Document · PDF

Gemeente Terschelling Accountantsverslag 2023 DEF

Raadsvergadering 19 juni 2024, gemeente TerschellingBij agendapunt: (B) Jaarrekening 202310.442 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Accountantsverslag 2023 Gemeente Terschelling

Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Aan de gemeenteraad van gemeente Terschelling Postbus 14 8880 AA West-Terschelling

Jaarrekening

Jaarrekening 15 juli 2024 Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023. Onze bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en met de auditcommissie. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen die zijn voortgekomen uit onze werkzaamheden tijdens de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole. Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording.

meegegeven tijdens de controle. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals Sisa, WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn. Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.

Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw gemeente, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. Dit doen wij langs de drie domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering.

Bijlagen

Vervolgens geven wij ons beeld van de interne beheersing van uw organisatie en gaan we dieper in op de speerpunten die u ons heeft

mr. drs. J.C. Olij RA

Belangrijkste boodschappen

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Financiële positie

Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt € 299.000. Niet alle controleverschillen zijn gecorrigeerd Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld.

Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.

Onrechtmatigheden blijven binnen de verantwoordingsgrens Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.

Weerstandsvermogen is toereikend, maar best subjectief Uit de jaarstukken blijkt dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld. De werkelijke weerstandscapaciteit is bijna 3,9 keer zo groot is als de weerstandscapaciteit die benodigd is om de risico’s op te vangen.

Bevindingen controle

Interne beheersing

Informatiewaarde van de programmaverantwoording is niet verbeterd De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende tot goed. Naar onze mening zijn er echter diverse verbeteringen mogelijk om de raad beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Dit is volgens ons vooral verankerd in de informatiewaarde van de programmaverantwoording.

Interne beheersing

de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad

Bijlagen

Wel hebben we wat kanttekeningen geplaatst bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit.

Belangrijkste boodschappen

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad

Jaarafsluiting kan beter We zijn niet helemaal tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle was een deel van de door ons gevraagde documenten nog niet beschikbaar. Bij de start was wel de rekening beschikbaar, maar onderdelen ontbraken en toelichtingen moesten deels nog worden opgenomen. Interne beheersing overall net voldoende Naar onze mening is de interne beheersing binnen uw gemeente als geheel net voldoende om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Onze mening wordt mede ondersteund door de bevindingen die voortkomen uit de werkzaamheden van de VIC. Wij maken ons echter zorgen over de ontwikkeling van de interne beheersing en de kwaliteit van de administratieve organisatie. Wij hebben vastgesteld dat de interne controles ten aanzien van de kernprocessen inkopen en aanbestedingen en verstrekte subsidies zijn uitgevoerd (uitbesteed aan een extern bureau). Aan de overige processen is in het afgelopen boekjaar geen aandacht besteed. Daarbij merken wij op dat het verloop van (key) medewerkers in combinatie met ziekteverzuim in de organisatie impact heeft op de kwaliteit. Het moge duidelijk zijn dat we van uw organisatie verwachten dat voor het komend jaar aan de interne beheersing een hoge prioriteit wordt gegeven.

Bijlagen

Voor een uitgebreidere rapportage hierover verwijzen we naar de managementletter.

Verdere ontwikkeling van de VIC De VIC, met ingang van dit jaar een pijler onder de rechtmatigheidsverklaring, moet verder ontwikkeld worden. Wij denken daarbij aan de volgende aspecten: • de VIC intern uitvoeren: ontwikkelen en behoud van kennis en kunde intern • Volgens vastgesteld plan uitvoeren: betrek daarin dus alle kritische interne processen • Voer de VIC tijdig uit: in het boekjaar, waardoor direct bijsturen mogelijk is. Specifiek aandacht voor prestatielevering Vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering moet verder geborgd worden door dit standaard in het factuurproces op te nemen.

Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude. Schattingen door het college zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en allemaal als evenwichtig aangemerkt.

Belangrijkste boodschappen

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad

Bijlagen

Regio-deal / Waddenprogramma • Bewaak dat er heldere bestuurlijke afspraken komen bij de Regiodeal De Waddeneilanden, waarbij in elk geval planning, prioritering en verdeling van de projecten en de gelden nadere invulling krijgt. • Zorg als kassier voor de Specifieke uitkering voor de realisatie van 200 woningen op de Waddeneilanden voor heldere uitgangspunten inzake de financieel-administratieve verwerking en voor concrete afspraken over verdeling van gelden, zodanig dat bij de afrekening van de subsidiestroom na 10 jaar de afspraken nog steeds helder zijn. En borg dat het bestedingsbegrip, zoals gebruikt wordt bij rijkssubsidies (Sisa), expliciet toepassing krijgt (projecten pas afrekenen met partijen en verantwoorden als de afgesproken prestaties feitelijk geleverd zijn).

Belangrijkste boodschappen

De reikwijdte van onze controle

Jaarrekening

Jaarrekening Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel

Toleranties en oordeel Samenvatting bevindingen

De gemeenteraad heeft ons verzocht om de jaarrekening 2023 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.

Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.

Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording Jaarstukken Gemeente Terschelling Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie

Jaarverslag

Jaarrekening

Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing

Programmaverantwoording

Paragrafen

Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

Belangrijkste boodschappen

De definitieve toleranties en onze oordeel

Jaarrekening

Jaarrekening Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel

Toleranties en oordeel

U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel zijn daarmee als volgt:

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft voor dit controlejaar de rapporteringstolerantie bepaald op € 25.000. In de financiële verordening die op 15 mei jl. is vastgesteld is deze grens opgetrokken naar € 50.000.

Rechtmatigheidsverantwoording

Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de hiervoor genoemde goedkeuringstolerantie.

Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle

Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande tabel.

Tolerantie

Bedrag

Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Tolerantiegrens voor fouten

€ 299.000

Tolerantiegrens voor onzekerheden

€ 896.000

Bevindingen blijven binnen de tolerantie Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw raad heeft vastgesteld. Dit jaar hebben we, in samenwerking met financiën en de VIC, expliciet aandacht besteed aan de prestatielevering: de vraag of een betaalde factuur ook feitelijk onderbouwd kan worden door geleverde prestaties. Dat bleek nog lang niet alle gevallen even gemakkelijk en er moest voor een aantal facturen expliciet documentatie bij de budgethouders of projectleiders opgevraagd worden. In een aantal gevallen lukte het onderbouwen niet; waardoor we een aantal facturen als fout hebben aangemerkt.

Belangrijkste boodschappen

Het college heeft voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven

Jaarrekening

Jaarrekening Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle Toleranties en oordeel

Toleranties en oordeel Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Achtergrond Dit jaar heeft het college voor het eerst een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is volgens de BBV onderdeel van de jaarrekening; maar dit eerste jaar door het college opgenomen voor in het boekwerk, onder de hoofdlijnen. De verantwoording valt binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten.

• Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. De verantwoordingsgrens is onlangs, in mei 2024, opnieuw vastgesteld op de maximale grens van 3% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Dit is gelijk aan (afgerond) € 896.000. Het oordeel van het college Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Het college heeft ten aanzien van het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium een beperkt aantal bevindingen gedaan, maar deze blijven ruim binnen de grens van € 896.000. Deze bevindingen zijn in meer detail beschreven en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het college zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld. Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het college, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.

9 Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording In dit deel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van de raadsleden.

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording

Paragrafen

Programmaverantwoording Paragrafen

Daarnaast beoordelen wij of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV aan de programmaverantwoording stelt. Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Vervolgens hebben wij in meer detail onze beeld uitgewerkt. Aspect verantwoording

2023

2022

Leesbaarheid



Informatiewaarde



Overeenstemming met jaarrekening



In overeenstemming met het BBV



Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad

Legenda



Voldoet niet of beperkt aan de norm



Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen



Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie

Bijlagen

Betekenis

De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere gemeenten van uw omvang voldoende tot goed. Met name in hoofdstuk 1, Hoofdlijnen, wordt de lezer/gebruiker van de jaarrekening in een 20-tal bladzijden helder en concreet geïnformeerd over de financiële ontwikkelingen in het afgesloten boekjaar. Accent ligt daarbij wel op de financiële hoofdlijnen, een samenvatting van de gerealiseerde beleidsmatige zaken (wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt ten opzichte van in begroting opgenomen doelen) zou zeker een toegevoegde waarde hebben. De programmaverantwoording biedt volgens een vaste indeling per programma inzicht in de realisatie in 2023: de belangrijkste ontwikkelingen worden geduid, een financieel overzicht, toelichting op enkele overschrijdingen, een tabel begrotingsrechtmatigheid en de verplichte beleidsindicatoren worden achtereenvolgens behandeld. Ook hier ligt het accent op de financiën. Wij geven in overweging om in de programmaverantwoording meer en explicieter stil te staan bij hetgeen in 2023 aan werk is verricht, aan resultaten en doelen is behaald en het effect daarvan voor de lokale gemeenschap. En u als raad zou met name gesteund kunnen worden door de activiteiten en resultaten expliciet te vergelijken met hetgeen in de begroting van het verslagjaar als doelstellingen / taken is opgenomen.

Pas dan kan de toezichthoudende rol (toetsen aan de afspraken) strak invulling krijgen. De jaarrekening is in hoofdlijnen wel overeenkomstig de BBV, maar niet op alle facetten. Met name bij de indeling en volgorde van onderdelen kiest Terschelling een eigen invulling. Uiteindelijk zijn de vereiste onderdelen wel opgenomen.

10 Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording

Paragrafen

Programmaverantwoording Paragrafen

Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle

Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.

Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm. Op de volgende pagina’s hebben wij in meer detail ons beeld uitgewerkt. Aspect verantwoording

2023

2022

Lokale heffingen



Weerstandsvermogen en risicobeheersing



Onderhoud kapitaalgoederen



Financiering



Bedrijfsvoering



Verbonden partijen



Grondbeleid



Openbaarheid



nvt

Legenda

Betekenis

Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren:: • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar ook van de financiële verordening of de wensen van de raad; • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwantitatieve analyses of verbale toelichting; • Maak meer gebruik van grafieken en infographics.



