ACV Terschelling 2024 DEF
Tekst van het document
Accountantsverslag 2024 Gemeente Terschelling
2 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Aan de raadsleden van gemeente Terschelling Burgemeester van Heusdenweg 10-A 8881 EB West-Terschelling Haarlem, 10 juli 2025
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2024. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 5 februari 2025. Onze bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie Het accountantsverslag bevat ook bevindingen en aanbevelingen van de organisatie. Wij hebben dit jaar geen management letter uitgebracht en brengen al onze bevindingen daarom in één rapportage. Omdat de interim controle vlak voor de jaareindecontrole heeft plaatsgevonden, had het maken van twee rapportage weinig toegevoegde waarde. Het accountantsverslag begint met een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Vervolgens geven wij onze visie op de informatiewaarde en leesbaarheid van de paragrafen en de programmaverantwoording. Nadat wij onze analyse hebben gegeven van de financiële positie van uw gemeente, gaan wij in meer detail in op de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden. Dit doen wij langs de
drie domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering. Vervolgens geven wij op hoofdlijnen ons beeld van de interne beheersing van uw organisatie en gaan we dieper in op de speerpunten die u ons heeft meegegeven tijdens de controle. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals Sisa, WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn.
Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.
mr. drs. J.C. Olij RA
3 Samenvatting
Samenvatting
Samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Alle controleverschillen zijn gecorrigeerd Wij geven een goedkeurend oordeel bij de jaarrekening. Er zijn geen fouten en onzekerheden in de jaarrekening aanwezig. Onrechtmatigheden blijven niet binnen de verantwoordingsgrens Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Informatiewaarde van de programmaverantwoording is voldoende De leesbaarheid van de programmaverantwoording is naar onze mening voldoende. De teksten zijn in begrijpelijke taal geschreven en lezen daarom makkelijk weg. Ieder programma kent dezelfde opbouw en stramien waarin het wordt uitgewerkt. Deze opbouw en dit stramien is gelijk aan de begroting 2023, waardoor er een gevoel van herkenbaarheid ontstaat. Desondanks zijn er diverse verbeteringen mogelijk om de raad nog beter in positie te brengen om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Een belangrijke constatering hierbij is dat een zichtbaar verband mist tussen
beleidsvoornemens, concrete doelstellingen, maatschappelijke effecten en de gekozen indicatoren. Waar indicatoren in de programma’s aanwezig zijn, ontbreken normen, waardoor geen conclusies getrokken kunnen worden of de behaalde resultaten goed zijn, of juist niet. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen. Financiële positie van uw gemeente als geheel is voldoende Uit onze analyse blijkt dat de financiële positie van uw gemeente als geheel voldoende is. Daarbij is het van belang om deze kengetallen naast de ambities van de gemeente te zetten en te overwegen welke financiële positie u zelf aanvaardbaar vindt. Vanaf pagina 14 hebben wij onze constatering per kengetal nader geduid. Weerstandsvermogen is toereikend, maar is subjectief Uit de jaarstukken blijkt dat het weerstandsvermogen 1,0 is en daarmee precies voldoende is om toekomstige risico’s op te vangen. Daarmee zit Terschelling wel aan de lage kant van wat minimaal nodig is.
Het weerstandsvermogen is een subjectieve norm die afhankelijk is van uw eigen risico-inschattingen. Wij adviseren u om deze risicoanalyse komend jaar tegen het licht te houden en waar nodig aan te scherpen.
4 Samenvatting
Samenvatting
Samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Jaarafsluiting is over het algemeen goed verlopen Wij zijn tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het overgrote deel beschikbaar. Waar we vorig jaar aangaven dat de oplevering niet van gewenste kwaliteit was, zien we dat er dit jaar een grote stap is gezet om wel een kwalitatief goed dossier voor te bereiden. Onze bevindingen in het fysiek domein Er heeft een correctie plaatsgevonden van de grondexploitaties. Er waren twee complexen aangemerkt als grondexploitaties maar dit zijn het in feite niet. Daarom zijn deze nu anders geclassificeerd. De havenkade drukt zwaar op de gemeentelijke financiën. Kosten en daarmee ook mogelijke financiële tegenvallers hebben een grote omvang ten opzichte van de totale gemeentelijke financiën. Onze bevindingen in het sociaal domein Wij zien dat er binnen de gemeente gewerkt is aan grip op de zorgkosten door inzicht en sturing op de intake van zorg. Het vervolg van het zorgproces, ligt bij de Dienst Noardwest Fryslân. Op dit deel van het proces is daarom minder beheersing terwijl hier een groot deel van de financiële risico’s spelen.
Onze bevindingen in het domein bedrijfsvoering Wij raden u aan om de nut en noodzaak van reserves met beperkte omvang en beperkte mutaties kritisch tegen het licht te houden. Indien deze geen toegevoegde waarde hebben, dan raden wij u aan om de betreffende reserves vrij te geven. In 2024 zijn er grote afwijkingen geweest tussen de primaire begroting, de bijgestelde begroting en de realisatie. Een groot deel hiervan is te verklaren door de bewegelijke omstandigheden waar de gemeente mee te maken heeft zoals aanpassingen in de uitkering van de rijksoverheid en open einde regelingen van zoals WMO en Jeugdzorg. Daarnaast zien we dat budgetbeheersing ook verbeterd kan worden. Strakkere sturing op budgetten door vast te stellen of geld daadwerkelijk uitgegeven gaat worden, geeft meer en actueler inzicht in financiën wat de raad beter in staat stelt om te sturen. Aansturing organisatie Tijdens onze controle hebben wij gezien dat de scheidslijn tussen kaderstelling en uitvoering dun is. Wij zien dat door de kleine omvang, de raad snel naar de uitvoering kijkt. Dit kan ten kosten gaan van de kaderstellende rol. In de jaarrekening zien we dit terug doordat er veel geschreven is over uitgevoerde activiteiten en minder over de gestelde doelen en meetbare maatschappelijke effecten.
