A.30 Bijlage 1 Aanvulling uitvraag aanbevelingen rekenkamercommissie (Terschelling).pdf

Terschelling rapporten & aanbevelingen

rapport externe inhuur (2019) College, zorg op korte termijn dat ten aanzien van externe inhuur wordt voldaan aan de BBV regelgeving, College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is: a. lopende ontwikkelingsprocessen, heroverwegingen, herijkingen en implementaties die zijn toegezegd door het college, met een haalbare en expliciete tijdsplanning uit te voeren, en af te ronden, of - als dat niet kan - deze processen expliciet te beëindigen; b. aanbevelingen van de accountant ten aanzien van externe inhuur snel en adequaat op te volgen; c. verouderde (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd te beëindigen of te herzien; d. ten aanzien van de toepassing van drempelbedragen bij aanbesteding altijd aan te besteden conform het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid, en als dat niet lukt het beleid aan te passen.

Aanbeveling door raad overgenomen

Uitgevoerd

TOELICHTING

x niet overgenomen of niet uitgevoerd.

✓ ✓

✓ In 2021/2022 heeft conform het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid een Europese aanbesteding plaats gevonden op het vlak van inhuur derden voor zowel payroll als detachering. Deze aanbesteding is geslaagd en met alle partijen zijn raamovereenkomsten afgesloten voor een periode van 4 jaar. Door de uitkomsten van deze aanbesteding zijn de aanbevelingen van de accountant opgevolgd en zijn de nog lopende (verouderde) overeenkomsten beeindigd. Inhuur die buiten de scope van de Europese aanbesteding valt wordt aanbesteed door middel van een DAS-procedure (Dynamisch Aankoopsysteem) waarmee aan alle voorwaarden van inkoop- en aanbesteding wordt voldaan.

✓

✓

overgenomen

Voordat tot inhuur wordt overgegaan, wordt afgewogen of eigen personeel ingezet kan worden door middel van: • overwerk, tijdelijke urenuitbreiding • taakroulatie • uitbreiding via tijdelijk dienstverband/tijdelijke urenuitbreiding • regionale samenwerkingsvormen (andere eilanden/ samenwerkingsverbanden) • opleidingen/trainee Als dit niet tot de mogelijkheden behoort, dan wordt een oplossing gezocht in het inhuren van personeel van derden, uitbesteding of samenwerking. Reden voor het uitbesteden van taken kunnen o.a. zijn: a) versterken van de slagkracht en verminderen van de kwetsbaarheid door samenwerking b) het niet beschikbaar hebben van specialistische kennis c) het niet hebben van voldoende lokale capaciteit Daar waar sprake is van het niet zelf uit kunnen voeren van taken wordt ingeval van intergemeentelijke samenwerking of uitbesteding, in samenwerking met de Ondernemingsraad, gekeken naar beschikbare alternatieven (3.a).

Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u: a. aangeeft welke informatie u van het college wilt ontvangen ten aanzien van: · externe inhuur; · uitbesteding; · inhuur bij andere gemeenten (dvo’s/inbesteding); · een vergelijking van de eigen inhuur met die bij andere gemeenten; b. afspraken over informatieverstrekking vastlegt, bijvoorbeeld in de Financiële verordening, zodanig dat u ook goed kunt controleren op het nakomen ervan.

In 2021/2022 heeft conform het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid een Europese aanbesteding plaats gevonden op het vlak van inhuur derden voor zowel payroll als detachering. Deze aanbesteding is geslaagd en met alle partijen zijn raamovereenkomsten afgesloten voor een periode van 4 jaar. Door de uitkomsten van deze aanbesteding zijn de aanbevelingen van de accountant opgevolgd en zijn de nog lopende (verouderde) overeenkomsten beëindigd. Inhuur die buiten de scope van de Europese aanbesteding valt wordt aanbesteed door middel van een DAS-procedure (Dynamisch Aankoopsysteem) waarmee aan alle voorwaarden van inkoop- en aanbesteding wordt voldaan (3.b).

✓

x

Via de begroting, bestuursrapportage, jaarrekening en het sociaal jaarverslag wordt aandacht besteed aan de inhuur van andere gemeenten, de uitleen van gemeentelijk personeel aan andere partijen en een vergelijking met andere jaren/andere partijen (3.a. en 3.b).

College, verbeter het zicht op de uitvoering van externe inhuur door: a. in de (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd de looptijd van het (raam)contract en het (maximum) bedrag van het contract op te nemen; deze gegevens moeten in overeenstemming zijn met de wijze waarop de aanbesteding heeft plaats gevonden (onderhands, meervoudig onderhouds, nationaal openbaar of Europees); b. raamcontracten waarbij op voorhand verwacht mag worden dat ze drempelbedragen overschrijden, volgens de eigen inkoopregels aan te besteden.

