Routekaart evenementen voor organisatoren 2024

Alles over het aanvragen van een evenementenvergunning

1

Klik door via de links in dit document of ga naar terschelling.nl/evenementenvergunning-aanvragen. Hier staan alle formulieren die je nodig hebt en alle webpagina’s met extra informatie op een rijtje.

Wil je een evenement organiseren? Dan heb je waarschijnlijk een vergunning nodig. Volg het stappenplan om te checken welke vergunningen je nodig hebt.

2

3

Voordat je begint... Organiseer je een braderie, buurtfeest of een festival? Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert, heb je een of meerdere vergunningen en/of ontheffingen nodig. Stap 1: Evenementenkalender Wil je volgend jaar een evenement organiseren? Meld je evenement vóór 1 september aan voor de evenementenkalender. Waarom aanmelden voor de kalender? Om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende hulpdiensten beschikbaar zijn, worden de evenementen over het seizoen verspreid. De kalender wordt gedeeld met de Veiligheidsregio Fryslân en politie, zodat zij hun inzet kunnen afstemmen en een planning kunnen maken. Niet aangemeld voor de evenementenkalender? Je kunt altijd een evenementenvergunning aanvragen, zelfs als je het evenement niet hebt aangemeld voor de evenementenkalender. Maar zonder tijdige aanmelding kan het zijn dat er onvoldoende hulpdiensten beschikbaar zijn om je evenement te laten doorgaan. Neem voor je aanvraag daarom eerst contact op met de afdeling vergunningverlening via gemeente@terschelling.nl of 0562 44 62 44. Stap 2: Vergunning of melding? De eerste vergunning die je moet aanvragen is de evenementenvergunning. Dit doe je op de website van de gemeente. In het aanvraagformulier beschrijf

je de maatregelen die je als organisator neemt om de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en het milieu te waarborgen. Voor kleine evenementen is een vergunning niet altijd nodig, dan is een melding doen voldoende. Stap 3: Check welke vergunning je nodig hebt Voor een evenement in een stiltegebied heb je een omgevingsvergunning voor een stiltegebied van de FUMO nodig. Organiseer je een evenement in (de buurt van) een Natura 2000 gebied? Dan heb je wellicht een omgevingsvergunning nodig van de provincie Fryslân. Of vindt je evenement plaats op grond van een andere overheidsorganisatie? Dan kan het zijn dat je óók bij deze organisatie toestemming moet vragen. Op pagina 34 vind je een overzicht van alle vergunningen en de organisaties waar je deze aanvraagt.

Persoonlijke DigiD-code Voor het aanvragen van een evenementenvergunning heb je een DigiD-code nodig. Je gebruikt altijd je persoonlijke DigiD-code, ook als je de vergunning aanvraagt voor een bedrijf, stichting of vereniging. Zienswijze Zienswijzen zijn alleen mogelijk bij de uitgebreide voorbereidingsprocedure. Of deze procedure wordt gebruikt, ligt aan het soort evenement en of het evenement voor het eerst plaatsvindt. Evenementen die veel impact kunnen hebben op het eiland, worden vaak ter inzage gelegd.

In dat geval hanteert de gemeente een procedure van minimaal 20 weken. Na afloop kunnen eventuele belanghebbenden in beroep gaan tegen het besluit van de burgemeester. Bij een reguliere procedure van 12 weken kunnen belanghebbenden eerst in bezwaar gaan bij de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie.

Belangrijk bij de vergunningaanvraag Verwacht je minder dan 2.000 bezoekers? Vraag de evenementenvergunning minstens 3 maanden van tevoren aan. Verwacht je meer dan 2.000 bezoekers? Dien je aanvraag dan minstens 5 maanden van tevoren in. Voor nieuwe evenementen met meer dan 2.000 bezoekers moet je aanvraag minstens 6 maanden van tevoren indienen. De indieningstermijn voor andere vergunningen varieert per organisatie. Houd er rekening mee dat het proces voor een omgevingsvergunning vanuit de provincie Fryslân minimaal 6 maanden kan duren.

4

5

DE STAPPEN

STAP 1: MELDING OF VERGUNNING?

