4.m. Gesprekverslag 28 oktober 2023 GELAKT Gemeenteraad en Bgm

1 Gesprek tussen gemeenteraad en de burgemeester Besloten bijeenkomst in het kader van proces verbeteren verhoudingen

Aanwezig: P. Krikke (gespreksleider), C.vd Pol (burgemeester), J.W. Adams, G. Bos, R. Bultena, T. Lugt, C. Muijskens, A. Schol, J.C. Smit, P. Werner, H. vd Wielen. Afwezig met kennisgeving: D. Ruige en K. Smit Datum: 28 oktober 2023 Tijd: 15.30 tot 18.25 uur Plaats: de Kraak, alhier Concept verslag: T. de Jong

Inleiding: PK opent de bijeenkomst, legt uit wat de bedoeling is van de bijeenkomst en geeft aan dat eerst de burgemeester het woord krijgt en daarna de fracties op volgorde van grootte. Als iemand het woord heeft kunnen anderen daarop reageren. PK vat samen en concludeert naar afspraken toe. Burgemeester (CP)

CP: geeft aan welke onderwerpen zij wenst te bespreken met de gemeenteraad. Grijpt terug op haar aantreden en dat op dat moment de raad tot op het bot verdeeld was over de werkwijze vanwege corona. CP: waar ontbreekt het aan binnen het bestuur van Terschelling: 1. Respect, hoe gaan we met elkaar om? 2. De kwaliteit van besluitvorming. 3. Empathie, onvoldoende verdieping in de positie van de ander (naar elkaar en richting stakeholder) Ambtenaren voelen zich niet altijd veilig bij wat er wordt gezegd. CP: kunnen we de kloof dichten tussen college en ambtelijke organisatie? Zij wil hierover het gesprek voeren. PK wil eerst de eigen antwoorden van CP op deze vragen. Adi (respect) CP: de muren hebben oren. Raadsleden weten binnen de kortste keren info uit het college. Er is veel roddel en achterklap, ze doet daar zelf ook aan mee.

RB: wel aanpakken, bij de persoon zelf eerste aan de bel trekken. JS: niets blijft op het eiland geheim. Hij constateert dat CP via facebook eigen p.r. campagne voert en dat berichten niet altijd gemeend zijn. Voorbeeld: voor de bühne 5 minuten naar muziekuitvoering en daar melding van maken via facebook. CP is het daar niet mee eens. PK: Indien raadsleden weet hebben van een bijeenkomst waarvan zij het belangrijk vinden dat de burgemeester er verschijnt dan tippen zij daarover de burgemeester vooraf. Veelal kan de burgemeester de aankondigingen ook zelf in de lokale pers vinden, maar een extra attendering kan geen kwaad. De burgemeester kan zelf een afweging maken of de bijeenkomst in haar agenda past. Als de burgemeester gaat, is de uitgesproken verwachting van raadsleden dat zij niet na 5 minuten en een foto voor Facebook weer snel verdwijnt.

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

2 JS: de organisaties bespeuren geen gevoel van daadwerkelijke interesse van de BGM. CP: zij moet er zelf achteraan als er activiteiten zijn. Ze is zelf actief hierin. Dit geldt voor het hele college. HW: op basis van de profielschets is een verwachtingspatroon van het gedrag van de burgemeester. De burgemeester weet wat er leeft. PK De neiging bestaat op het gemeentehuis veel over elkaar te spreken en minder met elkaar. Als er in een gesprek iets over iemand verteld wordt moet er eerst terug gegaan worden naar diegene over wie het verhaal gaat, met de vraag hoe de beschreven situatie precies in elkaar steekt. Dat brengt transparantie en voorkomt dat onwaarheden rond gaan. RB vraagt naar hoe CP het gevolgde proces van beteren verhoudingen tot nu toe ervaart. Ad2 (kwaliteit besluitvorming) OP: als het gaat om de kwaliteit van besluitvorming; de schouders er onder zetten. Ze ziet dat raadsleden bij het onderwerp haven één mening van één buitenstaander leidend maken. PK wil weten wat daar mis mee is volgens OP. OP: zorg dat we tot kwalitatief goede besluiten komen. Met een zelfde speelveld; informatieniveau voor ieder raadslid. PK: Het is een utopie dat informatie collectief opgehaald wordt. RB: brengt naar voren dat elk raadslid een eigen informatiebehoefte heeft. CP: we moeten naar elkaar toe duidelijk maken waar de informatiebehoefte ligt.