5 Samenvatting
Samenvatting
Samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Financiële positie
Financiële positie
Bevindingen controle
Bevindingen controle
Interne beheersing
Interne beheersing
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersing kwetsbaar Terschelling is klein en is daarom is de beheersing inherent kwetsbaarder. Processen steunen sterk op kennis van individuele medewerkers en procesbeschrijvingen zijn vaak niet aanwezig. Wij hebben een aantal adviezen om interne beheersing te versterken. Hierbij zijn afspraken over processen en vastleggingen van belang om te zorgen dat minimale controles worden uitgevoerd en bij verloop van medewerkers niet te veel kennis verloren gaat. De VIC is dit jaar ingeschakeld om de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording uit te voeren. Voor volgend jaar wil de gemeente deze rol doorontwikkelen. Wij juichen dit toe en denken dat de VIC een belangrijke rol kan spelen door niet alleen rechtmatigheid te vast te stellen maar ook te controleren of processen op de juiste manier worden uitgevoerd. Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicatie voortgekomen voor fraude. Schattingen door het college zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt beoordeeld en allemaal als evenwichtig aangemerkt.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel
6
De reikwijdte van onze controle U heeft ons verzocht om de jaarrekening 2024 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle.
Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.
Samenvatting bevindingen
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording
Jaarstukken Gemeente Terschelling
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
Programmaverantwoording
Paragrafen
Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
7
Dit zijn de definitieve toleranties die wij hebben gebruikt tijdens onze controle U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. U heeft ons gevraagd om deze maximale tolerantie te gebruiken bij onze werkzaamheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel staat in tabel rechts van deze pagina aangegeven. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke dotaties aan de reserves, hebben wij de tolerantie die wij eerder hebben opgenomen in ons controleplan geactualiseerd op basis van de definitieve jaarrekening. Dit hebben wij samengevat in onderstaande grafiek.
Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft voor dit controlejaar de rapporteringstolerantie bepaald op € 50.000.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
8
Wij geven een goedkeurend oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening Ons oordeel bij uw jaarrekening Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening van uw gemeente. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie.
Samenvatting bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Alle bevindingen zijn gecorrigeerd Bij onze controle zijn diverse bevindingen geconstateerd en deze zijn allemaal gecorrigeerd. Hiermee zijn er dus geen fouten meer in de jaarrekening aanwezig. Ook zijn er geen onzekerheden in de jaarrekening. Veel gemeenten hebben onzekerheden op het gebied van het sociaal domein. Terschelling heeft alle werkzaamheden hiervoor echter uitbesteed aan de dienst Noardwest Fryslân. Onzekerheden met betrekking tot rechtmatigheid die zij constateren komen niet in de jaarrekening van Terschelling.
Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie
Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel
Ons getrouwheidsoordeel Samenvatting bevindingen
Samenvatting bevindingen
9
Het college heeft voor de tweede keer de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven Achtergrond Dit jaar heeft het college wederom een eigen oordeel gegeven bij de rechtmatigheid van de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening en valt daarom binnen de reikwijdte van onze controle. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven.
Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheidsverantwoording Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. U heeft ervoor gekozen om de verantwoordingsgrens vast te stellen op 3% van de werkelijke lasten, inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves. Dit is gelijk aan (afgerond) EUR 1,0 miljoen. Het oordeel van het college Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door uw raad gestelde verantwoordingsgrens. De reden hiervoor is een samenloop van begrotingsonrechtmatigheid (EUR 2,4 miljoen) en onrechtmatige aanbestedingen (EUR 0,7 miljoen). Dit heeft geleid tot een totale onrechtmatigheid van EUR 3,1 miljoen, wat de verantwoordingsgrens overschrijdt. De onrechtmatigheden zijn in meer detail toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierin is ook opgenomen dat de totale begrotingsonrechtmatigheid als acceptabel moet worden aangemerkt. Ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de werkzaamheden die door en namens het college zijn uitgevoerd om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in detail beoordeeld.
Op basis van deze werkzaamheden zijn wij niet tot een andere conclusie gekomen dan het college, Daarom hebben wij geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
10 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording In de tabel hieronder hebben wij ons mening gegeven over de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. . Proces
Informatiewaarde jaarverslag
Daarnaast hebben wij beoordeeld of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV eraan stelt.
Status
Tov 2023
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Gelijk
• Teksten zijn in begrijpelijke taal geschreven en lezen daarom makkelijk weg. • Ieder programma kent dezelfde opbouw en stramien, gelijk aan de begroting 2024
• De programmaverantwoording bevat een duidelijke uitwerking van de uitgevoerd activiteiten. • Er mist een zichtbaar verband tussen beleidsvoornemens, concrete doelstellingen, maatschappelijke effecten en de gekozen indicatoren. Waar indicatoren in de programma’s aanwezig zijn, ontbreken normen, waardoor geen conclusies getrokken kunnen worden.
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording
Leesbaarheid
Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Informatiewaarde
Gelijk
Overeenstemming met jaarrekening
Gelijk
In overeenstemming met het BBV
Beter
Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
• De jaarrekening is dit jaar strakker in lijn met het BBV gebracht.
