7.c. Eindrapport Implementatie bevindingen PC cyclus versie 02-04-2024 def

1

Eindverslag Project uitwerking en implementatie uitkomsten wensen optimalisatie planning en control cyclus (definitief 02-04-2024)

Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

2

Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

3

Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

4

1) Inleiding 2) Opzet en werkwijze 3) Opgeleverde producten 4) Bevindingen en aanbevelingen 5) Financieel 6) Samenvatting

Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

5

1) Inleiding Tijdens deze raadsperiode is bij diverse gelegenheden door raadsleden in de auditcommissie en het presidium, maar ook daarbuiten de zorg naar voren gebracht dat de gemeenteraad onvoldoende in staat is zijn controlerende en kaderstellende rol in te vullen in de planning en control cyclus. Reeds geruime tijd leeft ook breder, binnen college en ambtelijke organisatie, de behoefte het gebruik en de uitvoering van de P&C cyclus te optimaliseren. Er zijn al verschillende stappen genomen en door raadsbesluiten mogelijk gemaakt, zoals de vervanging van het financieel pakket en aanschaf van het rapportage pakket Lias. Op 1 maart 2023 is door de gemeenteraad een motie ‘verbeteren planning en control’ aangenomen met de opdracht de wensen m.b.t. de noodzakelijke kennis van de raadsleden over de P&C cyclus te inventariseren. Tevens is verzocht de wensen m.b.t. de inrichting en inhoud van het P&C proces en de P&C documenten te inventariseren. De uitkomst hiervan is vertaald naar een Projectplan Uitwerking en Implementatie uitkomsten wensen optimalisatie Planning en Control cyclus, op 10 mei 2023 d.m.v. een besluit bekrachtigd door de Raad. In de maanden daaropvolgend is uitvoering aan dit plan gegeven in project- en werkgroepen. Deze notitie is het eindverslag van de aanpak, de opgeleverde producten en resultaat van het project.

Het eindverslag wordt afgesloten met enkele aanbevelingen. 2) Opzet en werkwijze Het project kent een projectgroep bestaande uit twee werkgroepen, t.w. kennis en kunde en P&C producten/proces, later aangevuld met de werkgroep kwaliteitsborging. De griffie en de projectleider gaven invulling aan de werkgroep kennis en kunde en de teamleider Ondersteuning en de projectleider aan de werkgroep P&C proces/kwaliteitsborging. De teamleiders Staf en Techniek waren ook onderdeel van de werkgroep kwaliteitsborging.

Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

6

In verschillende sessies is uitwerking gegeven aan de in het plan van aanpak beschreven beoogde producten. Eindproducten zijn gepresenteerd aan de auditcommissie/raad of zijn toegepast/doorgevoerd in processen van de producten van de P&C cyclus. Bij het schrijven van dit verslag zijn nog drie producten niet afgerond, t.w. a) de in de nieuwe vorm (proces en inhoud) opleveren van de Kadernota (gepland in mei 2024) b) de aanpassing van de financiële verordening (conform memo 23 januari 2024, gepland medio mei) c) hoewel buiten de scope van het project, het mobiliseren van de raad om invulling te geven aan het vergroten van haar kennis (kader- en taakstellende rol) Begin januari is een tussenrapportage (Notitie: Project P&C de stand van zaken/ financiële verordening) over de voortgang van het project naar de raad gestuurd. 3) Opgeleverde producten a) In juni 2023 is Dienstregeling P&C 2023 opgeleverd, die op overzichtelijk wijze inzicht geeft in de jaarplanning van de producten van de P&C cyclus. Inmiddels is deze aangevuld met de Dienstregeling P&C 2024. b) Op 02 november 2023 is het onboarding programma ‘Gekozen, wat nu?’ gepresenteerd aan de raad. c) In Ibabs is een bibliotheek geopend met materiaal ter aanvulling van de kennis en het verkrijgen van informatie, relevant in de rol van Raads-/Cie lid.

d) Lias is geïmplementeerd en onderdeel geworden van de planning en totstandkoming van de jaarrekening (in productie) en zal ook in de totstandkoming van de Kadernota 2025 worden toegepast. e) De in een subwerkgroep kwaliteitsborging P&C cyclus uitgewerkte adviezen zijn geïmplementeerd met de volgende onderdelen: Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

7

- Toevoeging in het proces van ‘zelfcontrole’ en finale eindcontrole door drie afdelingen t.w. Ondersteuning, Staf en Communicatie (teamleiders). - Doorvoeren functiescheiding en verduidelijken rollen in het proces van totstandkoming van de P&C documenten. - Herzien jaarplanning met meer tijd voor de totstandkoming van het document en de controles. - Het herbevestigen van de afspraken beantwoording vragen raads- en commissieleden. - Verbetering instructie bij betrokkenen in de vervaardiging van teksten/cijfers etc. - Verhogen ondersteuning bij workflow en planning/deadlines P&C producten. f) Het verbeteren van de opbouw en invulling van informatieavonden t.b.v. de Raad/Raadscommissie. g) Het uitdragen en instrueren m.b.t. het schrijven van adviezen/ beantwoording van vragen van de raad. 4) Bevindingen en aanbevelingen Het project is nog niet afgerond en zal voor de afronding en nazorg worden overgedragen aan de operationele organisatie. De totstandkoming van de P&C documenten is onder andere door de dynamiek in de besluitvorming en veelheid van wet- en regelgeving een complex gebeuren. Dit vereist inzet van veel personen en de juiste kennis en vaardigheden.

