Bijlage 4 Advies ASD verordening 2024 T

Aan Het college van burgemeester en wethouders van Terschelling, Postbus 14 8880 AA West-Terschelling. Betreft: Advies inzake de concept verordening Adviesraad Sociaal Domein NWF 2024 Verzending per e-mail: l.hornstra@terschelling.nl Franeker, 15 april 2024

Geachte leden van het college, Op 28 maart 2024 ontvingen wij een door mevrouw L. Hornstra namens uw college ingediend verzoek om advies inzake het in de aanhef genoemde onderwerp. Uiteraard voldoen wij graag aan dit verzoek, temeer omdat met deze nieuwe verordening de verantwoordelijkheden en taken die aan ons zijn toebedeeld zowel door onszelf, als door de portefeuillehouders en beleidsmedewerkers, opnieuw tegen het licht zijn gehouden en waar nodig zijn geactualiseerd. Dit was ook wel nodig omdat er, sinds de omvorming van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid naar een BVO en de vorming van een intergemeentelijk beleidsteam bij de gemeenten, geleidelijk aan ruis is ontstaan over de interpretatie van de verordening en de zogenaamde nadere regels. Daarnaast maakte het uitreden van de gemeente Harlingen uit het intergemeentelijk beleidsteam een evaluatie noodzakelijk. Alvorens in te gaan op de inhoud van dit concept willen wij graag onze waardering uitspreken voor het voorafgaande proces dat is gestart met het vaststellen van het Plan van Aanpak in het portefeuillehoudersoverleg van 12 juli 2023. Ook het feit dat mevrouw P. van der Horst, directeur van de Koepel Adviesraden Sociaal Domein, vanaf het begin bij dit proces is betrokken, is door ons positief ontvangen.

Zij heeft veel kennis van het functioneren van Adviesraden Sociaal Domein in den lande en haar input was dan ook van wezenlijk belang. De periode daarna is benut om met elkaar vast te stellen welke zaken op dat moment goed liepen maar vooral ook waar de knelpunten zaten. Die inventarisatie is vervolgens aangevuld met een eerste serie globale aandachtspunten en besproken in een volgend portefeuillehoudersoverleg op 6 september 2023. Met enige vertraging, door onverwachte omstandigheden, werd de volgende stap gezet tijdens het portefeuillehoudersoverleg op 24 januari 2024 waar een bespreekstuk met aanbevelingen en voorstellen voor aanpassing van de

1

verordening en de nadere regels op de agenda stond. Uiteindelijk heeft dit alles ertoe geleid dat er nu een concept verordening is uitgewerkt. Dan nu naar de inhoud. Artikel 1 Begripsbepalingen: Bij punt g wordt de benaming ambtelijk verbindingsofficier gebruikt. Hierop komen wij terug bij artikel 8. Bij punt i wordt de beleidsadviseur genoemd terwijl in de bestaande verordening gesproken wordt over behandelend ambtenaar. Wij hebben een voorkeur voor die laatste omschrijving omdat wij daarmee ook de mogelijkheid hebben om met anderen, zoals medewerkers van de Dienst of de gebiedsteams, over de inhoud of de uitvoering te kunnen spreken. Artikel 2 Taakstelling: Wij vinden het een goede zaak dat het meedenken aan de voorkant nu nadrukkelijk in de verordening is opgenomen. Desondanks is dit niet helemaal voldoende. Het is denkbaar dat onze inbreng tijdens het voortraject niet geheel naar onze wens of bedoeling een plaats heeft gekregen in het uiteindelijke voorstel aan het college. Daarnaast is het denkbaar dat de voorstellen aan de drie colleges niet geheel identiek zijn door specifieke wensen van een wethouder in het kader van de ‘couleur locale’. Wij vinden het dan ook van wezenlijk belang dat wij nog de kans krijgen om een laatste blik op dat voorstel te werpen en er dus eventueel nog voor kunnen kiezen een ongevraagd advies in te dienen.

