DOSSIERNUMMER 20230628-0001 - BIJLAGE AGENDAPUNT 2. PROJECTBOARD 280623 MEMO VERVOLG VO

Memo Aan

:

J. Hoekstra, H. de Jong

Datum

:

13 juni 2023

Afzender

:

Projectteam Schylgerhaven

Onderwerp

:

voorstel vervolg Voorlopig Ontwerp Schylgerhaven, onderdelen WB-kade en Veerhaventerrein

Bijlage(n)

:

Inleiding: Met deze memo lichten wij de huidige stand van zaken rond het Voorlopig Ontwerp Schylgerhaven toe, geven een recapitulatie van de recente besluitvorming en doen een voorstel over het te volgen vervolgproces dat recht doet aan de in de gemeenteraad van 10 mei 2023 gemaakte afspraken. Met deze memo geven wij aan wat wij als projectteam op welk moment aanleveren, welke besluitvormingsmomenten er naar onze mening daarna volgen en door wie die besluiten genomen moeten worden en wat de gevolgen zijn voor de planning ten opzichte van het oorspronkelijk geplande proces. Het tot nu toe gevolgde proces en de recente besluitvorming daarover: In mei 2022 is de projectorganisatie Schylgerhaven gestart met het uitwerken van de ontwerpprincipes uit het, in december 2021 in de gemeenteraad vastgestelde, Kaderplan. Vanuit de projectboard is ingestemd met het voorstel om ontwerpprincipe 1 (variant 1) van de WBkade uit te werken en principe 3 (variant 3) van het veerhaventerrein als eerste onderdelen van het Kaderplan uit te werken. Einddoel van deze uitwerking is een zogenaamd “Voorlopig Ontwerp” (VO). Dit VO dient vervolgens als basis voor een op te stellen “Definitief Ontwerp” (DO) wat vervolgens als basis dient voor de uit te schrijven aanbesteding.

BNG 28.50.08.285 Burg.v. Heusdenweg 10A 8881 EB West-Terschelling Postbus 14 8880 AA West-Terschelling telefoon: 0562-446244 telefax: 0562-446299 www. terschelling.nl

gemeente Terschelling

In september 2022 is een informatiebijeenkomst voor de gemeenteraad geweest waarbij de stand van zaken van het proces werd toegelicht en waarbij de uit te werken ambtelijke voorkeursvarianten (variant 1 voor de WB-kade en variant 3 voor het Veerhaventerrein) zijn besproken met de daarbij behorende argumenten en randvoorwaarden. Vanuit de aanwezigen werd daar instemmend op gereageerd. Het projectteam is daarna verder gegaan met een aantal omgevingssessies (december 2022 en januari 2023) om deze ontwerpvarianten toe te lichten, en is tevens verder gegaan met het verder uitwerken van deze varianten in voorlopige ontwerpen met de daarbij behorende onderzoeken, de voorbereiding voor de benodigde ruimtelijke procedures en de inrichting van de procesbeheersing richting aanbesteding en uitvoering. Daarnaast zijn belanghebbenden en belangstellenden actief door middel van gesprekken over de plannen geïnformeerd.

2 Begin 2023 is gestart met het voorbereiden van de kredietaanvraag en met name met de validatie van de onderliggende financiële gegevens. De onderliggende calculaties van deze kredietaanvraag zijn gestoeld op de uitvoeringsraming (op basis van de ontwerpprincipes van de hierboven genoemde specifieke voorkeursvarianten) en het ambtelijk geformuleerde risicoprofiel. Na een aantal vergaderingen is door de raad recentelijk besloten het krediet toe te kennen onder een aantal voorwaarden (mei 2023). Een van de voorwaarden is dat het VO wordt voorgelegd aan de gemeenteraad ter besluitvorming alvorens een aanbesteding te organiseren. Daarnaast wil de raad controle kunnen uitvoeren op de onderliggende technische calculaties rondom uitgevoerde sterkteberekeningen en dergelijke alvorens tot aanbesteding over te gaan. Dit betekent echter dat tot het moment dat de raad deze toetsing heeft afgerond, het werken aan een DO en daarmee aan een voorbereiding voor de aanbesteding weinig nut heeft omdat de “scope” van het project in het geheel niet vast staat. Het verder werken aan een DO en het treffen van voorbereidingen voor een aanbesteding terwijl er een reële kans is dat de scope hiervan later nog (fundamenteel) wijzigt is financieel dermate risicovol dat dit feitelijk binnen de vastgestelde projectbegroting maar ook de gemeentelijke begroting onverantwoord is.

