Bijlage 5 Reactienota advies ASD incl verwerking overleg van 8 aug

Verwerking adviezen Adviesraad ASD NWF inzake concept verordening Adviesraad sociaal domein NWF 2024

Versie 1.1

Datum advies gevraagd: 28 maart 2024 Datum advies ontvangen: 22 april 2024 Ambtelijk besproken: 8 augustus 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen:

Adviesraad

Verwerking

Bij punt g wordt de benaming ambtelijk verbindingsofficier gebruikt. Hierop komen wij terug bij artikel 8. Bij artikel 1 onder i pleiten wij, zoals in de bestaande verordening, voor de benaming behandelend ambtenaar in plaats in plaats van beleidsadviseur. Bij punt i wordt de beleidsadviseur genoemd terwijl in de bestaande verordening gesproken wordt over behandelend ambtenaar. Wij hebben een voorkeur voor die laatste omschrijving omdat wij daarmee ook de mogelijkheid hebben om met anderen, zoals medewerkers van de Dienst of de gebiedsteams, over de inhoud of de uitvoering te kunnen spreken.

2. Taakstelling:

Ambtelijke reactie

Wij vinden het een goede zaak dat het meedenken aan de voorkant nu

We begrijpen deze invalshoek. Er is altijd de mogelijkheid voor de Adviesraad om met andere ambtenaren te spreken om informatie op te halen. Echter wordt in de verordening gesproken over beleidsadviseurs omdat zij als eerste ambtelijke aanspreekpunten fungeren voor de Adviesraad als het gaat om het opstellen en herijken van beleid. Beleidsadviseurs zijn de schakels tussen Adviesraad en colleges. Beleidsadviseurs hebben als taak om de Adviesraad te betrekken in hun werkprocessen. Gebiedsteammedewerkers en/of medewerkers van de Dienst hebben dit niet. Reacties/adviezen van ASD op beleidsvoorstellen horen te allen

Het begrip bij artikel 1 i. blijft ongewijzigd. Artikel 1.b wordt aangepast naar: “Portefeuillehouder: het collegelid van de gemeente Waadhoeke, Terschelling of Vlieland die het Sociaal Domein in haar of zijn portefeuille heeft. ASD akkoord. Mogelijk in toelichting verordening of in de samenwerkingsafspraken het contact met overige ambtenaren in de uitvoering nader toelichten.

We hebben nog even duidelijk toegelicht wat een college advies

nadrukkelijk in de verordening is opgenomen. Desondanks is dit niet helemaal voldoende. Het is denkbaar dat onze inbreng tijdens het voortraject niet geheel naar onze wens of bedoeling een plaats heeft gekregen in het uiteindelijke voorstel aan het college. Daarnaast is het denkbaar dat de voorstellen aan de drie colleges niet geheel identiek zijn door specifieke wensen van een wethouder in het kader van de ‘couleur locale’. Wij vinden het dan ook van wezenlijk belang dat wij nog de kans krijgen om een laatste blik op dat voorstel te werpen en er dus eventueel nog voor kunnen kiezen een ongevraagd advies in te dienen. Tijdens het hiervoor genoemde overleg op 24 januari hebben de bestuurders daarvoor begrip getoond en voorgesteld naar een pragmatische oplossing te zoeken.

tijde door de colleges beantwoord te worden met onderbouwing hoe het gegeven advies is verwerkt. Dit hoort per gemeente te worden gedaan. Gezien de vaak krappe tijdsplanning is het niet mogelijk om daarna nogmaals om een reactie op de conceptvoorstellen van de ASD te vragen en te verwerken. Het is de taak van de ambtelijke verbindingsofficier om de besluiten van colleges en gemeenteraden terug te koppelen aan de ASD. Wat betreft de pragmatische oplossing: voorstel is om dit niet in de verordening op te nemen maar in de praktijk zo te regelen dat het onderdeel in het collegevoorstel waarin de input van de ASD is verwoord, per mail wordt toegezonden door de ambtelijke verbindingsofficier. Voor de duidelijkheid, dit is alleen ter kennisname. Noot: Ongevraagde adviezen hebben als doel om een thema/vraagstuk bij het college onder de aandacht te brengen. Dit is iets anders dan advies geven op

an sich is en dat dit geen meerwaarde heeft voor de ASD om nog te beoordelen. Dit is een format waarmee we een advies aanbieden aan de colleges van B&W.

