4.i. Besluitenlijsten GETEKEND cie verbeteren verhoudingen GELAKT

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenlijst 19juni 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), D. Ruige (afwezig), G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen Adviseurs: T. de Jong, H.M. de Jong

1. Opening en vaststellen agenda De vergadering vangt aan om 19.00 uur. De griffier geeft aan dat dit een constituerende vergadering is. Alvorens de vergadering daadwerkelijk kan beginnen moet de commissie een aantal besluiten nemen. 2.

De vergadering kiest uit haar midden R. Bultena als voorzitter De vergaderfrequentie ligt niet vast, maar wordt bijeen geroepen als daartoe noodzaak bestaat bij de leden, voorzitter en op advies van de adviseurs. Geen vervanging bij afwezigheid, een andere fractievoorzitter neemt over.

3. Afspraken met de verkenner. De vergadering besluit dat de verkenner de opdracht verstrekt krijgt conform de besluitvorming in de raadsvergadering van 14 juni. De griffier heeft hieraan voorafgaand op geanticipeerd, zodat de werkzaamheden van de verkenner de dag na het besluit aangevangen konden worden. Overige randvoorwaarden; het tarief bedraagt per dagdeel, voor de interviews rekent zij 6 dagdelen. (iedereen op 1 na heeft deelgenomen). Zij hoopt rond binnenkort de rapportage op te leveren. Bevindingen worden gerapporteerd aan de commissie. De verkenner wordt uitgenodigd een toelichting te verzorgen. 4. Brief aan de cdK Na deliberatie besluit de commissie dat de brief uitgaat naar de cdK. 5. Rondvraag Geen. De voorzitter sluit om 19.29 de vergadering

Aldus vastgE

Verslag van het gesprek tussen van de Commissie Verbeteren Verhoudingen met mevrouw G. Faber betreffende het door haar opgeleverde “verslag van de verkenner” 30juni 2023 Datum Tijd Locatie Aanwezigen

30 juni 2023 10.30-12.15 Hotel Zeezicht Harlingen R. Bultena (voorzitter), J.W. Adams, H.K. van der Wielen (fractievoorzitters) Genodigde: G. Faber R. van Zwol (locogriffier, verslaglegging) Afwezig: D. Ruige, G. Bos (fractievoorzitters), T. de Jong (griffier)

Voorzitter Bultena opent de bijeenkomst en dankt mevrouw Faber en de overige commissieleden voor hun tijd. Helaas zijn de leden Bos en Ruige afwezig. Algemene Toelichting Aan mw Faber wordt in eerste instantie gevraagd een toelichting te geven: GF: het meeste wat ik er over kan zeggen staat in het verslag, wat start met een overzicht. Belangrijk is de vraag: Wat bedoelt men met “kansrijk”? Een aantal vinden op dit moment dat de burgemeester weg moet. Een aantal anderen vinden iets over wethouders, deze meningen horen niet in dit rapport thuis, dat is niet zorgvuldig. Ik heb gefocust op het traject. Iedereen heeft gezegd: “ik werk mee”. De één zegt: “dat moet wel, we hebben het afgesproken”. De ander zegt: “ik ga er vol op in”. Niemand heeft “nee” gezegd. Dat vind ik kansrijk, maar wel met die inkleuring. RB: als ik mag samenvatten: iedereen vindt kansrijk, maar doel / uitkomst is anders. GF: Iedereen vindt het belangrijk dat het een zorgvuldig proces is en dat er een evaluatie komt van dat zorgvuldige proces. Iedereen wil dat aangaan. Iedereen heeft ander beeld voor de uitkomt en de evaluatie. Het gedeelde uitgangspunt is dat er een goed gesprek in november! december moet plaatsvinden op basis van een goed opgebouwd, zorgvuldig evaluatie traject. Quick Scan GF: dan over de Quick Scan, daar is gefocust op raadsleden, want wethouders gaan ander traject in.

Dat stuk is niet zo zeer aan de raad, je hebt daar niet veel invloed op, behalve de opdracht dat het moet gebeuren. Bijna alle raadsleden zeggen: eerst de hand in eigen boezem steken, eens even goed bespreken wat niet goed bevalt in commissie en raad en elkaar eerlijk zeggen wat niet goed opgevat wordt van een ander. En dan die zaken ook niet steeds terug laten komen.

Een eerste gesprek met raadsleden over omgangsvormen: -> Hoelang zou dit gesprek moeten duren? GF: Het zal moeten plaatsvinden met goede begeleiding, maar probeer het ook niet te zwaar te maken. Overleg dit met die begeleider. Misschien bijvoorbeeld in een goed gemanaged gesprek van 2 uur. Ik merkte dat een kleine meerderheid is voor ondersteuning van de griffier bij dit gesprek. De locogriffier wordt genoemd om wel een verslag te maken. Men wil dit met name zonder voorzitter van de raad. De voorzitter komt dan in een tweede deel in beeld, of eventueel een volgende bijeenkomst. Wethouders op het allerlaatst. Voorzitter van de raad moet uiteraard horen wat de raad wil, en dat vervolgens gaan uitvoeren en mede vorm geven. Wethouders ten derde geïnformeerd. Men stelt prijs op een bijeenkomst in een informele setting. (zoek een leuke strandtent op, eindig met een gezellig etentje). Er wordt geopperd dat er wellicht iets voor de reeds geplande bbq worden georganiseerd op 12juli. GF heeft kunnen ophalen dat de raadsleden van mening zijn en bereid zijn om een deel in/voor de zomer te laten plaatsvinden, zodat dat in september klaar is. Iedereen is voluit bereid te komen en daar zit een stukje versnelling. Wat kan op 12juli? Gesprek met raadsleden onderling vooraf aan bbq. Meerderheid spreekt daar omgangsvormen af.

