DOSSIERNUMMER 20230724-0001 - BIJLAGE 1 AGENDAPUNT 5 PROJECTBOARD 240723 COLLEGE ADVIES VO

DOSSIERNUMMER 20230724-0001 - BIJLAGE 1 AGENDAPUNT 5 PROJECTBOARD 240723 COLLEGE ADVIES VO

Concept, niet besproken, niet besloten

Advies aan het college van burgemeester en wethouders Nummer:

Datum B&W-vergadering: 25 juli 2023

Onderwerp: Voorlopig ontwerp (VO) Herinrichting Willem Barentszkade en Veerhaventerrein Datum: 4 juli 2023

Voorstel hamerstuk bespreekstuk Besluit: Het college van B&W besluit: 1. In te stemmen met bijgaand concept Voorlopig Ontwerp (VO) van de herinrichting Willem Barentszkade en het Veerhaventerrein. 2. In te stemmen met bijgevoegd voorstel aan de gemeenteraad om dit concept-VO voor een periode van acht weken ter inzage te leggen, na het besluit van de raad de communicatie en het omgevingsmanagement actief op te pakken, belanghebbenden de mogelijkheid te geven een reactie op het concept-VO te geven en vervolgens het concept-VO met een notitie over de ingediende reacties aan de gemeenteraad voor te leggen ter definitieve vaststelling. Besluit vastgesteld d.d. [datum besluit in te vullen door B&W-notulist] Portefeuillehouder: Wethouder Hoekstra - Sikkema Steller advies: WvS Teamleider: Datum / nummer eerder advies:  Besluit is openbaar Product

 Besluit is niet openbaar (op grond van art. 55 Gemeentewet)

Financiële consequenties:  ja Personele consequenties:  ja Het advies wordt behandeld in de commissievergadering van

 nee  nee 20 september 2023

Het advies wordt behandeld in de raadsvergadering van

4 oktober 2023

 Ter kennisname  Ter besluitvorming  Niet van toepassing

LET OP AUB: Dit advies dient indien gereed opgeslagen te worden in S:\Collegebesluiten.

Opsteller:

Concept, niet besproken, niet besloten 2

Publieksamenvatting In het kader van het project Schylgerhaven zijn in het afgelopen jaar keuzes gemaakt met betrekking tot de planning van de uitvoering van de deelprojecten binnen het totale project. Op grond van de veiligheidssituatie en om een logische aansluiting te krijgen op de werkzaamheden van Rijkswaterstaat rond de veerhaven is ervoor gekozen om de deelprojecten Reconstructie Willem Barentszkade oostzijde en Reconstructie Veerhaventerrein/Willem Barentszkade westzijde als eerste aan te pakken. Op basis van deze prioritering is conform de projectplanning de afgelopen maanden gewerkt aan de concept Voorlopige Ontwerpen (VO) van beide projectonderdelen. Dit concept-VO is nu gereed en kan overeenkomstig het besluit van de gemeenteraad van 10 mei 2023 verder in procedure worden gebracht. Aan de raad wordt voorgesteld om in lijn met het besluit van 10 mei 2023, het VO eerst voor te leggen aan de raad en de raad te vragen of dit concept-VO met derden kan worden gecommuniceerd en na deze communicatie- en reactieperiode het concept-VO definitief door de raad te laten vaststellen. Op basis van de ervaringen met deze werkwijze kan worden bepaald of voor de overige deelprojecten een vergelijkbare procedure wordt gevolgd.

