DOSSIERNUMMER 20230724-1400 – VERSLAG PROJECTBOARD 240723_Zwartgemaakt

DOSSIERNUMMER 20230724-1400 – VERSLAG PROJECTBOARD 240723

Verslag Onderwerp: Datum: Aanwezig:

Projectboard Haven 24 juli 2023 J. Hoekstra-Sikkema D. Verhoeven H. de Jong

Afwezig: Verslag door:

(wegens ziekte verhinderd) mka Hetty de Jong

1.Opening en vaststellen agenda Agenda conform vastgesteld. 2. Mededelingen. De PB constateert dat er door de projectdirecteur geen vervanging is aangewezen. De PB constateert de volgende formele wijziging in de projectorganisatie: heeft opdracht teruggegeven. Een aantal leden van de projectorganisatie Haven heeft een brief aan de secretaris/directeur gestuurd over respectvol met elkaar omgaan. Er is geen voorbereiding met de portefeuillehouder geweest over de agendapunten 4 en 5. De PB heeft geen kennis kunnen nemen van het VO. Het VO was nml door de projectdirecteur niet toegestuurd aan de PB, in tegenstelling tot de gemaakte afspraken (zoals ook verwoord in het verslag van 14/6). Op initiatief van de GS is het geagendeerd voor de PB van 24/7. Tekeningen konden niet bijgevoegd worden omdat het een te groot bestand betreft.

3. Verslag 5 juli 2023 Met wijziging akkoord.

4. Contractmanagement, Financieel management, trackanalyse, tenderboard. De PB constateert dat de gevraagde rapportages wederom niet geleverd zijn. Dit maakt het voor de PB onmogelijk te sturen en te controleren.

2

5. Voorgang VO VO is aangeleverd aan BS ter behandeling in het college. De PB vraagt zich af waarom het niet conform de afgesproken werkwijze in de PB aangeleverd wordt. Voor de PB is het onduidelijk op welke wijze het nu voorbereid zou moeten worden. Verder heeft er geen enkele voorbereiding met de portefeuillehouder plaatsgevonden. De PB heeft de projectdirecteur gevraagd om de raadsbesluiten uit te voeren. Het is de PB onduidelijk of bijvoorbeeld de Second Opinion op het amendement in gang is gezet. Voorts is er geen inspraak geweest op het VO en dit druist in tegen de afspraken over het proces welke gemaakt zijn met de PB. De PB mist de relatie met andere projecten en vraagt zich af of er overleg geweest is met de ambtelijke organisatie. Al eerder, naar aanleiding van een memo projectdirecteur, heeft PB aangegeven dat de werkwijze zoals deze door de projectorganisatie gevolgd wordt, niet akkoord is. De PB neemt kennis van het VO inclusief bijbehorende stukken. De PB concludeert dat het VO niet in lijn met de gemaakte procesafspraken tot stand is gekomen en dat er geen enkele (inhoudelijke) voorbereiding heeft plaatsgevonden door de projectorganisatie/projectdirecteur met de portefeuillehouder of de PB. De PB kan op deze wijze niet akkoord gaan met het VO en verwacht dat zowel het memo als het VO met spoed besproken worden in de PB.

De PB vindt dit geen professionele manier van werken.

6. Voortgang gemaakte afspraken De PB constateert dat er geen voortgang gemaakt wordt ondanks herhaaldelijk verzoek hiertoe. Het project loopt hiermee grote risico’s. Planning is niet meer haalbaar want er zijn een aantal essentiële stappen niet gezet. De financiële risico’s zijn onbekend. (dit is afhankelijk van hetgeen er aan werkzaamheden is uitgevoerd en wat niet is uitgevoerd).