4.q. vervolgadvies proces bespreking verbeteren verhoudingen (20231210)

Vervolgadvies over het vergaderproces op 14 december 2023

T. de Jong, raadsgriffier 10 december 2023 Aan: de agendacommissie van de gemeenteraad

Aanleiding Vanuit de diverse bestuursorganen wordt behoefte gevoeld dat de raadsvergadering op 14 december waarin de uitkomsten van het proces verbeteren verhoudingen besproken worden, van een duidelijke structuur te voorzien. Eerder vandaag heeft u een advies ontvangen over het collegevoorstel in deze. In het voorliggende advies wordt een mogelijke werkwijze beschreven. Doel De openbare bespreking in de raadsvergadering van de uitkomsten van het proces verbeteren verhoudingen, zo inrichten dat dat recht gedaan wordt aan de rollen, taken en bevoegdheden van de gemeenteraad.

Inleiding Het agendapunt bespreking uitkomsten van het proces verbeteren verhoudingen is door de raadscommissie verbeteren verhoudingen geagendeerd. Het agendapunt kent geen voorstel aan de gemeenteraad. Daar heeft de commissie voor gekozen, met als reden dat in de raadsvergadering de beeldvorming van de raadsleden plaats vindt; aanvullend op de beschouwing van de commissie en de diverse verslagen van bijeenkomsten. Vervolgens is het aan de raad hierover in debat te gaan en heeft de raad gelegenheid daarover te besluiten middels moties.

De kaders De gemeentewet en het reglement van orde van de gemeenteraad van Terschelling spreken voor zich. In het reglement staat benoemd dat de gemeenteraad in twee ronden beraadslaagt en besluit. In voorkomende gevallen kan de vergadering besluiten dat hiervan afgeweken worden. Op voorhand kunnen daar ook afspraken over gemaakt worden in de agendacommissie. De werkwijze tijdens de raadsvergadering: Uit het RvO (08-11-2023) Artikel 24 Vergaderorde en spreekregels Aantal spreektermijnen 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. Artikel 26 Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over. De raad besluit over de eigen werkwijze. Dat kan in de raadsvergadering nog door de raad gewijzigd worden door ordevoorstellen te doen. De vergadering besluit ogenblikkelijk..

De brief van de commissaris van de Koning Uit de brief d.d. 7 maart 2023, gericht aan de gemeenteraad; Ik wil u verzoeken zich te buigen over de vraag hoe u, samen met de andere bestuursorganen van de gemeente, kunt komen tot professionele werkverhoudingen. Dat zal van eenieder een inspanning vragen. Ik adviseer u met klem dit in een openbare vergadering te doen. U dient over uw handelen verantwoording af te leggen aan uw bevolking. Neem dit jaar om te bezien of er verbetering komt. Houd tussentijds een formeel evaluatiegesprek conform de handreiking van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en rapporteer mij in december van dit jaar. Mocht u aan het eind van het jaar van mening zijn dat er geen verbetering is, dan zal ik daarover rapporteren aan onze Minister. De kernvraag die de commissaris aan de gemeenteraad voorlegt is hierboven onderstreept. Het vergaderproces dient zo ingericht te worden dat de raad hierover op 14 december een afgewogen uitspraak doet.

Het doel van de raadsvergadering De gemeenteraad komt in de raadsvergadering tot bevindingen, die gerapporteerd worden aan de cdK. Bevindingen kunnen alleen als besluit door de gemeenteraad vastgesteld worden. Het instrument dat de gemeenteraad hierbij tot zijn beschikking staat is agenderen, in stemming brengen en besluiten over motie(s). Als de vergadering geen moties aanneemt, dan zijn er geen bevindingen te rapporteren aan de cdK. Waar hiervoor staat bevindingen in meervoud moet ook gelezen worden bevinding in enkelvoud, als het er 1 is.

Alle bestuursorganen een actieve rol De CdK richt zich in zijn brief op alle bestuursorganen; Ik ben de mening toegedaan dat zowel in de cultuur, als de omgangsvormen en normen, alsmede het bestuurlijk acteren, alle bestuursorganen zich aangesproken mogen voelen en zich uitgenodigd mogen voelen om verbeteringen door te voeren. Bij herhaling krijg ik het beeld herbevestigd dat het u allen ontbreekt aan fundamenteel vermogen tot zelfreflectie. Er is geen vermogen zich in de ander te verplaatsen en het gaat onvoldoende over de bestuurbaarheid van uw eiland. Uw eigen waarneming en ongenoegen lijkt leidend te blijven. Tijdens de raadsvergadering moet er gelegenheid zijn voor alle leden van de drie bestuursorganen te reflecteren op het proces van verbeteren verhoudingen en de opbrengst daarvan.

Waar moet het vergaderproces aan voldoen? Elk besluitvormingsproces kent een drietal fases. Beeldvorming: elkaar bevragen. Opinie vormen: meningen geven en daarover het debat aangaan. Besluiten: uitspraak doen middels motie. Tijdens de vergadering tijd gunnen te schorsen.

Het voorzitterschap Te regelen in onderling overleg tussen de burgemeester, de plaatsvervangend voorzitter, de voorzitter van de raadscommissie (mits deze bereid is). Het regelen van het voorzitterschap is niet de bevoegdheid van de agendacommissie, of het presidium. Het is niet door de raad afdwingbaar dat het voorzitterschap belegd wordt bij een raadslid als de voorzitter aanwezig is.

Advies De voorgestelde werkwijze (in rondes) 1.

De raadsleden (fracties), wethouders (college) en burgemeester gelegenheid geven hun mening te geven over de opbrengst van het proces om te komen tot verbetering van de bestuurlijke verhoudingen. (bevindingen delen)

2.

De raadsleden in de gelegenheid stellen zich te informeren (door middel van het stellen van vragen) over de beoordeling van anderen van de verbeterde verhoudingen. Vragen kunnen gesteld worden aan elkaar en aan de wethouders en aan de burgemeester.

3.

De raad gaat het debat aan over de opbrengst van het proces. Moties kunnen worden ingediend.

4.

De raad spreekt zich mogelijk uit middels het raadsinstrument motie.

Schorsingen in ieder geval tussen elke rond.