een (naar lokale wens aangepast) bestaand voorstel. Bij artikel 2, onder 1, pleiten wij voor de tekst: ‘kenbaar maken en adviseren (gevraagd) en ongevraagd adviseren over alle aangelegenheden betreffende het sociaal domein;

Bij punt 3 wordt genoemd dat onze raad bij aanpalende terreinen als sparringpartner kan worden benut. Wij zijn daar, binnen de capaciteit die wij hebben, zeker voorstander van maar vinden de hier gehanteerde omschrijving wel wat vrijblijvend. Bij artikel 2, onder 3 zien wij graag een minder vrijblijvende beschrijving met het betrekken van onze raad bij aanpalende terreinen;

Bij punt 4, derde bolletje, staat dat wij een bijdrage dienen te leveren aan het

Artikel 2.1 1e opsommingsteken wordt aangepast naar: “Signaleren en informeren”

Onder “agenderen” verstaan wij kenbaar maken. Beide termen gebruiken is dubbelop. Goed om ter verduidelijking ”… over alle aangelegenheden betreffende het sociaal domein.” toe te voegen. De vrijblijvendheid geeft hierin juist ruimte om af te kunnen wegen of de ASD binnen de beschikbare capaciteit wel of niet ingaat op een verzoek. Wanneer het mogelijk is om input te geven op aanpalende terreinen, is dat een meerwaarde voor colleges en beleidsadviseurs. Echter het is geen verplichting waar de ASD aan moet voldoen.

Artikel 2.1 3e opsommingsteken wordt aangepast naar: “Agenderen (gevraagd) en ongevraagd adviseren over alle aangelegenheden betreffende het sociaal domein.”

Artikel 2.3 blijft ongewijzigd. Verantwoordelijkheid ligt bij beleidsadviseurs en portefeuillehouders om collega ambtenaren van aanpalende terreinen bewust te maken van de rol van de ASD en hen bij het proces te betrekken. Meenemen in de samenwerkingsafspraken. ASD is geen belangenbehartiger of controle orgaan. DE ASD

verbeteren van de kwaliteit van het gemeentelijk beleid maar wij missen daar de toevoeging met betrekking tot de uitvoering, zoals in de bestaande verordening wel is opgenomen.

Bij punt 5 wordt aan ons de inspanningsverplichting opgelegd om een kring met cliënten en maatschappelijke organisaties om ons heen te vormen. Wij zien daar zeker het belang van in maar zullen daarvoor ook een beroep gaan doen op de hier beschreven inspanningsverplichting van de gemeenten.

3. Advisering en adviestermijnen:

Wij hebben grote moeite met hetgeen beschreven staat bij punt 2, onder b. Tijdens de voorgesprekken werd met betrekking tot het ongevraagd advies geopperd dat een terugkoppeling daarover slechts relevant was als het ging om een zwaarwegend advies. Onze stelling was, en is, dat wij niet lichtvaardig met een ongevraagd advies komen en dat dat dus altijd zwaarwegend is. In dat verband zien wij het ook niet zitten om daarover eerst te moeten overleggen met de beleidsadviseurs en/of de colleges.

Bij de eerste 2 opsommingtekens worden de doelen m.b.t. de uitvoering van het beleid benoemd. De ASD is in die zin niet direct verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van het beleid, dat is de gemeente zelf.

adviseert en signaleert voor toekomstig beleid. Artikel 2.4 blijft ongewijzigd.

Begrijpelijk. De gemeente zal hierin ook haar verantwoordelijkheid nemen.

In dit artikel worden duidelijk onderscheid gemaakt tussen de processen rondom gevraagde en ongevraagde adviezen. Ongevraagde adviezen betreffen het onder de aandacht brengen van thema’s of vraagstukken die niet al op de beleids(jaar)agenda staan. De ASD kan het initiatief tot een ongevraagd advies nemen als zij vinden dat de gemeente hierin actie dient te ondernemen en een prominente plek in de beleidsagenda dient te krijgen.

Artikel 3.2 onder b wordt aangepast naar: De Adviesraad brengt dit thema of vraagstuk in eerste instantie mondeling in bij de beleidsadviseurs en/of de portefeuillehouders om dit toe te lichten en onder de aandacht te brengen. Dit gebeurt in een overleg met de beleidsadviseurs en/of de portefeuillehouders.

