2019 - Rapport externe inhuur Rekenkamercommissie De Waddeneilanden.pdf

2.

College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door: a. lopende ontwikkelingsprocessen, heroverwegingen, herijkingen en implementaties die zijn toegezegd door het college, met een haalbare en expliciete tijdsplanning uit te voeren, en af te ronden, of - als dat niet kan - deze processen expliciet te beëindigen; b. aanbevelingen van de accountant ten aanzien van externe inhuur snel en adequaat op te volgen; c. verouderde (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd te beëindigen of te herzien; d. ten aanzien van de toepassing van drempelbedragen bij aanbesteding altijd aan te besteden conform het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid, en als dat niet lukt het beleid aan te passen.

3.

Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u: a. aangeeft welke informatie u van het college wilt ontvangen ten aanzien van:

b.



externe inhuur;



uitbesteding;



inhuur bij andere gemeenten (dvo’s/inbesteding);

 een vergelijking van de eigen inhuur met die bij andere gemeenten; afspraken over informatieverstrekking vastlegt, bijvoorbeeld in de Financiële verordening, zodanig dat u ook goed kunt controleren op het nakomen ervan.

49 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Overige aanbevelingen 4.

5.

College, verbeter het zicht op de uitvoering van externe inhuur door: a. in de (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd de looptijd van het (raam)contract en het (maximum) bedrag van het contract op te nemen; deze gegevens moeten in overeenstemming zijn met de wijze waarop de aanbesteding heeft plaats gevonden (onderhands, meervoudig onderhouds, nationaal openbaar of Europees); b. raamcontracten waarbij op voorhand verwacht mag worden dat ze drempelbedragen overschrijden, volgens de eigen inkoopregels aan te besteden. College, expliciteer impliciete keuzes en informele regels, zoals: 

het drie stappen afwegingskader bij een (tijdelijke) vacature;



de wijze waarop de voor- en nadelen, inclusief de (meer)kosten, bij inhuur externen moeten worden gewogen ten opzichte van voor- en nadelen van ’inbesteding’ en tijdelijke of vaste aanstelling;



het belang van de werkgeversrol van de gemeente op het eiland;



het uitgangspunt “oog hebben voor de lokale economie” uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid;



externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw; geef daarbij aan welke kennis de gemeente zelf in huis zou moeten hebben, gezien de taken en besturingsfilosofie van de gemeente.

6.

College, maak gebruik van de ervaringen van de andere eilanden ten aanzien van contracten, selectie, prijs/kwaliteit en informatievoorziening rond externe inhuur, door: a. onderling kennis uit te wisselen tussen de eilanden; b. naast informatie over de mogelijkheden van onderlinge inhuur, ook informatie te delen over de ervaringen met en uitkomsten van evaluatie van externe inhuur; c. na te gaan of de wijze van aansturing en de (evaluatie-)afspraken rond dvo’s met andere gemeenten doelmatig zijn, en ook toepasbaar zijn op de aansturing en afspraken rond externe inhuur bij commerciële partijen.

7.

Raad, scherp de actieve informatieplicht van het college aan door: a. met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van verordeningen ten opzichte van de modelverordening van de VNG en de redenen daarvoor; b. met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van de informatieverstrekking in begroting en/of jaarrekening ten opzichte van de vereisten van de BBV en de redenen daarvoor.

8.

Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door: a. afspraken over informatieverstrekking te controleren op het nakomen ervan; b. naar de gevolgen te vragen ten aanzien van externe inhuur, uitbesteding en inbesteding bij wijzigingen in organisatievisie of besturingsfilosofie; c. er voor te zorgen dat een systematische vergelijking door de jaren heen mogelijk wordt; d. regelmatig, bijvoorbeeld eens in de vier jaar, (het beleid rond) inhuur te (laten) evalueren.

50 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Bijlage I: Normen voor het onderzoek Thema

Normen

Doelmatige inrichting

•

De beleidskaders / afwegingskaders geven duidelijk en onderbouwd aan in welke situaties er ingehuurd mag worden. Als er niet een dergelijke richtlijn is, wordt voorafgaand aan het besluit van inhuur, meerdere opties overwogen en met elkaar vergeleken waarbij ook kostenaspecten worden meegenomen. Dit is in het inhuurproces geborgd dan wel geborgd via checks en balances.

•

Het beleid en het afwegingskader voor externe inhuur is in lijn met het (strategisch) personeelsbeleid.