Directeur/gemeentesecretaris akkoord advies naar B&W:

Concept, niet besproken, niet besloten 3

Datum advies: 4 juli 2023

Inleiding In het kader van het project Schylgerhaven zijn in het afgelopen jaar keuzes gemaakt met betrekking tot de planning van de uitvoering van de deelprojecten binnen het totale project. Op grond van de veiligheidssituatie en om een logische aansluiting te krijgen op de werkzaamheden van Rijkswaterstaat rond de veerhaven is ervoor gekozen om de deelprojecten Reconstructie Willem Barentszkade oostzijde en Reconstructie Veerhaventerrein/Willem Barentszkade westzijde als eerste aan te pakken. Op basis van deze prioritering is conform de projectplanning de afgelopen maanden gewerkt aan de concept Voorlopige Ontwerpen (VO) van beide projectonderdelen. Dit concept-VO is nu gereed en kan overeenkomstig het besluit van de gemeenteraad van 10 mei 2023 verder in procedure worden gebracht. Voor de volledigheid merken wij op dat de reconstructie van de steigers langs de Willem Barentszkade geen onderdeel uitmaken van het voorliggende VO. Er moet nog nader onderzoek plaatsvinden naar de meest efficiënte toekomstige constellatie van de steigers en de toekomstige infrastructurele voorzieningen zoals electraaansluitingen die moeten worden aangebracht in verband met een toenemende electrificatie van de schepen van de bruine vloot. Tenslotte moet nog een keuze worden gemaakt over drijvende of vaste steigers.

Derhalve zijn de steigers vooralsnog buiten het VO gelaten en komende deze in een volgende fase aan de orde.

Wijzigingen In de oorspronkelijke projectplanning werd ervan uitgegaan dat na het gereedkomen van het concept-VO en de accordering daarvan door de projectboard Schylgerhaven, direct het opstellen van het Definitief Ontwerp (DO) zou kunnen worden opgepakt. Door het besluit van de gemeenteraad van 10 mei 2023 over de beschikbaarstelling van het krediet voor het totale project is deze planning echter in een ander daglicht komen te staan. In het onderstaande wordt hierop verder ingegaan.

Motivatie/argumentatie Bij het realiseren van infrastructurele werken is het gebruikelijk dat in de voorbereidingsfase een steeds gedetailleerder plan wordt gemaakt voor de uiteindelijke uitvoering van het project. Van het (globale) schetsontwerp wordt een verdere uitwerking gemaakt in een Voorlopig Ontwerp wat vervolgens wordt uitgewerkt in een Definitief Ontwerp (DO). Het DO is zodanig gedetailleerd dat een uitvraag voor de uitvoering van de werkzaamheden middels een aanbesteding kan plaatsvinden. Voor het project Schylgerhaven is het schetsontwerp door de raad in december 2021 vastgesteld door het vaststellen van het Kaderplan Havenfront Terschelling. Door de projectorganisatie is hierna voorgesteld om te starten met de deelprojecten Willem Barentszkade en Veerhaventerrein. Dit voorstel is door de Projectboard Schylgerhaven overgenomen en geaccordeerd. Daarbij is naar aanleiding van dit besluit verder gewerkt met die varianten uit het Kaderplan die: • Als meest kosten-efficiënt konden worden aangemerkt en bovendien alle onderlinge krachten en spanningen uit de ondergrond zouden halen (de taludvariant (1) van de Willem Barentszkade); • De mogelijkheid bood om in de toekomst de veerterminal te verplaatsen naar een logischer plek (de variant 3 van het Veerhaventerrein).

De eerste uitwerkingen van deze varianten zijn ook aan de verschillende stakeholders (gemeenteraad, bewoners, ondernemers en andere gebruikers en overige belangstellenden)

Concept, niet besproken, niet besloten 4

middels verschillende communicatiekanalen en een actief omgevingsmanagement voorgelegd. Ondertussen is voor de beide deelprojecten verder gewerkt aan het concept-VO, zijn hiertoe tal van (technische) onderzoeken uitgevoerd en zijn met behulp van een “technisch team” de verdere voorbereidingen uitgewerkt. Dit concept-VO is nu gereed en zou in principe kunnen dienen als uitgangspunt voor het op te stellen DO. Bij de behandeling van het voor het totale project benodigde investeringskrediet in mei 2023 heeft de gemeenteraad middels een amendement op het voorgestelde besluit aangegeven dat:

Ondergetekenden stellen voor het voorliggende besluit op de volgende wijze te amenderen: Toevoegen aan het besluit: 7. Alvorens tot aanbesteding over te gaan zal het college middels het presidium aan de raad ter harer vaststelling een schets van de uitvoering overleggen (waarvan af het bestek kan worden uitgewerkt). Tevens zal het college gelijktijdig daarbij een geofysisch rapport overleggen waarin de gevolgen in beeld worden gebracht van de voorgenomen werkzaamheden op o.a. de verticale en horizontale spanningen, afwatering en trillinghinder.

Toelichting: Het college vraagt een investeringskrediet voor de uitvoering van werkzaamheden waarvan de meeste onderzoeken en wijze van uitvoering in de kinderschoenen staan. Voor de uitwerking van de plannen is geld nodig waarin het aangevraagde krediet mede voldoet. Alvorens tot aanbesteding van de uitvoering over te gaan dient de raad zich ervan te vergewissen dat het krediet voldoende is en de uitvoering haar conveniërend. De communicatie vanuit de het college naar de raad en naar de inwoners dient optimaal te zijn en te leiden tot een breed draagvlak onder politiek en inwoners voor deze belangrijke investering Concreet betekent dit dat de gemeenteraad heeft aangegeven “dichter” bij het project betrokken willen zijn en dat zij voorafgaand aan de aanbesteding een finaal oordeel wil geven over de concrete uitvoering van de plannen. Daarbij zijn twee routes mogelijk om aan deze eis van de gemeenteraad tegemoet te komen. Mogelijke route 1 Als eerste kan ervoor worden gekozen dit concept-VO nu door het college te laten vaststellen en op basis daarvan direct verder te werken aan het DO. Daarmee wordt de oorspronkelijke projectplanning gevolgd en kan naar verwachting het DO in december 2023 gereed zijn.

Om te voldoen aan de eis van de gemeenteraad dat voor de aanbesteding een schets van de uitvoering aan de raad moet worden voorgelegd, zou op dat moment het DO kunnen worden gebruikt. Immers: na vaststelling van het DO vindt de aanbesteding plaats en voor de aanbesteding wil de raad het plan formeel vaststellen. Grote risico’s bij deze variant zijn: • Mocht de raad in die fase van de voorbereiding toch nog wijzigingen willen doorvoeren, het doorwerken van die wijzigingen in een aangepast DO ingrijpend en kostbaar is omdat de planuitwerking in die fase al op detailniveau heeft plaatsgevonden. Dat zal leiden tot hoge kosten en aanzienlijke vertraging van het project omdat dergelijke wijzigingen gezien hun mogelijke relaties met andere technische onderdelen en de conditionering van het project vaak ingrijpend zijn en het doorwerken daarvan relatief veel tijd kosten. Dit argument zal met name een rol spelen bij het projectonderdeel Willem Barentszkade omdat met name bij dat

Concept, niet besproken, niet besloten 5

•

projectonderdeel de technische berekeningen en onderlinge technische relaties complex zijn. Tevens zullen wijzigingen in dat stadium mogelijk leiden tot een opnieuw te doorlopen proces rond planologische en vergunningsprocedures wat zonder meer zal leiden tot extra kosten en vertraging. Door het voorgaande kan bij de raad (opnieuw) het gevoel ontstaan “dat zij geen keuze hebben” en “voor een voldongen feit komen”. Dat gevoel is duidelijk geventileerd bij de behandeling van het investeringskrediet en de raad heeft zich duidelijk uitgesproken dat niet weer te willen. Immers: als we in deze fase van de technische uitwerking zitten en de raad krijgt voortdurend te horen dat wijzigingen op het DO kostbaar zijn en mogelijke resulteren in een langere doorlooptijd, dan zal de raad het gevoel kunnen krijgen nog nauwelijks enige keuzevrijheid te hebben.