Dat het vooraf moeten overleggen met de beleidsadviseurs en/of de colleges, zoals genoemd in artikel 3, onder 2, sub b en c, uit dit concept wordt geschrapt aangezien een ongevraagd advies voor ons per definitie als een zwaarwegend punt wordt aangemerkt;

Op een officieel schriftelijk ingediend ongevraagd advies komt altijd een schriftelijke terugkoppeling (binnen 6 weken) vanuit de gemeente. Echter wordt in de verordening in artikel 3.2.b de mogelijkheid beschreven om dit eerst mondeling bij beleidsadviseurs en/of colleges onder de aandacht te brengen, omdat zo ook meteen open het gesprek aan kan worden gegaan over een onderwerp. Pas als de ASD vindt dat dat onvoldoende effect heeft, kan het in de vorm van een schriftelijk ongevraagd advies worden uitgebracht. Wel is het belangrijk om het aan te passen dat het gaat om de portefeuillehouders i.p.v. de colleges. Art. 3 lid 4 sub f: “De gevraagde en ongevraagde adviezen van de Adviesraad worden ter informatie aangeboden aan de gemeenteraden.” Is het duidelijk genoeg dat dit altijd via de colleges gaat? En dus altijd is voorzien van een reactie van de colleges? Of komen we toch voor

Een breed PFO is een goed platform om signalen onder de aandacht te brengen.

rare situaties te staan? Wat als er informatie instaat die de raad niets aangaat, zoals persoonsgegevens, of over de ambtelijke organisatie? Moeten we daar nog iets over opnemen? Dit is helder voor de ASD.

4. Bezwaarschriften, klachten en cliëntervaringsonderzoeken:

Tijdens de voorgesprekken hebben wij aangegeven ook inzicht te willen hebben in de uitvoering van het vastgestelde beleid. Wat ons betreft wordt hieraan voldaan met de ter beschikkingsstelling van de genoemde documenten. Desondanks lijkt het ons wel een goede zaak om, als het gaat om ingrijpende beleidswijzigingen, zoals het beleid bestaanszekerheid, al op een eerder moment door middel van een tussentijdse evaluatie of een peiling onder de belanghebbenden, te toetsen of de uitvoering aan de verwachtingen voldoet. Het spreekt voor zich dat wij dan kennis willen nemen van de uitkomsten daarvan.

De genoemde jaarlijkse verslagen zijn de openbare stukken die voor één ieder te raadplegen zijn.

Bij artikel 4 zouden wij graag de optie toegevoegd zien dat er bij ingrijpende beleidswijzigingen voorzien wordt in een tussentijds evaluatie of een peiling onder de belanghebbenden en de uitkomsten daarvan met onze raad worden gedeeld;

Het besluit om wel of niet een evaluatie te houden is aan de gemeenten. Evaluaties worden doorgaans altijd uitgevoerd bij ingrijpend (nieuw) beleid. De evaluaties kunnen ter kennisname naar de ASD. Er is

Artikel 4 blijft ongewijzigd.

5. Door het college te verstrekken informatie: 6. Samenstelling: 7. Leden:

8. Ambtelijk verbindingsofficier:

Daar deze teksten nagenoeg gelijk zijn aan de bestaande verordening kunnen wij daar goed mee leven. Ook deze tekst is gelijk gebleven en dus akkoord. Nieuw in deze verordening is dat de uitsluiting als lid van de Adviesraad ook geldt voor hen die minder dan een jaar geleden ambtenaar, lid van het college of de gemeenteraad waren of op andere wijze actief waren in de lokale politiek. Wat ons betreft een goede toevoeging. In de bestaande verordening wordt hier de benaming ambtelijk contactpersoon gebruikt. Hoewel duidelijk wordt gemaakt dat deze persoon de verbinding tussen de Adviesraad, de beleidsmedewerkers en de bestuurders dient te bewaken, zijn wij ongelukkig met de gekozen benaming. In onze ogen moet dit de

echter geen mogelijkheid tot advisering over de evaluaties. Uiteraard kan er wel om een toelichting worden gevraagd door de ASD. Als er naar aanleiding van een evaluatie besloten wordt om het beleid te wijzigen, dan wordt de ASD hierin wel betrokken en gevraagd om mee te denken, of advies uit te brengen. Akkoord door ASD

Artikel 5 blijft ongewijzigd.

Akkoord door ASD

Artikel 6 blijft ongewijzigd.

Akkoord door ASD

Artikel 7 blijft ongewijzigd.

