a. Raadsvoorstel Financiele verordening en Controleverordening

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:

Financiële verordening 2023 en controle verordening 2023 2024 Wethouder Hoekstra - Sikkema

Voorstel De raad wordt voorgesteld de financiële verordening 2023 en de controle verordening 2023 vast te stellen.

Samenvatting Recente ontwikkelingen in financiële regelgeving hebben geleid tot de noodzaak om onze financiële verordening te herzien en vernieuwen. Het vaststellen van grenzen voor het toelichten van budgetoverschrijdingen is cruciaal voor goed financieel beheer, maar brengt risico's met zich mee, zoals gebrek aan transparantie bij verhoging en verhoogde administratieve lasten bij verlaging. Door het wijzigingen van de financiële verordening moet ook de controle verordening worden geactualiseerd.

Toelichting Als gevolg van de recente ontwikkelingen in de financiële regelgeving inzake de rechtmatigheidsverklaring, is het van belang onze financiële verordening te herzien en vernieuwen. Dit vernieuwingstraject is voortgekomen uit twee belangrijke informatieavonden, waarbij de eerste een informatief karakter had en de tweede gericht was op het doorlopen en bespreken van de verordening, waarbij input van zowel de raad als het college van groot belang was. Tijdens de eerste informatieavond hebben we de gelegenheid gehad om de noodzaak en het belang van een geactualiseerde financiële verordening te bespreken. Hierbij zijn de uitdagingen en mogelijke knelpunten die voortvloeien uit de huidige regelgeving belicht. Deze avond bood een waardevolle gelegenheid om het bewustzijn te vergroten en de betrokkenen te informeren over de noodzaak van verandering. De tweede bijeenkomst bood een platform voor een diepgaande analyse en bespreking van de conceptuele vernieuwingen in de financiële verordening. Het was een waardevolle gelegenheid om feedback te verzamelen, zowel vanuit de raad als het college, over specifieke aspecten van de verordening. Deze input heeft geholpen om de verordening verder te verfijnen en aan te passen, zodat deze beter aansluit op de behoeften en vereisten van ons lokaal bestuur.

Het vaststellen van grenzen voor het toelichten van budgetoverschrijdingen of onderschrijdingen in een financiële verordening is een cruciaal aspect van goed financieel beheer. Deze grenzen fungeren als een mechanisme om transparantie

2

en verantwoording te waarborgen bij het beheren van publieke middelen. Het aanpassen van deze grensbedragen, ofwel het verhogen of verlagen ervan, brengt bepaalde risico's met zich mee: Risico's van het verhogen van grensbedragen: 1. Gebrek aan transparantie: Een hogere grens voor het toelichten van budgetoverschrijdingen kan leiden tot minder gedetailleerde rapportage over financiële afwijkingen. Hierdoor kan het voor de raad moeilijker worden om volledig inzicht te krijgen in de financiële situatie van de gemeente. 2. Verminderde controle: Een verhoogde grens kan resulteren in een verminderde controle op de besteding van middelen. Als afwijkingen niet regelmatig worden gerapporteerd, kan dit leiden tot een gebrek aan tijdige interventie bij financiële problemen. 3. Risico op misbruik: Een minder strikt rapportagevereiste kan de deur openen voor misbruik of onverantwoordelijk financieel gedrag. Dit kan resulteren in situaties waarin middelen worden gebruikt zonder voldoende toezicht of goedkeuring. Risico's van het verlagen van grensbedragen: 1. Administratieve lasten: Een lagere grens voor het toelichten van budgetafwijkingen kan leiden tot een toename van administratieve lasten voor het bijhouden en rapporteren van financiële gegevens. Dit kan resulteren in hogere kosten en meer complexiteit bij het beheer van financiële processen. 2.

Micro-management: Een te lage grens kan leiden tot een situatie waarin de raad zich te veel bezighoudt met operationele details en micromanagement, wat de efficiëntie van het besluitvormingsproces kan verminderen. 3. Risico op over reactie: Een te lage grens kan leiden tot een situatie waarin de raad over reageert op kleine budgetafwijkingen, waardoor onnodige verstoringen kunnen ontstaan in het budgettaire proces. Het is van belang dat de raad een goed doordachte afweging maakt bij het bepalen van de grenzen voor het toelichten van budgetafwijkingen. Deze moeten een balans vinden tussen het waarborgen van transparantie en verantwoording, terwijl tegelijkertijd rekening wordt gehouden met de administratieve lasten en het risico op overregulering.

Financiële/personele/organisatorische gevolgen Op basis van het voorgaande worden de volgende wijzigingen t.o.v. de financiële verordening 2020 voorgesteld.