Legenda Bijlagen
Bijlagen
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
11 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In deze paragrafen moet het college verantwoording afleggen over een aantal belangrijke beleidsmatige onderwerpen die dwars door de programma’s heen snijden. Daarom geven wij ook ten aanzien van de paragrafen ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde. Tevens beoordelen we of de paragrafen in overeenstemming zijn met de jaarrekening en voldoen aan alle eisen die het BBV aan de paragrafen stelt. Dit hebben wij per paragraaf gedaan. Op de volgende pagina’s hebben wij onze ons mening gegeven over de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Wij bevelen u aan om ook onze signaleringen ten aanzien van de paragrafen mee te nemen bij de verdere ontwikkeling van uw P&C documenten. Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde erg verschilt per paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. Met andere woorden: wat stond er in de betreffende paragraaf in de begroting en wat is er uiteindelijk in de praktijk van terecht gekomen.
Daarnaast heeft het BBV uitgebreide vereisten met betrekking tot toelichtingen in de paragrafen. Aan de verplichte vereisten wordt voldaan. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf. We denken dat een
aantal paragrafen wel verbeterd kan worden om de raad beter in positie te brengen, deze zijn op de volgende pagina’s met een oranje bolletje weergegeven. Samenvattend komen wij tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren:: • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar bedenk ook welke informatiebehoefte er nu echt is. De raad heeft in de financiële verordening opgenomen dat ze bij een nieuwe raadperiode deze informatiebehoefte vaststellen. Het is daarom nu het moment om hiermee aan de slag te gaan als raad. • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwalitatieve analyses. Er zijn bijvoorbeeld verschillen tussen begroting en realisatie die niet verklaard worden. Een korte verklaring zou de informatiewaarde van deze paragrafen versterken; • De paragrafen zijn voorzien van veel standaardteksten. Overweeg of deze allemaal nodig zijn, of dat minder standaardteksten nodig zijn.
12 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Proces
Status
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
• De paragraaf bevat veel standaarduitleg over de wet- en regelgeving en gaat slechts in beperkte mate in op het beleid ten aanzien van lokale heffingen.
• Een goede kwalitatieve duiding van de risico’s ontbreekt • Beperkte (grafische) analyse van de verplichte kengetallen vanuit het BBV, hierbij kan gedacht worden aan het verloop over de jaren of de kengetallen afgezet tegen de normen van de provincie.
Onderhoud kapitaalgoederen
• Het BBV schrijft voor dat per soort kapitaalgoed het beleidskader en de daaruit volgende consequenties worden genoemd. Dit kan scherper worden ingevuld. • De financiële resultaten zijn opgenomen maar hierbij is geen duiding van de verschillen tussen begroting realisatie opgenomen.
Financiering
• Een analyse van de (toekomstige) financieringsbehoefte ontbreekt • Bezie de financieringspositie van de gemeente in meerjarenperspectief om zodat een trendanalyse en financieringsbehoefte op termijn te ontwikkelen.
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Lokale heffingen
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
Bijlagen
Bijlagen
13 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen Proces
Jaarrekening
Status
Belangrijkste reden classificatie niet-groen
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
• De paragraaf bevat een duidelijke analyse van de meest urgente zaken die spelen op het gebied van bedrijfsvoering.
Verbonden partijen
• Het BBV schrijft van de verbonden partijen voor de financiële positie van de gemeente hier toelicht. Met betrekking tot de verbonden partijen waar de gemeente grote processen heeft uitbesteed zou hier een uitgebreidere toelichting op zijn plaats zijn.
Grondbeleid
Openbaarheid
Bedrijfsvoering
Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording
Paragrafen
Programmaverantwoording Paragrafen
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Legenda
Betekenis
Voldoet niet of beperkt aan de norm
Voldoet aan de norm, maar verdere verbetering is mogelijk om de raad beter in positie te brengen
Voldoet aan de norm en brengt de raad goed in positie
Bijlagen
Bijlagen
14 Samenvatting
Samenvatting
Onze analyse van uw financiële positie
Jaarrekening
In onze controleverklaring moeten wij expliciet aandacht besteden aan de geschiktheid van de door het college gehanteerde en onderbouwde veronderstellingen inzake het opvangen van financiële risico’s in relatie tot de financiële positie.
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Om aan deze eis te voldoen hebben wij onder andere kennis genomen van de in jaarstukken opgenomen paragraaf “Weerstandsvermogen”, waarin het college de relatie heeft gelegd tussen de onderkende risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen Ten aanzien van deze analyse hebben wij overwogen of deze alle relevante informatie bevat waarvan wij als gevolg van de controle van de jaarrekening kennis hebben. Ons beeld van deze paragraaf hebben we eerder al gegeven. Een nadere analyse van uw weerstandsvermogen hebben we op deze pagina gegeven. Daarnaast hebben wij vastgesteld of de volgens het BBV verplichte financiële kengetallen in lijn liggen met de gangbare normen. In de grafieken op deze en de volgende pagina’s hebben we een overzicht opgenomen van de kengetallen die verplicht in de jaarrekening van uw gemeente moeten worden opgenomen. Deze hebben we afgezet tegen de waarden van de ratio’s van de gemeente over de afgelopen vier jaar, maar ook tegen de gemiddelde omvang van andere gemeenten met uw omvang en met Nederland als geheel. Uit deze analyse blijkt dat de financiële positie van uw gemeente als geheel voldoet aan de normen van het provinciaal toezicht. Hierna hebben wij onze constatering per kengetal nader geduid.