STAP 2: NATUURBESCHERMING

STAP 3: OMGEVINGSVERGUNNING STRIJDIG GEBRUIK

STAP 4: OMGEVINGSVERGUNNING STILTEGEBIED

STAP 5: CHECK OOK DEZE REGELS EN WETTEN

CONTACTGEGEVENS

Klik op een van de stappen om hier direct mee aan de slag te gaan.

7 7 7

STAP 1: MELDING OF VERGUNNING? 8

9

Melding doen van een evenement Bij kleine evenementen die weinig effect hebben op de omgeving, is het vaak voldoende om alleen een melding te doen. Bijvoorbeeld bij een buurtbarbecue of een tuinverkoop. Komen er meer dan 500 bezoekers? Vul dan altijd het aanvraagformulier Evenementen in. Doe dit minstens 12 weken van te voren voor een evenement tot 2.000 bezoekers.

Je moet een melding doen als: • Er minder 500 of minder toeschouwers of deelnemers aanwezig zijn; • het evenement tussen 9.00 en 23.00 uur plaatsvindt; • er geen versterkte muziek wordt gespeeld; • het evenement niet op de rijbaan, het (brom) fietspad of een parkeerplaats plaatsvindt en geen hinder veroorzaakt voor het verkeer en de hulpdiensten; • het evenement geen risico vormt voor de openbare orde, het publiek of de deelnemers.

Evenementenvergunning

Let op: binnen 8 werkdagen na ontvangst van de melding, kan de burgemeester besluiten een klein evenement te verbieden als de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu in gevaar kunnen komen. De gemeente kan voor de behandeling van een evenementenvergunning advies opvragen bij diverse hulpdiensten, waaronder de politie, brandweer en GHOR (geneeskundige inzet). Dit gebeurt vaak bij grote evenementen met een verhoogd veiligheidsrisico. Deze adviezen worden meegenomen in de voorschriften voor de uiteindelijke evenementenvergunning.

Organiseer je een braderie? Dan heb je een braderievergunning nodig. Die vraag je aan via hetzelfde aanvraagformulier.

Je vraagt een evenementenvergunning aan via het aanvraagformulier Evenementen. De complete aanvraag moet minstens 12 weken van tevoren bij de gemeente binnen zijn. De gemeente beoordeelt of je een vergunning nodig hebt of dat een melding doen voldoende is. Begin op tijd met je aanvraag Verwacht je minder dan 2.000 bezoekers? Dien je aanvraag dan minstens 3 maanden van tevoren in. Verwacht je meer dan 2.000 bezoekers? Dien je aanvraag dan minstens 5 maanden van tevoren in. Voor nieuwe evenementen met meer dan 2.000 bezoekers moet de aanvraag minstens 6 maanden van tevoren bij de gemeente binnen zijn. Kosten Een evenementenvergunning brengt kosten met zich mee. Deze kosten worden ook wel leges genoemd. Ook bij weigering van de vergunning worden de leges in rekening gebracht. De leges voor een evenementenvergunning variëren per jaar. Een melding doen is gratis.

10

Belangrijk bij de vergunningaanvraag Als officiële organisator van het evenement ben je verantwoordelijk voor het op tijd indienen van een complete aanvraag. Met het aanvraagformulier laat je de gemeente weten wat je plannen zijn. Een aanvraag bestaat in ieder geval uit: 1. 2. 3. 4.

het ingevulde aanvraagformulier; een veiligheidsplan met risicoanalyse; een programma/draaiboek van het evenement; een plattegrond van het evenemententerrein.

De organisator is primair verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. Hij/zij hoort maatregelen te nemen om de openbare orde, veiligheid en gezondheid van bezoekers, deelnemers en omstanders te waarborgen. Lees hierover meer op de website van Veiligheidsregio Fryslân. Hoef je alleen een melding te doen? Controleer alsnog of je nog andere vergunningen of ontheffingen nodig hebt. Hier lees je alles over bij stap 3, 4 en 5.