•

De verantwoordelijkheid voor inhuur is middels de mandaatregeling belegd in de ambtelijke organisatie en de regierol is ingevuld.

•

Er zijn procedureel en organisatorische maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inhuur van externen.

• •

Er vinden evaluaties plaats ten aanzien van inhuur.

•

De verplichte informatie over de beleidsindicator externe inhuur is verstrekt in begroting en jaarrekening 2017.

•

Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur en/of de controle daarop, dan is dat geborgd in beleid, kaders en/of procesrichtlijnen.

•

Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van de informatieverstrekking over inhuur en/of de controle daarop, dan wordt dat conform uitgevoerd.

•

De uitvoering is conform kaders en afspraken.

Sturing

Kaderstelling en informatievoorziening raad

Uitvoering

Als de sturingsinformatie, de evaluaties, of de interne of accountantscontrole daar aanleiding toe geven, vindt er (bij)sturing plaats.

51 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Bijlage II: Onderzoeksvragen Aard en omvang inhuur Om een redelijk inzicht te kunnen krijgen in aard en omvang en de eventuele verandering daarin, is informatie opgevraagd over twee jaar: 2016-2017. 1.

Welke lasten zijn in deze jaren gemoeid met inhuur?

2.

Hoe zijn deze lasten van inhuur verdeeld over beleidsterreinen?

3.

Hoe zijn de lasten van inhuur verdeeld naar de motieven voor inhuur?

4.

Welke lasten zijn gemoeid met het ‘inlenen’ van medewerkers van andere (semi) overheden?

5.

Eventuele verdere uitsplitsingen en duiding van aard en omvang inhuur die interessant zijn voor een vergelijking, en haalbaar zijn, worden later in overleg met de betreffende ambtenaren vastgesteld.

Inrichting van het beleid en sturing op het inhuurproces Voor dit onderdeel wordt een analyse gemaakt van het beleid, de kaders en procesrichtlijnen zoals die nu gelden bij de vijf gemeenten. 6.

Welke formele kader(s) / beleid heeft betrekking op inhuur?

7.

Welke doelen en uitgangspunten gelden ten aanzien van inhuur?

8.

Welke financiële kaders, procedures, verordeningen en mandaten gelden ten aanzien van inhuur?

9.

Hoe is het inhuurproces formeel ingericht, hoe komt het besluit om te gaan inhuren tot stand en hoe wordt bewaakt dat inkoop tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en omstandigheden zal plaatsvinden?

10. Hoe verloopt het proces van externe inhuur in de praktijk en hoe wordt er controle op dit proces gehouden? 11. Als er punten ten aanzien van de rechtmatigheid van externe inhuur naar voren zijn gekomen bij de interne controle of bij de accountantscontrole, wat is daar dan mee gedaan? 12. Wordt er systematisch bezien of capaciteit of expertise van andere overheden kan worden ingehuurd en waar blijkt dat uit? 13. Is inhuur (in het algemeen, of in specifieke gevallen) geëvalueerd en wat is/zijn de uitkomst(en) daarvan? 14. Welke sturingsinformatie wordt bijgehouden? Wordt er gestuurd en zo ja op welke wijze? Sturing door en informatievoorziening voor de raad 15. Zijn er richtinggevende kaders ten aanzien van externe inhuur en/of de controle daarop door de gemeenteraad vastgesteld? En zo ja, welke? 16. Hoe wordt de raad geïnformeerd over externe inhuur? Leerpunten 17. Welke leerpunten kunnen worden aanbevolen ten aanzien van de inrichting van en sturing op het inhuurproces? 18. Welke leerpunten kunnen worden aanbevolen ten aanzien van de rol van de raad? 19. Op welke punten kunnen de eilanden van elkaar leren door informatie over de inrichting en het proces van inhuur met elkaar te vergelijken?

52 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Bijlage III: Lijst van bronnen en van geïnterviewden