In artikel 1 onder g staat inderdaad beschreven dat de ambtelijke verbindingsofficier doorzettingsmacht moet hebben. Op dit moment is dat alleen de manager van afdeling samenleving van de gemeente Waadhoeke. Maar in de toekomst kunnen er mogelijk nieuwe functies ontstaan

ASD zou liever een iets minder militaristische benaming dan “ambtelijke verbindingsofficier” zien. De verordening wordt aangepast: ‘Ambtelijke verbindingsofficier’ wordt vervangen door ‘regiecoördinator’.

manager van het beleidsteam zijn. Die verbindende taak, waaronder het optreden als contactpersoon naar de Adviesraad, is in dit artikel voldoende beschreven en ook heeft deze persoon per definitie de benodigde doorzettingsmacht, zoals genoemd in artikel 1, onder g. Verder zijn wij content met de toevoeging dat deze teammanager tevens tot taak heeft de beleidsadviseurs te ondersteunen in hun samenwerking met de Adviesraad.

waarmee deze taak ook bij iemand anders kan worden belegd. Vandaar de naam ‘verbindingsofficier’.

Tot slot merken wij op dat bij punt 2 het woord ‘doel’ wordt gebruikt. Daar hoort het woord ‘taak’ te staan en wat ons betreft moeten bij punt 3 in de aanhef de woorden ‘kunnen behoren’ te worden vervangen door de woorden ‘behoren in ieder geval’.

Goede opmerkingen. Deze worden aangepast in de verordening.

In artikel 8 pleiten wij ervoor de benaming ambtelijke verbindingsofficier te vervangen door ambtelijk contactpersoon of manager beleidsteam;

Zie uitleg en reactie hierboven.

Artikel 8.2 wordt aangepast naar: “De ambtelijke verbindingsofficier heeft als taak dat de samenwerking tussen de gemeenten en de Adviesraad goed verloopt. De officier is er zowel voor de Adviesraad, de beleidsadviseurs als de bestuursleden. Artikel 8.3 wordt aangepast naar: “Tot de taken van de ambtelijke verbindingsofficier behoren in ieder geval:…”

9. Ambtelijk secretaris:

10. Voordracht, benoeming en zittingsduur:

Wij zijn uiteraard blij met het voorstel dat er een ambtelijk secretaris aan onze raad wordt toegewezen die door de gemeenten wordt betaald maar functioneel door de Adviesraad wordt aangestuurd. Ook spreekt het ons aan dat deze functionaris samenwerkt met het Dagelijks Bestuur van onze raad en er mede verantwoordelijk voor wordt dat de Adviesraad, maar ook de themagroepen, optimaal kunnen functioneren. Er zal uiteraard nog gesproken moeten worden over de betrekkingsomvang en ook de onder punt 2 genoemde taken zullen nog wat nader geconcretiseerd moeten worden. Desondanks hebben wij nog wel enkele bedenkingen, maar daarvoor verwijzen wij naar ons commentaar bij artikel 11. Hoewel bij punt 1 wordt genoemd dat de leden van de Adviesraad worden benoemd door de colleges van de drie gemeenten, vragen wij ons af of het niet praktischer is de portefeuillehouders hiervoor te mandateren.

Zie artikel 11.

Deze vraag ligt voor bij de juristen van de drie gemeenten. Er wordt gekeken welke mogelijkheden er zijn voor een mandaat van het college richting portefeuillehouders of leidinggevenden binnen de gemeentelijke organisatie. Dit wordt dan vastgelegd in de Samenwerkingsafspraken en/of in een mandaatbesluit/mandatenregister.

Is allemaal te mandateren aan 1 persoon, dat wordt waarschijnlijk de manager van het beleidsteam. Tevens voor de gemeenten Terschelling en Waadhoeke.

Bij punt 5 is nu toegevoegd dat wij ondersteuning kunnen krijgen bij de werving van nieuwe leden. Dat is mooi. Onder punt 7 wordt verwezen naar artikel 6, lid 1 t/m 4. Dit moet zijn artikel 7, lid 1 t/m 4. Ook in de slotzin bij punt 7 staat een verkeerde verwijzing. Dit moet zijn artikel 10, lid 7, sub d, e en f.