-> Wanneer kan de bijeenkomst doorgaan? Commissie: het gaat om de raad onderling, zoveel mogelijk mensen moeten kunnen. Bij het stukje met de voorzitter hoeft niet perse iedereen bij te zitten, dat is een taak voor deze commissie. Smiddags het gesprek, daarna het ontspannen deel met commissieleden. Gesprek gericht op omgangsvormen, woordkeuze, hoe praat je met elkaar, wat heeft je geïrriteerd. Afspraken maken, niet alleen rol voor voorzitter maar ook onderling. Daar is grote behoefte aan. ->

Besluit commissie: 12 juli wordt er beoogd een gesprek te hebben met raadsleden onderling, onder deskundige leiding. Na het gesprek terugkoppeling door commissie aan voorzitter raad. Daarna bbq met commissieleden, partners, college en ambtelijke ondersteuning. Later meer uitgebreid met raad en voorzitter de afspraken maken, voortvloeiend uit dit gesprek. De commissie is unaniem positief over de wijze waarop constructief als fv gesproken is met , als onderdeel van de voorbereiding van het klankbordgesprek. GE mengt zich niet in de personen wie wat doet in het Verslag. Een tweede gesprek met raadsleden: over rollen en instrumenten: GF: Een tweede gesprek wat de raadsleden met elkaar moeten gaan voeren is over rollen en instrumenten. Wat daar bij hoort: omgang met het ambtelijk apparaat, de opvatting over hoe dit nu gaat ongeveer 50/50 verdeeld betreffende de tevredenheid daarover. Houd de verordening ambtelijke bijstand tegen het licht en bespreek deze. Herbevestig, of verander:

Zodat deze afspraken ook weer helder zijn. Alles binnen de kaders van dualisme. Heb het hier over: hoort bij rol duidelijkheid en rolvastheid. En spreek elkaar dan aan: ZO hebben we het nu afgesproken. commissievergaderingen GF stelt terzijde aan de orde de invulling van de commissievergaderingen, portefeuillehouders worden geacht tot in detail de beantwoording te kunnen voldoen. RB: we proberen naar meer technische commissies te komen, daar zou het goed bijpassen. HK: in het verleden was het wel gebruikelijk dat ambtenaren in de commissie ondersteuning boden op technische onderdelen, maar dat is er langzaam afgegaan. Wethouders en secretaris kunnen onmogelijk alles weten. Via de app is de ondersteuning er wel: maar dat is onrustig. Maar de ambtenaren moeten de spanning en hitte ook voelen, dat maakt dat ze in een andere setting nog beter kunnen adviseren, omdat ze nog beter weten wat de wethouders en bgm ervaren. GF als pfh: je geeft antwoord op hoofdlijn en anders geef je je ambtenaar het woord over een specialistische vraag. Dan kan het in de raad ook veel politieker worden, ik heb debattraining niet genoemd, maar dat zou wel kunnen. Natuurlijk kan een wethouder altijd reageren. Maar het gaat om het onderlinge debat. Dat wordt leuker en interessanter. Dit bevordert het iets dualistischer werken, en je trekt het raadswerk naar een hoger plan.

Mediation raad/burgemeester <-> commissie klankbordgesprekken GF Ik ben niet heel erg ingegaan wat je kan doen vanaf september. Dan volgt op enig moment een mediation achtig gesprek met de burgemeester. De één vindt het niet nodig, de ander juist wel. Erg verdeeld. Wacht hiermee niet tot november. Afhankelijk van wat daar uit rolt kun je verder, met debattraining etc. Dat is niet uitgewerkt, dat zal er vanzelf uitrollen. RB dat kan de regisseur verder uitrollen. Ik denk dat er binnen verschillende fracties wel leeft dat er iets van mediation tussen raad en bgm moet plaatsvinden. GE: mediation gaat gauw over 5 sessies. Je kan ook met één beginnen en dan kijken wat nog meer nodig is. HKvdW: we beginnen zo met klankbordgesprekken, dat is ook met de inzet tot afspraken. In wezen kun je daar ook nog voort borduren, aangeven wat zaken zijn waar wij duidelijkheid over willen. RB: het verschil is dat de klankbordgesprekken met de FV is over haar functioneren, en de samenwerking / voorzitten van de raad is éen onderdeel daarvan. Raad verder geen onderdeel van die gesprekken. HKvdW vult aan: vanuit raad kunnen nog andere punten komen. RB nog voor politieke seizoen weer opengaat het deel met bgm afronden. HKvdW: wij zouden als FV na klankbordgesprek kunnen kijken waar we nog behoefte aan hebben.

GF de bgm heeft al sinds september een coach, wat daar van gemerkt wordt is zeer verschillend. Je kunt aangeven dat je benoembare punten terug wil zien in klankbordgesprek. RB ja we willen tbv coach directe punten meegeven. Waar wil je dat op gecoacht wordt en wat wil je daar van zien. Dat hoeft niet naar de hele raad, maar wel naar cie klankbordgesprek. RB bij andere raadsleden leeft ook wat. HKvdW: Wat je verwacht als voorzitter van de raad, moet wel worden opgehaald met alle raadsleden in dit proces. GF je wil toch drie verbeter of veranderpunten terugzien in die coaching als klankbord JWA: gesprekken over rolduidelijkheid: misschien aan einde van het reces? GE: probeer het vooral voor september te doen.

BESLUIT gesprek 2 Griffie stuurt het plan van door aan de commissie. Als de opdracht wordt gegeven is nadrukkelijk onderdeel van de opdracht het bespreken van de invulling van ambtelijke bijstand (n.a.v. de verordening). Dit bespreken doet men eerst als raad, later met secretaris. De bijeenkomst moet gaan over rollen en rolduidelijkheid. ->Is dit met de raad of met de raad + voorzitter? RB alleen raad, zonder professionals. Griffier alleen ondersteunend, maar niet meepratend. Voorzitter alleen aanhorend? BESLUIT: Vraag voorleggen aan of voorzitter cq griffier aanwezig zouden moeten zijn en welke rol die vervullen op deze dag. GF: Het vervolg rolt uit deze stappen, heb ik nog geen vorm aan willen geven. Bijvoorbeeld debattraining, zou kunnen volgen. Het college OF: Toezien op het aan de slag gaan van het college. Schokkend dat er na de motie van 5 april nog niets gebeurd is, ook niet binnen het college. Als er iets had kunnen beginnen was het de mediation van het college. ->Is het de commissie of de regisseur die toeziet op dat dit proces gaat lopen? Commissie wil de coördinerende rol van de regisseur. Niet op inhoud maar op proces. Aanstellen regisseur: Commissie moet een regisseur per direct aanstellen: GF noemt: in de motie staat mevrouw Krikke als gespreksbegeleider raad. In presidium is Krikke even genoemd als regisseur.