Voldoet niet of beperkt aan de norm



Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen



Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie

11 Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording

Paragrafen

Programmaverantwoording Paragrafen

Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Lokale heffingen De paragraaf Lokale heffingen geeft uitgebreid inzicht in een aantal aspecten die op grond van de BBV toelichting behoeven. Een van de aspecten waarop toelichting wordt gegeven is de mate van kostendekkendheid. Deze wordt voor de rioolheffing en de afvalstoffenheffing helder uitgewerkt. De BBV vraagt deze analyse voor alle specifieke heffingen (leges en bestemmingsheffingen). Het verzoek is om de analyses en de toelichtingen daarop op dit aspect uit te breiden. Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf Weerstandsvermogen is naar onze mening goed uitgewerkt. Er wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de risico's in de paragraaf tot stand zijn gekomen, hoe deze worden gewogen en wat de mogelijke financiële impact is. De belangrijkste risico's zijn daarnaast in detail toegelicht, waardoor de gemeenteraad een goed beeld heeft van deze risico’s. Naar onze mening is de paragraaf begrijpelijk geschreven. Hierbij zijn beperkt vaktermen gebruikt. Waar ze toch gebruikt moeten worden, zijn ze helder uitgelegd. Hierdoor is deze technische paragraaf ook goed leesbaar voor raadsleden die minder vaak te maken hebben met risicomanagement.

In de paragraaf is helder weergegeven dat Terschelling ruim 3 keer zo veel weerstandsvermogen heeft dan er op basis van de risicoanalyse nodig geacht wordt; ruim voldoende dus. Maar als de benodigde weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de algemene reserve, dan blijkt dat de algemene reserve in omvang (net) niet hoog genoeg is om de gecalculeerde risico’s af te dekken:

daarvoor is er € 62.000 te weinig in de reserve. Pas als de reserve recreatie meegenomen wordt in de analyse is er voldoende vermogen beschikbaar om de risico’s af te dekken. In de paragraaf worden de verplichte kengetallen vanuit het BBV opgenomen. De opbouw/samenstelling van de kengetallen is met uitgebreide tabellen gedocumenteerd. Maar de BBV vraagt ook om een inhoudelijke analyse: een beoordeling de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie van de gemeente. Op dit punt kan de paragraaf nog worden aangevuld.. Onderhoud kapitaalgoederen In de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen zijn de beleidsmatige kaders van de verschillende soorten kapitaalgoederen kort weergegeven. En de feitelijke ontwikkelingen in het onderhoud in 2023 zijn op praktische wijze beschreven. Naar onze mening kan het beleidsmatig kader concreter worden weergegeven, waardoor de raad feitelijk weet welk beleids- of beheersplan van toepassing is en bijv. hoe oud of actueel het betreffende plan is. Maar het BBV vraagt ook om de uit het beleidskader voorvloeiende financiële aspecten weer te geven en de vertaling van die financiële consequenties in de jaarrekening helder te maken. En de vertaling ontbreekt geheel. Wij adviseren u deze paragraaf op deze punten aan te vullen en in overeenstemming te brengen met het BBV.

De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd door hierin ook een meerjarenperspectief mee te nemen gezien het structurele karakter van de onderhoudskosten.

12 Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Financiering De paragraaf Financiering geeft inzicht in alle facetten waar het BBV om vraagt. En is naar onze mening, ondanks de technische onderwerpen, in heldere taal beschreven.

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording

Paragrafen

Programmaverantwoording Paragrafen

De informatiewaarde zou verder verbeterd kunnen worden door de financieringspositie van de gemeente in meerjarenperspectief te bezien, waarbij deels wordt teruggekeken, bijvoorbeeld drie jaar, en enkele jaren wordt vooruitgekeken. Op deze wijze kan een trendanalyse worden ontwikkeld, waardoor een nog betere voorspelling gemaakt kan worden van de financieringspositie op de langere termijn.

Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het BBV definieert echter niet wat onder bedrijfsvoering moet worden verstaan, waardoor het college een eigen invulling kan geven aan de onderwerpen en accenten. Het merendeel van de bedrijfsvoeringsaspecten komt wel aan bod in de paragraaf. Het beleid en beheer rondom ICT zou, gelet op de afhankelijkheid van organisaties aan digitaal werken, naar ons idee ook een alinea verdienen in deze paragraaf. Dit jaar is de toelichting op de rechtmatigheid aan deze paragraaf toegevoegd. Er wordt toelichting gegeven op een aantal aspecten en ontwikkelingen en enkele bevindingen uit de interne beoordelingen of de VIC worden specifiek toegelicht.

Verbonden partijen Deze paragraaf geeft een beeld van de beleidsmatige en financiele betrokkenheid van de gemeente bij haar verbonden partijen. De wetgever vraagt ook om in deze paragraaf het beleid ten aanzien van verbonden partijen weer te geven, zeker relevant als een gemeente geen nader uitgewerkt beleid rondom verbonden partijen heeft. We adviseren u de paragraaf op dit punt aan te vullen. De informatieverschaffing per verbonden partij is praktisch en helder. Het belangrijkste aspect dat ontbreekt is de verwachte omvang van het eigen vermogen, het vreemd vermogen en het resultaat van de verbonden partij over het begrotingsjaar. Bij het opstellen van de jaarrekening was deze informatie echter in vele gevallen nog niet beschikbaar. Grondbeleid De gemeente heeft structureel een heel beperkt aantal grondexploitaties. Nu de Klu Locatie dit jaar is afgelopen, blijft alleen Dellewal open. En dat is in essentie, gelet op de hele lange doorlooptijd rondom planvorming, geen echte grondexploitatie. De beperkte toelichting in deze paragraaf is dan ook verklaarbaar. Maar, de afsluitende zin, dat door allerlei oorzaken het terugverdienen van de boekwaarde Dellewal lastig is, is echter een zeer relevant.