11

STAP 2: NATUURBESCHERMING 12

13

Vindt jouw evenement plaats in (de buurt van) een natuurgebied? Dan heb je mogelijk een extra vergunning van provincie Fryslân nodig. Bij evenementen die plaatsvinden in de buurt van kwetsbare natuur of beschermde (dier)soorten heb je te maken met de natuurbeschermingsregels van de Omgevingswet. Je moet dan preventieve maatregelen nemen voor de bescherming van de dier- en plantensoorten die in het gebied leven. Laat provincie Fryslân altijd weten dat jij een evenement organiseert op Terschelling. We raden je aan om dit minstens 6 maanden van tevoren te doen. Doe de melding op tijd Zorg ervoor dat je de melding ruim op tijd doet. In sommige gevallen moet er namelijk een ecologisch onderzoek uitgevoerd worden om te bepalen of een evenement een schadelijk effect kan hebben op de dieren en planten in het gebied. Een ecoloog of ecologisch adviesbureau kan je hierbij helpen.

Neem contact op met Team ‘Groene Regelgeving’ van provincie Fryslân staat klaar om samen met jou te kijken of ecologisch onderzoek uitgevoerd moet worden en of je een vergunning nodig hebt. Ook zullen zij je begeleiden bij een eventuele vergunningaanvraag. Je bereikt hen via wnb@fryslan.frl. Kijk voor meer informatie over evenementen en natuurbescherming op de website van provincie Fryslân. Evenementenspreekuur De provincie organiseert wekelijks een evenementenspreekuur waar je als organisator terecht kunt om bij twijfel samen te overleggen of of uitleg te krijgen over de vervolgstappen. Ook de gemeente kan aansluiten bij dit spreekuur om alle onderdelen van een evenement in één keer door te nemen.

14

15

STAP 3: OMGEVINGSVERGUNNING STRIJDIG GEBRUIK

Organiseer je een evenement dat langer dan 24 uur op dezelfde plek plaatsvindt? Dan heb je een omgevingsvergunning strijdig gebruik nodig. Deze vergunning geeft je toestemming om tijdelijk af te wijken van het omgevingsplan. Je vraagt de vergunning aan bij gemeente Terschelling.

16

17

Omgevingsvergunning strijdig gebruik Voordat je een omgevingsvergunning aanvraagt, is het belangrijk om te weten of je evenement voldoet aan de natuurbeschermingsregels van de Omgevingswet. Neem daarom eerst contact op met provincie Fryslân (zie stap 2). Voordat je een omgevingsvergunning strijdig gebruik kunt aanvragen, heb je eerst een vergunning van provincie Fryslân nodig.

Vraag de vergunning op tijd aan De Omgevingsvergunning strijdig gebruik vraag je aan via het Omgevingsloket. De duur van de vergunningsprocedure hangt af van de omvang van je plannen. Een reguliere aanvraag duurt 8 weken. Mocht er meer tijd nodig zijn om de aanvraag te behandelen, dan kan dit nog één keer met 6 weken worden verlengd. Goed om te weten: je kunt de omgevingsvergunning strijdig gebruik voor onbepaalde tijd aanvragen. Elk jaar vindt er een evaluatie plaats om te beslissen of de vergunning nog up-to-date is.