RF mijn idee is dat het de snelheid ten goede komt, niet iedereen is blij met de naam. Ik denk dat ze niet de mediator kan zijn. Wat vinden jullie van als gespreksleider raad? JWA en HKvdW zijn het hier roerend mee eens. JWA is blij met de voorstellen die RB doet. HK bevestigt. BESLUIT gespreksleider Commissie informeert naar beschikbaarheid van als gespreksleider gesprek 1 raad. (locogriffier benadert voor gesprek met raad 12 juli in de middag gezien het belang zoveel mogelijk, maar toch minstens alle partijen vertegenwoordigd) —

BESLUIT regisseur VZ COMMISSIE benadert mw Krikke als regisseur en legt aan Krikke voor dat wordt benaderd als gespreksleider. Aan mw Krikke uitleggen dat ze gevraagd wordt als regisseur, en niet als gespreksleider. Inhoudelijke vragen n.a.v. het rapport: HKvdW: ik lees “boosaardigheid in de raad”. GE het is gezegd. HK is verbaasd over de term. GF ook, maar is illustratief om te noemen. Het is iets om aandacht aan te besteden. HK legt dit uit alsof er mensen zouden zitten in de raad, om met opzet mensen te beschadigen. GF Uit het rapport blijkt niet dat het door een raadslid is gezegd. (GE vult aan dat het door een buitenstaander van de raad is gezegd). RB geeft aan dat het dan bij het stukje van de raad zou moeten worden geschrapt. GF kan het ook weghalen, maar het is belangrijk dat jullie dit wel weten.

HK het rapport is kort maar heel duidelijk hoe wij dit proces aan moeten gaan. Het geeft gelijk de zaken op rij, en we weten waar we aan toe zijn RB deelt dit JWA ook. Dit kan ook zo naar de regisseur. GF wil een voorbeeld noemen binnen deze commissie. Wethouders hebben genoemd dat ze niet eens zijn met de personen van Faber en Krikke. Ook dat de persoon van mw GF zelf zaken heeft geschreven: maar ik heb die nagekeken: het staat er niet in (dat in een brief vertrouwen is opgezegd). Het is ook in de LC gezet door wethouder Hoekstra, dat ik iets wat in vertrouwen is gezegd heb gedeeld. Maar het is niet zo. Ik wil dit niet groot maken, maar ik vind het wel heel vervelend. RB als ik kijk naar professionals om de raad: er wordt op tandvlees gelopen. Er worden fouten gemaakt. De druk neemt alleen maar toe. GF maar vertel geen onwaarheden. HK hoogste trede van de escalatieladder is bereikt. RB In gesprek met is tussen FV al veel gezegd, en geprobeerd de angels er uit te halen. GE: spreek ook tégen, als het niet klopt. Ik maak het niet groot, maar het raakt me wel. V Essen heeft in openbare raadsvergadering insinuerend gesteld. GF past dit ene zinnetje aan, en dan gaat concept naar de commissie. De commissie stelt beschikbaar aan de raad.

Definitieve versie van Verslag verkenner verspreiden Deze commissie stuurt het stuk door naar de raad en in cc naar bgm en b&w als ingekomen stuk, voorzien van een oplegvel waarin kort wordt aangegeven dat dit gesprek heeft plaatsgevonden, welke besluiten de commissie vervolgens heeft genomen en een beeld van de tijdslijn. Externe locatie: suggestie: zaal walvisvaarder.

Een cri de coeur: als raad te weinig in positie. GE: Wat bij de haven is gebeurd is toch een beetje vreemd.

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenlijst 3 juli 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), D. Ruige G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen ,

Adviseurs: R. van Zwol

De commissie besluit: Op het “verslag van de verkenner” rust geheimhouding, het wordt met deze beperking beschikbaar gesteld aan raad, burgemeester en college door de commissie.

-

De geheimhouding geldt tot aan het moment van het publiceren van de agenda+ stukken van de raadsvergadering waarin het proces “verbeteren verhoudingen” wordt geagendeerd. dat de evaluatie die volgens het plan van aanpak in juli zou plaatsvinden, eventueel ter bijstelling van het plan van aanpak heeft plaatsgevonden in de commissie verbeteren verhoudingen, waarbij men unaniem concludeert op basis van het Verslag van de Verkenner dat de adviezen uit het rapport worden overgenomen en geacht onderdeel uit te gaan maken van het Plan van Aanpak, althans voorzover het de aanbevelingen betreft aangaande de raad. -

—

-

dat er geen evaluatie of bespreking van het Verslag van de Verkenner, danwel bijstelling van het Plan van Aanpak hoeft plaats te vinden in de raadsvergadering van 19/20 juli 2023. -

De commissie besluit mevrouw als gespreksleider aan te stellen voor het eerste gesprek met de raad, uitgaande van het advies van de verkenner. Dit gesprek zal plaatsvinden op 12 juli in de middag (voorafgaand aan de barbecue), waarvoor alle raadsleden een uitnodiging ontvangen, In de bijeenkomst op 12juli zal gezamenlijk worden bekeken wat de volgende stappen zullen zijn, waaronder een gesprek met de burgemeester en de raad en eventueel nadien het college. Dit kan plaatsvinden na 17 juli. De commissie zal zorgdragen voor een passende terugkoppeling aan de burgemeester over de bijeenkomst op 12 juli en de vervolgstappen. -

De commissie besluit mevrouw P. Krikke te benaderen als procesregisseur, hiertoe neemt de voorzitter van de commissie contact op met mevrouw Krikke, mede om toelichting te geven op de gebeurtenissen sinds de motie. Na dit contact verloopt het contact via de griffie. -

De commissie besluit gelijktijdig aan de drie bestuursorganen te communiceren over bovenstaande, met als bijlage toezending van het Verslag van de verkenner.