Ameland mandaatbesluit regeling 2016 diverse voorbeelden overeenkomsten begrotingen 2017, 2018 rekening 2016 en 2017 DVO Onderwijs 2018-2020, september 2017 Verslag Pho onderwijs, 7 september 2017 Uitvoeringsplan onderwijs 2018 Nadere uitwerking hoofdstuk 7, DVO Lokaal onderwijs beleid Vast 2011-2014, 4 december 2012 Voortgangs, rapportage DVO onderwijs VAST 2016 voorbeeld contracten Inkoop-en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en hetSamenwerkingsverband de Waddeneilanden 2015 Schiermonnikoog begrotingen 2017, 2018 rekening 2016 en 2017 diverse overeenkomsten Inkoop-en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en hetSamenwerkingsverband de Waddeneilanden 2015 Terschelling 20160822-5a van 22 augustus 2016, advies inhuur derden overzicht augustus 2016 Jaarstukken 2015 versie 30 juni 2016 Accountantsrapport 2015 Eerste bestuursrapportage definitief 11 juli 2016 Begroting 2017 definitieve versie 14 september 2016 Beleidsbegroting 2016 Bestuur rapportage 4 november 2015 versie na cie. Herziene Kadernota versie 2 28 augustus 2015 Jaarstukken 2016 1 juni 2017

IPA- Acon 17-06-2017 Inkoop-en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Samenwerkingsverband de Waddeneilanden 2015 Kadernota 2016 11 juli 2016 Kadernota 2017 versie 31 mei 2017 Begroting 2018 d.d. 13 september 2017 Financiële verordening 2017 artikel 212 Brochure ARBO Zithouding Brochure besluitvorming Brochure directiestatuut gemeente Terschelling Brochure Duurzame inzetbaarheid Brochure Generatiepact Brochure Gesprekkencyclus Brochure huisregels Brochure Individueel Keuze Budget Brochure Introductie Het Nieuwe Werken Brochure Loopbaanontwikkeling en mobiliteit Brochure Mobbing tevens gedragscode externe inhuur Brochure Nota Integriteit 53 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Brochure Projectaanpak Terschelling Brochure Talent centraal Brochure Werving en Selectie Competent talent 2017 Brochure Werving en Selectie Competent talent Brochure Wijs in projecten Brochure Ziek, zo werkt dat getekend mandaat besluit Samenwerkingsovereenkomst BAN Voorbeeld detachering Texel aan GR de Waddeneilanden 1-4-2018-1-4-2019 Voorbeeld detacheringsovereenkomst Breuer Instituut Voorbeeld overeenkomst Talent in het Noorden Kopie van Boekingen grootboek 2016 Kopie van Boekingen grootboek 2017 Kopie van Boekingen kostenplaats 434384 2016 Kopie van Boekingen kostenplaats Ruimtelijke plannen 2016 Het rapport de Tijd vooruit van Wagenaar Hoes Het hierop volgende collegebesluit tot uitvoering van de rapportage De Tijd vooruit (02-2012) De brief van de gezamenlijke Ondernemingsraden over samenwerking De presentaties die aan de raadsleden zijn gegeven tijdens de informatie avonden 2015 en 2018 Het eilandakkoord 2018-2022 Factuur deelnemersbijdrage BAN Personeelsdiensten Rapportage bestuurskracht, BMC rapport, maart 2018 memo gemeenteraad, BMC rapport 19 juni 2018 Raadsbesluit bestuurskrachtonderzoek, 10 juli 2018 Rapport financiële positie en financieel handelen van de gemeente Terschelling, feb.

2018 Amendement bestuurskrachtonderzoek, raad 10 juli 2018 Texel Vervolgplan organisatieontwikkeling, Dienstverlenend, compact, wendbaar, september 2013 Organisatie op koers, mei 2018 Brief gemeentesecretaris aan OR, de organisatie op koers, 2 augustus 2018 Subsidie energie neutrale woningen, advies, gemeenteraad 21 december 2016 Voorbereidingskrediet sporthal Den Burg, advies, gemeenteraad 15 juni 2016 Met een lening van de gemeente langer zelfstandig thuis, advies, gemeenteraad 16 november 2016 Advies draagvlakonderzoek windenergie, advies, gemeenteraad 15 juni 2016 Aanbestedingsdocument inhuur, gemeente Alkmaar, concept 11 juli 2018 Presentatie in de raad zicht op inhuur, 20 oktober 2015 Programmabegroting 2017 Programmabegroting 2016. Mandaatregeling 2017 Raadsbesluit - Vaststellen Controleplan rechtmatigheid en controleprotocol ja... rekening 2016, en 2017 halfjaarrapportages, 2016 en 2017 collegeprogramma 2018-2022 financiële verordening 2017 mandaatregister 2016 en 2017 mandaatregeling 2018 budgethoudersregeling & aanvullende richtlijnen budgethoudersregeling 2015 inkoop en aanbestedingsbeleid 2014 Diverse (raam)contracten accountantsrapporten diverse moties en raadsvragen Vlieland bijlage Programmabegroting 2016 gemeente Vlieland.pdf 54 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