GB: er zijn problemen vanwege een wij/zij houding, ook de Organisatie is daarbij betrokken. We doen het toch met elkaar? (raad, college en organisatie). Als ik iets niet snap, dan wil hij dat uitgelegd krijgen door specialisten uit de Organisatie. JA : de kwaliteit van de voorstellen uit het Oollege laat te wensen over. Daarom zijn gemeenteraadsleden wel genoodzaakt om zelf extern advies in te winnen. HW: als je probeert zaken met ambtenaren te bespreken, dan gaat dat verkrampt. Hij bespeurt een soort schrikreactie bij ambtenaren. Zaken lopen ambtelijk niet goed en geeft daarbij het rouwprotocol als voorbeeld. TL: het contact met ambtenaren is juist teruggedraaid vanwege een paar incidenten. PK: Raadsleden die vragen hebben aan ambtenaren benaderen deze niet rechtstreeks, maar doen dat via de griffier. Hij sluit het kort met de GS, die verantwoordelijk is voor het ambtelijk apparaat. PW: het gaat om een basishouding er is weinig respect richting onze ambtenaren. JA: respect moet van twee kanten komen. Een raadslid moet de vrijheid hebben zaken in te brengen. Hij heeft moeite met de mededeling van de gemeentesecretaris in het presidium dat ambtenaren tijdens raadsvergaderingen direct reageren op opmerkingen van raadsleden. PK wil van OP weten waar voor haar de grens ligt, voor wat betreft info. PK: Het staat gemeenteraadsleden vrij om informatie op te halen uit de samenleving.

Zij zijn gekozen volksvertegenwoordigers en niet verplicht hun standpunten uitsluitend te baseren op informatie uit het gemeentehuis. Ook hoeven zij elders

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

3 opgehaalde informatie niet te delen met andere raadsleden of het college. Zij kunnen alle bronnen benutten om te komen tot politieke oordeelsvorming in de raadsvergadering. OP: brengt naar voren dat het concept amendement van het CDA over de herziening van het paraplu BP standplaatsen niet in de haak was (raadsvergadering 4 oktober 2023). CP: zorg dat het juist is. HW gaat in op het proces van totstandkoming van het amendement: is een dag ervoor via de griffie gecheckt op juridische houdbaarheid. De check was naar zeggen op 4 oktober gereed, terwijl hij hiervan niet op de hoogte gesteld was. PK: hoe ziet CM in dit geval haar rol als voorzitter? OP: ziet hierin wel haar rol. Ze zou meer comfort willen bieden. Zij was zich niet bewust van het gebrek in het amendement. PK: de burgemeester moet voor de raad staan. RB: wil dat de voorzitter de kwaliteit van besluiten bewaakt. Hierin ligt een actieve rol. CP heeft de vraag voor de vergadering gesteld aan de griffier of het amendement wel in stemming kon worden gebracht. Heeft het advies gekregen dat een besluit niet verhinderd kan worden, maar wel achteraf ter vernietiging kan worden voorgedragen. PK: als een amendement juridisch niet houdbaar is, dan als voorzitter hierin wel je rol pakken.

PK: hoe kijkt OP aan tegen informatie die van buiten het gemeentehuis naar raadsleden toekomt? OP: doelt er op dat één informant een raadslid sterk kan beïnvloeden (omturnen) en dat ze daar moeite mee heeft. PK: brengt naar voren dat je oor te luisteren leggen in de samenleving er bij hoort. Je kunt het niet voorkomen. JS: is van mening dat de kwaliteit van het havenvoorstel beneden peil was. RB: Als raadsleden hebben we recht op het extern ophalen van informatie. De gemeente beschikt zelf ook niet over echte specialisten. PK: De burgemeester, in haar rol als voorzitter van de raad, zal er scherp op letten dat stukken die aangeboden worden aan de gemeenteraad voldragen zijn en juist. Dit is cruciaal voor de kwaliteit van besluitvorming. De voorzitter van de raad vraagt hiervoor aandacht in het college en vraagt wethouders stukken aan te passen als deze nog niet voldragen en juist zijn. De gemeenteraad kan er zo zeker van zijn dat alleen stukken die rijp zijn voor behandeling en besluitvorming (ook juridisch!)aangeboden worden aan de raad. De driehoek speelt in dit proces een belangrijke rol. Ad3 (empathie) CP: iedereen heeft beelden van de ander. Wat zeggen mensen in situaties en wat doet dat met mensen? Ga eens in de schoenen van een ander staan. Besef hoe je kunt overkomen naar andere mensen toe. Een medewerkers tevredenheidsonderzoek kan opheldering geven.