-

De commissie bespreekt de rol en verhouding van de klankbordgesprekken met de burgemeester in dit proces. Een en ander mag elkaar niet verstoren of worden gebruikt Aldus vastgesteld,

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenlijst 6 juli 2023 (fractiekamer, 23.05 uur) Leden: R. Bultena (voorzitter), D. Ruige G. Bos, J.W. Adams, ,

Afwezig: H. van der Wielen Adviseurs: R. van Zwol

De commissie besluit na toelichting van Bultena over de bespreking met mevrouw P. Krikke (zie in dit verband ook het mailcontact tussen Bultena en Krikke) dat als reactie op het voorstel 3 momenten van 3 dagen nu aannemelijk lijken, maar 6 niet op voorhand. Altijd na overleg met de commissie. Bultena communiceert dit terug. Een vraag over de email *bullit 4, uit email -> gaat P Krikke adviseren over mediator? De regisseur is de schakel tussen college en raad.

Locogriffier geeft aan de rekeningen die worden gezonden periodiek in een overzicht te zetten, zodat de commissie het budget goed kan bewaken. Er wordt gesproken over hoe wordt omgegaan met reis/verblijfkosten. De griffie gaat na of er beleid cq richtlijnen zijn op basis waarvan declaraties kunnen worden toegekend. De grens ligt in ieder geval bij de eigen kosten en niet bij een meereizende partner. Aldus vastaesteld

Bijlage 1: Emailwisseling

Bijlagel: Emailwisseling:

Van: Bultena, Ren Verzonden: vrijdag 7juli2023 07:34 Aan: Pauline Krikke CC: Zwol van, Renske Onderwerp: Re: PVA Verbetering verhoudingen Terschelling

Beste Pauline,

Gisteravond heeft de Cie Verbetering Verhoudingen overlegd over jouw voorstel. Inhoudelijk kunnen wij ons in grote lijnen vinden in jouw uitgangspunten. De volgende kanttekeningen zijn gemaakt: -

-

-

-

De Cie acht 3 sessies van 3 dagen in aanvang voldoende. Bij eventuele uitbreiding kan dit worden voorgelegd aan de Cie. We kunnen ons hierbij wel voorstellen dat er een losse trip kan inzitten om een aantal mensen te spreken al dan niet in groepsverband. Teneinde onnodige kosten te maken zou dit ook aan de wal kunnen. Vorige week hebben we zo een gesprek gehad met Geke Faber in Harlingen Voor overleggen op het eiland kan gebruik gemaakt worden van een ruimte in het gemeentehuis. Ook plenair. Indien er toch dient te worden uitgeweken dan kan (dit middels de Cie) worden geregeld door de griffie De griffie kan eveneens behulpzaam zijn bij het boeken van accommodatie. Wij zijn uiteraard goed ingevoerd. Er is wat verwarring over de hoogte van de vergoeding voor “natjes en droogjes” De griffie zal nagaan of hiervoor normbedragen zijn vastgelegd.

Bij de griffie is jouw aanspreekpunt Renske van Zwol.

Met vriendelijke groet, Commissie Verbetering Verhoudingen

René Bultena Voorzitter

Van: Pauline Krikke < Datum: donderdag, 6 juli 2023 om 13:26 Aan: Bultena, René Onderwerp: Re: PVA Verbetering verhoudingen Terschelling Beste René, Op jouw verzoek zet ik een aantal initiële gedachten op de mail, zonder er van uit te gaan dat die uitputtend zijn. Het is immers werk in uitvoering. Het plan van aanpak verbetering verhoudingen is door de gemeenteraad van Terschelling aangenomen op 30 mei 2023 en heeft een looptijd tot en met de afsluitende gemeenteraad in december 2023. Intussen is de verkenner aan het werk geweest en heeft een notitie aan de gemeenteraad uitgebracht. Vervolgens is mij gevraagd de rol van regisseur op me te nemen, even als de gesprekken tussen de gemeenteraad en de burgemeester te begeleiden. De regisseur treedt op als proces-verbinder bij de drie bestuursorganen. De regisseur functioneert als een spin in het web en bewaakt dat men steeds dezelfde taal blijft spreken. De regisseur neemt daarbij als uitgangspunt de doelstellingen en de verwoorde resultaten uit het plan van aanpak, die genoemd zijn voor gemeenteraad, college en burgemeester. En betrekt bij haar werkzaamheden de aanbevelingen van de verkenner. Gezien de complexiteit van het proces, en het belang om alle bestuursorganen tijdens de looptijd in positie te houden, is het belangrijk om een gestructureerd proces naar inhoud en tijd vorm te geven.

Dat geeft de regisseur volgende taken: • maakt een planning naar inhoud en tijd van activiteiten voor de drie bestuursorganen tot en met de afsluitende raad van december 2023, • laat die planning goedkeuren door de begeleidingscommissie van de gemeenteraad, het college en de burgemeester, • voert op regelmatige basis gesprekken met individuele gemeenteraadsleden, burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en griffie, • adviseert de drie bestuursorganen o.a. over te benaderen mediator voor het college en de trainers voor de gemeenteraad, benaderd na goedkeuring de mediator en trainers, heeft vooraf en gedurende het proces contacten met hen, • koppelt gedurende het proces terug aan commissie gemeenteraad, college en burgemeester, • houdt overzicht over het gehele proces. Daarbij gaat de regisseur uitdrukkelijk een inspanningsverplichting aan en geen resultaatsverplichting. Immers, de drie bestuursorganen gemeenteraad, college en burgemeester zijn zelf aan zet om de onderlinge verhoudingen daadwerkelijk te verbeteren.

