18.j. collegeadvies Evaluatie SDF.pdf

Advies aan het college van burgemeester en wethouders

Nummer: O-97

Datum B&W-vergadering: 25 mei 2021

Onderwerp: Evaluatie Sociaal Domein Fryslân Datum < 12-05-2021> Voorstel hamerstuk Xbespreekstuk Besluit: Het college van B&W besluit: 1. In navolging van de gemeente Leeuwarden kennis te nemen van de eindrapportage van RijnConsult en de aanbevelingen en uitgangspunten te onderschrijven; 2. De volgende richtinggevende uitspraken te hanteren en vast te stellen: a. Het Centrumgemeentemodel blijft behouden en dient als basis voor nieuwe afspraken tussen de Friese gemeenten; b. Herijking van de scope (reikwijdte), doelstelling en governance van de centrumgemeenteregeling en het daarbij horende mandaat. Dat wil zeggen: nader onderzoek op welke domeinen wordt samengewerkt, formuleren van de gezamenlijke doelstelling, welke type organisatie SDF dient te zijn en de bijbehorende werkzaamheden. Een heldere opdrachtformulering en monitoring door de gemeentesecretarissen is zeer wenselijk; c. Duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende gremia in het samenwerkingsverband vastgesteld in een Huishoudelijk Reglement. Waarbij specifieke aandacht voor de rol en positie van het college van B&W van de centrumgemeente Leeuwarden, het portefeuillehoudersoverleg, de agendacommissie, het secretarissenoverleg en een nieuw overleg van hoofden Sociaal Domein en de individuele raden; d.

Een zodanige inrichting van de overlegstructuren en informatiestromen, die de procesgang, besluitvorming en terugkoppeling naar de gastgemeenten ondersteunt e. Versterking van het collectief geheugen over het samenwerkingsverband SDF. 3. In tegenstelling tot hetgeen in artikel 19 van de centrumregeling is opgenomen de definitieve besluitvorming in de colleges van B&W voor 1 juli te realiseren. 4. De eindrapportage en het advies ter informatie aan de raad verstrekken. Besluit vastgesteld d.d. 25 mei 2021. Portefeuillehouder: Wethouder Hoekstra - Sikkema Steller advies: MC Teamleider: B. Huisman Datum / nummer eerder advies:

Bijlage 9 collegeadvies Evaluatie SDF LET OP AUB: Dit advies dient indien gereed opgeslagen te worden in S:\Collegebesluiten. Opsteller: HL

2

 Besluit is openbaar Product

 Besluit is niet openbaar (op grond van art. 55 Gemeentewet)

Financiële consequenties:  ja Personele consequenties:  ja Het advies wordt behandeld in de commissievergadering van

x nee x nee

Het advies wordt behandeld in de raadsvergadering van X Ter kennisname  Ter besluitvorming  Niet van toepassing Publieksamenvatting De gemeente Leeuwarden regelt, in haar rol als centrumgemeente, voor geheel Friesland een aantal zaken binnen het sociaal domein. Zoals de maatschappelijke opvang, beleid arbeidsmarktregio en de inkoop voor Jeugd. De organisatie hiervan is ondergebracht in de GR Sociaal Domein Fryslân (SDF). De gemeente Terschelling participeert in de GR SDF. Om de samenwerking te verbeteren en te professionaliseren onderschrijft de gemeente Terschelling de aanbevelingen zoals opgenomen in het evaluatierapport. Deze richten zich o.a. op herijking van het doel, taken en de reikwijdte van de samenwerking, een heldere opdrachtformulering en een transparante overleg- en besluitprocedure. Directeur/gemeentesecretaris akkoord advies naar B&W:

