4. Openstaande vragen aan burgemeester - commissievergadering 11 januari 2023 29-1-2023.docx

Raadscommissie 11 januari over Toetsingskader evenementen Openstaande vragen aan de burgemeester en de antwoorden

Eerste termijn De heer Smit - Samen Terschelling •

De organisator moet de omgeving informeren. Dit staat op blz. 14. Hoe dient dit plaats te vinden? Advertentie Terschellinger of brief aan omwonenden en hoever wonen mensen dan van een evenemententerrein af om geïnformeerd te worden? Antwoord: De wijze waarop staat niet uitgewerkt en is afhankelijk van het soort en de aard van het evenement. Een advertentie in de Terschellinger zal niet voldoende zijn, omdat daarmee alleen de abonnees van de Terschellinger worden geïnformeerd. . Een brief aan de rechtstreeks omwonenden is een start, een bijeenkomst organiseren (voor grote evenementen) door de organisator behoort ook tot de mogelijkheden. Daarin is de organisator vrij. Wie er geïnformeerd moeten worden, is vooraf ook niet te zeggen. Ook dat verschilt per omvang, aard en locatie van het evenement.

•

Inzet hulpdiensten. We hebben een 4x4 ambulance. Wordt er bij extra inzet tijdens een evenement ook rekening gehouden om ook een extra 4x4 ambulance in te zetten? Antwoord: De GHOR neemt dit mee in de advisering voor opschaling. De bereikbaarheid van het evenement is ook een onderdeel van advisering. De RAV en de GHOR stemmen de extra inzet voor evenementen met elkaar af. Ook de organisatie heeft een grote rol in bereikbaarheid tijdens een evenement. Zo dient er voor sommige grotere evenementen bij de aanvraag een calamiteitenroute worden aangeleverd. Deze wordt getoetst door de hulpdiensten.

•

Blz. 19 - Schaarse vergunningen. Hoe wordt er mee omgegaan als bijvoorbeeld voor het weekend van de Berenloop een ander evenement wordt aangevraagd dat heel goed binnen de evenementenvisie past en veel minder inzet van hulpdiensten nodig heeft? Kunnen zij dan geen vergunning meer krijgen omdat deze naar een ander gaat? Hoe borgen wij op een juridisch correcte wijze de vergunningen van bestaande evenementen? Antwoord: Dit kan via verschillende manieren worden opgelost. Allereerst wordt beoordeeld of de evenementen gelijktijdig door kunnen gaan. Alleen in het uitzonderlijke geval dat de evenementen elkaar uitsluiten kan een of beide aanvragers worden gevraagd te kiezen voor andere dagen/ tijdstippen. Ook evenementenorganisatoren hebben belang bij het verplaatsen van evenementen omdat anders niet zeker is of een vergunning kan worden verleend. Dat zal door het evenemententeam ook aan de organisator worden uitgelegd. In verreweg de meeste gevallen kan hiermee een oplossing worden gevonden. Mocht dat allemaal niet tot oplossingen leiden dan resteert een beoordeling aan de hand van de criteria die zijn opgesteld voor concurrerende aanvragen. Bij de selectiecriteria is opgenomen dat de grondeigenaar toestemming moe geven voor het gebruik van de grond, ontbreekt die, is sprake van een no go.

1

•

Kleine evenementen met meldingsplicht. Vaak hebben dit soort evenementen wel iets van versterkt geluid zoals achtergrondmuziek of aankondigingen via een speaker. Dan zouden al veel evenementen buiten de meldingsplicht vallen. Moeten we dan misschien de APV wijzigen? Antwoord: Dat lijkt niet verstandig omdat ook kleine evenementen geluidsoverlast voor de omgeving kunnen veroorzaken. De indeling vloeit voort uit de APV en in de praktijk is gebleken dat deze goed werkbaar is.

•

Is dit toetsingskader voldoende om ongewenste evenementen te weren en op zodanige wijze dat er geen langslepende procedures uit voort vloeien? Antwoord: Met dit toetsingskader is beoogd voor alle evenementenorganisatoren vast te leggen aan welke eisen moet worden voldaan als er evenementen op Terschelling worden georganiseerd. Daarmee wordt voor alle partijen duidelijkheid gegeven. Gelet op de hoeveelheid en ingrijpende eisen die aan nieuwe grootschalige evenementen worden gesteld, mag worden verwacht dat organisatoren eerder een andere locatie zullen zoeken. Regelgeving hoe duidelijk deze ook is, voorkomt geen langslepende procedures, dat geldt ook voor dit toetsingskader.

