a Raadsvoorstel Bestuurlijke termijnplanning gemeenteraad 2024

Raadvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:

Bestuurlijke termijnplanning 2024 Bestuurlijke driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) & Agendacommissie

Voorstel De gemeenteraad besluit: 1. De termijnplanning aan te passen en als volgt in te delen: a. De raadsplanning is twee maanden vooruit specifiek en definitief. Slechts bij uitzondering en onderbouwd kunnen er wijzigingen worden voorgelegd aan de agendacommissie van de raad. b. De Lange Termijn Agenda: globaal voor (tenminste) de gehele raadsperiode (momenteel 2022-2026), indien mogelijk op maand en anders op kwartaalniveau. 2. Het college te belasten met het actueel houden van de termijnplanningen, waarbij deze periodiek worden geagendeerd en besproken in de raad, of een van de door de raad ingestelde commissies. 3. Griffier en Secretaris te belasten met het vinden van de juiste vorm om bovenstaande inzichtelijk in beeld te brengen.

Samenvatting De gemeenteraad heeft behoefte aan inzicht in de onderwerpen die op de wat langere termijn geagendeerd gaan worden. Het ontbreekt aan grip en dikwijls worden raadsvoorstellen in een laat stadium voorgelegd. Met behulp van een termijnplanning kan de raad zich beter voorbereiden de te nemen besluiten. En kunnen keuzes gemaakt worden in wat prioriteit krijgt. Daarnaast geeft de termijnplanning ook voor inwoners inzicht in de raadsagenda. De afgelopen periode heeft de gemeente Terschelling gewerkt met een format, wat op basis van ervaringen die zijn opgedaan wordt aangepast.

Toelichting De huidige planning van de onderwerpen voor raadsbehandeling is regelmatig onderhevig aan wijzigingen die vaak in een laat stadium aan de raad bekend worden gemaakt. Dit is er de oorzaak van dat de raadsagenda soms overvoerd raakt met onderwerpen en dat de raadsleden tijdnood voelen. De termijnplanning van de gemeenteraad heeft tot doel de gemeenteraad tijdig te informeren over voorstellen die voorgelegd gaan worden. Aan de hand van de termijnplanning is te zien welke onderwerpen er de komende maanden door de gemeenteraad behandeld worden. Het huidige format is ambtelijk zeer bewerkelijk en niet goed doorzoekbaar. Elk raadsvoorstel doorloopt grotendeels dezelfde cyclus. Bij bepaalde voorstellen kan hierbij afgeweken worden. Denk hierbij aan het organiseren van specifieke informatiebijeenkomsten en participatie van belanghebbenden. Daarnaast is de

2

planning bedoeld om de raad niet incidenteel te overvoeren met raadsvoorstellen. Een gelijkmatige werklast bevordert de kwaliteit van de voorbereiding en van de besluiten. Met dit besluit worden naar verwachting de onderstaande doelen gediend: a) Het besluitvormingsproces van de gemeenteraad beter te kunnen ondersteunen. b) De raadsagenda gelijkmatig te vullen met onderwerpen. c) Een realistische planning te maken voor het college en de ambtelijke organisatie. d) Tijdig te kunnen sturen op wijzigingen in de planning. e) De griffie beter als adviseur van de raad in positie te brengen. f) Belanghebbenden en geïnteresseerden kunnen tijdig anticiperen en waar nodig participeren. g) Verbetering informatie positie raad. h) Grip op uitvoering (college) programma en begroting. Randvoorwaarden: i. Moet te allen tijde raadpleegbaar zijn. ii. Is een openbaar stuk (communicatiemiddel naar derden) iii. De wijzigingen worden tijdig bekend gemaakt en beargumenteerd. iv. Maandelijkse update vanuit het college. v. Korte toelichtingen maken vi. De gemeenteraad stelt periodiek in de raadsvergadering de termijnplanning vast.

Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving De termijnplanning van de gemeenteraad betreft een regeling van de eigen werkzaamheden van de gemeenteraad. Dit zijn geen besluiten die in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht vatbaar zijn voor bezwaar en beroep van belanghebbenden. Fatale termijnen zijn besloten in de inhoudelijke besluitvorming over raadsvoorstellen.

Belang voor toerisme/samenleving/economie De termijnplanning van de gemeenteraad geeft de samenleving inzicht in de werkzaamheden en besluitvormingstrajecten van de gemeenteraad.

Financiële/personele/organisatorische gevolgen Het inzetten van een termijnplanning van de gemeenteraad heeft een ordenend effect.

Communicatie/interactiviteit De gemeenteraad organiseert externe communicatie over dit onderwerp.

Ter inzage liggende stukken Sjabloon raadsplanning en Lange termijnplanning gemeenteraad

Datum behandeling in presidium Terschelling, 30 september 2024 De agendacommissie van de gemeenteraad van Terschelling,

3

T.D. de Jong, Raadsgriffier

mr. R.S. Cazemier, wnd. burgemeester