programmabegroting 2017 vlieland.pdf programmabegroting 2018.pdf Jaarrekening en jaarverslag 2016.pdf Jaarrekening 2017.pdf Financiële verordening 2007 Controle verordening 2004 Mandaatbesluit uit 2017 Accountantsrapport 2017 Inkoop-en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en hetSamenwerkingsverband de Waddeneilanden 2015 Overige documenten Verslag Eilanderraad 30 november 2007 Onderzoeken externe inhuur andere gemeenten 1. Pro Facto (2016), Inhuur van derden in de gemeente Dalfsen. Rekenkameronderzoek, Groningen 2. RKC Ooststellingwerf (2016), Extern inhuren of intern oplossen? 3. Rekenkamercommissie Kempengemeenten (2015), Positie kiezen in discussies over vaste en flexibele formatie. 4. Rekenkamercommissie Heerenveen (2014), externe inhuur. Heerenveen 5. Rekenkamer Oost-Nederland (2014), Quickscan externe inhuur Provincie Overijssel. Zwolle. 6. Rekenkamercommissie Opsterland (2014), externe inhuur. 7. Rekenkamercommissie Deventer (2012), Sturen op inhuren?! Deventer, Pro Facto. 8. Rekenkamercommissie Zuidplas (2012), Onderzoek externe inhuur. 9. Rekenkamercommissie waterschap De Dommel (2011), Rapportage Rekenkamercommissie inzake onderzoek Inhuur Derden. 10. Rekenkamercommissie Ede (2010), Inzicht in inhuur. Ede. 11.

Rekenkamercommissie gemeente Gennep (2007), Onderzoek inhuur van derden door de gemeente Gennep 2004-2006, Gennep.

Geïnterviewden Ter verdieping van dit onderzoek zijn interviews gehouden met relevante medewerkers, zoals de verantwoordelijk leidinggevenden voor inkoop en personeelszaken, en/of de gemeentesecretaris. In verband met de nieuwe wet AVG wordt in deze rapportage geen lijst van geïnterviewde personen verstrekt. De geïnterviewde personen zijn alleen bekend bij de Rekenkamercommissie.

55 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Bijlage IV: Informatievoorziening aan gemeenteraad Ameland Uit Jaarekening 2017:

Terschelling Uit begroting 2017:

56 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Uit begroting 2017:

Texel Uit begroting 2017:

Overzicht in het jaarverslag Texel 2017

57 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Bijlage V: Lessen uit ander onderzoek

In deze bijlage staat een beknopte samenvatting van conclusies en aanbevelingen van eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken naar externe inhuur. Deze onderzoeken kunnen aanknopingspunten opleveren voor het beoordelen van de wijze waarop inhuur plaatsvindt bij de vijf Waddengemeenten. Het betreft verschillende onderzoeken over de afgelopen tien jaar. De bevindingen zijn niet een op een van toepassingen op de Waddengemeenten maar geven wel een algemeen beeld van belangrijke aandachtspunten die bij inhuur spelen.

Beleidskader Bijna alle onderzoeken beantwoorden de vraag in hoeverre de gemeente kaders heeft vastgesteld voor externe inhuur. In de eerste plaats gaat het om het belang van het vaststellen van een gemeentelijke visie op personeel, en organisatieontwikkeling. Aanbevelingen gaan er vaak over dat een visie op externe inhuur vastgelegd dient te worden waarin de volgende aspecten aan de orde komen:  samenhang met organisatie-ontwikkeling. 

samenhang met personeelsbeleid.



wat wil de gemeente realiseren met externe inhuur.



hoe kijkt de gemeente aan tegen inhuur in samenhang met plaatselijke en regionale samenwerking.

Bij de meeste onderzochte gemeenten is geen sprake van een specifiek op inhuur gericht beleidskader. In een aantal onderzoeken wordt opgemerkt dat de gemeente geen heldere definitie van inhuur hanteert. In de meeste gevallen valt inhuur onder het algemene inkoopbeleid. Er is dan geen expliciete visie op inhuur en ook geen centrale regie of coördinatie specifiek rond inhuur. Op afdelings- of teamniveau is er in het kader van integraal management vaak sprake van redelijk grote mate van vrijheid. Bij alle gemeenten wordt inhuur gezien als een oplossing voor personeelstekort bij onder andere piekbelasting, ziekte en behoefte aan specialistische kennis. Bij gemeenten waar een expliciet beleidskader ten aanzien van inhuur is opgesteld, wordt veelal aangegeven dat inhuur tot een noodzakelijk minimum beperkt moet worden. Bij een aantal gemeenten wordt er op gewezen dat inhuur gerelateerd moet zijn aan het personeelsbeleid, waarbij het gaat om opleiding, talentontwikkeling, en coaching. Er gaat vaak minder aandacht uit naar vragen als welke expertise wil de gemeente in eigen huis hebben.

