13.c. controleplan Terschelling 2022.pdf

Controleplan 2022 Gemeente Terschelling

INHOUDSOPGAVE 1

Inleiding CONCEPT .............................................................................................................................. 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

2

Aanleiding ...............................................................................................................................................3 Doelstelling .............................................................................................................................................3 Risicomanagement .................................................................................................................................4 Nieuwe wetgeving en accountantscontrole ...........................................................................................4 Normen- en Toetsingskader....................................................................................................................5 Uitgangspunten op interne controle.......................................................................................................5 In Control Statement...............................................................................................................................7 Uitgangspunten en Aanpak.................................................................................................................. 7

2.1 2.2 2.3 2.4 3

Uitgangspunten ......................................................................................................................................7 Stappenplan 2021 ...................................................................................................................................8 Begrotingsrechtmatigheid ......................................................................................................................9 Leeswijzer .............................................................................................................................................10 Financiele beheersing ........................................................................................................................ 11

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.5

Inkomsten .............................................................................................................................................12 Leges.................................................................................................................................................12 Toeristenbelasting ............................................................................................................................12 WABO ...............................................................................................................................................13 Overige opbrengsten ........................................................................................................................13 Waardering Onroerende Zaken (WOZ) ............................................................................................14 Uitgaven ...............................................................................................................................................14 Sociaal Domein .................................................................................................................................14 Subsidies ...........................................................................................................................................15 Personele uitgaven

...........................................................................................................................16 Betalingen ........................................................................................................................................16 Rechtmatigheid.....................................................................................................................................17 Inkopen & aanbesteden ...................................................................................................................17 Begrotingsrechtmatigheid ................................................................................................................18 Overig ...................................................................................................................................................19 Automatisering .................................................................................................................................19 Rapportages en opvolging ....................................................................................................................20

1

INLEIDING

1.1

Aanleiding

CONCEPT

De gemeente Terschelling verzorgt voor haar inwoners de dienstverlening. Bijvoorbeeld de uitgifte van paspoorten, beheer van de openbare ruimte of het verstrekken van uitkeringen en subsidies. De omvang van de begroting 2021 bedraagt 24 mln. Dit takenpakket is de afgelopen jaren verder toegenomen en burgers en bedrijven vragen hierbij steeds meer maatwerk. In combinatie met toegenomen (en tevens complexere) regelgeving in de afgelopen jaren nemen de risico’s voor de organisatie daarmee automatisch toe. Risico’s zijn onvoorziene omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de dienstverlening of financiën van de organisatie. Gelet op het streven om te komen tot maximale stabiliteit van diensten en bijbehorende kosten is het van belang om fluctuaties of verstoringen zoveel mogelijk te reduceren. Dat begint met het identificeren van risico’s in meest risicovolle processen en het onderhoud daarvan. Processen dienen daartoe gecontroleerd te worden zodat beheersmaatregelen getroffen kunnen worden om risico’s te beheersen. Naast organisatorische ontwikkelingen staat ook de buitenwereld niet stil en worden onder meer nieuwe verplichtingen ingevoerd, waaronder het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring door het college (de ‘In Control Statement’). De invoering van de rechtmatigheidsverklaring is gepland voor het boekjaar 2022.

Een van de instrumenten om te komen tot een gefundeerde rechtmatigheidsverklaring is het voeren van de verschillende controlemaatregelen waaronder de Interne Controle. Belangrijke onderdelen zijn hierbij het in beeld hebben van de belangrijkste onderkende risico’s, het passend vastleggen van processen en werkafspraken, uitvoeren van controles, en het bespreken en opvolgen van de controlebevindingen. Deze onderwerpen komen samen in de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Interne Controle. Voor een eenduidige en planmatige uitvoering van de Interne Controle wordt jaarlijks een intern controleplan opgesteld. In dit plan, dat wordt afgestemd met de accountant, worden werkzaamheden uitgewerkt voor het controlejaar. 1.2