Solvabiliteit De solvabiliteit van uw gemeente schommelt de afgelopen jaren tussen de 30% en 35%. Dit is ongeveer in lijn met het landelijk gemiddelde en zit u ook in de middelste risicocategorie, zoals aangemerkt in het provinciaal toezicht. De solvabiliteit is de verhouding tussen de reserves en de totale balans. Hoe hoger de solvabiliteit, hoe financieel gezonder een gemeente is. De huidige omvang van de solvabiliteit naar onze mening voldoende voor een gezonde bedrijfsvoering. Wel is het van belang om deze te zien in relatie tot de ambities die de gemeente heeft voor de komende jaren. Hierbij is het van belang om een beeld te vormen, hoe sterk de solvabiliteit mag dalen om de totale ambities van de gemeente waar te maken.
15 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Onze analyse van uw financiële positie Netto schuldquote en gecorrigeerde netto schuldquote De (gecorrigeerde) netto schuldquote van uw gemeente is in 2024 sterk gedaald naar 7,5%, de gecorrigeerde netto schuldquote laat eenzelfde beeld zien. Deze daling hangt samen met de positieve resultaten van de afgelopen jaren. Daarnaast is er vanuit de rijksoverheid een grote voorfinanciering geweest van subsidiegelden. Deze hebben ertoe geleid dat de gemeente niet heeft hoeven lenen. Vanuit haar toezichthoudende taak acht de provincie een (gecorrigeerd) netto schuldquote die lager is dan 90% als minst risicovol. Voor beide ratio’s voldoet uw gemeente hier ruimschoots aan.
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Ten opzichte van het landelijk gemiddelde en het gemiddelde van andere gemeenten met uw omvang, is uw netto-schuldquote aanmerkelijk lager. Hierbij is vooral de sterke daling van de afgelopen jaren opvallend. De netto schuldquote is laag en dit is positief voor uw financiële gezondheid. Daar moet wel bij aangemerkt worden dat dit resultaat voornamelijk komt door incidentele meevallers en tijdelijke voorfinanciering van het rijk. Daarnaast is bekend dat de gemeente verschillende ambities die zullen zorgen voor een stijging van de netto-schuldquote. De financiële positie is daarvoor nu gunstig, de kleine omvang van de gemeente zorgt er wel voor dat enkele projecten dit beeld kunnen doen kantelen.
16 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Onze analyse van uw financiële positie Grondbeleid De ratio van de grondexploitaties is 0 omdat er geen grondexploitaties zijn. In onderstaand overzicht was deze ratio in andere jaren hoger maar in feite waren de betreffende complexen in eerdere jaren ook al geen echte grondexploitaties. Met grondexploitaties lopen gemeenten meer risico dan met andere activa omdat deze projecten afhankelijk zijn van ontwikkelingen van kosten, opbrengsten en renteontwikkelingen. De gemeente Terschelling heeft geen grondexploitaties en dat is gunstig voor het risicoprofiel.
Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is net als vorig jaar positief. Dit houdt in dat de structurele lasten kunnen worden gedekt door structurele baten. Er een feitelijk sprake is van een overschot in de exploitatie in 2024 nadat alle incidentele resultaten zijn geëlimineerd. Dit is voor de provincie een belangrijk uitgangspunt bij de uitvoering van haar toezichthoudende taak.
Het percentage is lager dan in eerdere jaren en lager dan het landelijk gemiddelde. De verwachting is dat, zeker gezien de mogelijke afname van het gemeentefonds, dit percentage de komende jaren onder druk komt te staan.
17 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Onze analyse van uw financiële positie Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit wordt berekend als de verhouding tussen de gemiddelde woonlasten voor een meerpersoonshuishouden met een eigen woning in uw gemeente en de landelijke gemiddelde woonlasten voor hetzelfde huishouden over het laatst bekende begrotingsjaar. Hiervoor hebben wij 2024 gebruikt. Om de berekeningen te maken hebben wij de definities aangehouden van het kennisinstituut Coelo. Dit instituut gaat voor de bepaling van het gemiddelde bedrag aan OZB uit van de gemiddelde WOZ waarde van een koopwoning in uw gemeente. Dit is een andere berekeningswijze dan die u zelf hanteert, waardoor de uitkomsten van dit kengetal verschillen. Wij gebruiken de definitie van Coelo om aan te sluiten bij de informatie die openbaar gemaakt is door het CBS.
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle
De omvang van de belastingcapaciteit in uw gemeente is relatief laag. Dit kengetal is opgenomen omdat bij financiële tekorten, er de mogelijkheid is om de belastingen en dus de inkomsten van de gemeente te verhogen. Of de gemeente hiervoor kiest is natuurlijk altijd een politieke keuze.
Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
De gemeente Terschelling heeft naar verhouding lage gemeentelijke lasten. Dit is gunstig voor de financiële positie. Een belangrijke aantekening bij dit kengetal voor Terschelling is dat een groot deel van de belastingen van Terschelling, toeristenbelasting betreft. De mogelijkheid om de inkomsten te verhogen, is voor Terschelling dus niet alleen afhankelijk van woonlasten van inwoners maar juist ook van de toeristenbelasting. De gemeente Terschelling heeft in verhouding met andere gemeenten daarom meer mogelijkheden om haar inkomsten te verhogen.
