7.a Raadsvoorstel Dekking project Erfgoed Terschelling (aangepast na cie).docx

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:

Dekking project Erfgoed Terschelling 2022/94 Wethouder Van Essen

Voorstel Voor het digitaal archief Erfgoed Terschelling de benoemde financiële middelen beschikbaar te stellen en te verwerken in de begrotingswijziging en meerjarenbegroting.

Samenvatting Terschelling heeft een geheel eigen cultuur en geschiedenis. Het is zaak om de unieke en waardevolle documenten, objecten en beeldmaterialen digitaal raadpleegbaar te maken en toekomstbestendig te behouden voor de volgende generaties. Door de eilander archieven, collecties en privéverzamelingen op te nemen in één archief (Erfgoed Terschelling) kunnen deze met elkaar verbinden en creëren we een overkoepelende en toegankelijke eilander database. Het gehele archief is eenvoudig doorzoekbaar op de website van Erfgoed Terschelling.

Toelichting Om de historisch en cultureel belangrijke documenten, objecten en beeldmaterialen van Terschelling te digitaliseren en daarmee te behouden voor de toekomst én tevens toegankelijk en inzichtelijk te maken voor een breed publiek is het samenwerkingsverband Erfgoed Terschelling van start gegaan. De eerste stap in 2020 was de aanschaf van het hiervoor meest geschikte online registratiesysteem dat verschillende collecties met elkaar kan verbinden. Niet alleen de collecties van de gemeente worden opgenomen en gekoppeld, maar ook andere eilander archieven en collecties. De eerste contacten met maatschappelijke organisaties en verenigingen op Terschelling zijn hiervoor al gelegd. Er blijkt een groot draagvlak voor dit initiatief. Het grote, culturele en historische samenwerkingsverband is dus bedoeld voor de hele Terschellinger gemeenschap. Om het initiatief verder te brengen en te laten slagen is financiële dekking nodig, zowel structureel als incidenteel.

Historie Om een verantwoorde registratie van objecten en stukken te kunnen waarborgen, volgens de missie en visie van ’t Behouden Huys en de landelijk gestelde eisen, moest voor het Historisch Centrum een goed systeem aanschaft worden. Op advies van de Museumfederatie is daarom het systeem ‘Atlantis’ in 2020 aangekocht. Na het uitvoeren van een stakeholderanalyse en het oprichten van een klankbordgroep is een projectplan opgesteld, de database ingericht en een website gemaakt. In de tussentijd zijn contacten gelegd met deelnemende organisaties, stichtingen en verenigingen, waarvan enkele hun archief inmiddels al gekoppeld hebben aan de database van Erfgoed Terschelling.

Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving

2

Er is een contract opgesteld waarin duidelijke afspraken worden gemaakt met deelnemende organisaties en verenigingen op Terschelling. Het gaat hierbij om een deelnemersovereenkomst die wordt ondertekend door de gemeente en de betreffende partij. Op foto’s en stukken kunnen auteursrechten rusten. Stukken van de gemeente worden hierop gecontroleerd voordat deze online beschikbaar komen. De deelnemende partijen zullen dit voor hun eigen stukken moeten vastleggen. De gemeente zal daarvoor niet aansprakelijk zijn. Daarnaast wordt overeengekomen wie de eigenaar is van de gedigitaliseerde stukken. Ook worden er afspraken gemaakt met betrekking tot deelname, beveiliging en de online gedragscode.

Belang voor toerisme/samenleving/economie Doordat Erfgoed Terschelling de gezamenlijke database wordt van de Terschellinger documenten, objecten en beeldmaterialen wordt het niet alleen voor de eilanders een interessante bron. Ook zal Erfgoed Terschelling het toerisme een positieve stimulans geven. Het vergroot de zichtbaarheid van Terschelling en geeft de toerist meer reden om het eiland (beter) te leren kennen. Door het creëren van een uitgebreid en flexibel systeem waarbij je op één zoekplaats toegang krijgt tot het complete Terschellinger digitale archief wordt de informatievoorziening over Terschelling vergroot. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de eisen en wensen van de digitaliserende samenleving. Door deze digitalisering en automatisering is er op termijn winst te behalen op de inzet van personeel en bespaart het de informatiezoekende veel tijd. Bovendien zorgt het toegankelijker maken van de eilander historie voor meer verbinding in de gemeenschap.

Financiële/personele/organisatorische gevolgen Het systeem (database) is reeds aangeschaft door ’t Behouden Huys. Daarnaast moeten er jaarlijks kosten worden gemaakt om de database te laten draaien. Hier zal budget voor moeten worden vrijgemaakt. Het gemeentearchief zal eveneens worden opgenomen in het systeem, waarvoor ten dele incidentele kosten worden gemaakt. Jaar Structurele kosten Incidentele kosten (extra modules en toepassingen systeem) Personele lasten

2022 € 16.307

2023 € 16.917

2024 € 22.276

2025 2026 2027 € 23.458 € 23.458 € 23.458

€ 14.125

€

2.900

€ 16.500

€ 4.189 (waarnemings - toeslag)

€ 33.972

€ 33.972

€ 33.972 € 33.972 € 33.972

Totaal benodigd extra budget

€ 34.622

€ 53.789

€ 72.748

€ 57.430 € 57.430 € 57.430

De kosten voor het project zullen worden geboekt op taakveld 5.5 - Cultureel Erfgoed en komen ten laste van de algemene middelen.

3

Communicatie/interactiviteit Team Erfgoed Terschelling valt onder de gemeente en zal een leidende rol hebben in de communicatie. Het team onderhoudt contact met de deelnemende partijen en de online gebruikers. Elk jaar worden de deelnemende partijen uitgenodigd voor een intervisiebijeenkomst. Daarnaast krijgen de deelnemende partijen de benodigde scholing. Via de website, Social Media en de pers worden de (potentiële) gebruikers op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen. Ook de raad zal regelmatig worden geïnformeerd over de voortgang van Erfgoed Terschelling. Team Erfgoed is zowel aanjager, verbinder als beheerder van het initiatief. Indien het voorstel wordt aangenomen en de financiële middelen beschikbaar zijn gesteld, worden de verschillende collecties met elkaar verbonden in de database van Erfgoed Terschelling, waardoor men ieder object, beeld of document in een veel grotere context kan raadplegen, beleven en hergebruiken. Daarnaast wordt de eilander historie toekomstbestendig bewaard en gemakkelijk raadpleegbaar.

Advies van de raadscommissie Dit onderwerp is besproken in de raadscommissie van 7 december. Hierin zijn een aantal vragen gesteld. Onderstaand wordt een reactie gegeven op de vragen. Is er een begroting gemaakt waar bijvoorbeeld de personele lasten zijn opgenomen? Ja, er is een gedetailleerde meerjarenbegroting gemaakt. Personele inzet is nodig voor een coördinerende en aanjagende rol.

Ter inzage liggende stukken n.v.t. Datum behandeling in B&W + ondertekening Terschelling, 11 oktober 2022 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,

H.M. de Jong, secretaris/directeur

C.M. van de Pol, burgemeester