Verwachting tijdsbesteding *

De verwachting is dat ik tot en met december 2023 zo’n 6 keer aanwezig zal moeten zijn op Terschelling. Het is efficiënt om dan een cluster van drie dagen te verblijven op het eiland. Voor deze clusters wordt in dagdelen gedeclareerd. 3 dagen = 8 dagdelen x exclusief BTW/reis en verblijf

euro per dagdeel =

euro per keer

Na ieder bezoek stuur ik een declaratie aan de gemeente Terschelling. PM de verwachting is dat ik de gesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester kan faciliteren als ik toch op het eiland ben, daarom zijn daarvoor geen extra kosten opgenomen.

*

Daarnaast verwacht ik door de tijd heen wat losse uren bijvoorbeeld voor online/telefonisch overleg en afstemming met de mediator en trainers nodig te hebben. 40 uren x euro exclusief BTW De declaratie voor deze uren aan de gemeente Terschelling is per maand en wordt vergezeld van een uren verantwoording. We spraken af dat we vanmiddag even verder praten per telefoon. Dan hoor ik ook graag of je aanvullingen of vragen hebt op hetgeen ik nu opgeschreven heb. Mij past dat bellen het beste rond 16.30 uur als ik weer in de auto zit. Past dat tijdstip jou ook? Hartelijke groet, Pauline.

Op 4jul. 2023 om 11:29 heeft Bultena, René < geschreven:

> het volgende

Beste Pauline,

Dank voor het vroege ochtendgesprek met koffie op afstand. Terecht merkte je op dat in het door de raad aangenomen Plan Van Aanpak een begroting is opgenomen. Nogmaals wil ik je meegeven dat deze inschatting een onderbouwing is van de kaders en zeker niet taakstellend of uitputtend is opgenomen. Teneinde tot duidelijke uitgangspunten te komen hebben wij behoefte aan hoe jij je invulling ziet van het “regisseursschap”. Ik heb je reeds kort aangegeven hoe de Commissie hierin zit. Dat hierbij niet altijd de letter van het PVA wordt gevolgd is inherent aan de flexibele wijze waarin elke rol kan worden ingevuld gedurende het proces. Het proces zal lopen tot aan de raad van december. Wij komen graag deze week tot opdrachtverlening. Uiteraard ben je welkom om na opdrachtverlening met mensen, betrokken bij dit proces vanuit de verschillende gremia, in gesprek te gaan. Tijdens de interne reflectie van de raadsleden op hun handelen en functioneren onder leiding van op waarschijnlijk 12 juli a.s., zien we geen directe rol voor jou weggelegd. We zal hiervan een verslag worden gemaakt door de griffie, waarvan de uitgebreidheid mede afhankelijk is van jouw wensen in deze. De Cie stelt namens de raad jou aan en is derhalve opdrachtgever. Aanspreekpunt wordt in eerste instantie de griffie, vooralsnog Renske van Zwol. In voorkomende gevallen ben ik als voorzitter van de cie immer aanspreekbaar.

In afwachting van jouw input,

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenhijst 4 september 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), D. Ruige, G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen Adviseurs: T. de Jong, H.M. de Jong (afwezig)

1. Opening en vaststellen agenda De vergadering vangt aan om 22.15 uur. Vz: heeft deze vergadering bijeen geroepen om te bespreken dat de hoge kosten die tot nu toe gemaakt zijn verantwoord moeten gaan worden en hoe om te gaan met overschrijding van door de raad beschikbaar gestelde € 100.000. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2. Besluitenlijst 3juli 2023 De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Besluitenlijst 6juli 2023 De besluiten lijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Financiële tussenstand! proces De griffier heeft in schema een financiële tussenstand opgesteld. Hij heeft daarin ook de kosten verwerkt van de werkzaamheden van Pauline Krikke in januari 2023. JWA vindt het niet terecht dat de bedragen van januari hierin zijn meegenomen. De vergadering besluit dat deze bedragen nu niet meegeteld worden.

Vz brengt in bespreking dat komende woensdag een overleg ingepland is tussen de regisseur en de fractievoorzitters. PK vraagt zich af of zij haar rol kan uitoefenen. Zij vindt dat haar rol ondermijnd is door de interpellatie. JWA heeft uit de mond van de regisseur niet die relatie vernomen. Vz: geeft aan de kosten van de mediator en de coach nog niet inzichtelijk zijn. Deze moeten nog begroot worden. Vz wil in beeld krijgen waar we nu kunnen verwachten wat er tekort komt op de te maken kosten. Hij schat in € . Het is aan deze commissie om dit tijdig te melden aan de gemeenteraad. Besloten wordt dat: De bijeenkomst van woensdag een bijeenkomst is van de commissie en Pauline Krikke. De griffier sluit aan als adviseur! notulist van de commissie. 5. Afspraken De vergadering concludeert dat de afspraken van vorige week nog niet toegevoegd zijn. Besloten wordt dat de afspraken als ingekomen stuk naar de raad gestuurd worden met het advies deze onder 0 te plaatsen; in raadsvoorstel verwerken.

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenhijst 6 september 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), D. Ruige, G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen Adviseurs: T. de Jong, H.M. de Jong (afwezig) Regisseur (begeleider) proces verbeteren verhoudingen: P. Krikke Plaats: hotel Boschrijck Tijd: 20.00 tot 20.45 uur 1.

