4.j. Gesprekverslagen met raadsleden onderling van 14 juli en 29 augustus 2023 GELAKT

Gesprek met Raadsleden 1. 14juli 2023

-

Raadsleden onderling, onder leiding

Doel: spreken en afspraken maken over 1. Cultuur! integriteit 2. Communicatie! omgangsvormen, (non)verbaal gedrag

Afspraken: Telefoons -Tijdens de vergadering wordt de telefoon gebruikt voor een noodzakelijk contact (met thuisfront). De aandacht is verder bij de vergadering, In het vervolggesprek met college zal dit worden aangekaart: de telefoon is storend en ook niet mooi voor de beeldvorming. -als je je telefoon gaat gebruiken, loop je even weg uit de vergadering Sociale Media -Geen gebruik van sociale media tijdens vergaderingen. Op de man direct / sneren / handbewegingen (non-verbaal gedrag) -geen non-verbale communicatie (handgebaren, kreunen) -geen opmerkingen buiten de microfoon om -humor, politiek “uitlokken” hoort erbij, verzin een mooi antwoord! Altijd in microfoon! -NOOIT op de man, altijd over het onderwerp -NOOIT buiten vergadering om -Als er tijdens of buiten de vergadering iets gezegd wordt wat je niet prettig vindt: Zeg het! Opties: 1. Elkaar opbellen (bakje koffie). Wijs elkaar daar ook op, als er tussen twee anderen iets plaatsvindt. 2. Bij de nazit aangeven aan de ander dat je te hard was, of dat je iets te hard vond 3. Bij de evaluatie in het presidium Bij elke persoonlijke sneer: voorzitter stelt: “kunt u dit terugnemen?” “dat heb ik liever niet in mijn vergadering”, “mag ik er u op attenderen dat dit een persoonlijke aanval is” -Als het niet goed wordt opgepakt, dan time-out/schorsing.

-we helpen elkaar, ook nieuwe commissieleden -gunfactor: maak elkaar eens een compliment, help elkaar -

23.00 uur -Vergaderingen stoppen uiterlijk om 23.00 uur, tenzij men unaniem is over het overschrijven van deze tijd. -als er insprekers zijn, wordt in overleg dat agendapunt naar voren gehaald, zodat een inspreker die avond nog aan de beurt kan komen. Betogen -Allemaal een vooruitgewerkt betoog oplezen hoeft niet: gun de ander zijn spreektijd en sluit als volgende daar op aan: (suggestie: Ik sluit me aan bij de volgende spreker maar heb daarbij één opmerking / vraag...) -technische vragen kunnen vooraf schriftelijk gesteld worden, de commissievergadering is opiniërend bedoeld. Beantwoording college -Spreek niet voor een ander, dus vraag niet aan het college om beantwoording van vragen die een ander stelde. Zo nodig kom je met dezelfde vraag in de tweede termijn.

Raadspianning -de raad (via agendacommissie/presidium) bepaald de raadsagenda, een te grote piek rond zomervakantie en kerst is niet altijd nodig. Los van enkele vaste documenten rond de P&C cyclus, kan de raad sturen door de Termijn Planning Raad is regisseur van bezoeken (ook van CdK). -> rol driehoekl Nader te bespreken -waar zitten ambtenaren (inclusief GS) tijdens raad en commissie -telefonie college tijdens raadsvergaderingen (hygiëne afspraken college) Terugkoppeling naar burgemeester Namens raadsleden bespreekt de commissie VV met de burgemeester om terug te koppelen wat hiervoor is besproken, in deze sessie en in de sessie van augustus (over raadsinstrumenten).

Raad <--> ambtelijk apparaat der raad beoordeelt het ambtelijk apparaat niet observaties over het functioneren eventueel bij griffier neerleggen -raadsleden hebben niet de rol om iets te zeggen over de ambtelijke Organisatie. Vragen stellen, zonder oordeel, maar politieke vragen: we zien personeelstekort, we zien vacatures, wat komt er uit het medewerkers-tevredenheidsonderzoek, wat is het verzuimpercentage. Technische vragen Ook n.a.v. inhuur, flexibele schil. Wees rol zuiver, ga niet op stoel van secretaris of portefeuillehouder zitten. Politiek via begroting. Cultuur, structuur, werkwijze e.a.. Eventueel in presidium wel spreken over personeelstevredenheid. Misschien eens een presentatie? -zeg niet je mening (het is een zooi). Maar stel vragen, of: je bent bezorgd, want.... -

-

Raad: controlerend, adviserend, volks vertegenwoordigend. JWA: maar als je die rollen kan uitvoeren? Dan ben je via de griffie aan zet. Waarom kan dat niet? Krijg je de stukken niet, mis je antwoorden of info, mis je ondersteuning? Raad kan sturen op enkele onderdelen: strategisch personeelsplan bij begroting, of tekorten. Maar NOOIT over het functioneren van ambtenaren. eerst veel objectieve vragen. Dan vormen van mening. Eventueel technisch doornemen met ambtenaren. Raadsleden moeten niet suggereren, maar vragen Hoe, wanneer, waarom? Hoe gaat u voor de toekomst oplossen? -

-

Werkbezoeken AFSPPRAAK: een of twee (max 3) keer per jaar een werkbezoek. In de winterperiode. Goed voor inspiratie en goede verhoudingen.