19 18

19

Een stiltegebied is een beschermde natuurzone waarin de

gebiedseigen geluiden heel belangrijk zijn. Daarom zijn er regels in de

Omgevingsverordening Fryslân opgenomen om verstorende geluiden

in deze gebieden te beperken of te voorkomen. Een evenement verstoort

STAP 4: OMGEVINGSVERGUNNING STILTEGEBIED

deze geluiden en is daarom zonder omgevingsvergunning verboden. De

FUMO behandelt de aanvragen voor een omgevingsvergunning namens

de provincie Fryslân. Krijg je een omgevingsvergunning? Dan staan hier de regels in waaraan je je moet houden tijdens het evenement. Heb ik een omgevingsvergunning nodig? Wil je weten of je een vergunning nodig hebt? Doe dan de vergunningcheck op het Omgevingsloket van het Digitaal Stelsel Omgevingsrecht (DSO). Als een omgevingsvergunning nodig is, kun je die na het doorlopen van de vergunningcheck direct aanvragen. Je kunt de aanvraag ook op een later moment indienen via het Omgevingsloket van het DSO. Je kiest dan voor ‘Aanvragen’. De aanvraag wordt door het DSO bij het juiste bevoegd gezag ingediend. Er zijn uitzonderingen voor bepaalde gebieden binnen het stiltegebied. In sommige gevallen is er dan geen omgevingsvergunning nodig, zelfs als de activiteiten binnen een stiltegebied plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn voor activiteiten op het strand. Er gelden dan wel specifieke voorwaarden. Deze zijn vermeld in de Omgevingsverordening Fryslân. Wij adviseren om dit wel altijd te laten controleren door de FUMO.

20

Twijfel je of je een omgevingsvergunning voor het stiltegebied nodig hebt, of heb je hulp of advies nodig? Voor meer informatie neem je contact op met de FUMO of met het klantencontactcentrum van de provincie Fryslân. Kosten Op het moment dat je bij de provincie een aanvraag voor een omgevingsvergunning indient, ben je de provincie leges (kosten) verschuldigd. Dit bedrag betaal je aan de provincie voor het gebruik van hun diensten. De kosten zijn afhankelijk van de activiteiten waarvoor waarvoor je een omgevingsvergunning aanvraagt. De actuele legesbedragen vind je in de Legesverordening provincie Fryslân.

21

STAP 5: CHECK OOK DEZE REGELS EN WETTEN 22

23

Bij het organiseren van een evenement horen duidelijke afspraken. Er zijn regels voor de bescherming van de natuur en dieren, maar ook voor de inwoners van gemeente Terschelling en de bezoekers van het evenement. Veiligheid staat altijd voorop.

Alcohol schenken Voor het schenken van alcohol tijdens een evenement gelden strenge regels. In principe is alcohol alleen toegestaan in horecagelegenheden. Als je van plan bent om alcohol te serveren, is het daarom raadzaam om je evenement in een horecagelegenheid te organiseren. In dat geval hoef je geen ontheffing aan te vragen.

Kijk voor meer informatie op terschelling.nl/alcoholschenken-tijdens-evenement

Als jij op een andere locatie alcohol wilt schenken, heb je wel een ontheffing nodig. Zo’n alcoholontheffing krijg je alleen in uitzonderlijke situaties.

We leggen regels uit over:

• • • • • • • • •

alcohol schenken; verkeersmaatregelen; loterijvergunning; geluidontheffing; toestemming vragen van de grondeigenaar; een evenement in een gebied van Staatsbosbeheer; een evenement op de Waddendijk; een evenement in de buurt van de duinen en primaire waterkering of op het water van Rijkswaterstaat; brandveiligheid en basishulpverlening.

24

25

Verkeersmaatregelen

Loterijvergunning

Heeft je evenement effect op de verkeersveiligheid? Moet er een weg afgesloten worden? Of moet de organisatie ergens rijden waar dat normaal niet mag? Dan heb je een ontheffing Verkeersmaatregelen nodig.

Om een kansspel te organiseren tijdens je evenement, heb je een vergunning nodig. Als je een kansspel organiseert voor promotionele doeleinden, is een melding voldoende.

Zo werkt het Voor de ontheffing of een verkeersbesluit kun je terecht bij gemeente Terschelling. Een ontheffing vraag je aan via het aanvraagformulier Ontheffing Verkeersmaatregelen. Stuur het formulier naar gemeente@terschelling.nl of de behandelaar van je evenement. Verzoeken voor verkeersbesluiten vraag je aan via het aanvraagformulier Evenementen.

Verkeersregelaars Gemeente Terschelling kan in de evenementenvergunning opnemen dat de organisator verkeersregelaars dient in te zetten op bijvoorbeeld gevaarlijke kruispunten of bij een drukke parkeerplaats. Verkeersregelaars zijn in het bezit van een geldig diploma. Je bent zelf verantwoordelijk voor het regelen en aanstellen van voldoende verkeersregelaars. Voor meer informatie over verkeersregelaars kunt je terecht bij de behandelaar van je aanvraag evenementenvergunning. Strandrijvergunning Als je een strandrijontheffing nodig hebt voor je evenement, is het belangrijk om te weten dat de gemeente hier strenge eisen aan stelt. Je kunt het formulier ‘Ontheffing Verkeersmaatregelen’ gebruiken voor je aanvraag.