Tijdens het hiervoor genoemde overleg op 24 januari hebben de bestuurders daarvoor begrip getoond en voorgesteld naar een pragmatische oplossing te zoeken. Bij het derde bolletje onder punt 1 kiezen wij voor de tekst ‘kenbaar maken en agenderen’ en bovendien voor de toevoeging ‘over alle aangelegenheden betreffende het sociaal domein”. Bij punt 3 wordt genoemd dat onze raad bij aanpalende terreinen als sparringpartner kan worden benut. Wij zijn daar, binnen de capaciteit die wij hebben, zeker voorstander van maar vinden de hier gehanteerde omschrijving wel wat vrijblijvend. Bij punt 4, derde bolletje, staat dat wij een bijdrage dienen te leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van het gemeentelijk beleid maar wij missen daar de toevoeging met betrekking tot de uitvoering, zoals in de bestaande verordening wel is opgenomen. Bij punt 5 wordt aan ons de inspanningsverplichting opgelegd om een kring met cliënten en maatschappelijke organisaties om ons heen te vormen. Wij zien daar zeker het belang van in maar zullen daarvoor ook een beroep gaan doen op de hier beschreven inspanningsverplichting van de gemeenten. Artikel 3 Advisering en adviestermijnen: Wij hebben grote moeite met hetgeen beschreven staat bij punt 2, onder b.

Tijdens de voorgesprekken werd met betrekking tot het ongevraagd advies geopperd dat een terugkoppeling daarover slechts relevant was als het ging om een zwaarwegend advies. Onze stelling was, en is, dat wij niet lichtvaardig met een ongevraagd advies komen en dat dat dus altijd zwaarwegend is. In dat verband zien wij het ook niet zitten om daarover eerst te moeten overleggen met de beleidsadviseurs en/of de colleges.

2

Artikel 4 Bezwaarschriften, klachten en cliëntervaringsonderzoeken: Tijdens de voorgesprekken hebben wij aangegeven ook inzicht te willen hebben in de uitvoering van het vastgestelde beleid. Wat ons betreft wordt hieraan voldaan met de ter beschikkingsstelling van de genoemde documenten. Desondanks lijkt het ons wel een goede zaak om, als het gaat om ingrijpende beleidswijzigingen, zoals het beleid bestaanszekerheid, al op een eerder moment door middel van een tussentijdse evaluatie of een peiling onder de belanghebbenden, te toetsen of de uitvoering aan de verwachtingen voldoet. Het spreekt voor zich dat wij dan kennis willen nemen van de uitkomsten daarvan. Artikel 5 Door het college te verstrekken informatie: Daar deze teksten nagenoeg gelijk zijn aan de bestaande verordening kunnen wij daar goed mee leven. Artikel 6 Samenstelling: Ook deze tekst is gelijk gebleven en dus akkoord. Artikel 7 Leden: Nieuw in deze verordening is dat de uitsluiting als lid van de Adviesraad ook geldt voor hen die minder dan een jaar geleden ambtenaar, lid van het college of de gemeenteraad waren of op andere wijze actief waren in de lokale politiek. Wat ons betreft een goede toevoeging. Artikel 8 Ambtelijk verbindingsofficier: In de bestaande verordening wordt hier de benaming ambtelijk contactpersoon gebruikt.

Hoewel duidelijk wordt gemaakt dat deze persoon de verbinding tussen de Adviesraad, de beleidsmedewerkers en de bestuurders dient te bewaken, zijn wij ongelukkig met de gekozen benaming. In onze ogen moet dit de manager van het beleidsteam zijn. Die verbindende taak, waaronder het optreden als contactpersoon naar de Adviesraad, is in dit artikel voldoende beschreven en ook heeft deze persoon per definitie de benodigde doorzettingsmacht, zoals genoemd in artikel 1, onder g. Verder zijn wij content met de toevoeging dat deze teammanager tevens tot taak heeft de beleidsadviseurs te ondersteunen in hun samenwerking met de Adviesraad. Tot slot merken wij op dat bij punt 2 het woord ‘doel’ wordt gebruikt. Daar hoort het woord ‘taak’ te staan en wat ons betreft moeten bij punt 3 in de aanhef de woorden ‘kunnen behoren’ te worden vervangen door de woorden ‘behoren in ieder geval’. Artikel 9 Ambtelijk secretaris: Wij zijn uiteraard blij met het voorstel dat er een ambtelijk secretaris aan onze raad wordt toegewezen die door de gemeenten wordt betaald maar functioneel door de Adviesraad wordt aangestuurd. Ook spreekt het ons aan dat deze functionaris samenwerkt met het Dagelijks Bestuur van onze raad en er mede verantwoordelijk voor wordt dat de Adviesraad, maar ook de themagroepen, optimaal kunnen functioneren.

