân drukt op onze begroting. We verzoeken u hierbij nogmaals om kritisch te zijn op stijgingen en te (blijven) onderzoeken hoe een verdere stijging van de kosten kan worden voorkomen.
Terschelling, 24 mei 2022 De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,
T.D. de Jong, griffier
C.M. van de Pol, voorzitter
Raadsvoorstel Onderwerp:
Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022
Jaar/nummer:
2022/
In behandeling bij:
Griffie
Voorstel Vaststellen van de Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022.
Samenvatting Informatie van en voor de gemeenteraad bevat regelmatig ook privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en inwoners. In het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving is daarom een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.
Toelichting Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden hiermee meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de griffie, namens de gemeenteraad van Terschelling, normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. De gemeenteraad is echter bij actief openbaar maken gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid bestuur. In voorliggende gedragscode wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er met verschillende categorieën van persoonsgegevens omgegaan wordt en hoe de gemeenteraad daarbij rekening houdt met de privacy van betrokken natuurlijke personen.
Historie De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens uit 2001. De AVG is één wet voor de gehele Europese Unie. De AVG is vastgesteld op 25 mei 2016 en trad in werking op 25 mei 2018. De AVG heeft rechtstreekse werking binnen de gehele Europese Unie, maar biedt de lidstaten de mogelijkheid bepaalde regelingen nader in te vullen. Nederland heeft dat gedaan in de UAVG: de Uitvoeringwet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving De gemeenteraad is gehouden aan de AVG en de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. De gemeenteraad is
2
verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens die de griffie uitvoert ten behoeve van de raad.
Belang voor toerisme/samenleving/economie Als overheidsinstantie dient de gemeenteraad helder en inzichtelijk om te gaan met privacy en persoonsgegevens van personen waarmee de raad in aanraking komt.
Financiële/personele/organisatorische gevolgen De gedragscode heeft geen financiële gevolgen. De uitvoering van de taken die voortvloeien uit de gedragscode behoren tot de reguliere taken van de griffie en het werk van de gemeenteraad.
Communicatie/interactiviteit Na vaststelling wordt de gedragscode gepubliceerd op de website van de gemeenteraad. Betrokken personen worden waar nodig geattendeerd op de gedragscode.
Advies van de raadscommissie …
Ter inzage liggende stukken Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022
Datum behandeling in presidium + ondertekening Terschelling, 25 april 2022 Het presidium van de gemeenteraad Terschelling, T.D. de Jong, griffier
C.M. van de Pol, burgemeester
Raadsbesluit Onderwerp: Jaar/nummer:
Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022 2022
De raad van de gemeente Terschelling besluit; Vast te stellen de Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022. Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022 Inleiding Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden hiermee meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Terschelling normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en inwoners. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob.
De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken. Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’ Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Terschelling en/of de website van de gemeenteraad Terschelling. Tevens valt hieronder de publicatie in het Raadsinformatiesysteem, waar het het openbaar toegankelijke gedeelte van dit systeem betreft. Documenten die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar. Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die dit aangaan kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan
2
te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Deze verzoeken worden gehonoreerd. Artikel 3 Gedragscode Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met e geldt dat betrokkenen via de website en/of een ontvangstbevestiging geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers; raadsleden, raadscommissieleden en collegeleden Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en dienen herkenbaar en aanspreekbaar te zijn voor inwoners. Gedragslijn: De namen van politieke ambtsdragers komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten, moties, amendementen en schriftelijke vragen. Ten aanzien van de raadsleden geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat hun portretfoto’s en zakelijke emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt. b.
Persoonsgegevens van ambtenaren Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Het gaat hierin niet om de ambtenaar als individu, de ambtenaar functioneert als onderdeel van de organisatie. Het is derhalve niet noodzakelijk deze persoonsgegevens te vermelden. Gedragslijn: Voor zover ambtenaren een rol spelen in de werkzaamheden van de raad en genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking niet relevant en bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naamen adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van inwoners moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te
3
kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze informatie wordt niet als bovenmatig beschouwd. Gedragslijn: Ingekomen brieven van inwoners die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. Alle stukken uit deze categorie zijn inclusief persoonsgegevens beschikbaar voor raadsleden en raadscommissieleden, middels het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van inwoners door de raad zijn ontvangen, met uitsluitend vermelding van de woonplaats van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd.
Als een zienswijze wordt ingediend door een persoon die optreedt als afgevaardigde of representant van een individu of een organisatie, dan gebeurt dit vanuit een openbare functie. De hoedanigheid van de representant wordt derhalve niet geanonimiseerd, andere gegevens worden wel geanonimiseerd. Bedrijfsgegevens worden ook niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd. Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden met de naam van de vertegenwoordiger of afzender vermeld op de lijst van ingekomen stukken, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Het ingekomen stuk wordt op internet gepubliceerd, tenzij de afzender uitdrukkelijk aangeeft geen toestemming te geven voor publicatie van zijn of haar persoonsgegevens. In dat geval wordt het stuk behandeld als een stuk afkomstig van een inwoner, zoals hierboven vermeld. Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op de lijst ingekomen stukken wordt vermeld met de naam van de initiatiefnemer. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl).
deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Inwoners kunnen een burgerinitiatief indienen, waarbij zij met een uitgewerkt voorstel de gemeenteraad vragen om dit te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden
4
geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd. d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen Personen die gebruik willen maken van inspreekrecht of deelnemen aan de beraadslaging in raadsvergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen. Gedragslijn: Insprekers worden van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van hun inspreekrecht of deelnemen aan beraadslaging in raadsvergaderingen of op andere openbare politieke avonden, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel live als naderhand en zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst), alsmede dat het niet mogelijk is om hun bijdrage achteraf uit de gepubliceerde beeld- en geluidsmaterialen te verwijderen. Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt.
Personen die in een participatieprocessen, bijvoorbeeld middels deelname in een klankbordgroep, een bijdrage leveren aan of betrokken zijn bij beleids- en besluitvorming van de raad dienen ook gewezen te worden op de openbaarheid van hun deelname. Bezoekers van de raadzaal worden er bij de ingang op gewezen dat er in de raadzaal beeldregistraties van vergaderingen worden gemaakt die gepubliceerd worden, alsmede dat hun zichtbaarheid op deze beelden naderhand niet verwijderd kan worden. Hoewel het niet het doel is om publiek in beeld te brengen, kan het niet uitgesloten worden dat personen herkenbaar in beeld gebracht worden. Bezoekers die hier bezwaar tegen hebben worden gewezen op de mogelijkheid om de vergadering online te volgen. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders.
Gedragslijn: De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, geanonimiseerd worden aangeleverd door het college. Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Als een zienswijze wordt ingediend door een persoon die optreedt als afgevaardigde of representant van een individu of een organisatie, dan gebeurt dit vanuit een openbare functie. De hoedanigheid van de representant wordt derhalve
5
niet geanonimiseerd, andere gegevens worden wel geanonimiseerd. Bedrijfsgegevens worden ook niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd. f. Besluiten of zaken als benoemingen Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt. g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers. Gedragslijn: De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt gepubliceerd op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Het ingekomen stuk en de antwoordbrief zijn daarmee beschikbaar voor raadsleden en raadscommissieleden. Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, worden persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc.
Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak. Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend. Artikel 6 Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Brieven en stukken kunnen op verzoek aan derden worden toegezonden. De betreffende stukken worden in dat geval voorafgaand door de griffie geanonimiseerd. Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking en wordt aangehaald als Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022. Terschelling, 11 mei 2022 De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,