26

Wat moet je doen? • Ligt het prijzenpakket voor een prijsvraag onder € 2.300? dan hoef je geen vergunning aan te vragen. • Voor een loterij of prijsvraag met een prijzenpakket tot €4.500 vraag je de vergunning minstens 4 weken van tevoren aan bij de gemeente. Gebruik hiervoor het aanvraagformulier loterijvergunning. • Bij een prijzenpakket boven € 4.500 vraag je de vergunning aan bij de Kansspelautoriteit.

Een loterij, prijsvraag of bingo is een kansspel. Bij een kansspel: • Kan de speler een prijs winnen; • Heeft de speler geen beslissende invloed op de uitslag; • Gaat de opbrengst naar een goed doel.

27

Geluidsontheffing

Organiseer je een evenement in een gebied van Staatsbosbeheer?

Veroorzaakt jouw evenement geluidsoverlast? Dan heb je een geluidsontheffing van de gemeente nodig. Deze vraag je aan via het aanvraagformulier Evenementen. Denk bijvoorbeeld aan decibelnormen en tijdstippen waar op je geen geluidsoverlast meer mag veroorzaken. Je ontvangt binnen 8 weken bericht of je de ontheffing krijgt. De gemeente kan je daarbij ook voorschriften meegeven. Denk bijvoorbeeld aan tijdstippen waarop je geluidsoverlast mag veroorzaken.

Vraag dan ruim van tevoren toestemming aan bij Staatsbosbeheer Terschelling. De boswachters beoordelen het effect op de natuur en kijken naar het karakter en de omvang van het evenement. Omdat er (juridische) afspraken moeten worden gemaakt over het gebruik van de locatie, die worden vastgelegd in een gebruiksovereenkomst, ben je mogelijk een vergoeding verschuldigd aan Staatsbosbeheer.

Toestemming grondeigenaar Vindt je evenement plaats op grond van een ander? Dan moet je toestemming vragen aan de grondeigenaar. Dit kan bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, Wetterskip Fryslân, Staatsbosbeheer, een camping of particuliere eigenaar zijn.

28

Neem contact op met terschelling@ staatsbosbeheer.nl om toestemming te vragen voor jouw evenement. De natuurgebieden van Staatsbosbeheer zijn te vinden op www.staatsbosbeheer.nl.

29

Organiseer je een evenement op de Waddendijk?

Brandveiligheid en basishulpverlening

Voor het organiseren van evenementen op de primaire waterkering, oftewel de Waddenzeedijk of in hoofdwateren, en de bijbehorende beschermingszones, is naast de toestemming een melding vereist. In sommige gevallen kan ook een vergunning nodig zijn, bijvoorbeeld voor tijdelijke bouwwerken.

Vanaf 1 januari 2018 is het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen in werking getreden (BGBOP). Daardoor gelden overal dezelfde regels voor de brandveiligheid op evenementen. De nieuwe regels gelden voor alle locaties waar evenementen worden georganiseerd, bijvoorbeeld evenementen in tenten of festivalterreinen. Wil je weten aan welke voorschriften je dient te houden tijdens het organiseren van je evenement? Bekijk dan hier de BGBOP.

Het waterschap is bereikbaar via het algemene nummer 058 292 2222. Je wordt doorverbonden met de juiste afdeling. Meer informatie over de algemene regels die van toepassing zijn op evenementen op waterstaatswerken en de bijbehorende beschermingszones is te vinden op de website van Wetterskip Fryslân.

Melding BGBOP Er zijn situaties waarbij naast een melding voor het evenement ook een melding in het kader van BGBOP nodig is. Hieraan zijn ook indieningsvereisten gekoppeld. Zie hiervoor artikel 2.3 van het besluit. Deze informatie stuur je naar gemeente@terschelling.nl of naar de behandelaar van je aanvraag.

