DOSSIERNUMMER 20230628-1100 - VERSLAG PROJECTBOARD 280623 (1)_Zwartgemaakt

DOSSIERNUMMER 20230628-1100 - VERSLAG PROJECTBOARD 280623 (1)

Verslag Projectboard (hierna PB) 28 juni 2023 Aanwezig: J. Hoekstra (wethouder-portefeuillehouder), D. Verhoeven, H. De Jong (GS). Afwezig

(projectdirecteur).

1. Verslag 14 juni Nav verschillende actiepunten meldt de GS dat de vragen bij de projectdirecteur neergelegd zijn, maar dat dit tot op heden nog geen antwoorden opgeleverd heeft. Nav aansluiting projectorganisatie (raakpunten): PB constateert dat op basis van de gemaakte afspraken over raakpunten, het daarbij behorende werk, aantal fte en financiën overgedragen zijn. De verantwoordelijkheid voor beheer en onderhoud is daarmee overgedragen aan de projectorganisatie. De PB wenst dat er wordt gehandeld conform de gemaakte afspraken. PB vraagt deze zaken op te pakken en binnen een week uit te voeren. Projectdirecteur moet dit oppakken, GS gaat dit meedelen. Actiehouder:

.

Nav blz 2: er zijn diverse gesprekken gevoerd over de ontstane situatie voor, tijdens en na de raadsvergadering. Dat heeft nog niet geleid tot een definitieve oplossing. De PB vraagt GS om de projectgroep Haven te informeren over het feit dat er op het gemeentehuis een veilige werkomgeving gecreëerd kan worden en er daarmee een oplossing is voor een deel van de geuite zorgen . Nav het agendapunt over contractmanagement, financieel management, tenderboard en trecxs rapportage: de PB verwacht hierop iedere PB een update te krijgen om haar rol te kunnen uitvoeren. Hiermee wordt voorkomen dat de bestuurder bestuurlijk risico loopt en er wordt voorkomen dat de PB onvoldoende kan monitoren en bijsturen. GS wordt gevraagd hierop actie te ondernemen richting projectdirecteur. Verder verslag akkoord.

2. Memo vervolg VO (niet DO) juni 2023 De PB heeft kennis genomen van het memo VO memo juni 2023 van het projectteam. De PB constateert dat het memo niet verstuurd is naar de PB maar naar de portefeuillehouder en de GS. Uitgangspunten voor de PB voor het vervolg zijn: ⁃ er mag geen vertraging optreden,

⁃ het betrekken van diverse partijen aan de voorkant (klankbordgroep, raad en inwoners) blijft onderdeel uitmaken van het project. Inspraak gaat vooraf en niet achteraf. ⁃ het is onduidelijk waar het idee voor het ter inzage leggen van het VO nu opeens vandaan komt. De PB houdt vast aan de eerder afgesproken procedure en dus ook aan het proces van vooraf overleg en het opstellen van een VO wat aan de PB voorgelegd kan worden. Het concept VO kan opgepakt worden en uitgewerkt in het DO zodat dit tijdig dus eind 23 cfm afspraak gereed is. ⁃ De PB merkt op dat met het raadsbesluit van mei 2023 geen wijzigingen hoeven plaats te vinden in de procesaanpak. De raad heeft alleen gevraagd om meer betrokkenheid. De PB herkent verder ook niet de opsomming van de door de raad gevraagde documenten. ⁃ De PB vraagt om vervlechting in de bestaande planning en proces van de door de raad gevraagde informatie. De PB vraagt zich af hoe het kan dat alles wat al aan werkzaamheden in het project uitgevoerd zou worden nu opeens lijkt te leiden tot vertraging van het project en overschrijding van het budget van het project? De PB wil op zeer korte termijn antwoord op bovenstaande vraag. De PB verzoekt de projectdirecteur een voorstel te formuleren op basis van bovenstaande uitgangspunten zodat de PB een besluit kan nemen over het vervolg. 3.

Contractmanagement, financieel managment, tenderboard, tracksrapportage. De PB constateert dat er geen stukken zijn aangeleverd en verwacht dat bij de volgende PB alle stukken aangeleverd zijn, omdat het anders onmogelijk is voor de PB om te monitoren en sturen op het project. 4. Nog openstaande vragen De PB merkt op dat met de huidige werkwijze het onmogelijk is haar werk naar behoren uit te voeren.

5. Wvttk WaL is groter dan alleen het havenproject. Is het op de juiste manier ondergebracht, of moeten er intern meer afdelingen betrokken worden? De projectdirecteur wordt gevraagd de agenda van 5 juli 2023 voor te bereiden. De PB vraagt wie de projectdirecteur vervangt bij zijn afwezigheid. Mocht de directeur verhinderd zijn dan hoort de PB graag wie hem vervangt.