DOSSIERNUMMER 20230705-1400 - VERSLAG PROJECTBOARD 050723_Zwartgemaakt

DOSSIERNUMMER 20230705 – 1400 – VERSLAG PROJECTBOARD 050723

Verslag Onderwerp: Verslag Projectboard Haven d.d. 5 juli 2023 Datum:

6 juli 2023

Aanwezig: J. Hoekstra-Sikkema D. Verhoeven H. de Jong Afwezig:

(zonder kennisgeving) Portefeuillehouder is nog op havenkantoor geweest om e bezoek of projectdirecteur daar aanwezig was : niet aanwezig

Verslag door: Hetty de Jong

1 Opening en mededelingen De PB heeft kennis genomen van de volgende mededelingen van de Projectdirecteur: - de voorbereidingen voor VO, lopen overeenkomstig het projectplan, gewoon door. - de stukken voor college en raad komen via de geëigende weg beschikbaar. De PB merkt hierbij op dat de geëigende weg is via de PB naar het college. De PB constateert dat de Stukken voor consolidatie havens niet beschikbaar zijn. Dit heeft gevolgen voor de bestuurlijke planning. Tevens vraagt de PB zich af of er enige voortgang geboekt wordt op dit onderwerp. De PB maakt zich ernstige zorgen over de voortgang van het project. Het constateert dat ondanks herhaalde verzoeken hiertoe via de GS, geen (sturing,voortgang) informatie beschikbaar komt. De PB merkt wederom op dat met de huidige werkwijze het onmogelijk is om sturing te geven aan het project. Het vertrouwen bij de PB ebt hiermee weg. De PB wil volgende week een gesprek met de projectdirecteur over de voortgang van het project, de gezette en nog te zetten stappen, met in achtname van de opmerkingen bij het memo VO juni 2023, zodat de voortgang van het project geborgd wordt. De PB zal daartoe een uitnodiging doen uitgaan.

DOSSIERNUMMER 20230705 – 1400 – VERSLAG PROJECTBOARD 050723 2 De PB verzoekt de GS om, indien de huidige impasse langer dan 2 weken vanaf nu blijft voortbestaan, de PB te voorzien van voorstellen om de voortgang van het project veilig te stellen. 2 Verslag vorige keer d.d. 28 juni 2023 Verslag goedgekeurd. Naar aanleiding van het verslag: de PB constateert dat er niets van het gevraagde geleverd is en dat het daarmee onmogelijk wordt om sturing aan het project te geven. 3 Contract-, financieel management, trecksrapportage, tenderboard De PB constateert dat er geen stukken aangeleverd zijn. De PB constateert wederom dat het onmogelijk is te monitoren en te sturen op het project omdat de daartoe benodigde informatie en inzichten ontbreken. 4. Voortgang VO Zie hierboven 5 Voortgang gemaakt afspraken De GS heeft zaken opgepakt richting projectdirecteur maar dit heeft niet geleid tot het gewenste resultaat. 6 Vervolg op memo VO juni 2023 De PB constateert dat er geen enkele inhoudelijke reactie gekomen is op de gestelde vragen en opmerkingen. De PB houdt vast aan hetgeen het gesteld heeft en de gemaakte afspraken en genomen besluiten over het memo in de vergadering 28/6. Concreet betekent dit dat de door de projectdirecteur voorgestelde werkwijze door de PB niet wordt overgenomen.

Wethouder meldt het volgende incident: Maandag 3/7/23: raadsleden melden dat met met de afzonderlijke fracties wil overleggen, onder embargo. 2 fracties hebben hiervan melding gedaan bij de wethouder. Wethouder was erg verbaasd, heeft geprobeerd met beide genoemde personen telefonisch contact op te nemen, hetgeen niet lukte. Uiteindelijk is de wethouder naar het havenkantoor gegaan. Daar zaten 2 raadsleden en de eerder genoemde 2 personen. De wethouder heeft gevraagd haar terug te bellen. Raadsleden hebben gemeld dat voor hen onduidelijk was wat ze daar deden, beide personen gaven aan dat het ging om “ bijpraten over wat er aan de hand was, wat er speelde, waar ze mee bezig waren en waar ze zijn in het proces” . De wethouder heeft later telefonisch aangegeven dat deze afspraak totaal ongepast is, dat er een 2

D O S SI E R N U M M E R 20 23 07 05 – 14 00 – V E R S L A G P R O J E C T B O A R D 05 07 23 3 bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever zijn, bij wie men terecht kan en dat ze verwachtte dat alle afspraken per direct afgezegd zouden moeten worden. 1 van de personen heeft excuses aangeboden en aangegeven dat de afspraken met de beste bedoelingen waren ingepland om raadsleden bij te praten over het proces. De portefeuillehouder heeft aangegeven dat excuus prima is maar dat ook de reden van gesprek ongepast is, niet conform opdracht en niet vanuit de PB of anderszins. Tevens dat er op korte termijn een afspraak wordt ingepland met, GS en beide personen. BS probeert, conform verzoek wethouder, afspraak bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever met de beide personen in te plannen op zeer korte termijn.

DOSSIERNUMMER 20230705 – 1400 – VERSLAG PROJECTBOARD 050723 3