13 Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Openbaarheid De paragraaf over de toepassing van de Wet open overheid (Woo) is dit jaar nieuw. Dat er een aparte paragraaf ‘Openbaarheid’ in de jaarstukken moet worden opgenomen, is al geregeld in de Woo; en de commissie BBV geeft weer dat dit ook in de eerstvolgende wijziging van de BBV zal worden verwerkt. Wij verwachten dat deze wijziging dit najaar definitief wordt.

Programmaverantwoording

Paragrafen

Programmaverantwoording Paragrafen

Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Er wordt in de paragraaf op een praktische en puntsgewijze wijze invulling gegeven aan het verwantwoorden over ‘openbaarheid’. Omdat historie en referentie ontbreekt vinden we dit een passende weergave. Wij adviseren om voor komend jaar kennis te nemen van het nieuwe artikel 16a dat in de voorgenomen wijziging van het BBV is opgenomen. Hierin zijn in meer detail de eisen opgenomen waaraan de paragraaf betreffende openbaarheid moet voldoen.

14 Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Kengetallen BBV

Kengetallen BBV

Weerstandsvermogen

Weerstandsvermogen Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Onze analyse van uw weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen is door het college een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen van uw gemeente per 31 december 2023. Eerder in dit rapport hebben wij een aangegeven hoe wij aankijken tegen de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Weerstandvermogen. In deze paragraaf gaan we dieper in op de analyse die door het college gemaakt is. Uit de analyse blijkt dat het weerstandsvermogen meer dan toereikend is om de geïdentificeerde risico’s te dekken en om te voldoen aan de eisen die door de gemeenteraad zijn gesteld. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de financiële risico’s die de gemeente loopt en de buffers die gemeente vrij beschikbaar heeft om deze risico’s op te vangen (de weerstandscapaciteit). Het college heeft het weerstandsvermogen berekend op € 11,4 mln. en het totaal aan geschatte risico’s op € 2,9 mln. Dit houdt in dat de werkelijke weerstandscapaciteit ruim 3,9 keer zo groot is als de omvang die nodig is om de risico’s op te vangen.

Objectiviteit van de benodigde weerstandscapaciteit Een belangrijk nadeel van de benodigde weerstandscapaciteit is dat deze subjectief is. Het is volledig afhankelijk van de kwaliteit van het risicomanagement en de mogelijkheid om de maximale omvang en kans van voordoen van de risico’s te bepalen. In de praktijk is dit vaak weerbarstiger dan uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt. Voor risicomanagement als apart beheersinstrument vragen we al enkele jaren aandacht. Want op dit moment is de concrete aandacht voor risico’s praktisch gezien beperkt tot de jaarlijkse inventarisatie bij de begroting en de jaarrekening (gevolgd door de confrontatie met het beschikbare weerstandsvermogen); mede omdat deze door BBV-

verslaggevingsregels wordt afgedwongen. Het is van belang te investeren in risicomanagement: want met het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie en het bestuur kan beter een juiste balans wordt gevonden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. En na het ontwikkelen ervan is het van belang continue aandacht voor risicoanalyse en –beheersing te organiseren. Uw weerstandsvermogen nader geanalyseerd De financiële omvang van de gepresenteerde risico’s is in 2023 nagenoeg gelijk gebleven op een omvang van € 2,9 miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit is met € 0,6 mln. toegenomen waardoor de ratio van het weerstandsvermogen stijgt. Uit de cijfers blijkt daarmee dat de gemeente in potentie meer weerstand heeft opgebouwd tegen risico’s. Naast deze weerstandscapaciteit heeft de raad van Terschelling ook een praktische weerstandsnorm vastgesteld: het deel van de algemene reserve dat als concrete buffer moet dienen voor het opvangen van risico’s (voor 2023 moet deze buffer € 3,6 mln zijn. Omdat de algemene reserve dit jaar is gedaald met € 948.000 tot € 3,5 mln. wordt hiermee de door de raad vastgestelde norm op dit moment niet gehaald. Pas als de reserve recreatie in de vergelijking wordt meegenomen is het buffervermogen nog in tact: het in deze benadering ‘vrij besteedbare’ overschot bedrag dan nog € 364.000.

Natuurlijk is er over 2023 een positief resultaat waarmee het vermogen kan worden aangevuld, maar de cijfers laten zien dat bij besluiten met financiële consequenties het effect op de vermogenspositie in ogenschouw moet worden genomen.

Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle

Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Prestatie-levering We hebben de laatste jaren aandacht gevraagd voor de prestatielevering: het feitelijk vaststellen dat een prestatie echt geleverd is, en het expliciet vastleggen en onderbouwen daarvan. De commissie BADO heeft de notitie ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’ uitgebracht om het belang ervan te onderstrepen en om handvatten te geven hoe bewijsvoering en dossiervorming rondom prestatielevering vorm te geven. Bij bepaalde diensten of leveringen is het soms best lastig om te beoordelen en adequaat gedocumenteerd vast te leggen of een prestatie is geleverd. En los daarvan, het kost tijd en moeite.