Er zal uiteraard nog gesproken moeten worden over de betrekkingsomvang en ook de onder punt 2 genoemde taken zullen nog wat nader geconcretiseerd moeten worden. Desondanks hebben wij nog wel enkele bedenkingen, maar daarvoor verwijzen wij naar ons commentaar bij artikel 11. 3

Artikel 10 Voordracht, benoeming en zittingsduur: Hoewel bij punt 1 wordt genoemd dat de leden van de Adviesraad worden benoemd door de colleges van de drie gemeenten, vragen wij ons af of het niet praktischer is de portefeuillehouders hiervoor te mandateren. Bij punt 5 is nu toegevoegd dat wij ondersteuning kunnen krijgen bij de werving van nieuwe leden. Dat is mooi. Onder punt 7 wordt verwezen naar artikel 6, lid 1 t/m 4. Dit moet zijn artikel 7, lid 1 t/m 4. Ook in de slotzin bij punt 7 staat een verkeerde verwijzing. Dit moet zijn artikel 10, lid 7, sub d, e en f. Artikel 11 Vergaderingen: In vergelijking met de bestaande verordening is hier een tweede punt toegevoegd waar wij grote vraagtekens bij plaatsen. Tot nu toe was het gebruikelijk als wij stukken ontvingen waar het predicaat vertrouwelijk aan werd gehangen, of waarbij wij te horen kregen dat het ging om een concept waarop nog geen voorgenomen besluit was genomen, dat wij daar terughoudend mee omgingen. Nu wordt bij punt 2, maar ten overvloede ook nog eens bij punt 10, nadrukkelijk vermeld dat alle collegevoorstellen vertrouwelijk zijn en dus in beslotenheid moeten worden behandeld. Dat leidt bij ons direct tot de vraag of dit ook geldt voor stukken waarover aan ons advies wordt gevraagd. Wij stellen daarnaast vast dat de punten 1 en 2 volgens ons met elkaar in tegenspraak zijn.

Maar ook zien wij de noodzaak van het ingevoegde punt 2 niet in omdat het zelden voorkomt dat iemand van buiten aanschuift bij een vergadering van onze raad. Bij punt 4 is vermeld dat de ambtelijk secretaris een rol krijgt bij het organiseren van de vergaderingen. Dat is prima, mede gezien het uitgangspunt dat de ambtelijk secretaris functioneel door de Adviesraad wordt aangestuurd. Wij kunnen er echter niet mee instemmen dat deze persoon, en zelfs de manager beleidsteam, samen met ons Dagelijks Bestuur de agenda opstelt. Wij gaan zelf over onze agenda en zoals het hier wordt voorgesteld is puur bureaucratisch en gaat dan ook niet werken. Wel kunnen wij ons voorstellen dat de ambtelijk secretaris de agenda die door het Dagelijks Bestuur is opgesteld, verder uitwerkt en verspreidt. Aan punt 5 is de ambtelijk secretaris toegevoegd. Daar kunnen wij ons wel in vinden. Bij punt 9 staat weer een onjuiste verwijzing. Dit moet zijn artikel 11, lid 6, 7 en 8. Tot slot merken wij op dat het wel erg bureaucratisch is om bij ieder beleidsvoorstel te moeten afspreken op welk moment de geheimhoudingsplicht eindigt. Artikel 12 Besluitvorming: Hoewel het goed is dat in dit artikel wordt beschreven hoe moet worden gehandeld als er over een voorstel gestemd wordt is dat niet de normale gang van zaken. In de praktijk komt het niet of nauwelijks voor dat er een formele stemming wordt gehouden.

Uitgangspunt is te allen tijde te streven naar consensus. Artikel 13 Contact met gemeenten: Het eerstgenoemde punt in dit artikel is exact dezelfde tekst die ook in de bestaande verordening staat. Het tweede punt is nieuw, maar is wat ons betreft een goede toevoeging.