(1) Budget toekenning (2) Verklaring overschrijding taakveld (3) Investeringskrediet

Financiële verordening 2020 Tot €25.000 College, boven de € 25.000 Raad € 25.000

Financiële verordening 2023 Tot €50.000 College, boven de € 50.000 Raad € 50.000

Raad

Tot € 100.000 College met verantwoording middels P&C producten, hoger dan €100.000 dan via Raad.

3

(4) Rechtmatigheid controle

Niet van toepassing

(5) Fout rapportage bij rechtmatigheidscontrole (6) indexatie

Niet van toepassing Niet van toepassing

Verwijzing naar bijlage, waarin 3% is opgenomen 1% van totale lasten begroting indexatie conform door het rijk vastgestelde bbp (met de mogelijkheid van een beleidsmatige verhoging)

(1/2) Het is belangrijk op te merken dat de begroting in de loop der jaren aanzienlijk is gegroeid. Met de totale lasten van de begroting voor het jaar 2024 die € 30,5 miljoen bedragen, vertegenwoordigt een afwijking van € 50.000,- minder dan 0,16% van het totale budget. Gezien deze context is een zorgvuldige afweging gemaakt met betrekking tot de grens voor het verklaren van budgetoverschrijdingen. Op basis van deze analyse is besloten om de grens voor het verklaren van budgetoverschrijdingen te verhogen van € 25.000,- naar € 50.000,-. Deze beslissing is genomen met het oog op het beperken van administratieve lasten en het voorkomen van overmatig micromanagement, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de noodzaak van transparantie en verantwoording in het financiële beheer van onze gemeente. Door deze aanpassing in de financiële verordening wordt een evenwichtige benadering gehandhaafd, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de noodzaak van effectieve controle als de pragmatische beheersing van administratieve lasten. Dit draagt bij aan een efficiënt en doelgericht financieel beheer dat de belangen van onze gemeenschap optimaal dient. (3) Om het college in staat te stellen snel te handelen bij de aankoop van onroerende goederen en diensten op roerende zaken, wordt voorgesteld om een aanpassing door te voeren in de financiële verordening.

Deze aanpassing zou het college de bevoegdheid geven om zelfstandig beslissingen te nemen met betrekking tot investeringen van onder de € 100.000,-. Echter, het college blijft verplicht om achteraf verantwoording af te leggen aan de raad door middel van de gebruikelijke planning en control producten. Deze voorgestelde aanpassing is bedoeld om de operationele efficiëntie te verbeteren en het besluitvormingsproces te versnellen, met name in situaties waarin snelle actie vereist is voor de aankoop van goederen of diensten. Door het college de bevoegdheid te geven om zelfstandig te beslissen over investeringen tot € 100.000,- wordt de bureaucratie verminderd en kunnen urgente zaken adequaat worden afgehandeld zonder onnodige vertragingen. (4/5) In de jaarrekening legt het college een rechtmatigheidsverklaring af, waarbij een grens wordt gesteld om aan te geven of zij rechtmatig hebben gehandeld. Als er onverhoopt toch een fout wordt ontdekt, dient het college dit toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering, maar alleen indien deze fout hoger is dan 1% van het begrotingstotaal van dat jaar.

4

Deze rapportagevereiste is van groot belang om de transparantie en integriteit van het financiële beheer te waarborgen. Door een duidelijke grens te stellen, kunnen significante fouten worden geïdentificeerd en gerapporteerd, waardoor belanghebbenden inzicht krijgen in eventuele afwijkingen van de rechtmatigheidsnormen. Het naleven van deze richtlijnen draagt bij aan een verantwoordelijke omgang met publieke middelen en versterkt het vertrouwen van belanghebbenden in het financiële proces van de gemeente. Het stelt de raad en andere stakeholders in staat om adequaat toezicht te houden op het financiële beheer en om passende maatregelen te nemen indien nodig. (6) Het opnemen van het indexatiemechanisme in de financiële verordening zorgt voor duidelijkheid over het percentage waarmee financiële bedragen jaarlijks worden aangepast. Dit elimineert eventuele onzekerheid of interpretatieverschillen over hoe de indexatie moet worden toegepast. Door het percentage expliciet vast te leggen, wordt transparantie geboden aan alle betrokken partijen. De verordening wordt met terugwerkende kracht vastgesteld. De reden hiervoor is dat de wetswijziging zorgt er voor dat de verordening moet ingaan per 1 januari 2023. Het college moet namelijk over het gehele jaar 2023 een rechtsmatigheidsverklaring afgeven.

Een verordening mag alleen met terugwerkende kracht ingaan als ingezetenen van de gemeente hier geen nadeel van ondervinden. Gezien er geen nadeel wordt ondervonden van de aangeboden verordeningen, kan dit op voorgestelde wijze worden doorgevoerd.

Ter inzage liggende stukken Financiële verordening 2023 Controleverordening 2023

Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 2 april 2024 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling, H.M. de Jong, secretaris/directeur

mr. R.S. Cazemier, wnd. burgemeester