Wij hebben voor onze controle focus gelegd op onderbouwing van de prestatie (zie ook de risicoanalyse). Daarom hebben we bij onze controle op de inkopen specifiek uitvraag gedaan naar de onderbouwing van de prestaties. Maar naar onze mening moet het zich niet beperken tot controle achteraf: het vastleggen en documenteren van de ‘ontvangen prestatie’ moet in het factuurproces ingebakken worden. We kunnen uw organisatie een korte handreiking verstrekken ter verduidelijking hoe de prestatie in het financieel zou kunnen worden onderbouwd.

Regio Deal De Waddeneilanden In 2020 en 2021 is door het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden een integraal programma opgezet om de leefbaarheid op de Waddeneilanden te behouden en te werken aan een duurzaam en vitaal toekomstperspectief voor de Waddeneilanden. In februari 2022 is het integrale uitvoeringsprogramma in de raad vastgesteld. Dit programma is ingediend en gehonoreerd in de 4e tranche van de Regio Deals die het rijk met decentrale overheden, in dit geval de Waddeneilanden en de provincies Noord-Holland en Friesland heeft gesloten. De Regio Deals zijn 1 november 2023 ondertekend. Het totale programma omvat projecten waarvoor in totaal ca € 31 mln. uitgaven worden geraamd en die volgens de afspraken in de Regio Deal uitgevoerd worden in de periode 2024 - 2027. in het kader van regiodeals een eigen bijdrage verwacht: de rijksoverheid betaalt 50%, de provincie 25% en de gemeenten 25%. Voor de uitvoering van het programma verleent een programmabureau dat is ondergebracht bij GR De Wadden ondersteuning. Maar de bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt, zo begrijpen wij, bij de contractspartijen samen. Voor de planning, de prioritering, keuzes in en uitwerking van projecten moeten nog feitelijke afspraken worden gemaakt en bekrachtigt.

Deze afspraken zijn van expliciet van belang omdat de projecten die zijn ingebracht in de Regio Deal in een beperkte tijd moeten worden uitgevoerd. En de aard en omvang van deze projecten zijn voor de eilanden best majeure projecten: goede kaders afspreken en nadrukkelijke bewaking ervan is een must.

Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle

Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Woningbouwsubsidies De rijksoverheid stimuleert momenteel via subsidieprogramma’s op concrete wijze de woningbouwplannen van gemeenten. Het ministerie van Volkshuisvesting heeft in 2022 voor het versnellen van de woningbouw op de Waddeneilanden (ter realisatie van ten minste 200 woningen op de eilanden) een bedrag van € 5 mln. toegezegd; deze rijksbijdrage is bedoeld voor de bekostiging van de zgn. onrendabele top van de 200 woningen. Omdat de looptijd van het project lang is (10 jaar), adviseren we u om bij start ervan nadrukkelijk stil te staan bij de opzet, de inhoudelijke beheersing en de administratieve borging ervan. Het (tijdig) halen van de woningbouwdoelstelling en de samenstelling van het woningbouwprogramma (opbouw, fasering) zijn nadrukkelijke voorwaarden bij deze subsidieverlening. Regiokassier En bij de subsidieverlening in waddenverband speelt verder mee dat de gemeente Terschelling administratief beheerder is van de rijksbijdrage en tussen de eilanden afspraken gemaakt moeten worden over de uitvoering en realisatie van het woningbouwprogramma en de inhoudelijke en administratieve verantwoording van de uitvoering. Verstandig om nu stil te staan bij de uitgangspunten die daarvoor gekozen worden, want het beheer en de bewaking van de projecten moeten voor de komende 10 jaar solide zijn.

Ook om te borgen dat de rijksubsidies over 10 jaar, na realisatie van de doelen, ook feitelijk vastgesteld worden.

We adviseren u om deze afspraken helder vast te leggen en daarbij aansluiting te zoeken bij de landelijke Sisa-afspraken. Niet alleen voor de financiële verwerking, ook voor wat betreft het bestedingsbegrip (gelden zijn pas besteed als het project af is of de prestatie feitelijk geleverd is) en de projectgewijze afrekening (pas definitief afrekenen als alle projectafspraken zijn nagekomen). Plannen voor Dellewal Sinds december 2003 is de gemeente eigenaar van de grond waar voorheen de dancing Dellewal stond. De grond is opgenomen onder de grondexploitaties, en heeft een boekwaarde van € 2,2 miljoen. In 2017 werd nadere uitwerking gegeven aan scenario’s voor de ontwikkeling van Dellewal en in december 2017 koos de raad voor de bouw van een 13-tal appartementen. Daarna is gewerkt aan de ontwikkeling van de plannen, met begin 2022 nog een haalbaarheidsstudie en een doorrekening van de economischfinanciële uitvoerbaarheid. Deze ontwikkeling is in het voorjaar een halt toegeroepen door het nieuwe coalitieakkoord, waarin is vastgelegd dat de opties rond Dellewal worden heroverwogen, waarbij de ontwikkeling van 13 wooneenheden wordt uitgesloten. Uit navraag hebben we begrepen dat er nog geen nadere stappen genomen zijn om dit aspect van het akkoord uit te werken in besluitvorming.