Artikel 10.7 sub c wordt aangepast naar: “Doordat niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden genoemd in artikel 7, lid 1 t/m 4.” Slotzin artikel 10.7 wordt aangepast naar: “In de gevallen als bedoeld onder artikel 10 lid 7 sub d, e. en f. kan de Adviesraad dit lid ontslaan. Over dit ontslag en de procedure die daartoe heeft geleid worden de Colleges geïnformeerd.” “Afdeling HRM” algemener beschrijven, dit heet overal anders.

11. Vergaderingen:

In vergelijking met de bestaande verordening is hier een tweede punt toegevoegd waar wij grote vraagtekens bij plaatsen. Tot nu toe was het gebruikelijk als wij stukken ontvingen waar het predicaat vertrouwelijk aan werd gehangen, of waarbij wij te horen kregen dat het ging om een concept waarop nog geen voorgenomen besluit was genomen, dat wij daar terughoudend mee omgingen. Nu wordt bij punt 2, maar ten overvloede ook nog eens bij punt 10, nadrukkelijk vermeld dat alle

Alle stukken waar nog geen Artikel 11.1 wordt aangepast: “in officieel besluit op is genomen, zijn principe” verwijderen. altijd vertrouwelijk omdat dit stukken zijn die nog in voorbereiding zijn. Het geldt dus altijd voor stukken waarvoor de ASD om advies wordt gevraagd. Aan de andere kant zijn er natuurlijk heel veel onderwerpen die besproken worden die niet gaan over een direct collegevoorstel. Denk aan het

collegevoorstellen vertrouwelijk zijn en dus in beslotenheid moeten worden behandeld. Dat leidt bij ons direct tot de vraag of dit ook geldt voor stukken waarover aan ons advies wordt gevraagd. Wij stellen daarnaast vast dat de punten 1 en 2 volgens ons met elkaar in tegenspraak zijn. Maar ook zien wij de noodzaak van het ingevoegde punt 2 niet in omdat het zelden voorkomt dat iemand van buiten aanschuift bij een vergadering van onze raad.

bespreken van jullie eigen activiteitenplan, het bespreken van lopende uitvoeringsagenda’s, verslagen van uitgevoerde evaluaties, een spreker die uitgenodigd is etc. Dit is niet vertrouwelijk en kan in het ‘openbare gedeelte’ van de vergadering worden besproken.

Bij punt 4 is vermeld dat de ambtelijk secretaris een rol krijgt bij het organiseren van de vergaderingen. Dat is prima, mede gezien het uitgangspunt dat de ambtelijk secretaris functioneel door de Adviesraad wordt aangestuurd. Wij kunnen er echter niet mee instemmen dat deze persoon, en zelfs de manager beleidsteam, samen met ons Dagelijks Bestuur de agenda opstelt. Wij gaan zelf over onze agenda en zoals het hier

De bedoeling van punt 4 is dat de ambtelijk secretaris jullie ondersteunt en niet de agenda kan bepalen. Daarnaast wordt de ambtelijk verbindingsofficier genoemd omdat we het belangrijk vinden dat: - de samenwerking tussen de gemeenten en de ASD goed blijft verlopen.

Vraag aan de ASD: Zouden jullie liever hebben dat de vergaderingen in principe niet openbaar zijn? En dat alleen de voorzitter of het DB kan bepalen dat een vergadering of een deel ervan openbaar is? Daar hebben jullie keuzevrijheid in.

Vergaderingen openbaar houden. Men die dat wil, moet zich van tevoren aanmelden. Welgeteld is het in de praktijk 3 keer voorgekomen.

wordt voorgesteld is puur bureaucratisch en gaat dan ook niet werken. Wel kunnen wij ons voorstellen dat de ambtelijk secretaris de agenda die door het Dagelijks Bestuur is opgesteld, verder uitwerkt en verspreidt.

-

over en weer de informatievoorziening goed verloopt.

Maar, zoals nu omschreven, wordt er iets anders geïnterpreteerd, dus het artikel wordt hierop aangepast. Voorstel is dat de agenda en de verslagen van de vergaderingen worden gedeeld met de ambtelijke verbindingsofficier (dat is voldoende ons inziens)

Aan punt 5 is de ambtelijk secretaris toegevoegd. Daar kunnen wij ons wel in vinden. Bij punt 9 staat weer een onjuiste verwijzing. Dit moet zijn artikel 11, lid 6, 7 en 8.

Tot slot merken wij op dat het wel erg bureaucratisch is om bij ieder beleidsvoorstel te moeten afspreken op welk moment de geheimhoudingsplicht eindigt.

