7.a. raadsvoorstel na cie aanschaf nieuw financieel pakket & P&C-oplossing.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:

Aanschaf nieuw financieel pakket & P&C-oplossing 2022/67 Wethouder Hoekstra - Sikkema

Voorstel Een eenmalig budget beschikbaar te stellen van € 70.000 in 2022, voor de aanschaf van een nieuw financieel pakket met P&C-oplossing. Dit budget komt rechtstreeks ten laste van het algemene middelen en heeft hierdoor invloed op het resultaat van de begroting 2022.

Samenvatting Het huidige boekhoudpakket wordt uit gefaseerd per 1 januari 2024. Voor die tijd dient een nieuw pakket aangeschaft te worden zodat de boekhouding kan worden omgezet.

Toelichting Unit4 Financials heeft het einde van de levenscyclus van het huidige boekhoudpakket Decade aangekondigd. De software wordt niet meer ondersteund vanaf 1 januari 2024 en de overeenkomst met Unit4 Financials wordt per die datum beëindigd. Omdat de gemeente Terschelling niet zonder boekhoudpakket kan, is begin 2021 gestart met de oriëntatie naar een nieuw pakket. Er wordt nu budget gevraagd voor de aanschaf van het nieuwe financiële pakket. Naast een nieuw boekhoudpakket bestaat er al een tijdje de wens voor de aanschaf van een P&C-oplossing.

Historie Er zijn geen voorafgaande besluiten genomen over dit onderwerp.

Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving Wanneer er geen keuze wordt vastgelegd voor een nieuw boekhoudpakket dan heeft de gemeente Terschelling vanaf 1 januari 2024 geen ondersteunende applicatie meer beschikbaar voor de boekhouding. Voor de continuïteit van de organisatie is het van belang dat de implementatie van een nieuw boekhoudpakket zo vroeg mogelijk, maar het liefst voor 1 januari 2023, wordt ingezet.

Belang voor toerisme/samenleving/economie Niet van toepassing

Financiële/personele/organisatorische gevolgen De kosten die gemoeid zijn met de aanschaf van beide applicaties worden hieronder schematisch weergegeven. Hierbij is onderscheidt gemaakt in jaarlijkse en eenmalige kosten.

2

Kosten Financieel pakket inclusief diensten implementatie Bijkomende kosten SCC Leeuwarden P&C-oplossing Bijkomende kosten SCC Leeuwarden Cognos rapportage Onvoorzien Totaal

Eenmalige kosten

Jaarlijkse kosten

€ 56.900

€ 4.666

€0

€ 3.865

€ 7.860

€ 12.000

€0

€ 460

€0

€ 5.000

€ 5.240 € 70.000

€ € 25.991

In de raming is ook een post onvoorzien meegenomen. Deze post is met name bedoeld voor eventuele extra ondersteuning na de implementatiefase. De tarieven voor het inhuren van een consultant bedragen € 115 (P&C-oplossing) en € 135 (Financieel pakket) per uur. Het eerste jaar zijn er eenmalige kosten aanwezig, waarvoor er eenmalig een aanvullend budget van € 70.000 voor 2022 wordt gevraagd. Deze eenmalige kosten komen ten laste van de algemene middelen en hebben daardoor direct effect op het resultaat van de begroting 2022. Deze wijziging wordt verwerkt in de eerstvolgende begrotingswijziging voor 2022. Voor de jaren 2023 e.v. is het reeds opgenomen budget in de begroting dekkend voor de jaarlijkse kosten, welke € 25.991 per jaar bedragen. Facturatie van deze jaarlijkse kosten vindt plaats via de ICT bijdrage van de gemeenschappelijke regeling de Waddeneilanden (443300 / 612021). Eventuele wijzigingen van de budgetten worden verwerkt in de (meerjaren)begroting 2023. De planning van implementatie van de pakketten is als volgt: September 2022 – Start implementatie Financieel pakket 1 januari 2023 – nieuwe boekhoudpakket is operationeel Maart 2023 – Start implementatie P&C-oplossing

Communicatie/interactiviteit Niet van toepassing

Advies van de raadscommissie In de commissie is een vraag gesteld over het in een keer nemen van de kosten voor de aanschaf. Deze vraag wordt hierbij beantwoord. De keuze van het in een keer nemen van de kosten van het nieuwe financiële pakket is gemaakt op basis van de Notitie Materiële vaste activa (van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)). De accountant volgt in zijn controle naast de wetgeving van de BBV ook de uitgebrachte notities van de BBV. Voor het financiële pakket is gekozen voor een Saas1 oplossing, deze bied de meeste mogelijkheden en is goed werkbaar op de 1

Software-as-a-Service (SaaS) is een model waarbij softwaretoepassingen via internet worden aangeleverd, dus als service.

3

ICT omgeving van Leeuwarden. Onder paragraaf 3.4 Software is het volgende opgenomen:. Software kan ook in gebruik worden genomen in de vorm van een SaaS oplossing. In dat geval is er geen sprake van het verkrijgen van een actief ( een investering met economisch nut) omdat het bij SaaS gaat om dienstverlening in de vorm van een abonnement waarmee wordt ingelogd bij de dienstverlener. Deze dienstverlener heeft die de activa zowel juridisch als economisch in bezit. Dit betekent dat ook de implementatiekosten behorende bij de implementatie van een SaaS oplossing niet geactiveerd mogen worden. Er is geen sprake van een verkrijgingsprijs en daarom zijn de kosten ook niet als bijkomende kosten te kwalificeren. Geadviseerd is het onderwerp als hamerstuk te agenderen.

Ter inzage liggende stukken Niet van toepassing

Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 12 juli 2022 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling, H.M. de Jong, secretaris/directeur

1

C.M. van de Pol, burgemeester

Software-as-a-Service (SaaS) is een model waarbij softwaretoepassingen via internet worden aangeleverd, dus als service.