Hoewel in het collegeakkoord staat dat er rekening wordt gehouden met de financiële positie van de gemeente, vragen we (bijna in continuïteit) aandacht voor de onderbouwing van de boekwaarde van € 2,2 mln. in de jaarrekening..

Belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen Jaarrekening

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle

Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Onze belangrijkste bevindingen bij de controle Ontwikkeling oude Campus In 2017 is het complex van de voormalige campus van het Maritiem Instituut teruggekocht van de Woningstichting De Veste. En op de balans opgenomen tegen de ‘terugkoopwaarde’ van € 2,9 mln., het bedrag waarvoor de panden eerder aan de woningstichting waren verkocht. Om een goede inschatting te hebben van de marktpositie van een dergelijk, redelijk bijzonder object is het complex in de zomer 2018 getaxeerd. De taxaties laten zien dat de huidige boekwaarde (die geen relatie heeft met de marktwaarde, maar met historische afspraken uit 2011) de actuele waarde redelijk weerspiegelt; maar ook dat de uiteindelijke waarde sterk afhangt van de bestemming en doel dat uiteindelijk aan het complex gegeven wordt. In 2023 is een intentieovereenkomst gesloten met NHL Stenden Hogeschool en de Stichting FB Oranjewoud voor de herontwikkeling van de oude campus. Doel van de intentieovereenkomst is het realiseren van een uitgewerkt concept, de programmering, een vastgoedplan en een daarbij behorend financierings- en bedrijfsplan. En dit geheel moet leiden tot een samenwerkingsovereenkomst die de basis wordt voor de verdere ontwikkeling. De intentieovereenkomst is inmiddels verlengd tot juni 2024. Duidelijk is dat bij het afwegen van de alternatieven de financieeleconomische haalbaarheid ervan een kritisch aspect is.

Want mocht uit de (nadere uitwerking van de) plannen blijken dat er sprake is van duurzame waardevermindering, dan zou dit een correctie op de boekwaarde tot gevolg moeten hebben.

Weerstandsvermogen – stille reserves Terschelling heeft voor de nabije toekomst een aantal projecten op stapel staan die veel geld gaan kosten. In dat kader kwam de vraag op welke wijze de gemeente haar vermogen presenteert; en of ze haar stille reserves (onder meer in een aantal woningen) in de jaarrekening tot uitdrukking kan brengen. Dat kan niet door de waarde van de woningen in de balans op te nemen, herwaarderen is volgens de BBV (helaas) niet toegestaan. De waarde zou echter wel in de paragraaf weerstandsvermogen tot uitdrukking kunnen worden gebracht. De notitie ‘Hoofdlijnen van het BBV’ noemt deze mogelijkheid zelfs expliciet. Het weerstandsvermogen zoals de gemeente dat momenteel in haar begroting en jaarrekening presenteert is gebaseerd op een normbedrag uit 2019 dat jaarlijks geïndexeerd wordt. Dat is een heldere beleidslijn. Er wordt echter geen relatie gelegd met het weerstandsvermogen of weerstandscapaciteit die in stille of geheime reserves zit of die in onbenutte belastingcapaciteit zit. En er is geen onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit; en ook niet met de feitelijk onderkende en (in de paragraaf weerstandsvermogen) geïnventariseerde risico’s. Deze aspecten kunnen het beeld en de oordeelsvorming (van bestuur en andere gebruikers van de jaarstukken) over financiële weerbaarheid van de gemeente ondersteunen.

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening

Jaarrekening

Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing Afsluitproces

Afsluitproces VIC

VIC Risicomanagement en fraude

Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen

In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening. In dit proces, dat best specifiek is omdat het zich maar een keer per jaar voordoet en dat de betrokkenheid van kwalitatieve medewerkers vergt, zien we de ontwikkelingen in de bezetting bij de afdeling Financiën terug. Daardoor was het afsluitproces bij de start van de controle feitelijk nog niet afgerond. En ook op dit moment, bij het schrijven van dit verslag medio mei, is de VIC nog niet geheel afgerond.

Kwaliteit jaarstukken bij start controle kan beter Bij de start van de jaarrekeningcontrole waren de concept jaarstukken beschikbaar. Maar nog niet alle onderdelen van de jaarstukken waren volledig ingevuld, en veel toelichtingen moesten nog worden aangevuld. Daarom adviseren we om voorafgaande aan de controle van volgend jaar: • Bij de start van de jaarrekeningcontrole de concept jaarstukken gereed en zichtbaar gecontroleerd te hebben aan de hand van de checklist jaarverslaggeving; • De teksten in de jaarstukken, in het bijzonder in de programmaverantwoording en de paragrafen, kritisch te beoordelen en door een derde medewerker te laten tegenlezen, voordat de jaarstukken aan ons worden verstrekt.

de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Beschikbare documentatie voor jaarrekeningcontrole beperkt Voorafgaande aan de controle verstrekken we jaarlijks een ‘lijst op te leveren stukken’, waarmee we aan de organisatie weergeven welke documenten we voor onze controle nodig hebben. Bij de start van de

controle waren de door ons gevraagde documenten slechts beperkt beschikbaar. We zullen voor de controle van komend jaar beter bewaken dat de voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd zijn en daarover met de afdeling Financiën strakkere afspraken maken.