PK een ambtenaren tevredenheidsonderzoek haalt omhoog wat er leeft. GB: wil weten wat er bedoeld wordt als mensen zich niet veilig voelen.

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

4 TL: geeft als voorbeeld dat GB zelf ooit uitgevallen is naar de vorige griffier. Dat veroorzaakt onveiligheid. RB: ziet graag een brede opdracht als een werknemer tevredenheidsonderzoek georganiseerd gaat worden. PK: Er gaan verhalen over gevoelens van onveiligheid, niet gehoord worden, vervelende werksfeer etc. van ambtenaren op het gemeentehuis. Afgesproken wordt daarom een ambtenaren tevredenheid onderzoek te (laten) uitvoeren. Daarbij worden ook de ambtenaren betrokken, die in het afgelopen jaar vertrokken zijn. De uitkomsten van dit onderzoek moeten er begin december zijn, zodat deze bij de gemeenteraadsvergadering van 14 december betrokken kunnen worden. De driehoek neemt het voortouw in de praktische Organisatie van het onderzoek, de commissie verbetering verhoudingen is opdrachtgever. OP zegt toe dit in gang te gaan zetten, maandag gaat ze daartoe de eerste stappen zetten.

Plaatselijk Belang Terschelling RB: we zijn nu een halfjaar bezig met het proces verbeteren verhoudingen. Wat is er voor OP veranderd in de verhouding naar de raad voor haar als burgemeester? Zijn er stappen gemaakt? Zijn voor OP verbeteringen waar te nemen. Wat vindt CP van de raad? OP antwoordt dat zij met het college een gesprek heeft gehad in het kader van mediation. PK onderbreekt CP; het gesprek in het college is geen mediation, maar het zijn begeleidingsgesprekken. OP: probeert haar rol als voorzitter formeel in te vullen. Zij kan de huidige samenstelling door. We moeten als bestuur transparant verder. Zij is nu niet met fracties het gebruikelijke jaarlijkse gesprek aangegaan. Als dit circus achter de rug is, wil ze de cyclus van gespreken weer oppakken. RB: aanleiding is de motie verbeteren verhoudingen. Vindt OP dat daarna dat de opstelling verbeterd is? OP: de verhouding is verbeterd. Dit blijkt haar uit de contacten met de raadsleden als er bij haar aangeklopt wordt. Dit is voor haar een teken dat ze vertrouwd wordt. OP heeft meer en beter contact met de raadsleden. Zij komen met vragen naar haar toe, onder het genot van een kopje koffie worden zaken besproken. RB: wil weten hoe zij dit ervaart in de politieke arena. OP: als vragen gesteld worden door raadsleden, dan is dat vertrouwelijk.

Informatie wordt door haar niet uitsluitend met het raadslid gedeeld, maar met iedereen. TL: waarom voert OP geen gesprekken met alle fracties. Waarom is ze gaan leunen? OP geeft aan dat zij vorig najaar slechte ervaringen had met het uitnodigen van fracties. (vlak na interpellatiedebat en motie) PK wil weten waarom OP toen niet alle fracties gesproken had. RB: OP wilde vorig jaar uitleg van de fracties over de motie. Zijn fractie had toen geen behoefte aan een fractieoverleg met de burgemeester.

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

5 JC: dit voorjaar is een klacht over raadsleden ingediend. Waar was de burgemeester in dit proces? OP: antwoordt dat zij niets wist over de klacht, tot in het laatste presidium. HW: klacht was op de lijst van ingekomen stukken geplaatst. Was dus wel informatie die bij de burgemeester bekend had kunnen zijn. GB: hoe kon het dat OP hier niets van af wist? OP ontkent nogmaals dat zij dit wist. OM: we zitten in een traject waarin we eensgezindheid tonen. Hij constateert dat de burgemeester tijdens een commissievergadering op de tribune plaatsneemt en niet bij het college aan tafel. Als u toch aanwezig bent, waarom zit u dan niet aan tafel? OP vindt dat, als ze geen inhoudelijke onderwerpen heeft, ze niet aan tafel gaat zitten. PK: wil van OP weten waarom ze wel op de publieke tribune gaat zitten, en waarom OP daar zo’n punt van maakt. OP antwoordt dat op de publieke tribune was gaan zitten om zo flexibel een aantal werkzaamheden te kunnen verrichten. Ze toch geen rol als portefeuillehouder. OM: als er geen probleem is, waarom niet aan tafel? PK vraagt of dit een uitnodiging is van de commissievoorzitter aan OP. OP: wellicht is het goed dat zij komende dinsdag (commissievergadering) wel naast de wethouder te gaan zitten, anders zit deze zo alleen. OP zit dan wel de hele avond te niksen.