Mogelijke route 2: Een tweede, te prefereren variant is om daarom niet te wachten met het voorleggen van een DO aan de raad maar om nu dit concept-VO aan de raad voor te leggen en daarbij een vergelijkbare werkwijze te hanteren die bij bestemmingsplannen wordt gebruikt. Concreet betekent dit dat nu aan de raad wordt gevraagd dit concept-VO voor inspraak vrij te geven, in deze inspraakperiode actief door middel van communicatie en omgevingsmanagement de dialoog met belanghebbenden, gebruikers, bewoners, ondernemers en andere belangstellenden op te zoeken, de reacties te verzamelen en deze vervolgens met een reactienota voor te leggen aan de gemeenteraad voor definitieve besluitvorming. Hiermee wordt bereikt dat de “scope” van het project zorgvuldig wordt vastgelegd en dat de verdere uitwerking in een DO daardoor feitelijk een technische exercitie wordt. Door het nu nemen van deze tussenstap blijven de kosten binnen het project naar verwachting beheersbaar, kan met een vastgestelde scope worden gekoerst op een DO, kan op basis van dit VO een effectieve planologische en vergunningsprocedure worden doorlopen en blijft de gemeenteraad “aan de knoppen zitten”, een uitdrukkelijke wens volgens het hierboven genoemde amendement. Bovendien wordt de gemeenteraad, conform hun wens, geïnformeerd over alle technische informatie en onderzoeken die aan dit concept-VO ten grondslag liggen.

Uiteraard zal hiervoor in de komende weken een gedegen communicatieen omgevingsmanagementplan worden opgesteld hoe een en ander in die beperkte tijd handen en voeten te geven. Dit zal zodanig moeten worden ingericht dat direct na het raadsbesluit over het ter inzage leggen van het concept-VO de communicatie en het omgevingsmanagement gaan lopen zodat de periode van acht weken optimaal kan worden benut. Concreet betekent dit het volgende: • In september 2023 kan van de raad worden gevraagd of zij instemmen met verzoek het concept-VO ter inzage te leggen (zie het bijgevoegde raadsvoorstel); • Na dit besluit zal de projectorganisatie opnieuw met alle belanghebbenden in overleg gaan over het concept-VO. Hiertoe zal een actieve communicatie en omgevingsmanagementstrategie worden opgesteld. Opmerkingen/zienswijzen van belanghebbenden worden vastgelegd.

Na afloop van de achtweken termijn zullen de opmerkingen/zienswijzen door de projectgroep worden voorzien van commentaar en een voorstel om de opmerkingen/zienswijzen al dan niet te verwerken in het definitieve VO; • Het concept-VO, inclusief opmerkingen/zienswijzen van belanghebbenden en de ambtelijke reactie van de projectgroep kan dan in januari 2024 met een raadsvoorstel naar het college; • In februari/maart 2024 kan dan aan de gemeenteraad op basis van het concept-VO en de reactienota een definitief besluit worden gevraagd om het VO definitief vast te stellen; • Naar verwachting kan dan in april 2024 worden gestart met het opstellen van het Definitief Ontwerp (DO), dat ter kennisgeving wordt voorgelegd aan de gemeenteraad en waarna vervolgens aanbesteding kan plaatsvinden.

Concept, niet besproken, niet besloten 6

•

Uitvoering kan dan eind 2024, begin 2025 plaatsvinden.

