4.k. Bijlage 1 Verslag van de Verkenner

Verslag van de Verkenner Geachte leden van de begeleidingscommissie “verbeteren verhoudingen” van de gemeente Terschelling, Op 30 mei j.l. werd ik door uw griffier benaderd met de vraag of ik bereid was de rol van verkenner op me te nemen, zoals die werd omschreven in het concept Plan van Aanpak (PvA) Bestuurlijke situaIe gemeente Terschelling. Het presidium heeK op 30 mei dit concept besproken en besloten dat het PvA in een extra raadsvergadering zou moeten worden vastgesteld. TegelijkerIjd heeK het presidium besloten dat de griffier mij alvast kon benaderen als verkenner, zodat het beschreven traject in het PvA zo snel mogelijk van start zou kunnen gaan en indien mogelijk versneld zou kunnen worden. Omdat ik in het najaar van 2022 al gesprekken met eenieder van u heb gevoerd, was daarbij de gedachte dat geen Ijd verloren zou gaan omdat ik goed van de situaIe op de hoogte ben. Daar was geen speld tussen te krijgen en na wat bedenkIjd heb ik op uw verzoek posiIef gereageerd. Met daarbij de kanPekening dat ik in de maand juni slechts beperkte Ijd beschikbaar zou hebben, maar uitgerekend in de Oeralweek wel een paar dagen naar Terschelling kon komen en anderhalve week later een verslag zou kunnen schrijven. De aan mij verstrekte opdracht kwam als volgt te luiden: 1. onderzoek of de beschreven aanpak kansrijk is 2.

voer een QuickScan uit middels individuele interviews met de leden van de bestuursorganen en de directe adviseurs en zo tot een analyse te komen en als daar aanleiding toe is tot een meer concrete uitwerking te komen 3. rapporteer hierover aan de gemeenteraad, eventueel vergezeld van een aantal aanbevelingen in zake het plan van aanpak 4. onderzoek hoe het proces zoveel als mogelijk is te versnellen 5. zendt de bevindingen toe aan de begeleidingscommissie 6. geef een toelichIng op de rapportage aan de begeleidingscommissie

1

Werkwijze Op 15, 16 en 17 juni heb ik individuele gesprekken gevoerd met 10 leden van de gemeenteraad, de wethouders, de burgemeester, de griffier en de gemeentesecretaris. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk en ik heb slechts aantekeningen bijgehouden om tot een rapportage te kunnen komen. Voor de gesprekken was een uur uitgetrokken. De meeste gesprekken liepen uit. De gesprekken vonden plaats op het gemeentehuis. Ik heb het zeer gewaardeerd dat ik met alle gesprekspartners een open gesprek heb kunnen voeren. Opdrachtomschrijving/ Plan van aanpak Bestuurlijke situa<e gemeente Terschelling (PvA) Op 14 juni 2023 heeK de gemeenteraad het PvA - geamendeerd - vastgesteld. Dit PvA is tot stand gekomen nadat de gemeenteraad op 5 april unaniem de moIe “verbeteren verhoudingen” had aangenomen. In deze moIe maakt de raad een aantal afspraken met zichzelf, met het college en met de burgemeester. Met als doel in november/december een debat over de uitkomsten van de ingezePe trajecten te kunnen voeren. Om het gehele proces zorgvuldig te laten verlopen en tot een goed afgewogen evaluaIe te komen is de wens uitgesproken te bezien of versnelling van verschillende onderdelen mogelijk is. Uitkomst van de gesprekken. Kansrijk De gesprekken die ik heb gevoerd waren construcIef. Er is niemand die heeK gezegd niet mee te willen werken.

Anders geformuleerd: iedereen is bereid medewerking te verlenen aan de uitvoering van het PvA, waarbij eenieder verschillende bewoordingen gebruikt. Kortom: het traject op zich wordt als kansrijk gezien, maar zoals iemand het stelde: “dan moeten we wel hard aan de slag”. Deze basishouding maakt het mogelijk in te zoomen op de verschillende onderdelen van het PvA en de prioriteiten die door de raadsleden zijn benoemd. QuickScan Raad Velen zijn van mening dat de laatste Ijd de verhoudingen zijn verhard, zowel binnen de raad als tussen raad en college. “De sfeer is gespannen”. Gesteld wordt dat de negaIviteit groter is geworden. Men mist ook de gemeenschappelijke nazit van de raad, waar na een fel debat in de raad men weer op persoonlijk vlak kan ontspannen.

2

De meeste raadsleden willen beginnen met een gesprek met de raadsleden onderling, zoals al als eerste punt in de moIe van 5 april staat. Een bloemlezing: -een gesprek dat gaat over onderlinge verhoudingen, -wat zit je dwars, -omgangsvormen, -wat kun je wel en niet zeggen, -het gehakketak moet ophouden, - geen a_eurende geluiden als iemand aan het praten is, -voeten op tafelgesprek, -elkaar weer wat gunnen, -bruggen bouwen i.p.v. oude koeien uit de sloot halen, -hoe bejegen je elkaar, -bereidheid om elkaar op een volwassen wijze te benaderen, -bijdragen professionaliseren. Heel belangrijk wordt gevonden dat vervolgens duidelijke afspraken worden gemaakt, waar men elkaar dan ook op kan en zal aanspreken. Er is een voorkeur om dit gesprek onderling te voeren, onder deskundige begeleiding en met alleen de ondersteuning (griffie) erbij. Later zou dan de burgemeester, als voorziPer van de raad en nog weer later de wethouders kunnen aanhaken. Een ander gesprek met de raad zou moeten gaan over rollen en instrumenten. Rolduidelijkheid wordt vaak genoemd. Waar ga je als raad over. Dit gaat over rolbewustzijn en rolvastheid. Hierbij wordt vaak genoemd de omgang met het ambtelijk apparaat. Een deel van de raad is tevreden over de huidige gang van zaken, dwz. via de griffier worden afspraken gemaakt en dat verloopt prima.