Doelstelling

Het doel van interne controle is continue beheersing van de risico’s in de bedrijfsprocessen. Het uitvoeren van de interne controle en, in het verlengde hiervan, de verbijzonderde interne controle dragen bij aan een onafhankelijke oordeelsvorming ten aanzien van de uitvoering van de bedrijfsprocessen. De controlebevindingen geven inzicht in de mate van risicobeheersing in de processen, signaleren verbeterpunten en opvolging hiervan. Een van de middelen tot een gestructureerde uitvoering van de interne controle is het Interne Controleplan 2022. In het plan worden de eerste stappen uitgewerkt om te komen tot een meer verankerde interne controle en verbijzonderde interne controle binnen de gemeente Terschelling. Een gestructureerde uitvoering van de interne controle, zowel binnen de processen als in de vorm van de verbijzonderde interne controle, dragen bij aan een solide basis voor de rechtmatigheidsverklaring.

Daarnaast draagt een gestructureerde opvolging van de controlebevinding bij aan een aantoonbare beheersing van de risico’s van de processen. Omdat de bedrijfsprocessen en de hieraan verbonden risico’s in een veranderende omgeving geen vast gegeven zijn, is het van belang om jaarlijks een actueel Intern Controle plan op te stellen welke aansluit bij actuele ontwikkelingen en de bevindingen uit voorgaande controles. Daarnaast kunnen er jaarlijks accenten worden gelegd voor de risicobeheersing. De diverse beheers- en controlemaatregelen dragen bij aan het verminderen van fouten, het tijdig signaleren van knelpunten en voorkomen van fraude. Van de maatregelen gaat een preventieve werking uit. Het vastleggen en bespreken van de controlebevinding maken het mogelijk om verbeteracties in te richten waarmee de constateerde knelpunten in de toekomst zo veel mogelijk voorkomen kunnen worden. De interne controle en verbijzonderde interne controle worden mede uitgevoerd vanuit de preventie-gedachte. Door in het proces een diverse beheersmaatregelen worden opgenomen kunnen fouten voorkomen of vroegtijdig gesignaleerd worden. 1.3

Risicomanagement

Risicomanagement is er opgericht om de risico’s welke verbonden zijn aan een organisatie aanvaardbaar te houden. Aan de verschillende bedrijfsprocessen zijn in meer of mindere mate risico’s verbonden. Het is niet haalbaar om alle risico’s tot nihil terug te brengen. Wel is het mogelijk om de risico’s te beperken en te beheersen. Hier is het van belang om inzicht in de risico’s van de afzonderlijke bedrijfsprocessen te hebben en een keuze te maken welke risiconiveau acceptabel is. De keuze ten aanzien van het risiconiveau wordt door het College gemaakt. Binnen de processen zijn risicobeheersmaatregelen opgenomen. Om inzicht te krijgen in de effectiviteit en de naleving van de beheersmaatregelen kan interne controle en verbijzonderde interne controle worden uitgevoerd. Voor een gestructureerde uitvoering van de controlewerkzaamheden wordt jaarlijks een controleplan opgesteld. De controlebevindingen worden periodiek gerapporteerd aan het College en accountant. 1.4

Nieuwe wetgeving en accountantscontrole

Met ingang van boekjaar 2022 dient het college zelf verantwoording af te leggen aan het college en de raad over het rechtmatig tot stand komen van de jaarrekening. Er wordt verantwoording afgelegd over het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De wetgeving is bedoeld om de kader stellende en controlerende rol van de Raad te versterken en hiermee wordt een kwaliteit verhogend effect op de bedrijfsvoering nagestreefd. Organisaties zijn immers zelf verantwoordelijk voor het aantonen dat zij rechtmatig hebben gehandeld en in control zijn. Dit vereist met name dat processen en procedures aantoonbaar op orde zijn, adequaat worden uitgevoerd en periodiek (risico gericht) worden gecontroleerd. Deze controles worden uitgevoerd binnen het proces, door de interne controle en verbijzonderde interne controle.

