8.d. 25012023 Stuk C.3 Bijlage 1 Rekenkamercie inzake opvolging aanbevelingen Z319625.pdf

Aan de gemeenteraad van Terschelling (cc college van B en W)

Betreft: brief opvolging aanbevelingen

1.

25 november 2022

Doel van de brief

Met deze brief brengen we voor de gemeenteraad en ons zelf als rekenkamercommissie in beeld hoe het staat met de opvolging van onze aanbevelingen. Het overzicht geeft mogelijk aanleiding voor de raad om een nadere toelichting aan het college te vragen naar de stand van zaken van implementatie van door de raad en het college overgenomen aanbevelingen. Als rekenkamercommissie leren we ook over de kwaliteit van onze aanbevelingen.

Het onderzoek naar de opvolging van aanbevelingen is een quick scan onderzoek en geeft een eerste verkennend overzicht van de implementatie. Er zijn vier gezamenlijke onderzoeken bekeken uit de periode 2019-2021 (zie de link naar de rapporten). Voor de gemeente Terschelling zijn geen specifieke onderzoeken in die periode uitgevoerd.

Aan de griffiers is gevraagd om aan te geven of aanbevelingen (per onderzoek) zijn geïmplementeerd. De gemeentelijke organisatie heeft voor de beantwoording gezorgd (deels zijn vragen door griffiers beantwoord en deels doorgespeeld aan andere betrokken medewerkers uit de gemeentelijke organisatie) en vervolgens zijn alle antwoorden via de griffiers aan de rekenkamercommissie teruggekoppeld. De rekenkamercommissie heeft géén nadere check gedaan op het aangeleverde materiaal of naar de mate waarin of de snelheid waarmee de aanbevelingen zijn geïmplementeerd. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de stand van zaken van de implementatie van de vier gezamenlijk onderzoeken bij de vijf eilanden. De rekenkamercommissie wil de raad erop wijzingen dat er een nieuw artikel 1 in het Wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers is opgenomen waarin het college jaarlijks de raad moet informeren over hoe vervolg is gegeven aan de aanbevelingen. Dit beknopte opvolgonderzoek loopt daarmee vooruit op de landelijke ontwikkeling rond het Wetsvoorstel. Het college van de gemeente Vlieland heeft al bij de meest recente

1 Artikel 185a Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.

1

rekenkameronderzoeken verslag gedaan van de voortgang van de aanbevelingen uit de rapporten. De rekenkamercommissie dankt de griffie en de gemeentelijke medewerkers die mee hebben geholpen de informatie te verzamelen.

2.

Opvolging aanbevelingen van de gezamenlijke onderzoeken

Voor Terschelling is het beeld als volgt samengevat voor de vier gezamenlijke onderzoeken.

2.1

Externe inhuur (2019)

2.2

VN-verdrag handicap (2019)

2.3

Samenwerkingsverbanden in het waddengebied (2020)

2.4

Quick scan zwembaden (2021)

3.

Afsluitend

De gemeentelijke organisatie heeft aangegeven dat twee van de acht aanbevelingen niet zijn geïmplementeerd. Dit zijn aanbevelingen 3 en 8 aan de raad. In de toelichting bij die aanbevelingen is vermeld dat de raad tijdens en na het proces van de Europese aanbesteding inhuur derden geïnformeerd is via de P&C cyclus over de genomen stappen en de uitkomsten van de aanbesteding. In de stukken wordt aandacht besteed aan de inhuur van andere gemeenten en de uitleen van gemeentelijk personeel aan andere partijen. Aangegeven is ook dat in de P&C cyclus toegelicht is waar en waarom afgeweken wordt van de vereisten van de BBV. Uit de verstrekte informatie komt het beeld naar voren dat vanuit de raad niet expliciet is aangegeven welke informatie de raad van het college wilt ontvangen ten aanzien van externe inhuur. Zie de bijlage, paragraaf 1, voor een nadere toelichting. De gemeentelijke organisatie heeft aangegeven dat alle drie de aanbevelingen (nog) niet zijn geïmplementeerd. Zie de bijlage, paragraaf 2, voor een nadere toelichting. De gemeentelijke organisatie heeft aangegeven dat alle drie aanbevelingen zijn geïmplementeerd. Zie de bijlage, paragraaf 3, voor een nadere toelichting.

