Addendum verordening 212

Addendum financiële verordening

Inleiding Het boekjaar 2023 betrof het eerste jaar waarbij de rechtmatigheidsverantwoording van kracht was. De rechtmatigheidsverantwoording is het afgelopen jaar geëvalueerd en de uitkomsten hiervan zijn verwerkt in de kadernota rechtmatigheid 2024. Bij het analyseren van deze kadernota blijkt dat de financiële verordening van Veiligheidsregio Fryslân op een aantal onderdelen kan worden verduidelijkt om daarmee de afspraken tussen het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur te verduidelijken. Omdat het hier een verduidelijking van werkafspraken betreft, en er geen sprake is van het maken van nieuwe afspraken, wordt er voor gekozen om deze verduidelijking via een addendum op de financiële verordening door te voeren.

Uitwerking 1. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1.1 Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. 1.2 In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 1.3 In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 2. Voorwaardencriterium 2.1 Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 2.2 Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan.

Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de intern beheersing. 3. Begrotingscriterium 3.1 Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en

investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; 3.2 De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in hoofdstuk 2 van de financiële verordening. 3.3 Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal geautoriseerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. 3.4 Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a) Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b) Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c) Er sprake is van een begrotingsoverschrijding die past binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur. 3.5 Begrotingsoverschrijdingen die voldoen aan de uitgangspunten in artikel 3.4 worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering.

De toelichting hiervan wordt opgenomen in de betreffende programma's van de jaarrekening en in de paragraaf “Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid”. 3.6 Uitgangspunt is dat als de begroting niet tijdig is aangepast bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot, dit als formeel onrechtmatig wordt beschouwd. Deze worden als rechtmatig aangemerkt als deze toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening omdat hiermee sprake is van tijdig informeren van het algemeen bestuur. De afwijkingen van de begroting die toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. 4 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 4.1 Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeenschappelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 4.2 Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeenschappelijke regelingen en eigendommen.

5 Inwerkingtreding en citeertitel 5.1 Dit addendum treedt in werking op de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024 (ingangsdatum van de financiële verordening 2024). 5.2 Dit addendum wordt beschouwd als een onlosmakend onderdeel van de financiële verordening 2024, en wordt aangehaald als: Financiële verordening Veiligheidsregio Fryslân 2024