4.e.1. 20210302 Memo Polderpad.pdf

Memo Aan

:

Gemeenteraad

Datum

:

2 maart 2021

Afzender

:

College van burgemeester en wethouders

Onderwerp

:

Beantwoording vragen Polderpad

Bijlage(n)

:

n.v.t.

In de commissievergadering van woensdag 20-01, is er in de rondvraag de volgende vraag gesteld door PBT ‘’ Waarom wordt in het antwoord van het WOB verzoek van de vogelwacht, betreffende het polderfietspad, gesteld dat er bij inkopen onder €. 50.000,- geen bestek hoeft te worden opgesteld.’’ Voor het uitzetten van opdrachten in de markt geeft het Inkoop- & aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden1 aan op welke wijze dit dient te gebeuren. Dit wordt vertaald in opdrachten boven de € 50.000,- en opdrachten lager dan € 50.000,-. 1.) Bij werkzaamheden die boven het bedrag van de € 50.000,- uitkomen vindt een meervoudige aanbesteding plaats. Voor een dergelijke aanbesteding is een bestek van belang voor een gelijkwaardige inschrijving.1 2.) Blijven de werkzaamheden onder de € 50.000,- dan vindt enkelvoudig onderhands uitbesteding aan een opdrachtnemer plaats. In dat geval wordt aan de hand van een beperkte technische omschrijving een prijs opgevraagd. In een dergelijk geval gaat het niet om een meervoudige aanbesteding. Een bestek is hierbij niet noodzakelijk. Uitleg verschil tussen een bestek en een beperkte technische omschrijving: Bestek: Een gedetailleerde standaard omschrijving van producten of diensten die geleverd moeten worden. Bij een bestek is altijd de RAW systematiek van toepassing.

De RAW-besteksystematiek is een stelsel juridische, administratieve en technische voorwaarden dat in Nederland wordt gebruikt voor het samenstellen van contracten in de grond-, weg- en waterbouwsector. Een bestek wordt voornamelijk gebruikt bij het aanbesteden van werken, zodat er geen onderscheid in te leveren product of kwaliteit van werk gemaakt kan worden. Voorbeeld: Er moet in een bocht over een lengte van 30 m doorgroei stenen aangebracht worden. Deze doorgroeistenen moeten een afmeting hebben van 40X60 met ral kleur xx. Sterkte klasse xx. Aangebracht volgens nadere omschrijving in bestek post….. Beperkte technische omschrijving: Korte en bondige beschrijving wat de bedoeling is van de werkzaamheden, op welke wijze uitvoering dient plaats te vinden en de afmetingen van het op te leveren product. De uitvraag wordt voorgelegd aan een aannemer middels telefoon, fysieke afspraak op de werklocatie of via de email. Hierop wordt gereageerd met een offerte, zodat er een prijs indicatie ligt. Met deze offerte wordt ook gekeken of de aannemer de 1 Zie paragraaf 4.5.2 van Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Samenwerkingsverband De Waddeneilanden

2 technische omschrijving begrepen heeft en of de aantallen en afmetingen op orde zijn. Het kan zijn dat een voorgelegde offerte een aantal malen wordt aangepast vanuit steeds scherpere afstemming. Daarna volgt, bij positieve afstemming, akkoord op de offerte. Voorbeeld: Er moet in een bocht over een lengte van 30 m doorgroeistenen aangebracht worden. Afmeting doorgroeisteen 40x60. Dit is een open vorm van uitbesteden waarbij de aannemer kan verwijzen naar goedkopere alternatieven of andere oplossingen bijv dat hij nog doorgroeistenen heeft liggen met een andere afmeting, maar die wel goedkoper zijn en kan nagaan bij de gemeente of dat ook een passende mogelijkheid is In het specifieke geval van het Polderfietspad zijn uitvragen bij twee marktpartijen neergelegd, Abbink en Aduco. Uitvraag betrof verschillende werkzaamheden waarbij de uitvoering bij elke aannemer onder het normbedrag van de € 50.000,- is gebleven. Offertes op de uitvraag zijn uitgebracht op basis van een mondeling beperkte technische omschrijving bestaande uit maatvoering van lengte en breedte, stabilisatie in m2 en dikte.(zie in kader onderstaand) Een bestek is hiervoor niet opgesteld. De werkwijze voor het Polderpad was bekend, namelijk gelijk aan het proefstuk wat Aduco in samenwerking met Abbink voor Staatsbosbeheer heeft aangebracht op het fietspad aan het begin van de Boschplaat.

Hiermee zijn twee gegevens bekend 1) de twee aannemers die de uitvraag hebben gekregen, te weten Aduco en Abbink 2) de hoeveelheden en technische omschrijving van het werk. Dan rest alleen nog afstemming over de afmetingen. Er is gewerkt op basis van een “bouwteam formatie”. Dit is een werkwijze die voorziet in periodieke afstemming tussen gemeente en uitvoerders ter plaatse. In het geval van het Polderpad wordt ermee bedoeld dat er periodiek afstemming is tussen de gemeente en de uitvoerende partij. In dit specifieke geval zijn dit korte overleggen geweest die betrekking hadden op de voortgang van de werkzaamheden en het oplossen van eventuele knelpunten die zich in het werk voordoen. Van deze overleggen zijn geen verslagen gemaakt. De omvang van de werkzaamheden maakte verslaglegging niet noodzakelijk. De werkzaamheden werden onder regie en toezicht van de Gemeente Terschelling uitgevoerd. De kosten zijn ten laste gebracht van het onderhoudsbudget Wegen. Gekopieerd uit offerte: ‘’Beperkte technische omschrijving in de offerte NA mondeling overeengekomen: Laatste aanpassing na overleg en uitgangspunt samenwerking met Aduco. Onderwerp: Stabiliseren Polder fietspad van Oosterend naar Striep (gedeelte ervan van Oost naar west tot formerum excl. zijwegen).

Lengte schelpenpad ca 3500 m Breedte te stabiliseren schelp ca 2,50 m1 bestaand pad volgen Oppervlakte stabilisatie 9625 m2 Stabiliseren met 75 kg cement per m3 20 cm dik’’

Voor het gemeentelijk team is een dergelijke omschrijving een zeer duidelijke technische werkomschrijving welke controleerbaar is door de toezichthouder.