De gemeentelijke organisatie heeft aangegeven dat alle drie de aanbevelingen (nog) niet zijn geïmplementeerd. De nieuwe nota sportbeleid is gepland voor het eerste kwartaal 2023; volgens de verstrekte informatie van de gemeente is de huidige nota sportbeleid 2010-2014 op dit moment nog in grote lijnen beleidsmatig actueel en geldig. Het karakter van een rekenkamerbrief sluit bestuurlijk wederhoor uit, omdat er geen aanbevelingen volgen. De inhoud van de brief is opgesteld aan de hand van de informatie die de rekenkamercommissie heeft uitgevraagd via de griffiers. Wij laten het aan de gemeenteraden te beslissen om deze brief met de doorwerking van aanbevelingen ter kennisgeving aan te nemen of te behandelen in een commissie- of raadsvergadering.

2

De rekenkamercommissie ziet voor zichzelf de volgende lessen uit dit opvolgingsonderzoek.

1. Voordat de aanbevelingen definitief zijn opgesteld, navraag doen naar (actuele) initiatieven van het college op het gebied van het beleidsterrein, zodat voorkomen wordt dat de aanbevelingen ‘mosterd na de maaltijd zijn’. 2. Het eigenaarschap van de aanbevelingen met een tijdpad opnemen in de eindrapportage. 3. Bij het opvragen van de bestuurlijke reactie expliciet vragen naar concrete toelichting indien een aanbeveling niet wordt overgenomen en bij de overgenomen aanbevelingen vragen naar een reactie op het door de rekenkamercommissie voorgestelde implementatie tijdpad. 4. Jaarlijks in het eigen jaarverslag aandacht besteden aan de invulling van het college van de wettelijke plicht, zoals vastgelegd in de nieuwe Wet versterking decentrale rekenkamers, om jaarlijks aan de raad te rapporteren over de voortgang van de implementatie van aanbevelingen.

We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

Rekenkamercommissie De Waddeneilanden Engbert Boneschansker (voorzitter) Jouke van Dijk Esther Fogl

3

Bijlage

Hierna is per onderzoek ten eerste opgenomen wat de raad met de aanbevelingen heeft gedaan. Vervolgens is per aanbeveling weergegeven of die is geïmplementeerd of niet. Indien er geen implementatie is, is gevraagd naar een toelichting. Indien de implementatie wel heeft plaatsgevonden en de gemeente voor de volledigheid ook een toelichting hierbij heeft gegeven, is die voor de volledigheid ook opgenomen in de tabel.

Geïmplementeerd wil hier zeggen dat door griffier en/of gemeente is aangegeven of een aanbeveling wel of niet is geïmplementeerd. De mate waarin of het tempo van implementatie is niet bevraagd. Ook is door de rekenkamercommissie geen nader onderzoek verricht naar de uitgevoerde implementatie. Er zijn dus géén extra documenten opgevraagd en ook géén interviews gehouden.

1.

Onderzoek externe inhuur

Door raadsleden is aangegeven dat er behoefte is aan meer inzicht in externe inhuur. Vragen van raadsleden hadden te maken met bijvoorbeeld: hoe is inhuur geregeld, hoe wordt gekozen voor inhuur, hoe kan de raad grip houden op inhuur, wat is de omvang van de inhuur, en is de omvang anders dan bij andere gemeenten? De rekenkamercommissie heeft op grond van die vragen externe inhuur als onderwerp voor onderzoek gekozen. Het onderwerp is ook gekozen omdat externe inhuur voor gemeenten vaak financieel en beleidsmatig van belang is. Aanbevelingen door de raad overgenomen

Ameland ja

Schier ja

Terschelling Texel ja

ja

Vlieland ja

Aanbeveling 1 College, zorg op korte termijn dat ten aanzien van externe inhuur wordt voldaan aan de BBV regelgeving. Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

eïmplementeerd ja ja ja ja ja toelichting * *) College stelt dat de implementatie al had plaatsgevonden en dat indien de raad dat wenst er aanvullende afspraken gemaakt kunnen worden.