18 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Kengetallen BBV
Kengetallen BBV
Weerstandsvermogen
Onze analyse van uw weerstandsvermogen In de paragraaf Weerstandsvermogen is door het college een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen van uw gemeente per 31 december 2024. Eerder in dit rapport hebben wij een aangegeven hoe wij aankijken tegen de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Weerstandvermogen. In deze paragraaf gaan we dieper in op de analyse die door het college gemaakt is. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de financiële risico’s die de gemeente loopt en de buffers die gemeente vrij beschikbaar heeft om deze risico’s op te vangen (de weerstandscapaciteit). Uit de analyse van het college blijkt dat het weerstandsvermogen in 2024 stabiel gebleven is op een niveau rond 1,0. Hiermee is de omvang van de ratio precies voldoende om genoemde risico’s op te vangen.
Weerstandsvermogen Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Objectiviteit van de benodigde weerstandscapaciteit Een belangrijk nadeel van de benodigde weerstandscapaciteit is dat deze subjectief is. Het is volledig afhankelijk van de kwaliteit van het risicomanagement en de mogelijkheid om de maximale omvang en kans van voordoen van de risico’s te bepalen. In de praktijk is dit vaak weerbarstiger dan uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt. Een voorbeeld hiervan zijn de damwanden van de haven, deze waren in eerdere jaren niet voorzien als risico. Daarnaast denken we dat het weerstandsvermogen aangescherpt kan worden door de vakafdelingen meer te betrekken bij het proces. Er zijn veel medewerkers die diepgaande kennis hebben van de risico’s die de gemeente loopt en deze kennis kan helpen om de inschatting van de benodigde weerstandscapaciteit aan te scherpen.
Uw weerstandsvermogen nader geanalyseerd De financiële omvang van de risico’s is gelijk gebleven rond het bedrag van EUR 2,9 miljoen. Wel is er een correctie geweest van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves met een bestedingsdoel zijn niet meer meegenomen in de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit is conform het BBV. Daar staat natuurlijk tegenover dat als de raad besluit de middelen anders in te zetten, dat deze middelen alsnog gebruikt kunnen worden om risico’s op te vangen. Wanneer we kijken naar het totaal van de kengetallen en de weerstandscapaciteit, dan is Terschelling financieel gezond. De ratio’s zijn voldoende om tegenvallers op te vangen. Kanttekening hierbij is wel dat de financiële positie de afgelopen jaren verbeterd is door verschillende incidentele meevallers. Daarnaast heeft de gemeente verschillende ambities waar investeringen bij horen. Het is daarom vooral van belang om naar de toekomst het totaal van de ambities te zien en af te zetten tegen de mate waarin u bereid bent om risico’s te lopen.
19 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het fysiek domein Schattingen binnen het fysiek domein zijn evenwichtig. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2024 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering immateriële vaste activa
Evenwichtig
Waardering materiële vaste activa
Evenwichtig
Bezit haven drukt zwaar op gemeentelijke financiën Het nodige onderhoud aan de veerkade heeft een grote impact op de financiën van Terschelling. Er is dit jaar een voorziening gevormd voor kosten van het herstellen van de kades. Deze kosten hebben een relatief grote omvang ten opzichte van de totale begroting van de gemeente. De kosten voor het onderhoud van de haven drukken dan ook zwaar op de financiën van de gemeente.
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Correctie gronden Ten opzichte van voorgaand jaar heeft een correctie in de jaarrekening plaatsgevonden op de grondexploitaties. Er waren twee complexen aanwezig die als grondexploitaties waren opgenomen maar die op basis van het BBV niet (meer) kwalificeren als grondexploitaties. Bij een grondexploitatie is er een door de gemeenteraad vastgesteld ontwikkelplan. Omdat de opbrengsten van grondexploitaties sterk afhankelijk zijn van toekomstige ontwikkelingen in zowel kosten,
opbrengsten als rentes, zijn grondexploitaties over het algemeen risicovolle activa. Voor de gemeente Terschelling geldt dat dit voor beide complexen niet aan de orde is. Dit zorgt ervoor de deze complexen nu onder Voorraden en MVA zijn geclassificeerd. Het risicoprofiel van dergelijke activa is lager dan voor grondexploitaties. De gemeente maakt een inhaalslag in het in beeld brengen van het onderhoud De gemeente Terschelling heeft veel activa waarvoor de gemeente in beeld brengt wat de huidige staat is en welk toekomstig onderhoud hiervoor nodig is. Voorbeelden hiervan zijn de kademuren en de riolering. Maar ook op andere terreinen wordt dit beeld gevormd. Deze inhaalslag zorgt ervoor dat de gemeente beter kan sturen op beheer en onderhoud en de daarbij behorende keuzes scherper kan maken.
.
20 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van het sociaal domein Beheersing zorgkosten blijft uitdaging Wij hebben geconstateerd dat er binnen de gemeente, net als in veel andere gemeenten, een uitdaging ligt in het sturen is op de toekomstige ontwikkeling van de zorgkosten in het sociaal domein. Het sociaal domein is voor een groot deel uitbesteed en daarmee is het extra complex om grip te hebben op het sociaal domein. De gemeente weet goed wat er speelt en welke partijen zorg leveren op het eiland. Ook is er goed zicht op toegang tot zorg door goede contacten met huisartsen op het eiland. Het verdere proces van de zorg ligt echter op afstand. Dit wordt beheerst door de Dienst, die de zorg vervolgens inkoopt bij de zorgorganisaties. Deze afstand is een bewuste keuze maar maakt sturing door de gemeente moeilijker. Tot slot is Terschelling, net als veel andere gemeenten, geconfronteerd met personele tekorten. De verwachting is dat deze tekorten de komende jaren niet zullen verminderen. Het is dan ook belangrijk om deze uitdagingen voor de lange termijn te beschouwen. Schattingen binnen het sociaal domein zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2024 beoordeeld.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht.