Aanbevelingen richten zich er vooral op om vanuit de visie een set doelstellingen met richtlijnen op te stellen over de onderstaande aspecten:  bevoegdheden en taken van het proces van inhuur;  verantwoordelijkheid beleggen wie toeziet op naleven visie en doelstellingen;  in welke situatie de gemeente kiest voor samenwerking met lokale of regionale gemeenten;  in welke situatie de gemeente kiest voor raamcontracten;  prijs/ kwaliteit en risico’s hoe worden die afgewogen en gemonitord.

Inhuurproces In de onderzoeken wordt het belang van een transparant inhuurproces benadrukt vanwege meer doelmatigheid en doeltreffendheid. In de praktijk zijn er gemeenten met een ‘strak’ georganiseerd inkoopproces waarbij er expliciete voorstellen voor inhuur moeten zijn, die ter besluitvorming moeten worden voorgelegd aan een leidinggevende. Daarbij horen meestal ook expliciete afspraken over aan te vragen offertes en overeenkomsten. In andere gemeenten kan de bevoegdheid ook juist laag in de organisatie liggen met relatief veel integrale vrijheid op afdelings- of teamniveau. Er kan dan sprake zijn van weinig expliciete afspraken over processen en besluitvorming. Er is meestal geen expliciete controle op inhuur. Ook systematische evaluatie achteraf van inhuur komt eigenlijk weinig voor. Zicht op de resultaten van inhuur c.q. de prestaties waaraan 58 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

inhuur bijdraagt, bestaat veelal niet. Verantwoording over inhuur vindt bij de meeste gemeenten plaats via de reguliere P&C-cyclus: begroting, jaarrekening en eventueel voorjaarsnota. In de aanbevelingen komen een aantal stappen steeds naar voren:  afwegingskader voor nut en noodzaak om extern in te huren;  concrete gemotiveerde opdrachtformulering;  beschikbaar stellen van budget;  doelmatigheid bij de contractering van aanbieders, reden gunning en reden afwijzing;  concreet de prestatieafspraken (prijs, tijd en resultaat) vastleggen met aanbieder;  monitoring (tussentijds) en evaluatie (achteraf) van die vastgelegde afspraken. Informatievoorziening aan de raad In veel gemeenten maakt inhuur onderdeel uit van integraal management en zijn mede daardoor de rol en de inbreng bij inhuur van de raad en het college beperkt. In veel gemeenten vindt de monitoring van inhuur plaats via reguliere financiële controle. De achterliggende mandaatregeling en beschrijving van inkoopprocessen is daarbij vaak leidend. Belangrijk is dat het college wel in ieder geval bepaalt welke informatie zij vanuit de directie wil ontvangen over aard, omvang doelmatigheid en doeltreffendheid. Bij veel gemeenten is de verantwoording en de controle door de gemeenteraad op inhuur daardoor niet specifiek.

In enkele van de onderzoeken wordt opgemerkt dat er wat dat betreft ook onduidelijkheid bestaat over wat de raad wil weten, c.q. waarover aan de raad verantwoording moet worden afgelegd. De meeste rekenkamerrapporten stellen bij de aanbevelingen dat:  de raad inzicht dient te hebben in de wijze waarop de gemeente omgaat met externe inhuur.  de raad in de paragraaf bedrijfsvoering (bij de begroting en jaarrekening) minimaal informatie aantreft over welk personeel is ingehuurd voor welke werkzaamheden, begrote en werkelijke formatieplaatsen en begrote en werkelijke externe inhuur met indicatoren.