Aanbeveling 2 College, zorg op de korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is.

4

Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

geïmplementeerd ja ja ja ja ja toelichting * ** *) In 2021/2022 heeft conform het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid een Europese aanbesteding plaats gevonden op het vlak van inhuur derden voor zowel payroll als detachering. Deze aanbesteding is geslaagd en met alle partijen zijn raamovereenkomsten afgesloten voor een periode van 4 jaar. Door de uitkomsten van deze aanbesteding zijn de aanbevelingen van de accountant opgevolgd en zijn de nog lopende (verouderde) overeenkomsten beëindigd. Inhuur die buiten de scope van de Europese aanbesteding valt wordt aanbesteed door middel van een DAS-procedure (Dynamisch Aankoopsysteem) waarmee aan alle voorwaarden van inkoop- en aanbesteding wordt voldaan. **) Zie aanbeveling 1.

Aanbeveling 3 Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u: a. aangeeft welke informatie u van het college wilt ontvangen ten aanzien van: • externe inhuur; • uitbesteding; • inhuur bij andere gemeenten (dvo’s/inbesteding); • een vergelijking van de eigen inhuur met die bij andere gemeenten; b. afspraken over informatieverstrekking vastlegt, bijvoorbeeld in de financiële verordening, zodanig dat u ook goed kunt controleren op het nakomen ervan. geïmplementeerd toelichting

Ameland ja

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee nee Ja ja geen toelichting * idem ** gegeven aanbeveling 1 *) De raad is tijdens en na het proces van de Europese aanbesteding inhuur derden geïnformeerd over de genomen stappen en de uitkomsten van de aanbesteding. Via de begroting, bestuursrapportages, jaarrekening en het sociaal jaarverslag wordt aandacht besteed aan de inhuur van andere gemeenten en de uitleen van gemeentelijk personeel aan andere partijen. **) Ten aanzien van de aanbevelingen aan de raad is [bij de gemeente] het vermoeden dat de raad daar nog geen opvolging aan heeft gegeven. Ook is niet teruggevonden of het college hier voorstellen voor heeft gedaan. De externe inhuur is [volgens de gemeente] erg overzichtelijk.

Aanbeveling 4 College, verbeter het zicht op de uitvoering van externe inhuur door: a. in de (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd de looptijd van het (raam)contract en het (maximum) bedrag van het contract op te nemen; deze gegevens moeten in overeenstemming zijn met de wijze waarop de aanbesteding heeft plaats gevonden (onderhands, meervoudig onderhands, nationaal openbaar of Europees); b. raamcontracten waarbij op voorhand verwacht mag worden dat ze drempelbedragen overschrijden, volgens de eigen inkoopregels aan te besteden. geïmplementeerd toelichting

Ameland ja

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee ja Ja ja geen toelichting * ** gegeven *)Zoals hierboven aangegeven is door het volgen van een Europese aanbesteding en het volgen van DAS procedures voor contracten die buiten de scope van de aanbesteding vallen alles helder contractueel vastgelegd. **) De aanbeveling onder punt A is qua looptijd verwerkt in de lopende raamcontracten en is ten aanzien van de wijze waarop de aanbesteding heeft plaatsgevonden meegenomen in het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid dat in februari 2022 door de raad is vastgesteld en geldig is met ingang van 1 juli 2022. Aan het genoemde onder punt B voldoen wij aan het gestelde kader. In voorkomende gevallen, wanneer er wordt afgeweken van inkoopen aanbestedingsregels, neemt het college hierover een expliciet onderbouwd besluit.