Overigens maken wij wel de opmerking dat het bij het opstellen van de reactienota (ambtelijk, december 2023) voor het projectteam niet mogelijk zal zijn alle opmerkingen/suggesties van belanghebbenden “op geld te zetten”. Dat is binnen een maand niet mogelijk omdat het vaak technisch ingewikkelde zaken betreffen die ook vaak nog een onderlinge verbinding met elkaar hebben. Als de raad wil dat van alle suggesties de financiële gevolgen voor het investeringskrediet worden bepaald om goede keuzes te kunnen maken, dan zal de ambtelijke reactienota meer tijd nemen. We gaan dan nu uit van een extra doorlooptijd van circa twee maanden en uiteraard een extra inspanning en extra kosten van adviseurs en projectmedewerkers. De ambtelijke voorkeur gaat sterk uit naar deze tweede route 2 Op basis van de ervaringen met deze werkwijze kan worden bepaald of voor de overige deelprojecten een vergelijkbare procedure wordt gevolgd. Het concept-VO is een omvangrijk stuk met een groot aantal bijlagen. Daarom is ervoor gekozen dit concept-VO in een aparte bijlage bij u aan te leveren. Om de stukken van het concept-VO leesbaar te houden, is in de bijlage van dit advies een leeswijzer opgenomen met een overzicht van de verschillende documenten. Een aantal documenten hebben wij in verband met de leesbaarheid zowel in digitale vorm alsook in hardcopy-vorm toegevoegd.

De opzet hiervan is als volgt: m het 1) Concept VO tekeningen In dit hoofdstuk zijn alle concept tekeningen verzameld. Een overzicht tekening, vijf deelgebieden tekeningen een dwarsprofielen tekeningen en technische detail tekeningen. 2) Ontwerpnotitie Een document met de ontwerpkeuzes uiteengezet vanuit het Kaderplan dat in december 2021 door de gemeenteraad is vastgesteld. De uitgangspunten zoals vastgesteld in het Kaderplan zijn de basis voor de ontwerpkeuzes geweest. 3) Nadere uitwerkingen Alle onderzoeken die noodzakelijk zijn voor het opstellen van het concept VO. Per onderzoek is een voorblad gemaakt om de duiden om welk onderzoek het gaat en op welke wijze de resultaten zijn verwerkt in het concept VO. 4) Projectbeheersing Een risico-inventarisatie tabel geactualiseerd voor deze fase van het project op kans en geld weggezet en de beheersmaatregel. Actuele planning en financiële rapportage zijn toegevoegd in dit hoofdstuk. 5) Doorkijk naar definitief VO Een document met welke voorwaarden/documenten/onderzoeken er nog geleverd moeten worden en die mogelijk invloed kunnen hebben op het concept-VO die nu niet zijn meegenomen in het concept-VO. Daarbij een doorkijk naar het toe te passen omgevingsmanagement.

Onderdeel van het toe te passen omgevingsmanagement na het vaststellen van het concept VO zijn de zogenaamde “menukaarten” voor de inrichting van de openbare voorzieningen zoals beplanting, verlichting, straatmeubilair en inzamelvoorzieningen voor afval. Het stedenbouwkundig bureau dat de globale schetsontwerpen voor het Kaderplan heeft gemaakt heeft ook voorstellen gemaakt voor de meer gedetailleerde inrichting van het openbaar gebied. Ons voorstel is om deze “menukaarten” voor te leggen aan bewoners en

Concept, niet besproken, niet besloten 7

belanghebbenden en op basis daarvan een definitieve keuze te maken voor de details van de verdere inrichting zodat deze keuzes meegenomen kunnen worden in het op te stellen DO. Hiertoe zal in de komende weken een specifiek communicatievoorstel worden ontwikkeld wie en op welke wijze in de beoordeling van de voorstellen zal worden betrokken. Een grafische uitwerking van de “menukaarten” is opgenomen in de bijlage bij dit advies. Voor de volledigheid merken wij op dat de reconstructie van de steigers langs de Willem Barentszkade geen onderdeel uitmaken van het voorliggende concept-VO. Er moet nog nader onderzoek plaatsvinden naar de meest efficiënte toekomstige constellatie van de steigers en de toekomstige infrastructurele voorzieningen zoals electra-aansluitingen die moeten worden aangebracht in verband met een toenemende electrificatie van de schepen van de bruine vloot. Tenslotte moet nog een keuze worden gemaakt over drijvende of vaste steigers. Derhalve zijn de steigers vooralsnog buiten het concept-VO gelaten en komende deze in een volgende fase aan de orde.