Zoals hierboven aangegeven is door het volgen van een Europese aanbesteding en het volgen van DAS procedures voor contracten die buiten de scope van de aanbesteding vallen alles helder contractueel vastgelegd.

✓

✓ In het werving- en selectiebeleid en het Strategisch Personeelsplan is in overeenstemming met de Ondernemingsraad procedureel vastgelegd welke stappen genomen worden voordat werving plaats vindt. Hierbij wordt scherp gekeken naar het geschikt kunnenmaken van medewerkers voor andere functies (in het kader van Talent Centraal) alvorens gekeken wordt naar externe inhuur. Overdracht van kennis bij externe inhuur op medewerkers in de organisatie heeft altijd aandacht. Met het oog op de huidige arbeidsmarkt en het gebrek aan beschikbare arbeidskrachten is ingezet op nieuwe arbeidsmarktcommunicatie met een positief effect.

College, expliciteer impliciete keuzes en informele regels, zoals:het drie stappen afwegingskader bij een (tijdelijke) vacature; · de wijze waarop de voor- en nadelen, inclusief de (meer)kosten, bij inhuur externen moeten worden gewogen ten opzichte van voor- en nadelen van ’inbesteding’ en tijdelijke of vaste aanstelling; · het belang van de werkgeversrol van de gemeente op het eiland; · het uitgangspunt “oog hebben voor de lokale economie” uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid; · externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw; geef daarbij aan welke kennis de gemeente zelf in huis zou moeten hebben, gezien de taken en besturingsfilosofie van de gemeente.

✓

✓

College, maak gebruik van de ervaringen van de andere eilanden ten aanzien van contracten, selectie, prijs/kwaliteit en informatievoorziening rond externe inhuur, door:onderling kennis uit te wisselen tussen de eilanden; b. naast informatie over de mogelijkheden van onderlinge inhuur, ook informatie te delen over de ervaringen met en uitkomsten van evaluatie van externe inhuur; c. na te gaan of de wijze van aansturing en de (evaluatie)afspraken rond dvo’s met andere gemeenten doelmatig zijn, en ook toepasbaar zijn op de aansturing en afspraken rond externe inhuur bij commerciële partijen.

Voordat is overgegaan tot een Europese aanbesteding is bij de andere Waddeneilanden geinventariseerd hoe daar de aanbesteding inhuur derden vorm heeft en of er interesse was deel te nemen aan de Europese aanbesteding. Middels het HRM overleg de Waddeneilanden wordt informatie gedeeld met elkaar over actuele zaken. De DVO's worden in GR verband geevalueerd en waar nodig herzien.

✓

✓ In de P&C cyclus documenten wordt niet afgeweken van de modelverordeningen van de VNG (7.a). Wel wordt met redenen omkleed aangegeven waar en waarom afgeweken wordt van de vereisten van de het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om de leesbaarheid te vergroten, wordt bij de opbouw van de P&C cyclus afgeweken van de volgorde zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze werkwijze is afgestemd met de provincie en is toegestaan (7.b).

Raad, scherp de actieve informatieplicht van het college aan door: a. met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van verordeningen ten opzichte van de modelverordening van de VNG en de redenen daarvoor; b. met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van de informatieverstrekking in begroting en/of jaarrekening ten opzichte van de vereisten van de BBV en de redenen daarvoor.

✓

✓

De begroting is als voorbeeld als volgt opgedeeld: -Financiële begroting -Beleidsbegroting (de programma’s) -Paragrafen -Bijlagen

Door verregaande decentralisatie van taken richting gemeenten, de huidige arbeidsmarkt en vanwege het • versterken van de slagkracht en verminderen van de kwetsbaarheid door samenwerking • het niet beschikbaar hebben van specialistische kennis • het niet hebben van voldoende lokale capaciteit kiest de gemeente Terschelling voor uit- of inbesteding. Dit kan in de vorm van een DVO, resultaatopdrachten waarbij specifieke opdrachten met een resultaatafspraak wordt uitgezet of bijvoorbeeld detachering. Via de begroting, jaarrekening en het sociaal jaarverslag worden de gevolgen van deze keuzes inzichtelijk gemaakt (8.b).

Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door: a. afspraken over informatieverstrekking te controleren op het nakomen ervan; b. naar de gevolgen te vragen ten aanzien van externe inhuur, uitbesteding en inbesteding bij wijzigingen in organisatievisie of besturingsfilosofie; c. er voor te zorgen dat een systematische vergelijking door de jaren heen mogelijk wordt; d. regelmatig, bijvoorbeeld eens in de vier jaar, (het beleid rond) inhuur te (laten) evalueren.