HdJ

3 Datum advies: 12-05-2021

Inleiding In november 2019 is gestart met het evaluatietraject van de centrumregeling Sociaal Domein Fryslân (SDF)1 waaraan 18 Friese gemeenten deelnemen. Het gemeentesecretarissenoverleg SDF heeft hiervoor als stuurgroep een begeleidingsgroep geformeerd. De begeleidingsgroep is sinds februari 2020 ingesteld voor het realiseren van een goede ordentelijke evaluatie die antwoord geeft op de vraag hoe we de onderlinge samenwerking kunnen verstevigen. Het onderzoek is uitgevoerd door RijnConsult. Na de verkenningsfase is de centrale vraagstelling aangescherpt. De vraagstelling luidt nu als volgt: ‘In hoeverre voldoet de huidige centrumregeling aan wat er met de samenwerking beoogd wordt?’ Een doorvertaling naar deelvragen leverde de volgende vraagstelling op: 1. Wat is het overkoepelende doel van SDF en welke activiteiten horen daar wel bij en welke horen daar niet bij? 2. In welke mate zien de ketenpartners de huidige vorm van de governance als passend? 3. Hoe beïnvloedt de communicatie het Opdrachtgever- en Opdrachtnemerschap? 4. Welke onderwerpen zijn van belang voor een stabiele samenwerking in SDF verband? Het college van Leeuwarden constateert dat de beantwoording in de rapportage voldoet aan de vraagstelling zoals deze door het secretarissenoverleg is vastgesteld. Daarmee is het rapport beslisrijp om door te geleiden voor het vervolg.

Met deze brief biedt het college van Leeuwarden dan ook de eindrapportage van de extern procesbegeleider RijnConsult ter verdere bespreking aan de gemeenteraad van Leeuwarden aan. Tevens wordt de gemeente Terschelling als gastgemeente gevraagd de rapportage te onderschrijven en in te stemmen met het vervolg. Beoogd effect Continueren en verstevigen van een effectieve samenwerking Sociaal Domein Fryslân middels de centrumregeling met de gemeente Leeuwarden. Advies 1. In navolging van de gemeente Leeuwarden kennisnemen van de eindrapportage van RijnConsult en de aanbevelingen en uitgangspunten te onderschrijven 2. De volgende richtinggevende uitspraken te hanteren en vast te stellen: a. Het Centrumgemeentemodel blijft behouden en dient als basis voor nieuwe afspraken tussen de Friese gemeenten; b. Herijking van de scope (reikwijdte), doelstelling en governance van de centrumgemeenteregeling en het daarbij horende mandaat. Dat wil zeggen: nader onderzoek op welke domeinen wordt samengewerkt, formuleren van de gezamenlijke doelstelling, welke type organisatie SDF dient te zijn en de bijbehorende werkzaamheden. Een heldere opdrachtformulering en monitoring door de gemeentesecretarissen is zeer wenselijk; c. Duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende gremia in het samenwerkingsverband vastgesteld in een Huishoudelijk Reglement.

Waarbij specifieke aandacht voor de rol en positie van het college 1

De gemeente Leeuwarden is ingevolge de decentralisaties/wet aangewezen als centrumgemeente. Voor het vrijwillige deel is de inkoop Jeugd toegevoegd. Andere dossiers die onder de regeling vallen zijn: Regionaal plan beschermd wonen en Fryslân Werkt!

4 van B&W van de centrumgemeente Leeuwarden, het portefeuillehoudersoverleg, de agendacommissie, het secretarissenoverleg en een nieuw overleg van hoofden Sociaal Domein en de individuele raden; d. Een zodanige inrichting van de overlegstructuren en informatiestromen, die de procesgang, besluitvorming en terugkoppeling naar de gastgemeenten ondersteunt; e. Versterking van het collectief geheugen over het samenwerkingsverband SDF. 3. In tegenstelling tot hetgeen in artikel 19 van de centrumregeling is opgenomen de definitieve besluitvorming in de colleges van B&W voor 1 juli te realiseren. 4. De eindrapportage en het advies ter informatie aan de raad verstrekken.