De heer Adams - PvdA •

Graag een reactie van de burgemeester op de brief van de klankbordgroep en de inspraak van de heer Walter Visser. Antwoord: De klankbordgroep is vooral bang dat de bestaande kleine evenementen met dit toetsingskader niet uit de voeten kunnen. In dit toetsingskader is vastgelegd hoe de gemeente Terschelling omgaat met evenementen. De procedurele eisen die er in vastgelegd zijn, zijn nu ook al van toepassing, dus niet nieuw. Waar rekening mee wordt gehouden in de beoordeling is de aard en de omvang van een evenement. Daar zit het ook het verschil tussen groot en klein in. Een veiligheidsplan van Oerol is veel omvangrijker, dan een veiligheidsplan van een klein evenement. Wat wel verandert is de indieningstermijn. Voor kleine evenementen wordt deze nu drie maanden in plaats van zes weken, zodat er ook ruimschoots voor het evenement een vergunning verleend kan worden. De termijn waarbinnen een vergunning voor een klein evenement moet worden afgegeven is maximaal 8 weken. De toetsingscriteria worden door de gemeente al jaren zo gebruikt, ook die zijn niet nieuw, ze zijn nu alleen opgeschreven.

De heer Ruige - VVD •

Oude Terschellinger gebruiken. Moeten deze activiteiten als evenement worden aangemerkt? Het wordt voor dit soort kleinschalige evenementen erg lastig om dit in stand te houden met de regelgeving die er is. Is er een mogelijkheid op basis van gelijkwaardigheid hen toch iets tegemoet te komen? Antwoord: Onder de oude Terschellinger gebruiken vallen de volgende gebeurtenissen: Meivuren geen evenement, geen vergunning, wel een ontheffing nodig op grond van de Wet Milieubeheer.

2

Sint Jan

Beestemerk Sunderum

Evenement, vindt plaats op de openbare weg, hulpdiensten nodig, kent een organisator. Heeft een aantrekkende werking. Voor de burgemeester is vooral het veiligheidsaspect van belang. Valt onder jaarmarktverordening, is daarom geen evenement. Is geen evenement. Kent geen organisator.

Dit blijft gehandhaafd en gaat met dit toetsingskader niet veranderen. Overige vragen: •

De heer Smit van Samen Terschelling maakt een opmerking over termijnen. Blz. 25. ‘’Streven naar het verlenen van een vergunning 4 weken voorafgaand aan het evenement’’. Dit moet volgende heer Smit minimaal 6 weken zijn om een bezwaarprocedure te kunnen voorbereiden en voltooien. Daarnaast is 4 weken in strijd met de algemene wet bestuursrecht. Het kan zijn dat Samen Terschelling dit verkeerd leest of begrijpt. In dat geval is een tekstuele aanpassing nodig. Antwoord: Vaak zijn aanvragen voor een vergunning pas heel kort voordat het evenement plaatsvindt volledig (ontvankelijk). Dit wordt veroorzaakt omdat de details van het evenement vaak pas kort voordat het evenement plaatsvindt helder worden, veiligheidsplannen goed zijn ingevuld, antwoorden op vragen gegeven of rapporten zijn opgesteld. Enerzijds willen we de organisatoren zoveel mogelijk tijd en gelegenheid geven voor het kunnen opstellen aanvullen van hun plannen. Anderzijds willen we de bewoners gelegenheid geven om bezwaar in te dienen en zo nodig het evenement via het indienen van een voorlopige voorziening te kunnen voorkomen. Daarvoor hoeven zij niet de volledige wettelijke termijn van 6 weken te krijgen. Bezwaar en een voorlopige voorziening kunnen ook eerder worden ingediend. Daarnaast wil het evenemententeam voldoende gelegenheid hebben om vergunningaanvragen goed te beoordelen en adviezen in te winnen.