59 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

Bijlage VI: Bestuurlijke reacties en nawoord rekenkamercommissie

60 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

61 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

62 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

63 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

64 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

65 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

66 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

67 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

68 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

69 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

70 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

71 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

72 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

73 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

74 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

75 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

76 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

77 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

78 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

B&W Advies Medewerker:

Peter Küppers

Datum :

29 mei 2019

Portefeuillehouder:

Burgemeester

B&W vergadering:

4 juni 2019

Onderwerp:

Agendanummer:

Rekenkamerrapport externe inhuur Bijlagen*

Raadsvoorstel

Raadsbesluit

Uitgaande brief Nee Vertrouwelijk

Advies

• • •

Kennis nemen van het rapport externe inhuur van de rekenkamercommissie De Waddeneilanden Vaststellen dat externe inhuur geen uitgangspunt van personeelsbeleid is/wordt maar alleen onder bijzondere omstandigheden een optie is Als bestuurlijke reactie op het rapport, de rekenkamercommissie berichten eerst besluitvorming op het rapport door de gemeenteraad te willen afwachten

Dit advies is voorgelegd aan 1 Portefeuillehouder

Financiën

Akkoord met advies Burgemeester

Wethouder J. Hagen

Wethouder E. Gerbrands

Secretaris

Akkoord

Akkoord

Akkoord

Akkoord

Bespreken

Bespreken

Bespreken

Bespreken

Besluit Conform advies

Aanhouden*

Aanvullend *

Afwijkend*

*Argumenten: Communicatie Communicatie

Na besluit openbaar maken

Website

Ja

Persbericht

Nee Nee

Nieuwsbrief

Inleiding De rekenkamercommissie De Waddeneilanden heeft een onderzoek uitgevoerd naar externe inhuur. Inmiddels is het rapport gereed en verzoeken wij u in het kader van bestuurlijk wederhoor een reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen in het rapport. De verificatie op feitelijke juistheid heeft al eerder via ambtelijk wederhoor plaatsgevonden. In de rapportage concludeert de commissie dat de gemeente Schiermonnikoog relatief weinig externe inhuur heeft.

79 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

2.1. In geval van externe inhuur hanteren wij als richtlijn de samenwerkingsafspraken tussen de 5 waddeneilanden, zijnde eerst intern kijken, daarna kijken of inzet vanuit de andere gemeenten mogelijk is en als dat onvoldoende oplevert externe inhuur. Ten aanzien van de aanbevelingen voor de korte termijn stellen wij het volgende voor: Aanbeveling 1 over de aansluiting van het BBV bij de gemeentelijke administratie zullen wij gevolg aan geven. Aanbeveling 2 om er voor te zorgen dat het beleid rond externe inhuur up tot date wordt nemen wij voor kennisgeving aan. Ten aanzien van de overige aanbevelingen (4 en 5) conformeren wij ons aan de in waddenverband gemaakte afspraken. Aanbeveling 6 zullen wij via het waddenoverleg uitvoering aan geven. Feitelijk doen wij dit nu ook al. Aanbevelingen 3, 7 en 8 zijn voor de raad. Argumenten Wij kunnen dit beamen en ook vermelden dat het onze voorkeur heeft zoveel mogelijk met ‘eigen mensen’ te werken. Het kan echter voorkomen dat dit niet lukt, waardoor wij dan gedwongen zijn op een andere wijze in ondersteuning te voorzien. 2.1. Gelet op de geringe externe inhuur in onze gemeente vinden wij deze afspraken voldoende. 3.1. Wij vinden de samenwerkingsafspraken tussen de Waddeneilanden in deze voldoende. Dit ook gelet op de geringe externe inhuur van onze gemeente.

Wij er voor zorgen dat aan de geldende wet- en regelgeving wordt voldaan en waarbij van geval tot geval de voor- en nadelen afwegen. Hierbij is het kostenaspect uiteraard een item. Wij zullen met de raad overleggen welke informatie zij willen ontvangen. Advies 1. Kennis nemen van het rapport externe inhuur van de rekenkamercommissie De Waddeneilanden 2. Vaststellen dat externe inhuur geen uitgangspunt van personeelsbeleid is/wordt maar alleen onder bijzondere omstandigheden (langdurige ziekte) een optie is 3. Als bestuurlijke reactie op het rapport, de rekenkamercommissie berichten eerst besluitvorming op het rapport door de gemeenteraad te willen afwachten Financiële toelichting

Communicatie

80 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

81 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

82 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

83 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

NAWOORD VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE

Het concept-onderzoeksrapport over externe inhuur is na ambtelijk wederhoor (feitencheck) op 18 april aangeboden aan de diverse colleges. Op 8 mei is de eerste bestuurlijke reactie ontvangen en op 11 juni is de laatste bestuurlijke reactie binnengekomen. Van de gemeenten Ameland, Terschelling en Texel heeft de rekenkamercommissie een meer of minder uitgebreide bestuurlijke reactie in de vorm van een brief van het college ontvangen. Vanuit Schiermonnikoog en Vlieland is een collegebesluit over een zogenoemd “B&W Advies” aan de rekenkamercommissie gestuurd. Dat is formeel geen reactie van het college geadresseerd aan de rekenkamercommisise, maar een kennisgeving van een collegebesluit. Desondanks wordt in dit nawoord inhoudelijk wel ingegaan op de (toelichting bij) beide collegebesluiten.

