Raad 10 mei 2024: 12.c Concept Projectplan Uitwerking en implementatie wensen optimalisatie PC cyclus versie 0.3 24-04-2023 AC

Datum

Projectplan

Uitwerking en implementatie wensen optimalisatie P&C Versie cyclus Bestuurlijk opdrachtgever

Raad

Ambtelijk opdrachtgever

College

Projectleider

Gerard Janssen

1.

Beheerder

24 april 2023 0.3 concept

Gerard Janssen

Achtergrond en probleemstelling

Reeds geruime tijd leeft de behoefte het gebruik en de uitvoering van de P&C cyclus te optimaliseren. Verschillende stappen, onder andere met betrekking tot de tooling (vervanging financieel pakket K2F en aanschaf van een rapportage pakket LIAS) zijn al genomen. Het niet beschikken over voldoende algemene en specifieke kennis van de P&C cyclus wordt als gemis ervaren bij de invullen van de kader stellende en controlerende rol van de Raadsleden. Zo ook het gemis aan mogelijkheden/materiaal om de kennis te vergaren/te vergroten. De opvatting bestaat dat het aanpassen van het proces van de totstandkoming en de inhoud van de P&C documenten het lezen, beoordelen en analyseren van deze documenten makkelijker kan maken en positief kan bijdragen aan de invulling door de Raad van de kader stellende en controlerende rol. Op 01-03-2023 is een motie aangenomen met de opdracht de wensen m.b.t. de noodzakelijke kennis van de raadsleden over de P&C cyclus te inventariseren. Tevens is verzocht de wensen m.b.t. de inrichting en inhoud van het P&C proces en de P&C documenten te inventariseren. De uitkomsten van de inventarisatie zijn gepresenteerd en getoetst in de Auditcie van de Raad.

Het vervolg hierop is te komen tot een operationele uitwerking en de implementatie van de wensen zoals gepresenteerd en besproken in de Auditcie van 25 april 2023, daarna behandeld in het College en door de Raad vastgesteld op 10 mei 2023. Dit projectplan geeft een beeld van de aanpak van invulling aan het vervolg en de acties die worden geadviseerd om de beoogde wensen/doelen te realiseren.

2.

Doelstelling

Het verkrijgen van inzicht en het creëren van een overzicht van de gewenste kennis van de raads-/cie leden, benodigd voor de uitoefen van hun taken/verantwoordelijkheden. Het vervaardigen en beschikbaar stellen van informatie/lesmaterieel om de benodigde kennis te verkrijgen/aan te vullen. Het inrichten van een P&C proces en documenten op een wijze waarbij volgordelijkheid, leesbaarheid, begrijpelijk en toegankelijkheid zo goed mogelijk aansluiten op de voorwaarden voor de invulling van de taken en verantwoordelijkheden van de Raad

3.

Resultaat en afbakening

Het resultaat van deze opdracht bestaat uit de oplevering van de volgende documenten: Kennis 1) Overzicht van de noodzakelijk kennisgebieden (financieel, regelgeving etc.) en kennisniveaus (beginnend, gevorderd, etc.) 2) Overzicht van het beschikbare materiaal voor het verkrijgen, vergroten van de benodigde kennis 3) Materiaal (boeken, instructies, presentaties etc.) met relevante informatie/gegevens etc. 4) Een ‘programma/draaiboek’ voor het onboarden van nieuwe raads-/cie leden 5) Advies ‘werkafspraken’ Raad over instrueren raads-/cie leden en inzet op aandachtsgebieden/commissies/werkgroepen etc. Proces en Inhoud 6) Een (herijkte) jaarplanning van de (vervaardiging) van toepassing zijnde documenten in de P&C cyclus 7) Toetsing van de wensen op regelgeving, werking, haalbaarheid, samenhang en afweging van belangen 8) Heringerichte proces en documenten van de P&C cyclus 9) Inzet en inrichting van LIAS voor de totstandkoming (workflow management) en publicatie van de documenten Regels, besluiten en operationele consequenties 10) Het vervaardigen van documenten/voorstellen voor de noodzakelijke besluiten (verordeningen, advies College etc.) 11) Het vervaardigen van een advies voor de noodzakelijke investeringen (ICT etc.) en evt. operationele aanpassingen personele bezetting/rolverdeling/bevoegdheden

Onder deze opdracht valt niet; a) De inventarisatie van de individuele wensen van raads-/cie leden t.a.v. de huidige kennis hiaten (t.o.v. de noodzakelijke kennis, zie punt 1) b) De invulling van het aanvullen van de kennis van de raads-/cie leden c) De gedurende de uitvoering van dit plan nieuwe relevante besluiten of wijziging van regelgeving

4.

Planning

Na besluitvorming in de Raad zal het College aan de ambtelijke organisatie de opdracht geven een Projectgroep samen te stellen om uitvoering te geven aan dit plan (termijn 3 weken) a) De Projectgroep dracht zorg voor de projectorganisatie/de bezetting van de werkgroepen en een gedetailleerd projectplan/planning (termijn 4 weken) b) Toetsing en Uitwerking wensen naar (uitvoerbare) opdrachten (termijn 8 -12 weken) c) Uitvoering opdrachten (vervaardiging documenten, materiaal, aanpassing ICT etc.) 8 12 weken) d) Oplevering documenten en aanpassingen 4 weken e) Uitvoeringsbesluiten 4 – 8 weken f) Oplevering eindrapport/evaluatie 2 weken De gehele doorlooptijd bedraagt vanaf het moment van het besluit van de Raad 35 tot 45 weken. Daar waar mogelijk zullen tussentijds documenten worden opgeleverd die al kunnen worden toegepast/uitgevoerd (bijvoorbeeld documenten 1 en 6 van Resultaat en Afbakening). Het gehele project zal uiterlijk eind februari 2024 gerealiseerd dienen te zijn. 5.

Begroting (schatting)    

6.

Kosten voor het inkopen/vervaardigen van opleidingsmateriaal 2.000,- tot 4.000,Kosten voor inzet externe projectleider 35.000,- tot 50.000,Kosten voor uitbreiding/aanpassing ICT 10.000,- (indien van toepassing) Kosten van inzet van medewerkers BV/Griffie etc. (intern) worden niet toegerekend aan het project

Risico’s 



Het niet voldoende beschikbaar stellen of beschikbaar zijn van project-/ werkgroep leden kan de doorlooptijd van het project en de kwaliteit van de het resultaat/documenten etc.) beïnvloeden. Actie: College, Griffie en Raad maatregel voorleggen en besluit vragen. Tussentijdse aanpassing van de doelstelling en/of planning kan consequenties hebben voor de haalbaarheid van de planning. Actie: College, Griffie en Raad consequenties/alternatieven voorleggen en besluit vragen



7.

Tussentijdse aanpassing van planning kan consequenties hebben voor de beschikbaarheid van project-/werkgroep leden en de haalbaarheid van de planning. Actie: College, Griffie en Raad consequenties/alternatieven voorleggen en besluit vragen

Afhankelijkheden 

De uitvoering van het project en kwaliteit van de op te leveren resultaten/documenten zijn in belangrijke mate afhankelijk van de inbreng en betrokkenheid van deelnemers aan het project en de onderlinge samenwerking tussen Bedrijfsvoering/Griffie en de Auditcie