Afrondend: Hoe gaan we de afspraken op het netvlies houden? Naar presidium als bijlage, na twee gesprekken en gesprek met burgemeester. Evalueren na enkele maanden, eventueel via tussenkomst commissie VV. Zelfreflectie is hierbij onmisbaar

Er zijn drie onderdelen: -Hoe blijf je rolvast? -Hoe gaan we met elkaar om? -Hoe ga je om met je eigen integriteit? Vervolgafspraken -> 29 augustus samenkomen voor gesprek 2 over instrumenten, onder leiding van

(vooraf samen dineren). Onderwerpen: Raadsinstrumenten, rolduidelijkheid en vergadermodel. -> overige stappen

• • •

Reflectie met burgemeester Vastleggen van afspraken in presidium september Na enkele maanden evalueren (tussenevaluatie in november op route naar eind december)

-> Gesprek burgemeester en raad — rol voor Pauline Krikke.

Gesprek met Raadsleden 2. 29 augustus 2023 - Raadsleden onderling, onder leiding Naar aanleiding van het interpellatie debat, kijkt men terug op wat anders, beter had gekund. Eenieder reflecteert op eigen keuzes. Als er signalen zijn, en je wilt overgaan tot interpellatie: weeg af of de vragen ook schriftelijk gesteld kunnen worden, probeer de hele raad mee te krijgen. Laat je niet verleiden om ambtelijke afwegingen mee te wegen. Het gaat om de controlerende bevoegdheid. Ga hygiënisch om met je rol, functie en de instrumenten die je hebt. Heeft de raad de goede kaders meegegeven? Is het debat gelinkt aan het proces verbeteren verhoudingen en waarom (niet). Advies: neem de tijd, win advies in, weeg goed af. Algemene aandachtspunten en aanbevelingen: -maak moties “SMART”, geef heldere en specifieke kaders mee (Wij willen — elke maand — de volgende informatie: financieel/personele risico’s, maatregelen op risico’s, planning) -bespreek met elkaar: wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen - de 3 rollen van de raad worden besproken:

*Kaderstellend: Hoe vaak stellen jullie kaders vast? Sowieso de kadernota. Geven we aan wat de financiële/personele consequenties zijn, wat de risico’s zijn waar we op controleren? Welk beleid moet worden veranderd? De raad probeert meer in positie te komen. Vraag aan college / portefeuillehouder: Bied mogelijkheden aan, waardoor wij meer invloed hebben op de kadernota. Welke keuzes zijn er? Audit: zijn er mogelijkheden / scenario’s om in kadernota meer lucht te brengen. Pakken we de kaderstellende rol voldoende?

*Controlerende rol Beleid & Beheer: doeltreffend, rechtmatig en doelmatig Accountant: getrouwheid en financiële rechtmatigheid Via vragen, interpellatie, rekenkamer, raadsenquête, evaluaties *

Volks vertegenwoordigende rol

Afspraken: -de griffier bespreekt in driehoek wat eenieder verstaat over de actieve informatieplicht, en hoe hier wellicht meer aan kan worden voldoen, op basis van de wensen van de raad. (De uitleg hierover van college wijkt af van waar raadsleden behoefte aan hebben) -de afspraken zoals gemaakt in GESPREK 1 worden onderdeel van de gedragscode. De commissie verbeteren verhoudingen gaat dit agenderen voor het volgende presidium, zodat het kan worden geagendeerd voor bespreking en vaststelling in de raad. (Er is gesproken over bespreking in de commissie, maar de griffie adviseert om deze discussie te houden bij de raadsleden, nu het over de eigen werkwijze gaat) Sanctie als we ons niet houden aan de afspraken: schorsing, en dan bespreken of nabespreken in p re s i di u m. -Meerdere keren per jaar komen de raadsleden samen zonder de voorzitter om te evalueren met elkaar, zodat dit niet enkel in het presidium plaatsvindt. De griffie organiseert hier momenten voor, bijvoorbeeld voorafgaand aan de etentjes met kerst en in de zomer. (Doen we de goede dingen, en doen we de dingen goed, radsbreed evalueren op de vergaderingen als raadsleden onderling zonder Bgm en GS, men vindt dit allen prettig) —

—

-“hygiene” presidium / driehoek. De driehoek krijgt meer positie als het presidium onder de loep wordt genomen. Evaluatievragen -scheiden presidium / agendacommissie -agendacommissie openbaar -wie is aanwezig (rol gemeentesecretaris) dit bovenstaande in een bredere discussie over het vergaderproces B. Informatieavonden en werkbezoeken via jaarplan, waarin ook ruimte is voor bezoeken aan de wal, om inspiratie en ideeën op te doen (voorbeeld Tonnenloods achtig) 0. debat (commissie geen betogen/standpuntbepaling) B. besluit (raadsvergadering) -

—

—