Bijlagen
Bijlagen
Managementschatting Nog te betalen zorgkosten
Oordeel Evenwichtig
Geen onzekerheid zorgkosten doordat dit is uitbesteed Zoals bij de samenvatting van onze detailbevindingen hebben opgemerkt, zijn er geen onzekerheden vastgesteld in de jeugdwet en WMO. De meeste andere gemeenten hebben hier wel mee te maken omdat ze prestatielevering van deze zorg vaak niet volledig vastgesteld kan worden. De reden dat Terschelling hier niet mee te maken heeft, is dat deze zorg is uitbesteed aan de Dienst Noardwest Fryslân. Het risico ligt daarom bij de dienst. Het feit dat er geen onzekerheden zijn, komt dus niet door de interne beheersing van de gemeente maar door de uitbesteding van deze werkzaamheden.
21 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van de bedrijfsvoering Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar Het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het college heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2024 aanvaardbaar zijn.
Schattingen binnen het domein bedrijfsvoering zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2024 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Indien wij oordelen dat een schatting niet evenwichtig is, hebben wij dit oordeel nader toegelicht. Managementschatting
Oordeel
Waardering financiële vaste activa
Evenwichtig
Waardering kortlopende vorderingen
Evenwichtig
Waardering voorzieningen
Evenwichtig
Veel reserves met beperkte omvang In de jaarrekening 2024 zijn een aantal reserves verantwoord die beperkt zijn in omvang en/of waar nagenoeg geen mutaties op plaatsvinden. Wij raden u aan om de nut en noodzaak van deze reserves kritisch tegen het licht te houden. Indien deze geen toegevoegde waarde meer hebben, dan raden wij u aan om de betreffende reserves vrij te geven. Dergelijke kleine reserves hebben het risico dat de gemeenteraad veel op details stuurt en de grote lijnen laat liggen. Wij adviseren u daarom om uw nota reserves en voorzieningen tegen het licht te houden en waar nodig aan te passen. Financiële verordening t.a.v. debiteuren niet werkbaar In artikel 15 van de financiële verordening staat dat voor debiteuren op basis van individuele beoordeling moet worden vastgesteld of deze nog inbaar zijn. Dit zou betekenen dat medewerkers van de gemeente voor iedere individuele vordering deze afweging afzonderlijk zouden moeten maken. Dit zou veel tijd kosten en is daarom niet werkbaar. De praktijk is daarom dat er een vast percentage van de debiteuren wordt voorzien. Wij adviseren u om de financiële verordening hierop aan te passen.
22 Samenvatting
Samenvatting
Jaarrekening
Jaarrekening
Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag
Onze belangrijkste bevindingen en analyses ten aanzien van de bedrijfsvoering Kwaliteit van de (primaire) begroting kan worden verbeterd Het resultaat na bestemming is in de jaarrekening 2024 uitgekomen op EUR 1,1 miljoen. In de primaire begroting werd een negatief resultaat verwacht van EUR -0,6 miljoen. In de bijgestelde begroting ging het college uit van een resultaat van EUR 0 miljoen. Dit laat zien dat de begroting sterk afwijkt van de realisatie. Ook op programmaniveau zijn grote verschillen zichtbaar tussen de begroting en het resultaat.
inzicht in de financiële positie van de gemeente gedurende het jaar. Ook zorgt het ervoor de raad beter in positie komt. De door de raad goedgekeurde begroting zal dan namelijk meer overeenkomen met de uiteindelijke realisatie.
Een belangrijke reden voor de grote afwijkingen zijn de bewegelijke omstandigheden waar de gemeente zich in bevindt. De rijksoverheid stelt tijdens het jaar diverse malen de uitkering bij. Zelfs in december heeft een bijstelling plaatsgevonden. Het is voor de gemeente onmogelijk om dit extra geld tijdens het jaar nog uit te geven. Daarnaast zijn er ook afwijkingen in het sociaal domein. Ook deze afwijkingen zijn moeilijk te begroten omdat het open einde regelingen betreffen. De gemeente probeert deze lasten zo goed mogelijk in beeld te hebben maar is daarbij ook afhankelijk van anderen. Een extra uitdaging waar de gemeente Terschelling met te maken heeft, is de kleine omvang van de gemeente. 1 of 2 extra jeugdigen in jeugdzorg, hebben al een grote impact op de gemeentelijke financiën.
De jaarrekening bevat relatief veel programma’s realisatie. De jaarrekening van de gemeente Terschelling bevat 8 Programma’s. We zien over het algemeen dat gemeenten er de laatste jaren voor kiezen om het aantal programma’s te verminderen om daarmee integraler te kunnen werken. Hoe meer programma’s er zijn, hoe meer “schotten” er immers zitten in de organisatie. De gemeenteraad stelt iedere nieuwe periode het aantal programma’s vast. Aangezien de volgende gemeenteraadverkiezingen binnen een jaar plaatsvinden, geven wij dit als overweging mee.
Tot slot is een afwijking te verklaren door een amendement van de gemeenteraad om het verwachte resultaat te bestemmen voor uitvoering masterplan haven.
Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Fysiek domein
Sociaal domein
Fysiek domein
Bedrijfsvoering
Sociaal domein Bedrijfsvoering Interne beheersing
Interne beheersing de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Daarnaast valt op dat er ook afwijkingen zijn die tijdens het jaar al bekend hadden kunnen zijn. Dit zorgt voor een grote afwijking van de begroting en de realisatie, terwijl er gedurende het jaar al een goede inschatting van kosten en opbrengsten gemaakt had kunnen worden. De grote hoeveelheid afwijkingen, zowel positief als negatief, zijn een indicatie dat budgetbeheer verbeterd kan worden. Dit geeft beter
23 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie
In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening.
Wij zijn tevreden met de wijze waarop het afsluitproces en de jaarrekeningcontrole zijn verlopen. Bij de start van de controle waren de door ons gevraagde documenten voor het overgrote deel beschikbaar, waardoor we een goede start hebben kunnen maken met onze controlewerkzaamheden. De vragen die wij hadden werden snel en toereikend beantwoord.
Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing
Waar we vorig jaar aangaven dat de oplevering niet van gewenste kwaliteit was, zien we dat er dit jaar een grote stap is gezet om wel een kwalitatief goed dossier voor te bereiden. Hierbij waren de gevraagde documenten aanwezig en waren deze documenten van goede kwaliteit. Dit is een groot compliment naar uw organisatie waard!
Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving
Naast de positieve opmerkingen zien we dat er nog wel verbeteringen mogelijk zijn bij de controle volgend jaar. Met name de oplevering van de VIC kwam op een later moment. Zoals eerder in dit verslag al is benoemd, kwam dit ook doordat de VIC pas later in het jaar is ingeschakeld. Dit was conform afspraak maar zou de ideale situatie zouden we dit graag eerder willen ontvangen.
de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Beperkt aantal correcties naar aanleiding van onze controle Een indicatie voor de kwaliteit van het afsluitproces is het aantal correcties dat voorkomt uit onze controle. Wij hebben tijdens de interim in februari al veel kunnen voorbereiden, waardoor er tijdens de jaareindecontrole geen materiële aanpassingen meer nodig waren. Er zijn wel een aantal kleinere correctievoorstellen gedaan, waaronder
presentatie en toelichting. Deze zijn allemaal gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.
24 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim-controle en de jaareinde controle Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle
Ons beeld van uw controleomgeving Onze controlefilosofie is, naast het controleren van de jaarrekening, gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering. Dit doen wij door middel van het aangepaste 3-lines model. Hierin zijn de traditionele drie lijnen vervangen door zes principes, die hiernaast zijn samengevat. Allereerst moet opgemerkt worden dat de gemeente Terschelling niet voor ieder proces een interne beheersing kan hebben die overeenkomt met dit model. De gemeente is daar gewoon te klein voor. Wij denken wel dat een gestructureerde interne controle van toegevoegde waarde kan zijn voor de kwaliteit van uw bedrijfsvoering. Daarnaast zorgt een gestructureerde controle ook voor bestendiging van verbeteringen. Op de volgende pagina’s zijn wij hier in meer detail op ingegaan.
Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Bestuur Daarnaast zien we op het gebied van bestuur ook dat Terschelling een kleine organisatie is. Doordat de gemeente Terschelling klein is, gaan politieke onderwerpen vaak over een specifiek geval. Hierdoor schuurt het stellen van kaders en het controleren van deze kaders, vaak dicht tegen de uitvoering aan.
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Het is daarom voor de gemeenteraad van Terschelling een uitdaging om duidelijke kaders te stellen en deze te controleren. Voor de jaarrekening willen wij u concreet meegegeven om meer op doelen en gewenste resultaten te sturen. De gewenste maatschappelijke effecten zijn beperkt opgenomen in de begroting en jaarrekening. Er staan veel activiteiten in maar daarbij is vaak niet concreet gedefinieerd wat de maatschappelijke doelstellingen er zijn die hiermee behaald moeten worden.
Wanneer we vervolgens de beleidsindicatoren bekijken, zien we dat deze weinig met de eerder genoemde doelen en uitgevoerde werkzaamheden te maken hebben. Het is hierdoor moeilijk voor de gemeenteraad om vast te stellen of de ingezette activiteiten doelmatig zijn geweest.
25 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim-controle en de jaareinde controle Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersing Tijdens het uitvoeren van de controle, hebben wij een beeld gevormd van uw organisatie. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, hebben we een aantal observaties en adviezen die wij hieronder en op de volgende pagina verder uitwerken. Uw organisatie De gemeente Terschelling is een kleine gemeente die relatief veel werkzaamheden zelf uitvoert. Hierdoor zijn medewerkers druk met uitvoering en de dagelijkse gang van zaken. Medewerkers werken op een toegewijde en pragmatische manier en zijn echt betrokken bij de gemeente. Tegelijkertijd zien we dat uw gemeente net zoveel taken heeft als een grotere gemeente en dat al deze taken dus door minder medewerkers moeten worden uitgevoerd. Hierdoor is het een uitdaging om de complexiteit van gemeentelijke taken met voldoende diepgang te doorgronden. Daarnaast is de werkdruk hoog en is de organisatie veelal gericht op de uitvoering. Werken op een gestructureerde manier waarbij duidelijke processen gevolgd worden is daardoor minder prominent aanwezig. Wij zien dat er verschillende initiatieven in de organisatie zijn die de interne beheersing moeten versterken. Tegelijkertijd is het een uitdaging om deze versterkingen gestructureerd te borgen in de organisatie.