PK: Om de bestuurlijke eenheid op Terschelling te onderstrepen zal de burgemeester plaatsnemen in de kring en zich niet afzijdig houden op de publieke tribune als er een vergadering is die zijzelf niet voorzit. JS: wil weten of OP moeite heeft met verminderd takenpakket. OM: wil weten waarom OP niet aanwezig was tijdens besloten bijeenkomst over de haven. OP: antwoordt dat zij de volgende dag om 07.30 de eerste boot moest nemen vanwege werk. JS: waarom verbleef OP tijdens die bijeenkomst in een café in het dorp? OP: geeft aan dat haar werkdag loopt tot 23.00 uur en dat zij daarna privé invulling geeft aan haar tijd. PK geeft een tip: als OP een vergadering verlaat, laat je daarna niet signaleren in een publieke gelegenheid. RB: dit geeft een verkeerd beeld van het bestuur.

VVD PW: informeert naar de samenwerking binnen het college en de driehoek. Hoe ervaart OP hoe dit verloopt? Waarom wordt mediation nu pas ter hand genomen? OP: mediation duurt langer dan gewenst.

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

6 PK: geeft aan dat er geen mediation plaatsvindt, maar het zijn begeleide gesprekken. CP: er ligt werkdruk bij de organisatie. Toch geen vertraging van stukken. OP: de driehoek is weer goed op de rit gezet. Merkt op dat agenda’s pas laat, op de dag zelf, gepubliceerd worden. Recent is een training voor de driehoek in gang gezet. TL: spreekt zijn zorgen uit over het reilen en zeilen van het college. Hij noemt als voorbeeld de begroting. Wat was de rol van OP hierbij als voorzitter van de raad? OP: een goede lezer weet wat zij heeft gevonden van de begroting. Zij was akkoord, mits de raad in positie gebracht zou worden. TL: hoe bewaakt u de kwaliteit van stukken? OP: is niet akkoord gegaan met de begroting.... Is akkoord gegaan met de begroting, mits de raad in positie gebracht. Andere stukken rammelen ook. TL: we gaan nu met een stofkam door alle stukken, vanwege onzekerheid over kwaliteit. OP: vond de kwaliteit van de begroting onverteerbaar. RB: de voorzitter (OP) moet staan voor de kwaliteitsbewaking. GB: wie staat bovenaan de toko? GB: OP is door de coalitie vleugellam gemaakt, doordat haar in deze raadsperiode een aantal portefeuilles zijn ontnomen. OP is juist geselecteerd op kennis van financiën en personeel. PK: geeft aan dat de burgemeester wettelijke taken heeft.

PK: De burgemeester, in haar rol als voorzitter van de raad, zal er scherp op letten dat stukken die aangeboden worden aan de gemeenteraad voldragen zijn en juist. Dit is cruciaal voor de kwaliteit van besluitvorming. De voorzitter van de raad vraagt hiervoor aandacht in het college en vraagt wethouders stukken aan te passen als deze nog niet voldragen en juist zijn. De gemeenteraad kan er zo zeker van zijn dat alleen stukken die rijp zijn voor behandeling en besluitvorming (ook juridisch!)aangeboden worden aan de raad. De driehoek speelt in dit proces een belangrijke rol. GB: wacht wel tot het schip van de gemeente Terschelling zinkt.

PvdA JA dit voorjaar was de TV registratie van de Passion in Harlingen. OP was uitgenodigd. In tegenstelling tot haar eerdere terugkoppeling was ze niet hierbij aanwezig, maar was OP voortijdig met de boot weer afgereisd naar Terschelling. OP: heeft deze roddel niet eerder vernomen en daarover verbaasd. Waarom is JA niet zelf bij mij langsgekomen? Zij heeft ingecheckt in het hotel in Harlingen. Zij kon zich niet bij de genodigden aansluiten. Heeft wel vanaf een andere plek de Passion meegemaakt. Heeft vanwege de regen de laatste boot genomen. Heeft de voorstelling niet gezien. JS: bij de Wadden2daagse was OP (voorzitter van het waddenverband) niet aanwezig bij het afscheid. OP was al vertrokken, zonder dat iemand dat wist. Zij heeft niet hierover bericht.

