20.a Raadsvoorstel aanbesteden beeldopnamen raadsvergaderingen.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/Nummer: In behandeling bij:

Aanbesteden beeldopnamen raadsvergaderingen 2022/106 Griffier

Gevraagd besluit De raad wordt voorgesteld een overeenkomst te sluiten met de Stichting Terschelling TV voor het maken van geluid- en beeldregistraties en het integraal uitzenden van raads- en commissievergaderingen voor een periode van 1-9-2022 tot 1-9-2026. De meerkosten ten opzichte van de begroting verwerken in de eerste bestuursrapportage van 2023.

Samenvatting Het (live) uitzenden van raads- en commissievergaderingen wordt zeer gewaardeerd, getuige de kijkcijfers. Het presidium heeft geïnventariseerd wat de mogelijkheden zijn voor het maken van beeld- en geluidopnamen van raadsvergaderingen. De huidige gerealiseerde kwaliteit van opnamen is hierbij als uitgangspunt bepaald, evenals de uitbesteding. Na het volgen van het geldende aanbestedingsbeleid is er offerte- opvraag gedaan bij twee lokaal actieve partijen. Terschelling TV heeft als enige partij hierop een aanbod gedaan. Dit aanbod ligt nu ter besluitvorming voor.

Toelichting Terschelling TV zal van elke raads- en commissievergadering een beeld- en geluidsopname maken en deze integraal streamen op het kanaal van de zender. De opname wordt bovendien doorgezonden naar de eigen website van de gemeenteraad, alwaar de opnamen gearchiveerd worden. In de begroting is een bedrag van €6.000,- op jaarbasis opgenomen. Uitgaande van 25 vergaderingen, zou het bedrag €10.625 moeten worden vanaf 2023 en verder. Voor de periode van 1 september tot 31 december 2022 is er een overschrijding van ongeveer € 2.250,- (ex BTW) Belang voor toerisme/samenleving/economie/duurzaamheid Door de live uitzendingen van hoge kwaliteit op een goed vindbaar lokaal platform zijn meer burgers, gasten en betrokkenen in de gelegenheid raadsvergaderingen te volgen. Dit kan de betrokkenheid vergroten en maakt de raad laagdrempeliger te volgen. Gedurende de coronapandemie is deze digitale wijze van volgen een extra waarde gebleken. Financiële/personele/organisatorische gevolgen Volgens het aanbestedingsbeleid zal het bedrag wat zal worden besteed in 4 jaren het aanbestedingsgrensbedrag overschrijden wat inhoudt dat moet worden aanbesteed door middel van meervoudig onderhandse aanbesteding. Dit betekent dat twee of meer offertes moesten worden opgevraagd. In de begroting is een bedrag van €6.000,- op jaarbasis opgenomen.

2

Uitgaande van 25 vergaderingen op jaarbasis, zou het bedrag €10.625 moeten worden vanaf 2023 en verder. Voor de periode van 1 september tot 31 december 2022 is er een overschrijding van ongeveer € 2.250,- (ex BTW)

Communicatie/interactiviteit Met TerschellingTV zal een verlenging van de overeenkomst worden gemaakt. Advies van de raadscommissie Ter inzage liggende stukken -

Datum behandeling in presidium Terschelling, 21 november 2022 Het presidium van de gemeente Terschelling, T.D. de Jong, griffier

C.M. van de Pol voorzitter