DOSSIERNUMMER 20230614-0000 - VERSLAG VERGADERING PROJECTBOARD 140623_Zwartgemaakt

DOSSIERNUMMER 20230614-0000 - VERSLAG VERGADERING PROJECTBOARD 140623

Verslag Onderwerp: Concept verslag Project Board van 14 juni 2023 Datum: 26 juni 2023 Aanwezig: wethouder Jeltje Hoekstra, Hetty de Jong (verslag) Dirk Verhoeven

Afwezig: Verslag door: Hetty de Jong

Projectboard haven d.d.14/6/23

Korte toelichting op stand van zaken : ⁃ teruggave opdracht door adviseur: adequate vervanging zoeken ⁃ Projectdirecteur tijdelijk niet aanwezig Tijdens de vergadering komt stand van zaken memo voorstel VO Schylgerhaven. projectdirecteur binnen: afspraak is dat er tussentijdse projectboard georganiseerd wordt om dit memo te bespreken. 28 juni 2023 11.00-13.00. Mededeling aan de projectdirecteur. (Taak GS)

Afspraken ⁃ Voor de volgende keer alle stukken op tafel. (GS pakt op). Vanaf 7/9/22 staan stukken in ibabs ⁃ Afspraken over hoe het vervolg in afwezigheid van de projectdirecteur opgepakt wordt en hoe de verantwoording geregeld wordt, hoe afspraken intern en extern geregeld worden. (GS pakt op) ⁃ Aansluiting projectorganisatie op lijnorganisatie: opdracht op termijn oppakken Agenda 14/6/23 ⁃ verslag laatste vergadering is er niet (geen agenda, wel 10 mei voorbereidt). Er moeten nog 2 verslagen komen. (Taak projectdirecteur)

2 ⁃ Voortgang uitwerking Raadsbesluit 10 mei: het projectkantoor is op dit moment onbemensd, en medewerkers voelen zich onveilig. Vooralsnog wordt veiligheid gecreëerd door een ruimte beschikbaar te stellen op het gemeentehuis waar ze gezamenlijk kunnen werken. (GS pakt op). Mensen schijnen wel te werken aan VO, maar hoe kan geborgd worden dat dit goed gaat landen (omgevingsmanagement?) en hoe omgaan met uitspraak gemeenteraad (geofysiologisch rapport) over het VO. ⁃ Het VO moet eerst naar projectboard. ⁃ Contractmanagement, financieel management, tenderboard (scope en verantwoordelijkheden?) en trecksrapportage ⁃ Raakvlakken en mogelijk vervolg: de verantwoordelijkheden blijven bij de projectorganisatie liggen cfm afspraak. Mochten er problemen ontstaan dan treedt de projectorganisatie in gesprek met de GS en wordt naar bevind van zaken gehandeld. Als er meer duidelijkheid is omtrent de projectorganisatie worden de raakvlakken ernaast gelegd. ⁃ Terugkoppeling gesprek met RWS: afspraak zou afgezegd vanwege afwezigheid projectdirecteur, is toen aangesloten, er bleken al eerder 2 afspraken afgezegd. Verslag komt er zsm aan. Bepaalde zaken moeten in onderlinge afstemming RWS/gemeente T besproken worden. ⁃ Wvttk