Aanbeveling 5 College, expliciteer impliciete keuzes en informele regels, zoals: • het drie stappen afwegingskader bij een (tijdelijke) vacature;

5

•

• • • •

de wijze waarop de voor- en nadelen, inclusief de (meer)kosten, bij inhuur externen moeten worden gewogen ten opzichte van voor- en nadelen van ’inbesteding’ en tijdelijke of vaste aanstelling; het belang van de werkgeversrol van de gemeente op het eiland; het uitgangspunt “oog hebben voor de lokale economie” uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid; externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw; geef daarbij aan welke kennis de gemeente zelf in huis zou moeten hebben, gezien de taken en besturingsfilosofie van de gemeente.

geïmplementeerd toelichting

Ameland ja

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee ja ja ja geen toelichting * ** gegeven *) In het werving- en selectiebeleid en het Strategisch Personeelsplan is in overeenstemming met de Ondernemingsraad procedureel vastgelegd welke stappen genomen worden voordat werving plaats vindt. Hierbij wordt scherp gekeken naar het geschikt kunnen maken van medewerkers voor andere functies (in het kader van Talent Centraal) voor andere functies alvorens gekeken wordt naar externe inhuur. Overdracht van kennis bij externe inhuur op medewerkers in de organisatie heeft altijd aandacht. Met het oog op de huidige arbeidsmarkt en het gebrek aan beschikbare arbeidskrachten is ingezet op nieuwe arbeidsmarktcommunicatie met een positief effect. **) Aan het genoemde onder de punten A en B werd reeds voldaan. Dit is geborgd in het Mozard proces inhuur (zaaksysteem). Het genoemde onder de punten C en E hebben wij ter harte genomen. In het Strategisch Personeelsplan dat in november 2021 aan de raad is aangeboden komen deze elementen terug; ten aanzien van in-, door- en uitstroom van personeel is de gewenste kennis, expertise en vaardigheden voor een bestendige organisatie conform de strategische personeelsvisie in beeld gebracht en vergeleken met de huidige personeelsopbouw. Naar aanleiding van deze vergelijking wordt aantoonbaar geïnvesteerd in training, vorming en opleiding van zowel nieuw als zittend personeel.

Het genoemde onder punt D is opgenomen in het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid dat in februari 2022 door de raad is vastgesteld en geldig is met ingang van 1 juli 2022.

Aanbeveling 6 College, maak gebruik van de ervaringen van de andere eilanden ten aanzien van contracten, selectie, prijs/kwaliteit en informatievoorziening rond externe inhuur, door: a. onderling kennis uit te wisselen tussen de eilanden; b. naast informatie over de mogelijkheden van onderlinge inhuur, ook informatie te delen over de ervaringen met en uitkomsten van evaluatie van externe inhuur; c. na te gaan of de wijze van aansturing en de (evaluatie-)afspraken rond dvo’s met andere gemeenten doelmatig zijn, en ook toepasbaar zijn op de aansturing en afspraken rond externe inhuur bij commerciële partijen. geïmplementeerd toelichting

Ameland ja

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee ja ja ja geen toelichting * ** gegeven *) Voordat is overgegaan tot een Europese aanbesteding is bij de andere Waddeneilanden geïnventariseerd hoe daar de aanbesteding inhuur derden vorm heeft en of er interesse was deel te nemen aan de Europese aanbesteding. Middels het HRM overleg de Waddeneilanden wordt informatie gedeeld met elkaar over actuele zaken. De DVO's worden in GR [Samenwerkingsverband De Waddeneilanden] verband geëvalueerd en waar nodig herzien. **) Het genoemde onder punt A en B werd reeds gedeeltelijk gedaan en is nu ook een regelmatig terugkerend onderwerp van gesprek in het structurele overleg van de HRM adviseurs van de Waddeneilanden. Voor het overige hebben wij de aanbevelingen ter harte genomen.