Het is dus echt een spanningsboog. Als we de omwonenden meer tijd willen geven om bezwaar in te dienen, dan gaat dat ten koste van de tijd die of de evenementenorganisator heeft voor het aanvullen van de aanvraag of de tijd die het evenemententeam heeft om een vergunningaanvraag te beoordelen. Desondanks zal de tekst op dit punt worden aangepast en zal er naar worden gestreefd een vergunning te verlenen 6 weken voorafgaand aan het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt.

Lijst met toezeggingen (toezegging 36) 1. De burgemeester zoekt uit “de mogelijkheid van een derde ambulance en eventuele door de VRF geaccepteerde alternatieven”. De evenementenkalender is een coördinatiemiddel om de inzet van de hulpdiensten (politie en de VRF) te kunnen afstemmen. Doorgang van evenement en de reguliere inzet van de hulpdiensten kunnen zo elk jaar goed op elkaar worden afgestemd. Niet alleen op Terschelling is er bij sommige evenementen extra inzet van de RAV Fryslan nodig, ook bij de Sneekweek, elfstedentocht (fiets) en in 2018 het evenement de “De Reuzen” in Leeuwarden was er extra inzet nodig. Om al deze organisaties te kunnen bedienen, zonder dat dit invloed heeft op de reguliere zorg, is er eerst 3

afstemming tussen GHOR en RAV Fryslan nodig. De gemeente adviseert de organisaties op het eiland, om altijd tijdig een aanvraag in te dienen. (Dit geldt op dit moment voor de Berenloop, de Fjoertoer en Oerol). Zo wordt de opschaling van de reguliere ambulancezorg, tijdens het evenement tijdig in de afstemming tussen GHOR en RAV meegenomen. 2. Voor als nog is er geen aanleiding om aan te nemen dat de RAV structureel niet kan leveren. Organisaties die hun evenement voor 1 oktober hebben aangemeld, en ook de aanvraag voor extra inzet van de RAV Fryslan tijdig voor die datum hebben ingediend, zijn allen meegenomen in de planning en opschaling van reguliere ambulancezorg in Friesland. Een toezegging van de extra inzet kan helaas wel eens op zich laten wachten. Wanneer een organisatie de aanvraag voor extra inzet te laat indient, kan het zijn dat de afstemming tussen GHOR en RAV al is geweest en de aanvraag niet meer kan worden meegenomen. 3. Mocht er tijdens de afstemming tussen GHOR en RAV Fryslân toch een capaciteit probleem naar voren komen, Gaan de GHOR en de RAV Fryslan, samen opzoek naar een passende oplossing. Zij nemen die oplossing dan ook op in de advisering richting de Burgemeester. De oplossing moet binnen de Wet Ambulancezorg zijn toegestaan. 4. De RAV Fryslân is als overkoepelende organisatie verantwoordelijk voor alle ambulancezorg in de provincie.

Zij zien erop toe dat de kwaliteit van de zorgverlening goed is en dat de ambulances binnen de wettelijk gestelde aanrijdtijden op de plaats van bestemming is. Mocht de GHOR in haar advies opschaling van de reguliere zorg opnemen, dan kan dit alleen middels de RAV Fryslân. De RAV kan niet zo maar haar capaciteit uitbreiden met een derde, dit staat de Wet Ambulancezorg niet toe. “Tot slot begrijp ik de zorgen van de raad. We zien en horen allemaal veel over de landelijke trend van krapte in de capaciteit van onze hulpdiensten. Dit kan en mag geen reden worden voor het wel of niet doorgaan van evenementen. Ik zeg de raad dan ook toe dat ik de zorgen van de raad serieus neem. Om een goede vinger aan de pols te houden heeft de gemeente nauw contact met andere Friese gemeenten om daar ook op te halen of daar de zelfde zorgen gelden als op het eiland. Mocht dit het geval zijn is dit een reden om Friesland breed deze zorgen met de RAV te bespreken. (RAV is hiertoe ook bereid) Ook is er een goed en regelmatig contact tussen gemeente, GHOR en RAV over de komende evenementen Ik zeg u toe, dat ik u goed op de hoogte zal houden van eventuele ontwikkelingen rondom opschaling van de reguliere ambulancezorg tijdens evenementen’’

4