Juridische/financiële/personele/organisatorische gevolgen Het concept-VO is zodanig opgesteld dat de uitvoering, onvoorziene omstandigheden voorbehouden, binnen het op 10 mei j.l. door de raad beschikbare investeringskrediet plaats kan vinden. Het hierboven geschetste procedurevoorstel kan binnen het bestaande budget voor de projectorganisatie worden uitgevoerd.

Belang voor toerisme/samenleving/economie Het project Havenfront Terschelling is van groot belang voor de eilanders en gasten vanuit het perspectief van bereikbaarheid. Alle eilanders en gasten die gebruik maken van de veerdienst maken in meerdere of mindere mate gebruik van onderdelen van het havengebied. Daarnaast is het havengebied van belang voor het goederenvervoer naar het eiland en wordt de haven bedrijfsmatig gebruikt. Tenslotte is de Terschellinger haven een belangrijk onderdeel van de aantrekkelijkheid van het eiland. Vanwege de technische staat van onderhoud van de Willem Barentszkade is het van groot belang dat alle partijen achter de voorgestelde oplossingen gaan staan zodat de werkzaamheden spoedig kunnen worden opgepakt. Veel uitstel dulden de werkzaamheden niet meer. Tenslotte vraagt het project een voortdurend balanceren tussen bereikbaarheid en het doorgaan van de economische activiteiten in het gebied enerzijds en de technisch noodzaak van het project anderzijds. Dat maakt het project complex.

Belang voor duurzaamheid In het concept-VO is zoveel mogelijk rekening gehouden met aspecten rond duurzaamheid zoals bijvoorbeeld het zoveel mogelijk hergebruik van materiaal en de inzet van duurzame machines. Dit zal ook in de aanbesteding een belangrijk aandachtspunt zijn. Tevens kan worden opgemerkt dat in het concept-VO is gekozen voor duurzame en robuuste oplossingen voor de lange termijn en is geanticipeerd op een toekomstige stijging van de zeespiegel. Tenslotte is gekozen voor biodiversiteit bij het inrichten van de kades en is zo mogelijk rekening gehouden met hitte stress door het toepassen van groenvlakken.

Inkoop/aanbesteding Naar verwachting kan de definitieve aanbesteding in 2024 worden uitgevoerd, na vaststelling van het DO.

Concept, niet besproken, niet besloten 8

Planning en uitvoering Een voorstel hiertoe is hierboven uitgewerkt.

Communicatie na B&W besluit Het besluit wordt gecommuniceerd via de volgende kanalen (aankruisen) Persbijeenkomst op in aanwezigheid van wethouder Persbericht, zoals bijgevoegd Brief aan doelgroep(en) Informatiebijeenkomst op Publicatie in De Terschellinger (gemeentepagina) Artikel De Terschellinger Website gemeente Terschelling Twitterbericht gemeente Terschelling Digitale nieuwsbrief Anders, namelijk Voorgesteld besluit: Het college van B en W besluit: 1. In te stemmen met bijgaand concept Voorlopig Ontwerp (VO) van de herinrichting Willem Barentszkade en het Veerhaventerrein. 2. In te stemmen met bijgevoegd voorstel aan de gemeenteraad om dit concept-VO voor een periode van acht weken ter inzage te leggen, na het besluit van de raad de communicatie en het omgevingsmanagement actief op te pakken, belanghebbenden de mogelijkheid te geven een reactie op het concept-VO te geven en vervolgens het conceptVO met een notitie over de ingediende reacties aan de gemeenteraad voor te leggen ter definitieve vaststelling.

Juridische Zaken

Financiën

Communicatie

Overlegd met: (te paraferen)

Bijlagen 1. ---------------------------------------------------2. ---------------------------------------------------

Duurzaamheid

….

Teamleider