Aanbeveling 7 Raad, scherp de actieve informatieplicht van het college aan door: a. met het college af te spreken dat u wordt geı̈nformeerd over afwijkingen van verordeningen ten opzichte van de modelverordening van de VNG en de redenen daarvoor; 6

b. met het college af te spreken dat u wordt geı̈nformeerd over afwijkingen van de informatieverstrekking in begroting en/of jaarrekening ten opzichte van de vereisten van de BBV en de redenen daarvoor. Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

geïmplementeerd ja ja Ja ja ja toelichting * ** zie aanbeveling 3 *) In de P&C cyclus documenten wordt met redenen omkleed aangegeven waar en waarom afgeweken wordt van de vereisten van de BBV. **) Ten aanzien van beide aanbevelingen voor de raad is [vanuit de gemeente] geen aanvullende actie ondernomen. De gemeente is van mening dat reeds werd en wordt voldaan aan het gestelde.

Aanbeveling 8 Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geı̈nformeerd bent over externe inhuur, door: a. afspraken over informatieverstrekking te controleren op het nakomen ervan; b. naar de gevolgen te vragen ten aanzien van externe inhuur, uitbesteding en inbesteding bij wijzigingen in organisatievisie of besturingsfilosofie; c. er voor te zorgen dat een systematische vergelijking door de jaren heen mogelijk wordt; d. regelmatig, bijvoorbeeld eens in de vier jaar, (het beleid rond) inhuur te (laten) evalueren. geïmplementeerd toelichting

Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee nee nee ja geen toelichting zie aanbeveling 7 * zie aanbeveling 3 gegeven *) Ten aanzien van beide aanbevelingen voor de raad, is vanuit ons [gemeente] geen aanvullende actie ondernomen. Wij [gemeente] zijn van mening dat reeds werd en wordt voldaan aan het gestelde.

2.

ja

VN verdrag handicap

De rekenkamercommissie heeft in een gezamenlijk (‘Doe mee') onderzoek van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) een enquê te gehouden over de toegankelijkheid van stembureaus voor mensen met een beperking, in het kader van het VN-verdrag Handicap. Er is daarbij gekeken naar de situatie bij de verkiezingen voor Provinciale Staten en het waterschapsbestuur op 20 maart 2019. In een rekenkamercommissiebrief zijn drie aanbevelingen geformuleerd. Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

Aanbevelingen ja nee ja ja ja, maar met een door de raad specifieke tekst* overgenomen *) Het college te vragen om alert te blijven op de toegankelijkheid van het stembureau. Het college te vragen om bij de actualisatie van het beleidskader Sociaal Domein ten aanzien van inclusiviteit te gaan voldoen aan de ratificatie van het VN-verdrag Handicap, dit in samenwerking met De Dienst SoZaWe NWF

Aanbeveling 1 Gemeenteraden verzoek uw college om voorafgaand aan de volgende verkiezingen aan u kenbaar te maken op welke wijze de verbeterpunten uit het enquê te-onderzoek zijn opgepakt. 7

Ameland

geïmplementeerd toelichting

Schier

ja

Terschelling Texel

Vlieland

nee nee, nog niet Ja ja een toelichting ** * gegeven *)Update 2022: Voor wat betreft de aanbevelingen is het volgende gedaan: - Er is al direct een laag stemhokje besteld; - Er zijn geen verkiezingen meer georganiseerd in de raadzaal (maar in de jutter en sporthal); - Men kan altijd dichtbij parkeren, Vlieland voldoet daarmee aan de voorwaarden die de kieswet/kiesraad hieraan stelt; - Leesloepen liggen al 20 jaar in ieder stemhokje; - Er is een stemlijst in braille aanwezig - Er zijn altijd voldoende stoelen/zitplekken aanwezig in het stembureau - Op het stembureau zijn (sinds corona) altijd 4 stembureauleden aanwezig en daarvan is er 1 gastvrouw/heer. - Alle stembureauleden krijgen een verplichte training en daarin wordt ook aangegeven in hoeverre ze de stemmer met een handicap kunnen helpen. **) Er is een swot analyse uitgevoerd met betrekking tot lokale inclusie. De uitkomsten hiervan en de door de rekenkamercommissie aangedragen verbeterpunten worden meegenomen in de nog op te stellen Lokale Inclusie Agenda (LIA).