Ten eerste vanuit het risico dat veel werk wellicht later over moet worden gedaan maar ten tweede vanuit het perspectief van mogelijke claims van derden. Resumerend betekent dit dat het vaststellen van het VO door de gemeenteraad, rekening houdend met de door de raad geformuleerde randvoorwaarden, van eminent belang is voor een verantwoord vervolg van het project. Voorstel vervolgstappen: Om te komen tot een gedragen VO, wordt deze momenteel technisch uitgewerkt. Deze technische uitwerking is naar verwachting eind juli 2023 gereed. Na het gereedkomen van het VO, stellen wij voor de volgende procedure te doorlopen: • Begin augustus 2023 zal het concept-VO met bijlagen en een raadvoorstel worden voorgelegd aan het college ter besluitvorming. Van het college zal een besluit worden gevraagd of het concept-VO in de voorgelegde vorm kan worden voorgelegd aan de gemeenteraad met het verzoek het conceptVO acht weken ter inzage te leggen, conform de zienswijzeprocedure die regulier wordt gevolgd bij het vaststellen (van een wijziging) van een bestemmingsplan; • In september 2023 kan dan van de raad worden gevraagd of zij instemmen met verzoek het concept-VO ter inzage te leggen; • Na dit besluit zal de projectorganisatie opnieuw met alle belanghebbenden in overleg gaan over het concept-VO. Opmerkingen/zienswijzen van belanghebbenden worden vastgelegd.

Na afloop van de achtweken termijn zullen de opmerkingen/zienswijzen door de projectgroep worden voorzien van commentaar en een voorstel om de opmerkingen/zienswijzen al dan niet te verwerken in het definitieve VO; • Het concept-VO, inclusief opmerkingen/zienswijzen van belanghebbenden en de ambtelijke reactie van de projectgroep kan dan in januari 2024 met een raadsvoorstel naar het college;

3 • •

In februari/maart 2024 kan dan aan de gemeenteraad op basis van het concept-VO en de reactienota een definitief besluit worden gevraagd om het VO definitief vast te stellen; Naar verwachting kan dan in april 2024 worden gestart met het opstellen van het Definitief Ontwerp (DO) waarna vervolgens aanbesteding kan plaatsvinden.

Overigens maken wij wel de opmerking dat het bij het opstellen van de reactienota (ambtelijk, december 2023) voor het projectteam niet mogelijk zal zijn alle opmerkingen/suggesties van belanghebbenden “op geld te zetten”. Dat is binnen een maand niet mogelijk omdat het vaak technisch ingewikkelde zaken betreffen die ook vaak nog een onderlinge verbinding met elkaar hebben. Als de raad wil dat van alle suggesties de financiële gevolgen voor het investeringskrediet worden bepaald om goede keuzes te kunnen maken, dan zal de ambtelijke reactienota meer tijd nemen. We gaan dan nu uit van een extra doorlooptijd van circa twee maanden en uiteraard een extra inspanning en extra kosten van adviseurs en projectmedewerkers. Vanuit het projectteam is er behoefte tot het maken van deze procesafspraken rond de toekomstige bestuurlijke besluitvorming om te voorkomen dat het proces onbeheersbaar wordt op de sturingsonderdelen tijd, geld en kwaliteit. Projectbeheersing: In de eerder voorgestelde procesaanpak zoals die is vastgesteld door de projectboard (PVA d.d. april 2022 en de presentatie van september 2022) is uitgegaan van een vaste scope van het project en de eerder afgesproken besluitvormingsmomenten. Op basis van de opgedragen uitgangspunten voor het ontwerp en de vastgestelde procesaanpak uit het PVA is een raming en een planning gemaakt.

