5. Reglement van orde Auditcommissie.pdf

gemeente

Ter schelling Onderwerp: Jaar/nummer:

Raadsbesluit

Verordening auditcommissie 2022 2022 / 34

De raad van de gemeente Terschelling; gelet op artikel 84 van de gemeentewet; gelezen het amendement 11 .b. 1 bij raadsvoorstel 2022 / 34; besluit: Vast te stellen de Verordening op de auditcommissie Terschelling 2022. Artikel 1 De commissie Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie. Artikel 2 Taken Auditcommissie De Auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen door de gemeenteraad van zijn controlerende verantwoordelijkheid. De Auditcommissie overlegt en adviseert in ieder geval over: a. de selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening; b. het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad; c. de rapportage van de accountant naar aanleiding van de tussentijdse controle en het Verslag van bevindingen bij de jaarrekening; d. de documenten behorende bij de Planning- en Control-cyclus (kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad.

Onderdeel daarvan is de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten; e. de planning voor de behandeling van de documenten als genoemd onder d.; f. herziening van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (hierna: Gw);

2

g. De uitwerking en naleving door het college van de Financiële verordening gemeente Terschelling, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a Gw; h. de afstemming van onderzoeken van de accountant vanuit de wettelijke controleopdracht, de rekenkamercommissie, interne audits door het college op grond van art. 212 en 213a Gw en onderzoeken door de raad; opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en rekenkamercommissie-onderzoeken. Artikel 3 Samenstelling Auditcommissie a. de Auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal 1 lid in de Auditcommissie worden benoemd; b. de raad draagt bij de samenstelling van de Auditcommissie zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties; c. benoembaar zijn leden van de gemeenteraad, evenals commissieleden niet zijnde raadsleden; d. de leden worden door de raad benoemd; e. de benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen; f. het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad; g. In tussentijds in de Auditcommissie open gevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien; h.

Leden van de auditcommissie kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander lid van de fractie of één van de benoemde commissieleden, niet zijnde raadsleden namens de betreffende fractie

de Auditcommissie wordt op verzoek ondersteund door adviseurs zijnde het hoofd middelen of zijn of haar vervanger en de accountant.

3

Artikel 4 Voorzitter De gemeenteraad wijst uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. Artikel 5 Secretariaat Het secretariaat van de Auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door hem/haar aan te wijzen medewerker. Artikel 6 Bevoegdheden Auditcommissie a. De Auditcommissie kan ten minste advies uitbrengen aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen. b. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd om naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de rekenkamercommissie, ambtenaren van de gemeente Terschelling, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. c. Indien de Auditcommissie ambtenaren van de gemeente Terschelling uitnodigt, informeert zij het college hierover. d. De Auditcommissie bereidt de benodigde handelingen voor conform hetgeen beschreven is in de controleverordening ex art 213 Gemeentewet. Artikel 7 Vergadering en verslaglegging a. De Auditcommissie stelt voorafgaand aan een kalenderjaar het vergaderschema van de commissie vast, afgestemd op de Planning- en Control-cyclus voor dat jaar. b. De Auditcommissie vergadert voorts zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. c.

De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt spoedeisende gevallen uitgezonderd uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering. —

—

d. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd toegezonden aan de leden en de vaste adviseurs zoals genoemd artikel 3 lid i. e. De vergaderingen van de Auditcommissie zijn besloten tenzij de commissie anders beslist.

4

f. Van iedere vergadering wordt een besluitenhijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie. De besluitenlijsten worden gepubliceerd via het RaadslnformatieSysteem. Artikel 8 Besluitvorming en advisering a. De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en brengt dit onder de aandacht van de raad. b. Adviezen van de Auditcommissie worden bepaald bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag. c. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheids- standpunt in het advies verwoord. d. De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en adviseren, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum). e. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden. Artikel 9 Uitleg verordening Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. Artikel 11.

Intrekking Verordening op de auditcommissie gemeente Terschelling 2007 De verordening op de auditcommissie gemeente Terschelling, vastgesteld op 18 december 2007, wordt met het inwerking treden van deze verordening ingetrokken. Artikel 12 Inwerkingtreding Deze verordening treedt een dag na publicatie in werking.

5

Artikel 13 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie gemeente Terschelling 2022”.

Terschelling, 20 april 2022 De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,

griffier