Voor een gemeente van deze omvang en navenante ambtelijke organisatie, is dit geen eenvoudige opgave en vraagt een continue schakelen op beschikbaarheid/inzet van personen, inspelen op wensen/verwachtingen, (strakke) sturing op processen en adequate kwaliteitsbewaking/controles. De bemensing op zowel de uitvoerende afdelingen als bij de regievoerder van de P&C producten, de afdeling Ondersteuning, balanceert bijna continue op het niveau van kwalitatief en kwantitatief (on)toereikend en is van invloed op Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

8

de tijdigheid en kwaliteit van de producten van de P&C cyclus. De huidige krapte op de arbeidsmarkt en de ‘aantrekkelijkheid’ van de gemeente Terschelling als werkgever, zal ook de komende jaren een kritische factor blijven bij de invulling van de boogde en gewenste bezetting. En hiermee (mogelijk) van invloed op het proces van de totstandkoming van de P&C producten. Ten aanzien van de kennis en kunde van de gemeenteraad zijn middelen tot stand gebracht die de raadsleden en de raadscommissie kunnen helpen bij het verzamelen en verrijken van hun kennis als individu of als collectief. Het beschikbaar stellen van deze middelen en de bespreking hierover heeft naar verwachting het bewustzijn over de wenselijk- en mogelijkheden vergroot. Het is echter aan de raads- en/of commissieleden om actief invulling te geven, verrijken van de kennis en ondersteuning van (nieuwe) raads- en commissieleden door invulling te geven aan het onboardingsprogramma (onder andere inzet Buddy). Zodra de huidige modules van Lias volledig operationeel zijn en de gewenste optimalisaties zijn afgerond, geniet het voorkeur om te bestuderen of de module digitaal behandelen van de workflow ‘behandeling/goedkeuring’ door college- en raadsleden, een geschikte aanvulling is.

5) Financieel Het door de raad ter beschikking gesteld budget betreft: a) Kosten voor het inkopen/vervaardigen van opleidingsmateriaal 3.000, b) Kosten voor inzet externe projectleider 35.000, c) Kosten voor uitbreiding van de ICT 10.000, Ad a) Er zijn geen kosten besteed aan het vervaardigen van specifiek opleidingsmateriaal. Ad b) De kosten van de externe projectleider bedragen ongeveer 26.000, - (incl. afwikkeling en nazorg). Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024

9

Ad c) Er zijn kosten gemaakt voor extra ondersteuning door de leverancier van Lias van 800,- en de mogelijk toekomstige aanschaf/implementatie van de module Digitaal behandelen bedraagt circa 9.000,-- (incl. opleiding). Het advies is dit te reserveren. 6) Samenvatting Het in maart 2023 geïnitieerde project Uitwerking en Implementatie uitkomsten van de wensen optimalisatie proces planning en control cyclus, was een vervolg om een inventarisatie met raads- en commissieleden aan de hand van interviews. Met de producten van de werkgroep Kennis en Kunde hebben de raads- en commissie leden hulpmiddelen gekregen om informatie te verzamelen en hun kennis te vergroten (o.a. Bibliotheek Ibabs) en (nieuwe) raads- en commissieleden in te werken/ te begeleiden. De werkgroep P&C producten/proces heeft zich gericht op de implementatie van een workflow/publicatie applicatie (Lias) die het proces van de P&C cyclus ondersteunt. Daarop aansluitend is het proces, de rolverdeling en de planning herijkt waarmee de efficiency en kwaliteit is verbeterd. Al in de jaarrekening 2023 zijn verschillende aanpassingen zichtbaar en in de Kadernota zullen (conform de planning in mei) verschillende aanpassingen merkbaar en zichtbaar zijn.

De projectgroep geeft het advies de opdracht, overeenkomstig de planning, af te ronden en de projectstructuur op te heffen en de ‘lopende’ onderwerpen, die vooral te maken hebben met uitvoering en inbedding in de organisatie, over te dragen aan de organisatie en de griffie. Dit bevordert de betrokkenheid van de organisatie en een adequate inbedding in de afdelingen. Het project is ruimschoots binnen de geaccordeerde begroting gerealiseerd. De projectgroep bedankt de betrokkenen voor hun inzet.

Eindrapport project Uitwerking en implementatie bevindingen P&C cyclus, 02-04-2024