Omdat in mei 2023, met het vaststellen van het krediet, is gekozen voor een wijziging in de eerder vastgestelde procesaanpak, betekent dat dat er in de planning ook een verschuiving plaatsvindt. Deze planning zullen wij nog op detail aanpassen, maar op hoofdlijnen betekent het hiervoor genoemde besluitvormingsproces een verschuiving/vertraging van circa 9 maanden. Daarnaast is de geleverde raming bij de kredietaanvraag gestoeld op de eerder genoemde ontwerpprincipes en het afgesproken werkproces. Bij vertraging van het proces en/of wijzigingen in het ontwerp zal ook de raming van het totale project wijzigen. Op dit moment kunnen wij niet overzien om welke bedragen het gaat, omdat eerst een besluit moet worden genomen door de gemeenteraad of het nu uitgewerkte VO voldoet aan de politieke wensen. Wanneer het ontwerp gewijzigd wordt, zal ook de raming herijkt moeten worden en zullen wij een nieuwe planning en raming leveren bij het gewijzigde ontwerp. Hoe komt het concept-VO met bijlagen er concreet uit te zien? • het daadwerkelijke concept-VO: technische tekeningen, platte vlak met maatvoering van de deelgebieden met daarbij dwarsprofielen waarin de ontwerpprincipes vanuit het Kaderplan zijn meegenomen. Daarnaast zijn de aansluitingen van de projectgrenzen in beeld gebracht zodat de aansluitingen op

4

• •

•

•

• •

bestaande straten en gebieden logisch en verkeerskundig correct vormgegeven zijn (de werkgrenzen uit de vastgestelde “raakvlakkennotitie”); een bijlage met technische onderbouwingen en uitgangspunten: waarom zijn bepaalde ontwerpkeuzes gevolgd met een technische onderbouwing daarvan; een bijlage met vervolgstappen in het te volgen proces: welke stappen moeten nog genomen worden om tot een gedragen VO te komen en daarmee een voldoende basis te zijn om te komen tot een DO en om een contract voor aanbesteding op te stellen; een risico-inventarisatie: een risicolijst met beheersmaatregelen tijdens de uitvoering, opgesteld in deze ontwerpfase.

Deze risicoinventarisatie wordt periodiek geactualiseerd en daarmee zal in de volgende fase mogelijk weer een ander risicoprofiel ontstaan; de door de gemeenteraad gevraagde technische rapporten: o resultaten Grondwater monitoringonderzoek; o resultaten Milieukundig onderzoek; o overzicht kabels en leidingen (in verband met mogelijke optimalisatie aanpassingen aan bestaand kabels en leidingen netwerk); o in kaart gebracht rioleringsstelsel in verband met mogelijke aanpassing naar gescheiden stelsel; o resultaten civieltechnisch grond onderzoek; o resultaten Sonderingsonderzoek; o resultaten van de uitgevoerde deformatiemetingen; o constructieberekening van de uitgewerkte hybride kadeconstructie; o ecologische voor-toets flora & fauna; o Aerius-berekening in het kader van stikstofdepositie; o inventarisatie bestaande elementverhardingen in verband met circulariteit; o overzicht van de opgenomen digitale terreinmetingen; o resultaten van de inventarisatie van het “niet-gesprongenexplosieven” onderzoek; een geactualiseerde projectplanning: in casu een concrete projectplanning met mijlpalen en activiteiten tot en met de realisatie; een rapportage van de huidige stand van zaken met in beeld gebrachte beheers aspecten en toelichtingen daarop.

De hierboven genoemde stukken zullen alle digitaal en genummerd bij het college- en raadsadvies worden aangeleverd.