Art. 11.9 wordt aangepast naar: “De in artikel 11, lid 6, 7 en 8 genoemde personen, die aan een vergadering van de Adviesraad deelnemen, hebben geen stemrecht.

12. Besluitvorming:

13. Contact met gemeenten:

Hoewel dit ook in de bestaande verordening wordt genoemd stellen wij u voor een minder bureaucratische, en dus meer pragmatische, oplossing te kiezen voor de slotzin van artikel 11, sub 11;

De slotzin in artikel 11 lid 11 is inderdaad overbodig omdat in lid 10 al benoemd wordt dat het gaat om concept collegevoorstellen en stukken.

Hoewel het goed is dat in dit artikel wordt beschreven hoe moet worden gehandeld als er over een voorstel gestemd wordt is dat niet de normale gang van zaken. In de praktijk komt het niet of nauwelijks voor dat er een formele stemming wordt gehouden. Uitgangspunt is te allen tijde te streven naar consensus. Het eerstgenoemde punt in dit artikel is exact dezelfde tekst die ook in de bestaande verordening staat. Het tweede punt is nieuw, maar is wat ons betreft een goede toevoeging. Hoewel in dit artikel dus wel het gestructureerde overleg met de bestuurlijke Portefeuillehouders wordt genoemd missen wij hier dat er ook al langere tijd sprake is van een gestructureerd overleg tussen het Dagelijks Bestuur van onze raad en de manager van het beleidsteam. Wat ons betreft zou dat ook in de Nadere Regels vastgelegd kunnen worden,

We vinden het wel belangrijk om de formele besluitvormingsprocedure in de verordening te beschrijven. Het is goed om dit achter de hand te hebben als het op andere wijze niet lukt om consensus te bereiken. Fijn dat dit tot nu toe op informele wijze wel lukt. Inderdaad goed om in de Samenwerkingsafspraken afspraken te maken over op welke wijze en met welke frequentie er overleg is met de ambtelijke verbindingsofficier (wat nu in de praktijk de manager van het beleidsteam is). Zo ook over de wijze en frequentie van overleg met portefeuillehouders.

Art. 11.11 wordt aangepast naar: “De geheimhoudingsplicht vervalt niet door de beëindiging van het lidmaatschap van de Adviesraad.”

In welk gremium moet dit vastgelegd en geëvalueerd worden? Colleges/portefeuillehouders bij betrekken? Zoeken we uit.

waarnaar in de bestaande verordening ook wordt verwezen.

14. Contact en communicatie met maatschappelijke organisaties, belanghebbenden en cliënten:

15. Communicatie van de gemeenten naar inwoners: 16. Faciliteiten en budget:

Wij kunnen goed leven met het uitgangspunt dat de Adviesraad zelfstandig verantwoordelijk is voor de communicatie en PR, maar tegelijk zijn wij er blij mee dat wij hierbij niet alleen ondersteuning kunnen krijgen van de ambtelijk secretaris maar ook van de afdelingen communicatie van de gemeenten. Dit artikel komt niet voor in de bestaande verordening maar is wat ons betreft een goede toevoeging. Met name vanwege het feit dat de Dienst ruim voor aanvang van een nieuw kalenderjaar een begroting moet opstellen en laten vaststellen, en het budget van onze raad een plaats heeft in die begroting, begrijpen wij dat wij voor 1 oktober de begroting en het activiteitenplan moeten aanleveren. Dit is dus een maand eerder dan in de bestaande verordening staat en betekent dat wij al in het derde kwartaal, terwijl wij nog volop bezig zijn de speerpunten voor het lopende jaar uit te werken, al onze prioriteiten voor het volgende jaar moeten vastleggen. Zoals gezegd hebben wij daar wel begrip voor

Akkoord door ASD.

Akkoord door ASD.

temeer omdat nu is vastgelegd dat de colleges voor 1 januari de voorlopige jaarlijkse bijdrage moet vaststellen. Bij punt 3 ontbreekt in deze nieuwe versie een opsomming van de kosten die voor het functioneren van onze raad noodzakelijk zijn. Wij kunnen daar wel mee leven. Bij punt 4 staat dat het overschot dat naar het volgende jaar mag worden overgeheveld beperkt wordt tot 25% van de jaarlijkse bijdrage van het voorgaande jaar. Wij zijn niet blij met dit verlaagde percentage en houden dus graag vast aan 50%, zoals in de bestaande verordening staat.