De Europese aanbesteding heeft ervoor gezorgd dat met de winnende partijen raamovereenkomsten zijn afgesloten voor de duur van 4 jaar (8.d). Hierna zal, indien nog van toepassing, een nieuwe Europese aanbesteding plaats gaan vinden. Na een jaar (medio 2023) zal een eerste evaluatie plaats vinden die inzichtelijk gaat maken: a: hoeveel procedures uitgezet zijn binnen de raamovereenkomsten b: in hoeveel gevallen dit tot een succesvolle aanbieding heeft geleid c: in hoeveel gevallen alsnog een DAS-procedure noodzakelijk was Dit zal een jaarlijks terugkerende vergelijking worden die opgenomen zal worden in het sociaal jaarverslag (8.c).

✓

x

Samengevat vindt er een jaarlijkse evaluatie plaats met betrekking tot de Europese aanbesteding inhuur derden (na 1e semester). Na 3 jaar zal de balans opgemaakt worden of een nieuwe Europese aanbesteding van toepassing is (medio 2025) en deze worden voorbereid (eind 2025/begin 2026) zodat na afloop van de raamovereenkomsten (juni 2026) overgegaan kan worden op de uitkomsten van de nieuwe aanbesteding. Per jaar wordt tevens door middel van de P&C cyclus aandacht besteed aan de vormen van uit- en inbesteding (8.a).

x

Er is een swotanalyse uitgevoerd mbt lokale inclusie. De uitkomsten hiervan en de door de Rekenkamercommissie aangedragen verbeterpunten worden meegenomen in de nog op te stellen Lokale Inclusie Agenda (LIA)

onderzoek VN-verdrag Handicap (2019) Gemeenteraden verzoek uw college om voorafgaand aan de volgende verkiezingen aan u kenbaar te maken op welke wijze de verbeterpunten uit het enquête-onderzoek zijn opgepakt.

✓

Een stappenplan incl. tijdspad maken onderdeel uit van de Lokale Inclusie Agenda.

Gemeenteraden verzoek uw college om een stappenplan met tijdsplanning op te stellen met de acties die het college gaat ondernemen om ten aanzien van Inclusiviteit te gaan voldoen aan de ratificatie van het VN-verdrag Handicap.

✓

x

Gemeenteraden leg de afspraken (van aanbevelingen 1 en 2 ) vast in een lange termijn agenda van de raad.

✓

x

De LIA wordt in 2024-Q1 voorgelegd aan de Raad.

samenwerkingsverbanden in het waddengebied (2020) Vraag aan het college om bij het inwerkprogramma (nieuwe) raadsleden ‘Het overzicht overlegorganen samenwerkingsverband De Waddeneilanden’ beschikbaar te stellen.

✓

Vraag aan het college om Het Overzicht centraal bij één van de vijf eilanden of bij het samenwerkingsverband systematisch te actualiseren en om raadsleden op een nieuwe versie te attenderen.

✓

Vraag aan het college om Het Overzicht centraal bij één van de vijf eilanden of bij het samenwerkingsverband systematisch te actualiseren en om raadsleden op een nieuwe versie te attenderen. Quick scan zwembaden (2021) Raad, vraag het college om een actueel kader met expliciete doelen voor zwembaden (alle eilanden) De aanbevelingen, die voor de gemeente Terschelling zijn opgenomen, over te nemen en het college te vragen op welke wijze uitvoering hieraan kan worden gegeven. Raad, vraag het college om in nieuwe exploitatieovereenkomsten voorwaarden vast te leggen die zowel met beheersmatige als met kaderstellende zaken te maken hebben (Schiermonnikoog, Terschelling en Vlieland) Raad, vraag het college om in de reguliere planning- en controlcyclus de uitvoering van de exploitatieovereenkomst en het beleid duidelijker te koppelen aan de doelrealisatie (Schiermonnikoog, Terschelling, Texel, en Vlieland)

✓

Dubbel in tabel

De nota sportbeleid wordt najaar 2023 geactualiseerd (Raad 2023-Q4). De doelen worden hierin opgenomen. Tot die tijd is het huidige sportbeleid (Lokaal Sportakkoord) nog actueel en geldig.

✓

✓

x

x

De huidige exploitatieovereenkomst is geldig van 1 juli 2017 tot en met 31 december 2032. Daarna kunnen voorwaarden mbt beheersmatige en kaderstelende zaken in een nieuwe exploitatieovereenkomst worden meegenomen. Na vaststelling van de nieuwe nota sportbeleid (2023-Q4) word doelrealisatie meegenomen in de reguliere P&C cyclus.

✓

x