4

Hoewel in dit artikel dus wel het gestructureerde overleg met de bestuurlijke Portefeuillehouders wordt genoemd missen wij hier dat er ook al langere tijd sprake is van een gestructureerd overleg tussen het Dagelijks Bestuur van onze raad en de manager van het beleidsteam. Wat ons betreft zou dat ook in de Nadere Regels vastgelegd kunnen worden, waarnaar in de bestaande verordening ook wordt verwezen. Artikel 14 Contact en communicatie met maatschappelijke organisaties, belanghebbenden en cliënten: Wij kunnen goed leven met het uitgangspunt dat de Adviesraad zelfstandig verantwoordelijk is voor de communicatie en PR, maar tegelijk zijn wij er blij mee dat wij hierbij niet alleen ondersteuning kunnen krijgen van de ambtelijk secretaris maar ook van de afdelingen communicatie van de gemeenten. Artikel 15 Communicatie van de gemeenten naar inwoners: Dit artikel komt niet voor in de bestaande verordening maar is wat ons betreft een goede toevoeging. Artikel 16 Faciliteiten en budget: Met name vanwege het feit dat de Dienst ruim voor aanvang van een nieuw kalenderjaar een begroting moet opstellen en laten vaststellen, en het budget van onze raad een plaats heeft in die begroting, begrijpen wij dat wij voor 1 oktober de begroting en het activiteitenplan moeten aanleveren.

Dit is dus een maand eerder dan in de bestaande verordening staat en betekent dat wij al in het derde kwartaal, terwijl wij nog volop bezig zijn de speerpunten voor het lopende jaar uit te werken, al onze prioriteiten voor het volgende jaar moeten vastleggen. Zoals gezegd hebben wij daar wel begrip voor temeer omdat nu is vastgelegd dat de colleges voor 1 januari de voorlopige jaarlijkse bijdrage moet vaststellen. Bij punt 3 ontbreekt in deze nieuwe versie een opsomming van de kosten die voor het functioneren van onze raad noodzakelijk zijn. Wij kunnen daar wel mee leven. Bij punt 4 staat dat het overschot dat naar het volgende jaar mag worden overgeheveld beperkt wordt tot 25% van de jaarlijkse bijdrage van het voorgaande jaar. Wij zijn niet blij met dit verlaagde percentage en houden dus graag vast aan 50%, zoals in de bestaande verordening staat. Daarnaast hebben wij grote moeite met punt 5, waar staat dat de reserve van de Adviesraad nooit meer mag bedragen dan 15% van de laatstelijk verleende bijdrage. Dit beperkt ons aanzienlijk in het doen van eenmalige extra uitgaven, bijvoorbeeld voor een extra wervingscampagne of het uitvoeren van een extern onderzoek. Wat ons betreft moet dit dus een percentage van 25% blijven.

Tenslotte wijzen wij op de ons opgelegde verplichting om binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar een financieel en een inhoudelijk jaarverslag op te leveren. Dit laatste deden wij nu ook al, maar was tot nu toe niet voorgeschreven. Tevens is nu vermeld dat op basis van die stukken de jaarlijkse bijdrage definitief wordt vastgesteld. In tegenstelling tot wat nu in het concept staat achten wij het praktischer dat deze stukken door de, daartoe gemandateerde, portefeuillehouders worden vastgesteld. Dit zou dan geregeld moeten worden in de Nadere Regels. 5

Artikel 17 Nadere regels en huishoudelijk reglement: In tegenstelling tot wat de titel van dit artikel doet vermoeden wordt hierin niets concreets genoemd over het opstellen van Nadere Regels, terwijl dit in de bestaande verordening wel als zodanig wordt genoemd. In het voorgaande hebben wij al enkele onderwerpen genoemd die daarin een plaats zouden kunnen krijgen, zoals het gestructureerde overleg tussen ons DB en de manager beleidsteam, over het goedkeuring geven aan de begroting en het activiteitenplan alsmede het financieel en inhoudelijk jaarverslag, waarin opgenomen de gehouden interne evaluatie zoals in artikel 19 wordt voorgeschreven, maar wij denken bijvoorbeeld ook aan het nemen van een besluit over een voorstel tot benoeming van een nieuw lid, of nieuwe leden, van onze raad. Artikel 18 Wijziging verordening: Hoewel de normale adviestermijn voor onze raad 6 weken bedraagt hebben wij niet echt moeite met het uitgangspunt dat die termijn bij wijziging van de verordening ingekort is tot vier weken. Aangezien wij echter eenmaal per maand vergaderen kan die termijn, afhankelijk van het moment waarop wij het verzoek ontvangen, in een enkele geval niet haalbaar blijken. Artikel 19 Evaluatie: Wij kunnen ons goed vinden in de teksten die bij dit artikel zijn vermeld, alleen dient in lid 1 het woord uitgebreid geschrapt te worden.