De voorzitter van de commissie heet iedereen welkom. PK is aanwezig om een aantal observaties te delen met de commissie; waaronder over haar rol. Daarnaast is het de bedoeling procesafspraken te maken. PK geeft aan dat de gemeenteraad niet te regisseren is. Ze geeft als voorbeeld het interpellatiedebat. Waarin zij niet heeft kunnen acteren (uiteraard wil zij niet treden in de bevoegdheden van de raad). Zij wil af van het etiket regisseur. Zij ziet zichzelf als begeleider en wil vanuit die rol spiegelen naar alle bestuursorganen. Zij kan zo meer waarmaken in een vrijere rol, door boven de situatie te hangen. Zij observeert en geeft terug. Ze gaat het spiegelen verder ontwikkelen; benoemt wat ze ziet en deelt observaties. Vz wil afspraken maken over de verslaglegging door PK. Afgesproken wordt dat PK op hoofdlijnen verslag doet; dit past binnen de opdracht. Vz wil weten hoe PK de begeleiding gaat invullen. PK gaat regelmatig gesprekken voeren met de diverse gremia. (commissie! fractievoorzitters! individuele raadsleden)

2. Voorbereiden en organiseren gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad Vz wil dat het gesprek spoedig plaatsvindt. Afgesproken wordt dat PK en de griffier hierover gaan afstemmen. Voorbereiding van het gesprek gaat nu eerst plaatsvinden. Bepalen wat wil de raad uit het gesprek halen? Welke onderwerpen moeten besproken worden? 3. Financiën Vz wil grip houden op financiën. Er is en bedrag van € 100.000 door de raad beschikbaar gesteld. Er moet duidelijkheid komen over de nog door PK te maken uren. PK zegt toe een overzicht te maken. 4.

Proces PK geeft aan nog het volgende te gaan doen. BGM+ raad, college, bgm, Nu nog tweemaal naar Terschelling.

5. Vz sluit de vergadering om 20.45 uur Aldus

gr

Commissie verbeteren verhoudingen

.

Besluitenlijst 7 september 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), D. Ruige, G. Bos, J.W. Adams Adviseur: T. de Jong Afwezig: H.M. de Jong, H. van der Wielen

Regisseur (begeleider) proces verbeteren verhoudingen: P. Krikke Plaats: hotel Boschrijck Tijd: 20.00 tot 21.30 uur 1. Vz opent de bijeenkomst en meldt dat PK eerder vandaag via de griffier een overzicht heeft toegestuurd met de gewerkte uren en een prognose voor de aankomende werkzaamheden. Hierover maakt de commissie vandaag afspraken met PK. Daarnaast staan een aantal procesafspraken op de agenda. 2. Werkzaamheden Pauline Krikke! financiële stand van zaken! proces • Resterend; 48 losse uren voor werkzaamheden. De te declareren kosten van PK gaan hoger uitpakken dan oorspronkelijk begroot. • PK levert eind november een beknopt verslag op. De griffier ondersteunt haar als vraagbaak en bij de vormgeving. • Vz meldt dat vandaag de facturen van binnengekomen zijn ten bedrage van ongeveer • Van de door de raad beschikbaar gestelde € 100.000 is €30.000 bedoeld voor de mediator van het college en de coach van de burgemeester. De kosten blijven binnen de begroting, mits een belangrijk deel van de BTW te restitueren is. De commissie besluit akkoord te gaan met het schema van Pauline Krikke. Waarbij opgemerkt wordt dat een aantal datums niet accuraat zijn en aangepast gaan worden. De commissie heeft onvoldoende zicht op de lopende coaching van de burgemeester, waarop is deze gericht en wie bekostigt? Vz informeert hiernaar bij de bgm.

GB vraagt zich af waaruit gaat blijken dat het eindpunt bereikt is in dit proces. Antwoord: Op 13 december vergadert de gemeenteraad, dan spreekt de raad een mening uit over de verbeteringen bij zichzelf, bij het college en bij de burgemeester. Die raadsvergadering is een evaluatief moment met als keuzes; ja het kan, ja het kan mits, nee het kan niet doorgaan. Elk raadslid weegt dit voor zichzelf af. De raadsleden moeten daarbij ook gebeurtenissen in de raad wegen en het rapport van PK. 3.

Bijeenkomst raadsleden en burgemeester onder leiding van Pauline Krikke

In de vergadering wordt na deliberatie de volgende datum geprikt; zaterdag 28 oktober, aanvang 15.00 uur. De commissie spreekt zijn voorkeur uit voor de Walvisvaarder. Vervolgens worden de bedoelingen van de bijeenkomst besproken. Wat wil de raad uit het gesprek halen? Welke onderwerpen moeten besproken worden? De diverse afspraken die de raad als leefregels hanteert en vast wil leggen. En wat moet de bgm doen om de afspraken na te leven? Een aantal vragen die raadsleden hebben. Pijnpunten over de bgm. De wijze waarop de raad met de burgemeester samenwerkt. De doelstelling is dat in het gesprek de verwachtingen over en weer besproken worden en tot afspraken gekomen wordt tussen raad en bgm. Actie griffier: een mailbericht opstellen, gericht aan de leden van de commissie, ter bespreking in de eigen fractie. Met als doel op te halen welke onderwerpen tijdens het gesprek op 28 oktober aan de orde moeten worden gesteld. Elk raadslid moet bepalen wij hij of zij het in die bijeenkomst met de burgemeester over wil spreken. 4.

De voorzitter sluit om 21.12 uur de vergadering.

Aldus vasi

g riffÇ’

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenlijst 4 oktober 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen Adviseur: T. de Jong Afwezig: HM. de Jong, D. Ruige Plaats: fractiekamer gemeentehuis Tijd: 19.00 tot 19.17 uur

1

Vz opent de bijeenkomst. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld

2. Werkafspraken. De voorzitter wil vanavond in de raadsvergadering namens de commissie verbeteren verhoudingen terugkoppelen over de voortgang van het proces. De tekst luidt als volgt: De uitvoering van het plan van aanpak ligt op schema. De commissie zal voor de extra raadsvergadering van 14 december een discussiestuk agenderen, bestaande uit een verslag van de regisseur en een oplegnotitie van de commissie verbeteren verhoudingen. Dit stuk zal de basis zijn voor het openbare debat over het functioneren van de diverse bestuursorganen en de verhouding tussen raad en burgemeester. Besluit: De commissie stemt in met de terugkoppeling en de tekst.