Organiseer je een evenement op het water van Rijkswaterstaat? Als je een evenement wilt organiseren op of rond het water, heb je wellicht een vergunning van Rijkswaterstaat nodig. Dat geldt bijvoorbeeld ook als er iets gebeurt bij de strandovergang of de primaire waterkering, oftewel de duinen. Maar ook als er palen in het zand worden geslagen voor tenten of verlichting, of als er een podium wordt neergezet.

EHBO Terschelling Je dient minimaal zes weken voor het evenement contact op te nemen met EHBO Terschelling via evenementen@ehboterschelling.nl. Stuur ook een e-mail als je zelf EHBO’ers regelt.

Als organisator van een evenement heb je niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor je bezoekers, maar ben je voor een groot deel ook aansprakelijk. Het afsluiten van verzekeringen is daarom voor ieder evenement belangrijk.

Check op het omgevingsloket van Rijkswaterstaat of je een vergunning nodig hebt of een melding moet doen. Houd rekening met een behandelperiode van maximaal 6 maanden.

30

31

CONTACTGEGEVENS 32

33

Even op een rijtje:

Klik door via de links in dit document of ga naar terschelling.nl/evenementenvergunning-aanvragen.

waar moet ik zijn?

Heb je vragen? Neem contact op met gemeente Terschelling, afdeling vergunningverlening via gemeente@terschelling.nl of 0562 44 62 44.

Vergunning

Contactpersoon

Contactgegevens

Vergunning

Contactpersoon

Contactgegevens

Evenementenvergunning

Gemeente Terschelling

Via aanvraagformulier

Alcoholontheffing

Gemeente Terschelling

Via aanvraagformulier Afdeling vergunningverlening T: (056) 244 62 44 M: gemeente@terschelling.nl

Afdeling vergunningverlening T: (056) 244 62 44 M: gemeente@terschelling.nl Melding doen Melding BGBOP

Gemeente Terschelling

Melding vuurwerkontbranding

FUMO

Verkeersmaatregelen

Via aanvraagformulier

Meer informatie

Geluidontheffing

Gemeente Terschelling

T: (056) 675 03 00 M: info@fumo.nl

Afdeling vergunningverlening T: (056) 244 62 44 M: gemeente@terschelling.nl

Loterijvergunning

Gemeente Terschelling of Kansspelautoriteit

Afdeling vergunningverlening T: (056) 244 62 44 M: gemeente@terschelling.nl

Evenement in een gebied van Staatsbosbeheer

Staatsbosbeheer Terschelling

Via aanvraagformulier

Evenement op het water van Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat

Via omgevingsloket.nl

Een evenement op de Waddendijk

Wetterskip Fryslân

Provincie Fryslân Afdeling Team Groene Regelgeving

Check de brochure

Omgevingsvergunning strijdig gebruik

Gemeente Terschelling

Via omgevingsloket.nl

T: (058) 292 89 95 M: wnb@fryslan.frl

Afdeling omgevingsvergunning T: (056) 446 24 44 M: omgevingsvergunning@terschelling.nl FUMO

Via aanvraagformulier Afdeling vergunningverlening T: (056) 244 62 44 M: gemeente@terschelling.nl

Afdeling vergunningverlening T: (056) 244 62 44 M: gemeente@terschelling.nl

Omgevingsvergunning voor een Natura 2000-activiteit en/of een fora- en fauna-activiteit

Omgevingsvergunning voor een stiltgebied activiteit

Gemeente Terschelling

T: (056) 675 03 00 M: info@fumo.nl

34

T: 0562-442116 M: terschelling@staatsbosbeheer.nl

T: 0800 8002 M: vergunningenrwsnn@rws.nl T: (058) 292 22 22

35

Disclaimer: dit boekje biedt basisinformatie over het aanvragen van vergunningen voor evenementen op Terschelling. Het kan niet alle specifieke situaties en vereisten behandelen. Raadpleeg altijd de relevante autoriteiten voor volledige en actuele informatie. We zijn niet aansprakelijk voor enige gevolgen van het niet naleven van wetten en regels, zelfs als ze hier niet zijn vermeld.

36