De colleges van Schiermonnikoog en Vlieland hebben onder meer besloten om “[a]ls bestuurlijke reactie op het rapport, de rekenkamercommissie [te] berichten eerst besluitvorming op het rapport door de gemeenteraad te willen afwachten.” De rekenkamercommissie betreurt dat, omdat het doel van de bestuurlijke reactie is dat er voor de raad voorafgaand aan de behandeling van het rapport inzicht is over hoe het college de bestuurlijke betekenis ziet van de conclusies en hoe het college bestuurlijk aankijkt tegen de geformuleerde aanbevelingen, zodat de raad breed is geïnformeerd en een volledige afweging kan maken bij de besluitvorming over de conclusies en aanbevelingen van het rapport. De rekenkamercommissie heeft in haar rapport aanbevelingen gedaan, waaronder een aantal die naar het idee van de rekenkamercommissie op korte termijn ter hand zouden moeten worden genomen. Het verheugt de rekenkamercommissie dat de meeste Waddeneilandgemeenten aangeven met die aanbevelingen aan de slag te willen of al besluiten te hebben genomen die in de lijn van de aanbevelingen liggen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de aanbeveling om de informatie over externe inhuur in lijn te brengen met de richtlijnen en het oogmerk van de BBV.

De rekenkamercommissie merkt daarbij op dat die aanbeveling in wezen gaat om het voldoen aan bestaande regelgeving, en om die reden zonder meer op korte termijn dient te worden opgevolgd. Ook ten aanzien van andere aanbevelingen zeggen de meeste colleges toe initiatieven te nemen, dan wel af te wachten wat de raden met de aanbevelingen beogen. In het laatste geval zijn de raden dus nadrukkelijk aan zet. Voorafgaand aan dit onderzoek hebben raadsleden aangegeven dat er behoefte is aan meer inzicht in externe inhuur. Vragen van raadsleden hadden te maken met bijvoorbeeld hoe inhuur is geregeld en of hoe er wordt gekozen voor inhuur en of er gebruik wordt gemaakt van mogelijkheden van detachering uit andere gemeenten, met name van de andere Waddeneilandgemeenten. Andere vragen waren: hoe kan de raad grip houden op inhuur, wat is de omvang van de inhuur, en is de omvang anders dan bij andere gemeenten? Met dit rapport beoogt de rekenkamercommissie dat inzicht te bieden, maar dit is slechts een momentopname. Om de verdere ontwikkelingen ten aanzien van inhuur te kunnen volgen, kunnen de raden hun colleges om informatie vragen. Om die reden heeft de rekenkamercommissie een aantal aanbevelingen nadrukkelijk aan de raden geadresseerd. Met name ten aanzien van de informatie over externe inhuur kunnen raden duidelijk(er) richtlijnen meegeven aan de colleges.

De raad kan ook desgewenst, als opdrachtgever van de accountant, een specifieke vraag over externe inhuur toevoegen aan de jaarlijkse controle-opdracht. Een aantal colleges wil (een deel van de) aanbevelingen in Waddenverband opnemen. De rekenkamercommissie juicht dat in het kader van ‘leren van elkaar' toe. De rekenkamercommissie is wel van mening dat ook aanbevelingen die in Waddenverband worden uitgewerkt, voortvarend ter hand moeten worden genomen en tot zo concreet mogelijke afspraken moeten leiden die in de praktijk worden nagekomen. Een aantal colleges geeft aan dat het in het rapport beschreven beleid inmiddels is gewijzigd (met name Terschelling) en/of dat het rapport te weinig specifiek is voor de betreffende gemeente om geheel herkenbare conclusies en aanbevelingen te geven (met name Texel en Terschelling). De rekenkamercommisise wijst er op dat dat in lijn is met de wijze waarop het onderzoek is opgezet. Er is gekozen voor een overzicht voor alle vijf eilanden waaruit lessen kunnen worden geleerd, en niet voor een uitgebreide analyse per gemeente. Er is bijvoorbeeld niet gekozen voor gedetailleerd casusonderzoek. Casusonderzoek zou meer inzicht kunnen geven 84 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