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

7 OP: had aansluitend een afspraak op het vaste land. Had hierover in de app van het coflege gecommuniceerd. PK: de burgemeester was er niet toen ze wel verwacht werd. AS: OP heeft niet gemeld dat ze niet bij de Passion geweest is. OP: neemt terug dat ze een stuk van de Passion gezien heeft. PK: In deze bijeenkomst is er dan nu duidelijkheid gekomen over de afwezigheid van de burgemeester bij de Passion, zij heeft voorafgaand aan de start van de voorstelling de boot van kwart voor acht terug genomen naar Terschelling. AS: neem de vlucht naar voren, wees eerlijk. CDA HW vraagt over het invulling geven aan de profielschets. Verbinder en netwerker. Daarbij relatie gemeenteraad en organisatie van belang. Meer last dan lust wordt over en weer ervaren. Krampachtigheid in relatie. Ambtenarentevredenheidsonderzoek kan hierin helderheid geven. HW vindt dat het concept amendement over de parapluherziening BP standplaatsen niet goed gecheckt is. Waar was OP in dit proces? PK: OP gaat haar taak hierin nog verder ter hand nemen. HW bemiddelt als vz werkgeverscommissie tussen de griffie en OP. Wil zo een modus vinden om wrijvingen op te lossen. OP: over haar rol als verbinder. Heeft een succesje te melden. Zij heeft Noordgat en de KNRM aan tafel gekregen. Een eerste stap is gezet. OP gaat Terschelling vertegenwoordigen tijdens de Koninklijke nieuwjaarsreceptie in het paleis op de Dam.

OM: hoe is de samenwerking tussen OP en de organisatie? OP: op haar eigen portefeuilles heeft ze geen problemen met de advisering en ondersteuning. Zij weet niet wat er verder over haar gedacht wordt. HW: geeft aan dat persoonlijke aandacht voor medewerkers het teamgevoel versterkt. OP: heeft een deel van een training voor nieuwe medewerkers mogen verzorgen. Bespeurt wel dat vanwege het vele thuiswerken het gemeentehuis behoorlijk leeg is. Plaatselijk Belang Terschelling in tweede instantie OM: brief van (over RB) was schandalig van toon. Was hier sprake van smaad en laster? Wat heeft u hierin gedaan? OP: is als ingekomen stuk bij de raad binnengekomen. OP heeft wel de opdracht gegeven de brief te laten onderzoeken op strafbaarheid. Dit is niet goed uitgezocht. OP heeft met de briefschrijfster gesproken. RB is verbaasd waarom dit niet aan hem is teruggekoppeld door OP. OP: de briefschrijfster heeft de brief niet teruggetrokken. PK: geeft OP de volgende tip: koppel in het vervolg terug aan het raadslid.

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023

8 JS: Bij alles wat rondom Eilan gespeeld heeft, heeft OP zichzelf niet in alle gevallen helemaal in de hand gehad. De heeft een emotionele uitval gekregen van OP: “je gaat er geen cent aan verdienen”. JS: OP heeft haar emoties niet altijd in de hand. Herkent zij zich hierin? OP: herkent zich niet hierin. Het gesprek had in haar herinnering een heel ander verloop. Heeft het niet gezegd. Het is absoluut niet waar. PK: nu alsnog het gesprek aangaan tussen burgemeester en de Dit in aanwezigheid van twee onafhankelijken. In het gesprek ook een notulist meenemen. GB verlaat de bijeenkomst. OM de burgemeester was niet aanwezig bij de rechtszitting Eilan op 4 mei jongstleden. OP vanwege de verschuiving van de zitting naar de middag heeft zij de keus gemaakt tijdig af te reizen naar Terschelling om deel te kunnen nemen aan de dodenherdenking. PK: er is een verschil van inzicht over beschikbare reistijd. Zij kan zich goed voorstellen dat OP de afweging gemaakt heeft dat ze geen risico wilde nemen de dodenherdenking te missen.

Over het proces TL: wil weten of we op schema liggen. PK: er komt een procesverslag van mij in mijn rol van begeleider. RB: de commissie verbeteren verhoudingen legt een document aan de raadsvergadering voor. De commissie legt geen conclusies voor aan de gemeenteraad. De raad concludeert. PK: TJ werkt het verslag uit. Afspraken en tips worden specifiek benoemd. Het verslag wordt via PK naar de commissie verbeteren verhoudingen gestuurd.

West-Terschelling, 31 oktober 2023

Verslag besloten bijeenkomst raad en burgemeester 28 oktober 2023