Kwetsbaarheid van de organisatie Door de beperkte omvang is uw organisatie kwetsbaar voor personeel verloop, dit wordt versterkt door de relatief grote inhuur van medewerkers. Binnen de organisatie is bekend waar de grootste kwetsbaarheden zijn en er is ook voldoende budget voor externe inhuur waar dat nodig is. We denken dat deze kwetsbaarheden verkleind kunnen worden door interne beheersing verder te versterken. Hiervoor hebben wij de volgende suggesties: -Zorg dat voor ieder proces een procesbeschrijving of werkinstructie aanwezig is. Hiermee is opvolging eenvoudiger en zijn minimale vereisten vastgesteld. Nu is het vaak aan individuele medewerkers om te bepalen welke interne beheersmaatregelen ze nodig vinden. -Leg binnen de procesbeschrijving of werkinstructie vast welke vastlegging er minimaal nodig zijn. Dit voorkomt dat kennis verloren gaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken met subsidiepartners of contracten in het inkoopproces. In de organisatie is veel kennis aanwezig maar dit ligt niet altijd vast. -Stel daarnaast vast welke minimale functiescheidingen u wenst. Medewerkers die elkaar controleren houden elkaar scherp. -Bewaak bij deze werkinstructies niet alleen welke controles uitgevoerd moeten worden maar ook welke controles niet nodig zijn om te zorgen dat controles werkbaar blijven.
26 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim-controle en de jaareinde controle Jaarrekening
Jaarrekening Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie
Financiële positie Bevindingen controle
Bevindingen controle Interne beheersing
Interne beheersing Afsluitproces
Afsluitproces Overzicht processen
Overzicht processen Frauderisico’s
IT-omgeving
Frauderisico’s IT-omgeving de gemeenteraad Speerpunten van
Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen
Bijlagen
Gebruik de VIC om uw interne beheersing te versterken Wij hebben dit jaar gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw VIC. De VIC is laat in het jaar ingehuurd en heeft daardoor voornamelijk de werkzaamheden uitgevoerd die nodig zijn om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Gezien de beperkte tijd is dit een begrijpelijke keuze. De VIC zou echter een prominentere rol kunnen spelen in uw interne beheersing. Juist in uw kleine organisatie zijn controles beperkt en zijn afdelingen vaak te klein om zelf controles uit te voeren. Medewerkers zijn immers bezig met de dagelijkse uitvoering. De VIC zou daarom een goede rol kunnen spelen in het borgen van de kwaliteit van de interne beheersing. Hiervoor doen wij de volgende suggesties. -Loop het VIC plan na op toegevoegde waarde voor de organisatie. Bekijk welke controles nu echt een relevant risico afdekken en welke niet. Controles zonder toegevoegde waarde hoeven niet uitgevoerd te worden. -Laat de VIC naast de procescontroles ook een monitoringfunctie uitvoeren voor de kwaliteit van de interne beheersing. De VIC kan naar aanleiding van de eigen controles, de accountantscontrole en eventuele andere input een lijst met verbeterpunten opstellen. Deze lijst wordt vervolgens gewogen naar prioriteiten die passen bij de omvang van de organisatie van Terschelling.
De directie kan deze lijst vaststellen en krijgt ieder half jaar een actuele lijst met de voortgang. -Gebruik de VIC ook om uitbesteedde processen te controleren. Dat een proces uitbesteed is, betekent niet dat het altijd goed verloopt. Dit jaar zijn door controles van uw VIC bevindingen gedaan bij het proces van omgevingsvergunningen. Het is daarom goed om bij alle uitbesteedde processen minimaal een beeld te hebben of alle afspraken juist nageleefd worden.
-Overweeg samenwerking met andere eilanden. Zeker bij uitbesteedde processen zijn er al veel overeenkomsten met de andere eilanden. De controle van deze processen kan daarom gezamenlijk worden opgepakt.
Bevindingen interne beheersing Tijdens onze controlewerkzaamheden zijn diverse detailbevindingen gedaan. Dit zijn zowel bevindingen uit onze werkzaamheden als uit uw VIC. Wij noemen hieronder de belangrijkste bevindingen en onze aanbevelingen -De prestatielevering van inkopen is niet geborgd in uw organisatie. Wij hebben achteraf voor alle gecontroleerde inkopen kunnen vaststellen dat de prestatie geleverd is. Dit wordt echter niet gestructureerd vastgelegd door de organisatie. Het risico hiervan is dat de gemeente betaalt voor zaken waarvoor de prestatie niet, gedeeltelijk of niet tegen de juiste kwaliteit is geleverd. Wij zien jaarlijks bij verschillende gemeenten dat dit zich voordoet. Wij adviseren wij u daarom om een werkinstructie prestatielevering te maken. Hiermee kan per soort inkoop aangegeven worden welke vaststellening van de prestatie minimaal verwacht wordt. Daarnaast kan opgenomen worden vanaf welk minimumbedrag prestatielevering vastgesteld moet worden. Dit voorkomt onnodig werk voor kleine bedragen. -Voor de omgevingsvergunningen heeft uw VIC vastgesteld dat er niet altijd een toetsing van de bouwkosten heeft plaatsgevonden bij bouwvergunningen. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat bouwvergunningen te laag worden vastgesteld en dat daarom de gemeente inkomsten misloopt. Dit proces is overigens uitbesteed en wordt niet door de gemeente zelf uitgevoerd.
27 Samenvatting
Samenvatting
Ons beeld van de interne beheersing vanuit de interim-controle en de jaareinde controle Jaarrekening
Jaarrekening Proces Informatiewaarde jaarverslag
Informatiewaarde jaarverslag Financiële positie