Aanbeveling 2 Gemeenteraden verzoek uw college om een stappenplan met tijdsplanning op te stellen met de acties die het college gaat ondernemen om ten aanzien van inclusiviteit te gaan voldoen aan de ratificatie van het VN-verdrag Handicap. Ameland

geïmplementeerd toelichting

Schier

nee *

Terschelling Texel

Vlieland

nee Nee, nog niet ja nee Geen toelichting ** *** gegeven *) het college is een nota voor inclusiviteit aan het opstellen, maar die is nog niet gereed. **) Een stappenplan incl. tijdspad maken onderdeel uit van de Lokale Inclusie Agenda. ***) Staat geagendeerd in het concept bestuurlijk jaarplan van 2023 onder de noemer “herijking kaders sociaal domein”.

Aanbeveling 3

Gemeenteraden leg de afspraken (van aanbevelingen 1 en 2 ) vast in een lange termijn agenda van de raad. Ameland

geïmplementeerd toelichting

Schier

nee

Terschelling Texel

nee geen toelichting gegeven *) De Lokale Inclusie Agenda wordt in 2023-Q2 voorgelegd aan de Raad.

nee, nog niet *

nee geen toelichting gegeven

Vlieland

nee zie aanbeveling 1

3. Samenwerkingsverbanden in het waddengebied

De aanleiding voor dit onderzoek komt voort uit de informatiebehoefte van gemeenteraadsleden van de Waddeneilanden. De vragen van raadsleden zijn: inzicht in hoe de internationale en nationale samenwerking is georganiseerd en hoe gemeenteraden, colleges en de ambtelijke organisaties daarbij betrokken zijn. De raadsleden wensen zo een duidelijker en concreter beeld te kunnen hebben van externe organisaties en overleggen. De rekenkamercommissie heeft studenten van NHL Stenden Thorbecke Academie gevraagd om dit onderzoek uit te voeren. De rekenkamercommissie heeft het onderzoek van de studenten begeleid en de rapportage van de opleiding de samengevat en geredigeerd tot een rekenkamerrapport. Aanbevelingen door de raad overgenomen

Ameland ja

Schier ja

Terschelling Texel ja

ja

Vlieland ja

8

Aanbeveling 1 Vraag aan het college om bij het inwerkprogramma (nieuwe) raadsleden ‘Het overzicht overlegorganen samenwerkingsverband De Waddeneilanden’ beschikbaar te stellen. geïmplementeerd toelichting

Ameland nee *

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee ja ja ja geen toelichting ** *** gegeven *) Er is geen Inwerkprogramma opgesteld door B&W; met het oude en nieuwe presidium zijn wel zaken vastgelegd/ afgesproken over werkwijze / cursussen/reglementen van orde voor de 1e periode; komend jaar wordt verder gekeken. **) De raadsleden hebben een digitale link ontvangen van de diverse Verbonden Partijen: Verbonden partijen Texel - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl). Hierin is ook het Samenwerkingsverband Waddeneilanden opgenomen. En van daaruit wordt gelinkt naar de website van de Waddeneilanden en de Rekenkamercommissie. Tijdens de Waddentweedaagse op 14 en 15 september 2022 wordt aandacht besteed aan de interne en externe overleggen in de Samenwerking. ***) Op 23 september heeft de raad van het college een memo ontvangen met de voortgang aanbevelingen RKC rapport Samenwerkingsverbanden Waddeneilanden. In de memo is per aanbeveling opgenomen wat met de aanbeveling is gedaan. Het overzicht is beschikbaar gesteld.

Aanbeveling 2 Vraag aan het college om Het Overzicht centraal bij é én van de vijf eilanden of bij het samenwerkingsverband systematisch te actualiseren en om raadsleden op een nieuwe versie te attenderen. geïmplementeerd toelichting

Ameland nee *

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

nee ja ja ja geen toelichting ** *** gegeven *) Tijdens de Wadden2daagse is alles aangaande de samenwerking nog eens door het [Wadden]kantoor belicht, ook hoe de samenwerkingsverbanden werken in het Wad, en dergelijke. **) Op de website van de Waddeneilanden is een actueel overzicht opgenomen onder ‘Documentatie / Algemeen Overzicht / 1. Organisatie / vertegenwoordiging interne en externe overleggen (Vertegenwoordiging interne en externe overleggen.pdf | Ontwikkeld door Box). Dit overzicht wordt vanuit het Waddenkantoor actueel gehouden. ***) Het overzicht wordt bijgehouden door het Waddenkantoor.