3. Kostenverdeling De vergadering is aangenaam verrast door de positieve grondhouding van de commissaris van de Koning. Na deliberatie komt de vergadering tot een onderbouwing van het gevraagde bedrag. De kosten voor het verbeteren van de verhoudingen binnen de gemeenteraad acht de commissie niet toerekenbaar aan het verzoek tot financiële ondersteuning van het verbeterproces. Voor de posten gemeenteraad! burgemeester en mediation binnen het college, acht de commissie het redelijk dat de provincie hierin voor 50 procent bijdraagt. De kosten van de verkenner en de regisseur vallen onder algemene kosten. Gedeeltelijk komen deze kosten in hun geheel voor rekening van de gemeente, zijnde 18!48ste deel van de kosten die gemaakt worden voor deze inzet. Dit zijn de kosten gemeenteraad als deel van de kosten van alle processen, exclusief de kosten van de verkenner en de regisseur. Over de kosten die toe te rekenen zijn, zijnde 33/48ste deel acht de commissie het redelijk dat de provincie Fryslân daarvan 50 procent voor zijn rekening neemt. Besluit: de commissie besluit de bovenstaande argumentatie als onderbouwing te gebruiken voor de gevraagde provinciale ondersteuning.

Actie griffier: griffier stelt een brief op (deze is op 10 oktober verzonden aan de commissaris van de Koning) 4. Proces naar raadsbehandeling Zie onder punt 2.

5. De voorzitter sluit om 19.17 uur de vergadering.

Aldus vastgesteld,

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenlijst 13 november 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen, D. Ruige Adviseur: T. de Jong Afwezig: H.M. de Jong Plaats: vergaderruimte 1.14 gemeentehuis Tijd: 21.50 tot 22.33 uur

1. Opening en vaststellen agenda Vz opent de bijeenkomst. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld 2. Verslagen commissie verbeteren verhoudingen 7 september en 4 oktober 2023 De verslagen worden ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen stukken a) Verslag P. Krikke: er komt nog een wijziging van het verslag naar aanleiding van opmerkingen van JWA. b) Verslag gesprek Voorzitter met de burgemeester Geen opmerkingen op binnengekomen van de burgemeester 4. Bijdrage provincie aan proces verbeteren verhoudingen (stand van zaken) GR meldt dat de cdK met een positieve insteek het ondersteuningsverzoek inbrengt in GS. GS besluiten hierover. 5. Proces richting raadsbehandeling 14 december Eerst wordt de brief van de cdK van 7 maart 2023 besproken en hoe die uit te leggen. In de brief staat dat de raad de bevindingen rapporteert. Neem dit jaar om te bezien of er verbetering komt. Houd tussentijds een formeel evaluatiegesprek conform de handreiking van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrjkrelaties en rapporteer mij in december van dit jaar. Mocht u aan het eind van het jaar van mening zijn dat er geen verbetering is, dan zal ik daarover rapporteren aan onze Minister. De brief is gericht aan de raad. De raad kan alleen in een raadsvergadering besluiten nemen. Dat geldt ook voor de mening die de raad formuleert over verbetering in de bestuurlijke situatie.

Het rapporteren daarover kan pas plaatsvinden nadat de gemeenteraad hierover beraadslaagd en besloten heeft op 14 december. Eerder is het oordeel van de raad niet bekend. Pas na 14 december rapporteert de raad aan de cdK.

Besproken worden de uitingen van de burgemeester in de agendacommissie dat haar functioneren niet in het openbaar besproken kan worden. Citaat; dat doe je ook niet over het functioneren van iemand die in de postkamer werkt”. De burgemeester bekleedt een openbaar ambt. En is als bestuursorgaan in het openbaar verantwoording verschuldigd. Een burgemeester is geen medewerker die hierin beschermd wordt door het arbeidsrecht, zoals een medewerker van de postkamer. De positie van de burgemeester volgt uit artikel 61 in de Gemeentewet. Gevraagd wordt waaruit moet blijken dat er zaken veranderd en verbeterd zijn. Elk raadslid moet zijn eigen waarnemingen en het verslag van Pauline Krikke wegen en daaruit individueel conclusies trekken. Het verslag van de gemeenteraad over de verbetering van werkwijzen en verhoudingen maakt ook deel uit van het dossier. Het verslag van Pauline Krikke als begeleider! regisseur bevat de uitkomsten van de trajecten waar de gemeenteraad geen zicht op heeft. Specifiek de mediation tussen de wethouders en de burgemeester en de coaching van de burgemeester. De raad neemt in de vergadering van 14december besluiten met gebruik making van moties. Besluit: De verslagen zijn openbaar, tenzij. Besluit: De verslagen maken deel uit van de beraadslaging. 6.

Gebaar van de raad richting Organisatie GR: U bent druk doende het proces van verbeteren verhoudingen inhoud en sturing te geven. Daarbij heeft u ook aandacht voor het verbeteren van de relatie tussen ambtelijke Organisatie en de gemeenteraad. U bent in uw rol gewend hieraan met woorden uiting te geven. Als uw adviseur geef ik u mee dat een relatief klein tastbaar gebaar die verbetering van verhoudingen ook extra kracht bij kan zetten. Een afsluitbare drinkfles met de eigenschap dat de inhoud langdurig op temperatuur blijft. Hetzij heet, hetzij koud. Besluit: de commissie is akkoord met het bestellen van voldoende thermosfiessen met opdruk het wapen van Terschelling. Deze worden voor de kerstdagen uitgereikt aan de medewerkers. Vergezeld van een kaart met een beknopte tekst.