Een ander deel van de raad is niet tevreden over de gemaakte afspraken en wil daar graag nog eens over spreken. De rollen van raad en college is eveneens een aandachtspunt. Het gesprek over rollen, taken en bevoegdheden wordt meer gezien als een soort training, het is meer informaIef en meer technisch. Hoewel in het PvA niet het mediaIontraject tussen raad en burgemeester is opgenomen, staat dit punt wel in de moIe van 5 april. Een aantal raadsleden is van mening dat het wel van belang is een dergelijk gesprek te voeren, maar dan pas nadat de vorige gesprekken hebben plaats gevonden. Over de zwaarte van dit traject bestaan verschillende opvacngen, variërend van ‘niet nodig’ via ‘een goed mediaIonachIg gesprek is wel voldoende’ tot ‘een stevig mediaIontraject’. College Iedereen is van mening dat de mediaIon van het college eigenlijk gisteren al begonnen had moeten zijn. Het is dus zaak dat het college zo spoedig mogelijk overeenstemming bereikt over de keuze van de mediator en zo snel als maar kan aan de slag gaat. Burgemeester De burgemeester heeK vanaf november 2022 een coach. Het hebben van een coach van de burgemeester is nu een integraal onderdeel van het PvA en zal dus bij de evaluaIe een rol spelen. Dat betekent dat in deze fase de raad, via het klankbordgesprek, kan aangeven welke verwachIngen men heeK ten aanzien van het coachingstraject van de burgemeester.

Het gaat daarbij dan in het bijzonder over de rol van

3

de burgemeester als voorziPer van de raad en het college. De verbindende en schakelende rol in het college en raad is een aandachtspunt. Signaleren en reflecteren op eigen handelen is van belang.

Overig In meerdere gesprekken kwam aan de orde hoe en op welke wijze de raad op inhoud meer en beter in posiIe kan worden gebracht, ofwel hoe de kader stellende rol van de raad versterkt kan worden. Verschillende onderwerpen zijn daarbij naar voren gebracht: omgevingswet, inning toeristenbelasIng, parkeergelden

Advies Alles overziend en gehoord hebbend adviseer ik het volgende: 1. Benoem zo spoedig mogelijk een regisseur, die ogenblikkelijk aan de slag gaat en tot taak heeK bijeenkomsten te (laten) organiseren en deskundigen voordraagt voor de verschillende gesprekken. 2. Start met een gesprek van de raad onderling nog voor het zomerreces of in het begin van het zomerreces. Dit eerste gesprek over de omgangsvormen zal onder onahankelijke deskundige begeleiding plaats vinden, waarbij alleen de elf raadsleden en de ondersteuning van de raad aanwezig zijn. In overleg met de begeleider kan worden afgesproken of in het tweede deel van die bijeenkomst de voorziPer van de raad (bijvoorbeeld na 2 uur), later aangevuld met de wethouders aanhaken of dat daarvoor een tweede bijeenkomst moet worden belegd. In ieder geval is van belang dat er heldere afspraken worden gemaakt. Van groot belang vindt men dat deze eerste bijeenkomst in een informele ruimte wordt georganiseerd en dus niet op het gemeentehuis. Van nog groter belang is dat er Ijd is om na de vergadering elkaar op zeer informele wijze te spreken (gezellig uit eten). 3. De volgende bijeenkomst van raadsleden zal gaan over rollen, rolduidelijkheid, taken en bevoegdheden. Iemand van buiten die in dit onderwerp is gespecialiseerd wordt hiervoor aangezocht.

De relaIe met de ambtelijke organisaIe en de wijze waarop die is georganiseerd is daarbij onderdeel van gesprek. Ook hier weer: maak duidelijke afspraken en houdt elkaar daaraan. Er is een duidelijke bereidheid deze bijeenkomst in de zomerperiode te laten plaatsvinden. 4. Het gesprek met de burgemeester over haar relaIe met de raad zou dan in september van start kunnen gaan. 4

5. De regisseur ziet erop toe dat het mediaIontraject van het college loopt. 6. Benoem in het klankbordgesprek met de burgemeester een aantal zaken waarop de raad graag ziet waarop de burgemeester wordt gecoached.

TensloCe Het is omvangrijk wat, naast het reguliere raadswerk, op uw bord komt te liggen. Omdat iedereen de bereidheid heeK uitgesproken dit traject in te willen gaan en tevens de zomerperiode wil gebruiken om een belangrijk begin te maken heb ik vertrouwen in dit proces. Het is immers voor eenieder van belang dat de evaluaIe eind dit jaar na een zorgvuldig proces zal plaats vinden. Ik wens u daarbij veel succes en hoop dat u ook daarbij enig plezier kunt hebben. Met vriendelijke groet, Geke Faber

Zandhuizen, 27 juni 2023

5