Aanbeveling 3 Vraag aan het college om de Informatievoorziening op de website van het samenwerkingsverband systematisch te actualiseren.

De rekenkamercommissie heeft de website op 25 september 2022 geraadpleegd en geconstateerd dat het overzicht van de overleggen zoals in het rapport zijn opgenomen, zijn verwerkt in het overzicht. Het overzicht bevat geen datum van wijziging wat voor een goed begrip van de actualisatie wel wenselijk zou zijn.

4. Quick scan zwembaden

De rekenkamercommissie heeft eind 2018 de gemeenteraadsleden van alle vijf eilanden gevraagd om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Eé n van de onderwerpen die raadsleden hebben voorgesteld, is een onderzoek naar de zwembaden. Een deel – maar niet alle – gemeenten in Nederland ziet de instandhouding van openbare zwembaden als een gemeentelijke taak. Dit betekent in de praktijk meestal dat gemeenten financieel (met een subsidie) bijdragen aan de exploitatie, het onderhoud en of de bouw van het zwembad. Een deel van de gemeenten in Nederland subsidieert ook het schoolzwemmen. Zwembaden is een beleidsthema waar financiële risico’s mee gemoeid kunnen zijn. Gebruikers van de zwembaden betalen vaak een beperkte en lang 9

niet kostendekkende toegangsprijs. Een zwembad is mede daardoor een voorziening waarvan de exploitatiekosten niet volledig gedekt worden uit de eigen opbrengsten. Op de vijf Waddeneilanden verschillen de vormen van gemeentelijke relatie met de zwembaden. Er zijn eilanden met een volledig commercieel geëxploiteerd zwembad tot eilanden waarbij de gemeente een zwembad (gedeeltelijk) financieel steunt en/of in eigendom heeft. De verschillen in beheer en inrichting kunnen bijdragen aan een vergelijking tussen de eilanden en zo leerpunten opleveren voor de gemeenten. Aanbevelingen door de raad overgenomen

Ameland nee

Schier ja

Terschelling Texel ja

nee

Vlieland ja

Aanbeveling 1 Raad, vraag het college om een actueel kader met expliciete doelen voor zwembaden (alle eilanden) Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

geïmplementeerd nee nee nee Nee ja toelichting * ** *** **** *)Sinds de quickscan is er niet een nieuw kader met expliciete doelen voor het zwembad ontwikkeld. Wel is de exploitant betrokken bij hete Lokaal Sportakkoord waarin mensen worden gestimuleerd om meer tot bewegen te komen. Ook het zwembad heeft daar een rol in. **) De nota sportbeleid wordt voor eind 2022 geactualiseerd (Raad 2023-Q1). De doelen worden hier in opgenomen. Tot die tijd is de huidige in grote lijnen beleidsmatig nog actueel en geldig. ***) in de bestuurlijke reactie heeft het college ook al aangegeven de aanbeveling niet over te nemen en geen expliciete doelen voor zwemmen op te nemen. Het kader uit 2017 is nog actueel. ****) In een brief van het college aan de raad d.d. 18 januari 2022 staat dat de raad onlangs het sport en beweegbeleid voor de komende jaren heeft vastgesteld. Hierin zijn geen expliciete doelstellingen benoemd voor het zwembad zelf, maar stelt het college wel dat zij als gemeente een rol ziet in het faciliteren van een centralisatie van sportaanbod. Hier maakt het zwembad onderdeel vanuit. In 2017 heeft de raad zich duidelijk uitgesproken over het behoud van het zwembad en de wens om de expertise van de Stichting Recreatiebelangen Vlieland te koppelen aan Flidunen.