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van de VIC in ontwikkeling

Jaarrekening

Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie

Ontwikkeling van de VIC: zelfstandige uitvoering De opzet van de VIC heeft in 2021 vorm gekregen met het opstellen van een VIC-plan en in 2022 is proef gedraaid met de uitvoering van de feitelijke controles. De werkzaamheden werden uitgevoerd door een ingehuurde medewerker. Voor het boekjaar 2023 was de intentie om de werkzaamheden in eigen beheer uit te voeren. Maar mede door bezettingsproblemen bij de afdeling Financiën is er toch gekozen om de VIC door een externe partij te laten uitvoeren.

Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing

Gegeven de omstandigheden was dat voor nu een praktische oplossing. Maar we dringen erop aan om ernaar te streven de VIC geheel in eigen beheer uit te voeren. De kennis van processen blijft dan in huis en de opvolging en bewaking van bevindingen en aanbevelingen kan meer hands-on plaatsvinden.

Afsluitproces

Afsluitproces VIC

VIC Risicomanagement en fraude

Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Beperkte invulling VIC Omdat de VIC extern is belegd is, er voor gekozen om lang niet alle processen die in het VIC-plan staan te laten uitvoeren. Alhoewel we argumenten kunnen plaatsen (onder meer het kostenaspect) vinden we dit geen goede keuze. De VIC is namelijk vanaf dit jaar mede een van de pijlers voor de rechtmatigheidsverklaring van het college. We adviseren het college om de VIC voor het komend boekjaar volledig te laten uitvoeren volgens het in 2021/2022 opgestelde VIC-plan. De rechtmatigheidsverklaring verdient in continuïteit een solide basis.

Late uitvoering van de VIC De VIC is niet voor de accountant: de interne controles zijn primair een beheersinstrument van het management. En zijn bedoeld om vast te stellen dat processen werken zoals ingericht en om tijdig bij te sturen

als de feitelijke invulling anders is dan beoogd. Dit tijdig bijsturen is lastig als de VIC pas in het jaar volgend op het boekjaar een invulling krijgt. En feitelijk is de VIC op het subsidieproces bij het afsluiten van dit verslag nog niet afgerond: dat is mosterd na de maaltijd. Daarom adviseren we stellig om de VIC volgens het plan in te vullen: Planning en uitvoering van de VIC in het lopende boekjaar zelf is een must.

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s

Jaarrekening

Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing

Risicomanagement Voor risicomanagement als apart onderwerp in de beheersinstrumenten vragen we al enkele jaren aandacht. Want op dit moment is de aandacht voor risico’s praktisch gezien beperkt tot de jaarlijkse inventarisatie bij de begroting en de jaarrekening (gevolgd door de confrontatie met het beschikbare weerstandsvermogen); mede omdat deze door BBVverslaggevingsregels wordt afgedwongen. Het is van belang te investeren in risicomanagement: want met het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie en het bestuur kan beter een juiste balans wordt gevonden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. En na het ontwikkelen ervan is het van belang continue aandacht voor risicoanalyse en –beheersing te organiseren.

Afsluitproces

Afsluitproces VIC

VIC Risicomanagement en fraude

Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij u en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij u als college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten).

Een frauderisico-analyse opstellen, mede als basis voor de werkzaamheden VIC Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. Deze frauderisicoanalyse kan daarna ook gebruikt worden als uitgangspunt voor de VIC-aanpak en als basis voor specifieke VICwerkzaamheden gericht op de onderkende risico’s. Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze gaan ‘leven’ in de organisatie.

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s

Jaarrekening

Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing Afsluitproces

Afsluitproces VIC

VIC

Frauderisico’s in onze controle Naast het betrekken van de interne frauderisicoanalyse hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Frauderisico’s bespreken met management en bestuur; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voortgekomen.

Risicomanagement en fraude

Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring nemen we ook op wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden.

Er is geen overkoepelend M&O beleid Binnen de gemeente is geen overkoepelend M&O-beleid vastgesteld, waardoor geen algemene uitgangspunten, kaders, beheersmaatregelen en risicogebieden op dit gebied inzichtelijk zijn. Het beschikken over een overkoepelend M&O-beleid is aan te bevelen omdat de visie en kaders van de gemeenteraad ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik hiermee expliciet naar voren komen. En het kan helpen bij de onderbouwing van een van de drie elementen van rechtmatigheid. Noodzakelijk is het echter niet. Relevant is dat de in verordeningen en nadere besluiten die daaruit voortkomen voldoende preventieve en repressieve maatregelen zijn opgenomen, alsmede dat de toetsing op deze maatregelen is opgenomen in de interne beheersingsorganisatie. Wij hebben geconstateerd dat dit het geval is.

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s

Jaarrekening

Jaarrekening Aanbeveling Informatiewaarde jaarverslag

Evalueer de gekozen verantwoordingsgrenzen na het eerste jaar.

Verantwoordingsgrenzen zijn in mei 2024 opnieuw vastgesteld.

Ontwikkel hulpmiddelen voor het wegen, duiden en extrapoleren van IC-bevindingen.

Zal volgend jaar vorm krijgen, als VIC-werkzaamheden in eigen huis worden uitgevoerd.

Ontwikkel een standaard rapportage over rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering; in lijn met de BBV-modellen.