Motivatie/argumenten eventuele alternatieven • Evalueren, leren en verbeteren SDF , als entiteit, is als een afdeling direct onder de aansturing van de gemeentesecretaris van de gemeente Leeuwarden gepositioneerd. De eerste centrumgemeenteregeling is in 2014 afgesloten. Na een evaluatie (2016) en een nieuwe centrumgemeenteregeling (2018), is het wederom tijd voor een evaluatie van de werking van de samenwerking in het kader van de centrumregeling. Deze evaluatie vindt plaats op grond van de Centrumregeling Samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2018. Hierin is bepaald dat de evaluatie van de centrumregeling plaatsvindt vóór 1 oktober 2020 zodat de bestuurlijke besluitvorming vóór 31 december 2020 afgerond kan worden. De evaluatie heeft zich gericht op 4 thema’s namelijk: inhoud, procedures, relaties en cultuur ( zie voor een uitgebreide toelichting het rapport). De aanbevelingen/verbeterpunten richten zich op het continueren en optimaliseren van de gemeenschappelijke regeling. Waarbij aandacht is voor een heldere rol- en taakverdeling tussen de centrumgemeente en de gastgemeenten. Kortom: verdere professionalisering van de samenwerking. Kanttekeningen Een aantal gemeenteraden vraagt zich af of een regeling nodig is. Na de evaluatie in 2016 en het opnieuw vaststellen van de regeling zijn er aanpassingen gedaan om de samenwerking in de praktijk houdbaar te maken en te houden.

Dit leverde nieuwe procesgangen en besluittafels op die geen onderdeel zijn van de huidige regeling en daarmee voor de raadsleden het geheel complex maken. Dit staat los van het feit dat deze afwegingen omwille van het verbeteren van de samenwerking zijn gemaakt. Het toont de noodzaak aan van het herzien c.q. verhelderen van de reikwijdte van de huidige centrumregeling en de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen. Financiën Conform begroting Participatie, Communicatie & Publicatie De Centrumgemeente Leeuwarden berichten over de besluitvorming. Het evaluatierapport overhandigen aan de Adviesraad Sociaal Domein. Procedure

5 Nadat alle Friese gemeenten, inclusief colleges en raden, de richtinggevende uitspraken met elkaar hebben geformuleerd, start een nieuwe fase. Streven is dit voor 1 maart te laten plaatsvinden (zie aanbiedingsbrief). In het eerste half jaar van 2021 worden de richtinggevende kaders uitgewerkt naar aanpassingen in de afspraken en werkwijzen per 2022. Voor de zomer van 2021 verwachten we een concreet voorstel voor een hernieuwde regeling aan te kunnen bieden waarvoor u ons toestemming kunt verlenen tot het treffen van deze hernieuwde regeling (vgl. artikel 1 Wet Gemeenschappelijke Regelingen). Voor de eerste bestuurlijke consultatie lijkt het van belang om in ieder geval op te halen dat we de huidige centrumgemeenteregeling en het centrumgemeentemodel behouden als basis voor de samenwerking tussen Friese gemeenten in het Sociaal Domein. Tevens lijkt het van belang dat we voor de vervolgfase de opdracht benoemen om binnen het huidige centrumgemeentemodel: i. De scope (reikwijdte) en doelstelling van de centrumgemeenteregeling en het mandaat van SDF daarbinnen te herijken en opnieuw te beschrijven, waarbij eveneens aandacht is door iedere deelnemende gemeente voor draagvlak bij de respectievelijke gemeenteraad; ii.

een goede rolbeschrijving van alle actoren in het samenwerkingsverband (het college van B&W van de centrumgemeente Leeuwarden, het portefeuillehoudersoverleg, het secretarissenoverleg, de ambtelijke overleggen etc.) op te stellen, die wordt verankerd in een Huishoudelijk Reglement SDF. Bijlagen - Aanbiedingsbrief gemeente Leeuwarden d.d. 01-12-2020; - Eindrapportage RijnConsult van 26-10-2020 - Managementsamenvatting - Concept raadsbrief