memo BTP 30 september 2024

Memo Aan

:

Gemeenteraad, college van Burgemeester en Wethouders

Datum

:

30 september 2024

Afzender

:

Burgemeester, secretaris, griffier

Onderwerp

:

Bestuurlijke Termijn Planning -> de toekomst

Bijlage(n)

:

Geachte raad, geacht college, Afgelopen twee jaren hebben we gewerkt met een Bestuurlijke Termijn Planning. Zowel bestuurlijk als ambtelijk hebben we gezocht naar een goede inbedding in de organisatie van de betreffende bestuurslaag. Unaniem is men over het nut en de kansen die het werken met een dergelijke planning biedt. We hebben gezocht naar verbeteringen ten opzichte van de huidige werkwijze en zijn van mening deze te hebben gevonden: 1. Vanaf nu de Bestuurlijke Termijn Planning opknippen in twee delen Deel 1: Raadsplanning: Twee maanden vooruit specifiek. Deel 2: Lange termijn Agenda: globaal voor de gehele raadsperiode, (momenteel: 2022-2026) indien mogelijk op maand en anders op kwartaalniveau. Zie bijlage 1 voor het format (ingevuld voor de huidige periode) van twee maanden vooruit specifiek. De raad, middels de agendacommissie, heeft met deze twee maanden vooruit

BNG over het algemeen voldoende tijd om de raadsvoorstellen die op de agenda 28.50.08.285 degelijk voor te bereiden, het geeft ruimte om bezoeken en Burg.v. Heusdenweg komen 10A informatieavonden in te plannen. De planning van deze twee maanden kan 8881 EB West-Terschelling niet meer worden gewijzigd, uitgezonderd RO onderwerpen, of onderwerpen Postbus 14 8880 AA West-Terschelling vanuit een die mede afhankelijk zijn van een ‘derde’ aanvrager (zoals telefoon: 0562-446244 bijvoorbeeld bij cofinanciering of een Gemeenschappelijke Regeling het geval telefax: 0562-446299 kan zijn) www. terschelling.nl

Zie bijlage 2 voor een brochure van het model “Thorbecke” dat wij voorstellen voor deze Lange Termijn Agenda. gemeente Terschelling

Thorbecke, openbaar toegankelijk, geeft naar keuze per week of maand specifiek overzicht van de planning op onderwerp. Het programma heeft ook

2 een af te schermen deel, bijvoorbeeld verder te gebruiken voor het college. Het programma heeft een koppeling met Ibabs, wat al in gebruik is als RIS. De planning wordt gemaakt, door het college, aan het begin van een raadsperiode, op basis van het coalitieakkoord (in de vorm van een collegeprogramma). De grote thema’s, onderwerpen waarover de raad besluit en terugkerende thema’s (belastingen, P&C documenten, stukken vanuit de Gemeenschappelijke Regelingen) kunnen een plek krijgen in deze overzichtelijke weergave. Er kan ook makkelijk een update worden toegevoegd (door bijvoorbeeld de “mededelingen vanuit het college” die in de raad worden gedaan hierin te verwerken, of memo’s toe te voegen aan het onderwerp). Periodiek kan er in de raad, of in de agendacommissie worden gesproken over de agenda en de planning, bijvoorbeeld in samenhang met bestuursrapportages of overige P&C documenten. In september 2022 heeft de raad een besluit genomen om de BTP in te stellen. Het is aan de raad om te besluiten de werkwijze op onderdelen aan te passen. We bieden de raad hierbij dan ook een concept raadsvoorstel en raadsbesluit aan. Daarnaast informeren we u bij deze over een opdracht die we naar de ambtelijke ondersteuning en griffie hebben uitgezet; waarover we u in het geval van punt 2.2. nader zullen berichten. 2. Het gehele bestuurlijke proces in beeld brengen. 1.

Route van stukken Dit is een intern proces, waarbij wordt gekeken waar er kansen zijn om het proces te verbeteren. Dit heeft geen externe werking richting college of raad, maar wordt genoemd ter informatie. 2. College/Raadsvoorstellen / Raadsbesluiten Het is aan te bevelen om periodiek (eens per raadsperiode) de formats onder de loep te nemen, omdat er mogelijk kansen zijn ter verbetering van de voorstellen, die de besluitvorming ten goede komt.