Is dit jaar ten tijde van het opstellen van de jaarrekening i praktische zin ontwikkeld.

Borg dat bevindingen uit de IC concrete vervolgstappen krijgen.

Moet vorm krijgen na verdere ontwikkeling van de VICwerkzaamheden.

Gebruik het nieuwe financiële systeem om het financieel beheer te ontwikkelen (vastleggen prestatielevering, borgen aansluitingen, ontwikkeling projectadministratie).

Deze doorontwikkeling moet nog vorm krijgen.

Bewaak het terugverdienen van de aankoopwaarde van de oude Campus .

Er zijn plannen in ontwikkeling en er in overleg met geïnteresseerde partijen.

Bewaak de boekwaarde van het Dellewal-terrein, nu er in het coalitieakkoord is vastgelegd, dat de bouw van 13 appartementen wordt uitgesloten.

Er is nog geen nader uitwerking van deze afspraak in het coalitieakkoord.

Ga na of de wijze van verantwoorden over onderwijs plaatsvind in lijn met de bestuurlijke verantwoordelijkheden

Hieraan moet nog invulling gegeven worden.

Implementeer de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen door samen te werken in regionaal verband

De nieuwe termijnen in de Wgr worden gehanteerd; doorvoeren van de door de wetgever beoogde nauwere betrokkenheid moet nog vorm krijgen.

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie

Voortgang

Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing Afsluitproces

Afsluitproces VIC

VIC Risicomanagement en fraude

Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s

Jaarrekening

Jaarrekening Aanbeveling

Voortgang

Leg eindverantwoordelijkheid voor de verantwoording van de afzonderlijke SiSa-regelingen neer bij de beleidsafdelingen

Dit blijf lastig gelet op de specifieke kennis die Sisa vraagt.

Stel voor de onderlinge verdeling van en rapportage over de gelden van het woningbouwprogramma De Wadden een gezamenlijk document op.

Deze afspraken zijn in ontwikkeling.

Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing Afsluitproces

Afsluitproces VIC

VIC Risicomanagement en fraude

Risicomanagement en fraude Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen

Belangrijkste boodschappen

Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u

Jaarrekening

Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag

Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie

Financiële positie Bevindingen controle

Bevindingen controle Interne beheersing

Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van

Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen

Bijlagen Actuele ontwikkelingen

Sisa

WNT

Actuele ontwikkelingen Sisa

WNT

Onafhankelijkheid

Communicatie

Onafhankelijkheid Communicatie Urenbesteding

In april 2024 heeft de Rijksoverheid met provincies en gemeenten afspraken gemaakt over hun financiën. Hieronder hebben wij de belangrijkste afspraken op een rijtje gezet. Opschalingskorting definitief afgeschaft Een van de afspraken is dat vanaf 2026 de opschalingskorting definitief wordt geschrapt. Daardoor krijgen gemeenten € 675 miljoen extra. Nieuwe financieringssystematiek eerder ingevoerd Tevens is besloten om de nieuwe financieringssystematiek (bbpsystematiek) al vanaf 2024 in te voeren, zodat de financiering vanuit de Rijksoverheid stabieler wordt. Deze overgang heeft, met uitzondering van het jaar 2025, geen financiële gevolgen voor gemeenten. In 2025 wordt echter, eenmalig, een lagere uitkering uit het gemeentefonds verwacht. Streven naar minder specifieke uitkeringen Om in de toekomst verantwoordingslasten te beperken en bestedingsvrijheid te bevorderen wordt, naast de lopende inspanningen om de financiële verhoudingswet aan te passen, een plan uitgewerkt om te komen tot een vermindering van het aantal (nieuwe) specifieke uitkeringen.

Financiering Wmo wijzigt Een andere afspraak die gemaakt is, is om gezamenlijk te werken om de beheersbaarheid van de uitgaven in relatie tot de wettelijke zorgtaken van de Wmo 2015 te borgen. Het Rijk en gemeenten gaan zich samen inspannen om het openeinde-deel van de regeling te beëindigen. Afgesproken is dat in de toekomst (een nader te bepalen deel van de) Wmo 2015 niet langer via de algemene uitkering van het gemeentefonds gaat, maar via een aparte financiering. Afhankelijk van de gekozen bekostigingsvorm wordt een passende, geobjectiveerde indexering ontwikkeld die rekening houdt met de kostenontwikkeling en demografie en vergrijzing. In juni 2024 wordt een voorstel besproken op welke wijze die uitgangspunten verder worden uitgewerkt, ook in samenhang met het al lopende houdbaarheidsonderzoek. Ook op het fysiek domein zijn er ontwikkelingen In het fysiek domein spelen een aantal fundamentele ontwikkelingen die veel van gemeenten vragen. Erkend is dat er onderzoek nodig is naar de vraag of de bbp-systematiek evenredig meebeweegt met de ontwikkeling van de kosten op de beleidsterreinen openbaar vervoer, infrastructuur en natuur. Ook hierbij gaat het om de balans tussen ambitie, taken, middelen en uitvoeringskracht. Voor deze drie beleidsterreinen zal tot een verdere concretisering van de handelingsperspectieven en oplossingsrichtingen worden gekomen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Terschelling&id=c51b68e5-2898-4cbe-8459-784a8a3e4f29