7. De voorzitter sluit om 22.33 uur de vergadering

Aldus va

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenhijst 15 november 2023 Leden: R. Bultena (voorzitter), G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen, D. Ruige Adviseur: T. de Jong Afwezig: H.M. de Jong Plaats: vergaderruimte hotel Noordsee (Ameland) Tijd: 21.00 tot 21.15 uur

1. Opening en vaststellen agenda Vz opent de bijeenkomst. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld

2. Proces verbeteren verhoudingen De voorzitter heeft behoefte aan dit overleg. Dit is gelegen in de terugkoppeling van de burgemeester uit het college over de door de commissie bij haar neergelegde wens een medewerkers tevredenheid onderzoek (MTO) in gang te zetten. Terugkoppeling van de burgemeesterd.d. 14-11-2023: Besproken in college 14 november 2023 MTO Ik heb geschetst dat er, tijdens gesprek raad/bgm olv Pauline Krikke gesproken is over het MTO. Voelen medewerkers zich veilig bij de diverse bestuursla gen? Reactie: gemeente kent het Periodiek Medisch Onderzoek voor medewerkers, waarbij er ook volop aandacht is voor de psycho sociale aspecten. Het aantal medewerkers is klein, uit de antwoorden blijkt vaak wie wat heeft gezegd. Daarnaast: als er op een afdeling met 3 medewerkers 1 persoon niet tevreden is, is dan de conclusie te trekken dat 33% ontevreden is? Een MTO is geen juist instrument om de sociale veiligheid te toetsen en om uitspraken te vragen over bestuursla gen. De commissie heeft op 15 november verduidelijking gevraagd: Fractievoorzitters hebben de onderstaande vragen over deze terugkoppeling. 1. 2.

Is ook naar voren gebracht dat het presidium naar aanleiding van de bijeenkomst met Pauline Krikke heeft verzocht een MTO te houden? Is het onderstaande een collegebesluit?

Terugkoppeling van de burgemeesterd.d. 15-11-2023: zie mijn eerdere mail, Ik heb in college het gesprek met P Krikke in deze benoemd. 2. GS was duidelijk in haar advies. Beide portefeuillehouders waren het roerend met haar eens. Laat onverlet dat ik een MTO het wel een goed idee vind. 1.

De commissie delibereert over de situatie en de te zetten stappen. Besluit: de commissie stuurt een brief naar het college met het verzoek tot het houden van een MTO. De griffier stelt een conceptbrief op. 3. Sluiting De voorzitter sluit om 21.15 uur de vergadering

Aldus

// /

Commissie verbeteren verhoudingen Besluitenlijst 27 november 2023 Leden: R. Bultena (digitaal), G. Bos, J.W. Adams, H. van der Wielen (waarnemend voorzitter), D. Ruige Begeleider: P. Krikke (digitaal) Adviseur: T. de Jong Plaats: vergaderruimte 1.14 Tijd: 19.00 tot 20.00 uur

1. Opening en vaststellen agenda Vz opent de bijeenkomst. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag 15 november 2023 Wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Verslag Pauline Krikke VZ vraagt PK het onderwerp op hoofdlijnen in te leiden. PK loopt het verslag door en meldt dat de activiteiten van de diverse bestuursorganen benoemd zijn. Het is geen uitputtend verslag. Vragen: JWA: de gemeenteraad is uitgebreid besproken. Hij heeft wel vragen over het college en de burgemeester. Hij schrikt er van dat het eerste gesprek van het voltallige college onder begeleiding van pas op 21 november heeft plaatsgevonden. Hoe kan het dat er niets over de coaching van de burgemeester gemeld wordt? RB: dit raakt wel de kern van het probleem. PK: Het college is laat aan de slag gegaan. Er is erg lang gewacht om stappen te ondernemen. De burgemeester heeft niet met PK gedeeld wie haar coach is. RB: is er recent nog wel contact geweest tussen PK, de wethouders en de burgemeester over deze onderwerpen? PK: heeft niet zelf contact gehad. Zou dat wel kunnen gaan doen. RB: de raad is heel open. Er zou iets meer mogen staan in het verslag over dat het proces in de raad tot zijn recht gekomen is. Hij wil de B en de W wel gelegenheid geven om terug te koppelen.

De raad heeft zijn best gedaan, we mogen ook wat aantreffen van de vorderingen van het college en de burgemeester PK: zegt toe dit na te vragen bij de burgemeester en de wethouders. De raad kan het zelf ook vragen in de raadsvergadering. JA: is verbaasd ov.er het niet meewerken van de burgemeester. GB: wij weten wel wat we zelf gedaan hebben. Hij zet vraagtekens bij de stappen van het college en de burgemeester. PK: de raad kan hier wel vragen over stellen. PK: tijdens de raadsbehandeling in de eerste ronde aan elkaar en aan de burgemeester en de wethouders vragen stellen. Wat is de opbrengst van dit proces van verbeteren verhoudingen voor u. Voor alles wat je als raadslid wilt weten zijn er in dit verslag aanknopingspunten om vragen te stellen.

JA: het bestuur moet ook aan de inwoners verklaren wat er vanaf juni gebeurd is. PK: verwacht niet dat de ronde die ik nu ga doen langs de wethouders en de burgemeester veel extra teksten gaat opleveren. Over de raadsvergadering: HW: vraagt of PK adviezen heeft over de gang van zaken tijdens de raadsvergadering zelf. PK: vindt het gek als OP voorzitter is in die vergadering. Ze is zelf beantwoordende partij. Deze combinatie is ongewenst. Voorzitterschap van deze vergadering beleggen bij een grotere fractie, waar een voorzitter bij zit. PK: het zijn vragen aan de burgemeester als onderdeel van het geheel. Het gaat niet alleen om haar functioneren. GB: vraagt zich af of BGM dit wel wil doen. Hij stelt voor dat er een extra presidium wordt belegd over dit onderwerp. JWA; voorzitterschap moet wel eerst besproken worden. RB: ook vragen aan de BGM moeten door haar beantwoord kunnen worden. En ook de beantwoording van het college als geheel. Het presidium regelt de orde van de vergadering. PK het college moet wel naast elkaar gezet worden. 4. Reactie op MTO verzoek De commissie spreekt zijn teleurstelling uit. 5. Rondvraag In de college verslagen staat te lezen dat de secretaris aan de BGM verzoekt bij de griffier na te gaan waarom ze niet meer uitgenodigd wordt voor de vergaderingen van de commissie verbeteren verhoudingen.

6. Sluiting De voorzitter sluit om 20.00 uur de vergadering

Aldus

gr