Deze vraag ligt voor bij Jaco van de Dienst.

Daarnaast hebben wij grote moeite met punt 5, waar staat dat de reserve van de Adviesraad nooit meer mag bedragen dan 15% van de laatstelijk verleende bijdrage. Dit beperkt ons aanzienlijk in het doen van eenmalige extra uitgaven, bijvoorbeeld voor een extra wervingscampagne of het uitvoeren van een extern onderzoek. Wat ons betreft moet dit dus een percentage van 25% blijven.

Deze vraag ligt voor bij Jaco van de Dienst.

Tenslotte wijzen wij op de ons opgelegde verplichting om binnen drie maanden na afloop van het

Deze vraag ligt voor bij de juristen van de drie gemeenten. Er wordt gekeken welke mogelijkheden er

17. Nadere regels en huishoudelijk reglement:

kalenderjaar een financieel en een inhoudelijk jaarverslag op te leveren. Dit laatste deden wij nu ook al, maar was tot nu toe niet voorgeschreven. Tevens is nu vermeld dat op basis van die stukken de jaarlijkse bijdrage definitief wordt vastgesteld. In tegenstelling tot wat nu in het concept staat achten wij het praktischer dat deze stukken door de, daartoe gemandateerde, portefeuillehouders worden vastgesteld. Dit zou dan geregeld moeten worden in de Nadere Regels.

zijn voor een mandaat van het college richting portefeuillehouders of leidinggevenden binnen de gemeentelijke organisatie. Dit wordt dan vastgelegd in de Samenwerkingsafspraken en/of in een mandaatbesluit/mandatenregister.

In tegenstelling tot wat de titel van dit artikel doet vermoeden wordt hierin niets concreets genoemd over het opstellen van Nadere Regels, terwijl dit in de bestaande verordening wel als zodanig wordt genoemd. In het voorgaande hebben wij al enkele onderwerpen genoemd die daarin een plaats zouden kunnen krijgen, zoals het gestructureerde overleg tussen ons DB en de manager beleidsteam, over het goedkeuring geven aan de begroting en het activiteitenplan alsmede het financieel en inhoudelijk jaarverslag, waarin opgenomen de gehouden interne evaluatie zoals in artikel 19 wordt voorgeschreven, maar wij denken bijvoorbeeld ook aan het

We hebben de intentie om op informele wijze onderlinge afspraken te maken over o.a. deze genoemde zaken. Wat voorheen onder de noemer “Nadere Regels” viel, zien we in de nieuwe situatie als “samenwerkingsafspraken”. Het is ons inziens niet nodig om deze vast te laten stellen door het college van B&W, omdat de samenwerkingsafspraken jaarlijks in gezamenlijkheid worden geëvalueerd en waar nodig aangepast. Bij nader inzien kunnen we de titel dan ook beter anders formuleren.

Titel van artikel 17 wordt aangepast naar: “Samenwerkingsafspraken en huishoudelijk reglement” Petra van der Horst adviseerde de ASD om dit samenwerkingsovereenkomst te noemen. ASD vindt dit iets meer zwaarte geven. Schakelen met Petra hierover, ook over welke rol de colleges hierin hebben.

18. Wijziging verordening:

19. Evaluatie:

nemen van een besluit over een voorstel tot benoeming van een nieuw lid, of nieuwe leden, van onze raad. Hoewel de normale adviestermijn voor onze raad 6 weken bedraagt hebben wij niet echt moeite met het uitgangspunt dat die termijn bij wijziging van de verordening ingekort is tot vier weken. Aangezien wij echter eenmaal per maand vergaderen kan die termijn, afhankelijk van het moment waarop wij het verzoek ontvangen, in een enkele geval niet haalbaar blijken. Wij kunnen ons goed vinden in de teksten die bij dit artikel zijn vermeld, alleen dient in lid 1 het woord uitgebreid geschrapt te worden.

Het is een richtlijn. We zullen rekenschap houden met jullie vergaderfrequentie.

Wij vertrouwen erop dat dit een gedegen evaluatie is, wat het woord ‘uitgebreide’ overbodig maakt. Dit wordt aangepast in de verordening.

Artikel 19.1 wordt aangepast naar: “De Adviesraad evalueert jaarlijks intern zijn functioneren. Deze evaluatie wordt verwerkt in het inhoudelijk jaarverslag dat wordt aangeboden aan de Colleges.”