a. Raadsvoorstel Eindrapportage project PC cyclus

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:

Eindrapportage Project Uitwerking en implementatie wensen optimalisatie P&C cyclus 2024/95-O Wethouder Wassink

Voorstel De raad wordt voorgesteld de eindrapportage van het project Uitwerking en implementatie wensen optimalisatie P&C cyclus vast te stellen en de projectstructuur te beëindigen en in te stemmen met overdracht aan ambtelijke organisatie voor afronding en uitvoering.

Samenvatting Op 1 maart 2023 is door de gemeenteraad een motie ‘verbeteren planning en control’ aangenomen met de opdracht de wensen m.b.t. de noodzakelijke kennis van de raadsleden over de P&C cyclus en de inhoud van het P&C proces en de P&C documenten te inventariseren. De uitkomst hiervan is vertaald naar een Projectplan Uitwerking en Implementatie uitkomsten wensen optimalisatie Planning en Control cyclus die op 10 mei 2023 d.m.v. een besluit is bekrachtigd door de gemeenteraad. In de maanden daaropvolgend is uitvoering aan dit plan gegeven in project- en werkgroepen. Deze notitie is het eindverslag van de aanpak, de opgeleverde producten en resultaat van het project. Het eindverslag wordt afgesloten met enkele aanbevelingen. Dit wordt nu aan de raad voorgelegd ter vaststelling.

Toelichting In de afgelopen maanden daaropvolgend is, in project- en werkgroepen, uitvoering gegeven aan dit plan. Deze notitie is het eindverslag van de aanpak, de opgeleverde producten en resultaat van het project. Het eindverslag wordt afgesloten met enkele aanbevelingen. Het project heeft verschillende producten opgeleverd en verbetering in het proces van de totstandkoming van de P&C documenten doorgevoerd. Daarnaast is de workflow/publicatie applicatie LIAS geïnstalleerd en geoperationaliseerd. Om de (nieuwe) raadsleden te ondersteunen bij het in positie komen, is onder andere een onboardingsprogramma vervaardigd en wordt binnenkort een bibliotheek met studie- en informatiemateriaal ingericht. De aanpassing van de financiële verordening ligt ter besluitvorming voor bij de raad. Voorgesteld wordt de ‘lopende’ onderwerpen, die vooral te maken hebben met uitvoering en inbedding in de organisatie, over te dragen aan de organisatie en de griffie. Dit bevordert de betrokkenheid van de organisatie en een adequate inbedding in de afdelingen.

2

Historie Op 1 maart 2023 is door de gemeenteraad een motie aangenomen met de opdracht de wensen m.b.t. de noodzakelijke kennis van de raadsleden over de P&C cyclus te inventariseren. Ook is verzocht de wensen m.b.t. de inrichting en inhoud van het P&C proces en de P&C documenten te inventariseren. De uitkomst gaf inzicht in de wensen en behoeften. Op 10-05-2023 is een projectplan Uitwerking en Implementatie uitkomsten wensen optimalisatie Planning en Control cyclus in een besluit door de Raad bekrachtigd.

Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving Niet van toepassing

Belang voor toerisme/samenleving/economie Niet van toepassing

Financiële/personele/organisatorische gevolgen Het besluit leidt tot afsluiting van het project en overdracht aan de ambtelijk organisatie, die uitvoering geeft aan de adviezen. Het project is gerealiseerd met de volgende kosten: - Kosten voor het inkopen/vervaardigen van opleidingsmateriaal: geen (budget 3.000,--) - Kosten voor inzet externe projectleider: euro 28.000,-- (budget euro 35.000,--) - Kosten voor uitbreiding/aanpassing ICT: geen (budget euro 10.000,--). Het advies is 9.000,-- te reserveren voor een mogelijk toekomstige aanschaf/implementatie van de module Digitaal behandelen van Lias (incl. opleiding).

Communicatie/interactiviteit Niet van toepassing

Ter inzage liggende stukken 1. Eindverslag Project uitwerking en implementatie uitkomsten wensen optimalisatie planning en control cyclus versie 02-04-2024

Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 7 mei 2024 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling, H.M. de Jong, secretaris/directeur

mr. R.S. Cazemier, wnd. burgemeester

3