Dit is inmiddels gebeurd en de uiteindelijke doelstelling, zoals ook vastgelegd in de overeenkomst, is een overname van Flidunen door de SRV [Stichting Recreatiebelangen Vlieland]. Het actuele kader is primair het in stand houden van een kwalitatieve zwemvoorziening ten behoeve van inwoners en badgasten. De gemeente subsidiert immers ook de zwemlessen binnen schooltijden en er bestaan afspraken met de SRV en de SAV, zodat campinggasten en mensen die met een eigen boot komen met korting van het zwembad gebruik kunnen maken. Naast het in stand houden en daarbij horende onderhoud (vastgelegd in een MJOP) ligt volgens het college een opdracht in de verduurzaming van het sportcomplex. Hierover zullen in het komende jaar afspraken gemaakt worden met het huidige bestuur van de St. Flidunen. De gemeente heeft coronacompensatie middelen ontvangen die ten goede komen aan deze doelstelling. Hiermee denkt het college voldoende kaders te hebben gesteld voor de komende jaren.

Aanbeveling 2 Raad, vraag het college om in nieuwe exploitatieovereenkomsten voorwaarden vast te leggen die zowel met beheersmatige als met kaderstellende zaken te maken hebben (Schiermonnikoog, Terschelling en Vlieland) Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

geïmplementeerd n.v.t. nee nee n.v.t. ja toelichting n.v.t. * ** n.v.t. *** n.v.t. deze aanbeveling had geen betrekking op Ameland en Texel. *) De exploitatieovereenkomst is nog niet gewijzigd sinds de uitgevoerde quickscan. Dit betekent dat er nog geen kwaliteitseisen ten aanzien van klanttevredenheid of afspraken over een klanttevredenheidsonderzoek zijn opgenomen. Nog steeds wordt er wel jaarlijks meermaals een gesprek gevoerd met de exploitant. Wel wordt er gewerkt aan een nieuw meerjaren onderhoudsplan waarin de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen duidelijker worden vastgelegd dan nu het geval is. **) De huidige exploitatieovereenkomst is geldig van 1 juli 2017 tot en met 31 december 2032. Daarna kunnen voorwaarden m.b.t. beheersmatige en kaderstellende zaken in een nieuwe exploitatieovereenkomst meegenomen worden. ***) In de raadsbrief stelt het college dat de gemeente een subsidieovereenkomst heeft met het bestuur van Flidunen. In deze overeenkomst zijn algemene doelen gesteld die het bestuur jaarlijks verantwoordt op basis van een activiteitenplan, begroting en verantwoording.In de bestuurlijke overleggen, twee keer per jaar, wordt dit besproken en waar nodig bij gesteld. Dit schept voldoende kaders voor monitoring op de exploitatie en doelstellingen.

Het college is dan ook van mening hiermee eerst voldoende uitvoering te geven aan de aanbevelingen zoals genoemd in het rapport.

10

Aanbeveling 3 Raad, vraag het college om in de reguliere planning- en controlcyclus de uitvoering van de exploitatieovereenkomst en het beleid duidelijker te koppelen aan de doelrealisatie (Schiermonnikoog, Terschelling, Texel, en Vlieland) Ameland

Schier

Terschelling Texel

Vlieland

geïmplementeerd n.v.t. nee nee nee ja toelichting n.v.t. * ** *** zie aanbeveling 2 n.v.t. deze aanbeveling had geen betrekking op Ameland. *) Omdat er geen kwaliteitseisen ten aanzien van de klanttevredenheid of afspraken over klanttevredenheidsonderzoek zijn opgenomen en het sportbeleid ten aanzien van het zwembad verouderd is, kan tot op heden de uitvoering van de exploitatieovereenkomst en het beleid niet duidelijk worden gekoppeld aan doelrealisatie, omdat er geen sprake is van concrete recente doelen. Wel wordt er tijdens de jaarlijkse overleggen gesproken over de stand van zaken. **) Na vaststelling van de nieuwe nota sportbeleid (2023-Q1) word doelrealisatie meegenomen in de reguliere P&C cyclus. ***) Raad heeft aanbeveling niet overgenomen

11