Advies: Resumerend adviseren wij uw college in positieve zin met betrekking tot de voorliggende concept verordening Adviesraad Sociaal Domein NWF 2024 onder de volgende voorwaarden: 1. Dat er naast het meedenken door onze raad aan de voorkant, zoals genoemd in artikel 2, onder 1, derde bolletje, nog een moment wordt ingebouwd waarop wij kennis kunnen nemen van de concept voorstellen aan de drie colleges; 2. Dat aan de tekst bij het vierde punt van dit artikel, bij het derde bolletje, de woorden ‘en met betrekking tot de uitvoering’ worden toegevoegd, conform de bestaande verordening; 3. Dat het vooraf moeten overleggen met de beleidsadviseurs en/of de colleges, zoals genoemd in artikel 3, onder 2, sub b en c, uit dit concept wordt geschrapt aangezien een ongevraagd advies voor ons per definitie als een zwaarwegend punt wordt aangemerkt; 4. Dat in artikel 8, onder 2, de woorden ‘heeft als doel’ worden vervangen door ‘heeft als taak’ en dat in datzelfde artikel in de aanhef bij punt drie de woorden ‘kunnen behoren’ worden vervangen door ‘behoren in ieder geval’. 5. Dat de foutieve verwijzingen in artikel 10 worden hersteld; 6. Dat in artikel 11 de zin bij punt 2 wordt geschrapt en eveneens de slotzin bij punt 10 van ditzelfde artikel;

6

7. Dat bij punt 4 van artikel 11 de rol van de ambtelijk secretaris én van de ambtelijk verbindingsofficier (ambtelijk contactpersoon) bij het opstellen van de ASD-agenda wordt geschrapt; 8. Dat de onjuiste verwijzingen bij punt 9 van artikel 11 worden hersteld; 9. Dat aan punt 1 van artikel 13 tevens het bestaande gestructureerde overleg met de manager van het beleidsteam wordt toegevoegd; 10. Dat het percentage dat genoemd wordt in artikel 16, lid 4, conform de bestaande verordening gehandhaafd blijft op 50%; 11. Dat er alsnog wordt gekozen voor het opstellen van nadere regels, zoals in artikel 17 onder 1 wordt genoemd, waarin de onderwerpen die wij in het voorgaande hebben genoemd een plaats krijgen; 12. Dat in het eerste lid van artikel 19 het woord ‘uitgebreide’ geschrapt wordt. Daarnaast willen wij graag van u een antwoord op de volgende vragen c.q. kanttekeningen: a. Bij artikel 1 onder i pleiten wij, zoals in de bestaande verordening, voor de benaming behandelend ambtenaar in plaats in plaats van beleidsadviseur; b. Bij artikel 2, onder 1, pleiten wij voor de tekst: ‘kenbaar maken en adviseren (gevraagd) en ongevraagd adviseren over alle aangelegenheden betreffende het sociaal domein; c. Bij artikel 2, onder 3 zien wij graag een minder vrijblijvende beschrijving met het betrekken van onze raad bij aanpalende terreinen; d.

Bij artikel 4 zouden wij graag de optie toegevoegd zien dat er bij ingrijpende beleidswijzigingen voorzien wordt in een tussentijds evaluatie of een peiling onder de belanghebbenden en de uitkomsten daarvan met onze raad worden gedeeld; e. In artikel 8 pleiten wij ervoor de benaming ambtelijke verbindingsofficier te vervangen door ambtelijk contactpersoon of manager beleidsteam; f. Wij geven u in overweging de benoeming van nieuwe leden van de Adviesraad over te laten aan de daartoe gemandateerde portefeuillehouders sociaal domein; g. Hoewel dit ook in de bestaande verordening wordt genoemd stellen wij u voor een minder bureaucratische, en dus meer pragmatische, oplossing te kiezen voor de slotzin van artikel 11, sub 11; h. Het begrip reserve dat in artikel 16 onder 5 en 6 wordt genoemd vraagt wat ons betreft om een nadere duiding. Overigens bepleiten wij hierbij sterk het handhaven van het in de bestaande verordening opgenomen percentage van 25%. Wij nemen aan u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Adviesraad Sociaal Domein Noardwest Fryslân, namens deze, Koos Woudt, secretaris

7