in de mate waarin beleid, richtlijnen en (afgesproken) werkwijzen ook daadwerkelijk (en nauwgezet) in de praktijk worden uitgevoerd. Het onderzoek zoals dat nu is uitgevoerd, kan daar geen uitsluitsel over geven. Bij de keuze van de onderzoeksopzet speelt mee dat het jaarbudget van de RKC niet toereikend is voor vijf gedetailleerde casusonderzoeken. De rekenkamercommissie plaatst ten aanzien van de intergemeentelijke samenwerking op het gebied van inhuur nog een algemene opmerking. In de aanleiding voor dit onderzoek is onder meer gewezen op een mogelijk gebrek aan samenwerking tussen de Waddeneilandgemeenten wat betreft externe inhuur. Het onderzoek heeft laten zien dat er samenwerkingsafspraken zijn tussen de gemeenten en dat er ook onderling contact is in geval van inhuur over hoe de inhuur aan te pakken. Dit gebeurt echter niet vaak en niet gestructureerd, en de samenwerkingsafspraken zouden in die zin kunnen worden geactualiseerd om te kijken waar win-winsituaties voor de eilandgemeenten te behalen zijn. Een aantal colleges heeft ook aangegeven daar nog eens naar te willen kijken. Ten slotte volgen hier nog een aantal detailopmerkingen per gemeente. De kleinste Waddeneilandgemeenten hebben ten opzichte van andere (Waddeneiland)gemeenten relatief kleine uitgaven aan inhuur.

Desalniettemin gaat het ook voor Schiermonnikoog en Vlieland om een stevig deel van de loonkosten (12%). Door het college van Terschelling is gewezen op een ander “beeld” van wat in het kader van dit onderzoek onder externe inhuur wordt verstaan. De rekenkamercommissie wijst er nog eens op dat de in 2016-2017 gebruikte afbakening van Terschelling afwijkt van de gebruikelijke definities die door het BBV en de VNG zijn gegeven, waarin payroll expliciet onder externe inhuur valt. De (beleids)keuze van Terschelling om in de jaren waarin de onderzoeksperiode valt veel met payroll te werken, leidt inderdaad tot een relatief hoge inhuur. Daarmee wordt de inhuur bij Terschelling niet onvergelijkbaar met die in andere gemeenten, wat het college suggereert met de term “appels en peren”, maar maakt het des te meer noodzakelijk om helder te zijn over de (omvang van de) inzet van payroll. In het geval van Terschelling valt de recente beleidsverandering of in elk geval het door de gemeente aangegeven effect daarvan, grotendeels buiten de onderzoeksperiode, en kan dus niet door de rekenkamercommissie worden beoordeeld. De effecten van de beleidsverandering, die in de omvang van de inhuur zichtbaar zou moeten zijn, is dus iets voor de raad om in de toekomst te controleren. Het college van Texel is voornemens het eigen zogenoemde 213a-onderzoek over externe inhuur mee te zenden naar de raad.

De rekenkamercommissie constateert dat het 213a-onderzoek, waarvan een conceptrapport in het college is besproken op 1 augustus 2017, op onderdelen wel al heeft geleid tot aanscherpingen in de uitvoering, maar tot nu toe niet aan de raad is aangeboden en dus ook nog niet in de raad is besproken. Het Texelse voorbeeld laat zien dat het evalueren van het eigen beleid ten aanzien van externe inhuur tot aanpassingen van de beleidsuitvoering leidt. Evaluatie van externe inhuur zou, gezien de omvang van inhuur, regelmatig moeten plaatsvinden – iets wat zeker ook voor de andere Waddeneilandgemeenten geldt. Twee gemeenten geven aan dat een paar technische opmerkingen uit het ambtelijk wederhoor niet zijn overgenomen. De rekenkamercommisise checkt bij het ambtelijk wederhoor alle opmerkingen op onderbouwing en past de bevindingen aan indien en voor zoverr daarvoor voldoende onderbouwing is aangeleverd. Daarover is ook gerapporteerd aan de betreffende gemeenten. Op verdere detailopmerkingen per gemeente wordt in dit nawoord niet ingegaan. De rekenkamercommissie is echter van harte bereid voor zover daar behoefte aan is, de individuele gemeenteraden een gedetailleerde reactie te geven. Engbert Boneschansker Esther Fogl Jolanda van Leeuwen

85 van 86

Rapport van het onderzoek naar externe inhuur bij de vijf Waddeneilanden

86 van 86