De verantwoording gaat alleen in op rechtmatigheidsfouten bij financiële (beheers-) handelingen. Maar organisaties hebben de vrijheid om de scope te verbreden tot een in control statement (ICS) op bedrijfsvoering (doelmatigheid) en op beleid (doeltreffendheid). Met de nieuwe wetgeving verandert ook de rol van de accountant en de accountantscontrole. Tot en met 2021 was in de jaarrekening de rechtmatigheidsverklaring van de accountant opgenomen. De rechtmatigheidsverklaring had betrekking op zowel het getrouwe beeld van de jaarrekening als de financiële rechtmatigheid. In de nieuwe wetgeving wordt de rechtmatigheidsverklaring door het college afgegeven en vormt onderdeel van de jaarrekening. De accountantsverklaring heeft betrekking op het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverklaring. Het is denkbaar dat de accountant geen uitspraak gaat doen over het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverklaring, maar dat de rechtmatigheidsverklaring voldoet aan de daaraan gestelde eisen. 1.5

Normen- en Toetsingskader

Het Normen- en Toetsingskader is een integraal onderdeel van de uitvoering van de controlewerkzaamheden. Jaarlijks wordt het Normenkader opgesteld en door de Raad vastgesteld. Hiermee wordt geborgd dat de uitgevoerde controlewerkzaamheden worden uitgevoerd op de actuele wet- en regelgeving 1.6

Uitgangspunten van interne controle

De invulling van de interne controle is in het algemeen gebaseerd op de volgende vijf uitgangspunten: 1. Laag in de organisatie

Binnen de processen zijn de interne beheersmaatregelen opgenomen. Deze beheersmaatregelen vormen de eerste lijncontrole. Deze eerste lijncontrole wordt binnen de afzonderlijke processen uitgevoerd. De uitgevoerde controles worden zichtbaar vastgelegd (audittrail) en van de controles wordt een rapportage opgesteld welke onderdeel zijn van het jaarlijkse controledossier. De controles worden gedurende het hele controlejaar uitgevoerd. De controle bevindingen worden twee maal per jaar gerapporteerd aan het management. De controlebevindingen worden in het Directieoverleg besproken waarna verbeteracties vormgegeven en uitgevoerd kunnen worden. De rapportages, bespreking in het college en de verbeteracties vormen een onderdeel van het controledossier. 2. Focus: risico-gestuurd

Binnen de gemeente Terschelling zijn diverse bedrijfsprocessen operationeel met elk een eigen risicoprofiel. Voor het uitvoeren van een gestructureerde interne controle en verbijzonderde interne controle is het van belang dat de actuele procesbeschrijvingen beschikbaar zijn. In eerste instantie zal de aandacht zich richten op de meest risicovolle processen. Bij het beschrijven van de processen en het vastleggen van de werkafspraken zullen controlepunten

in het proces worden opgenomen. Deze controles zullen zichtbaar en herleidbaar worden vastgelegd (audittrail) en aangevuld met controlewerkzaamheden in het kader van de Verbijzonderde Interne Controle. De opzet van de controlewerkzaamheden zullen met de accountant afgestemd worden om daarmee zo effectief mogelijk de diverse controlewerkzaamheden in te kunnen zetten om te komen tot een onderbouwde rechtmatigheidsverklaring. 3. Interne controle op financieel én strategisch niveau

De procesbeschrijvingen en de hieraan gekoppelde controlewerkzaamheden zullen uitgaan van ‘risicobeheersing’ en zich niet beperken tot de financiële risico’s maar ook van bijvoorbeeld politiek-bestuurlijke risico’s, maatschappelijke risico’s, juridische risico’s of operationele risico’s. Deze zijn reeds opgenomen in de risicoparagraaf van de begroting en worden periodiek herijkt. Het ontwikkelen van risicomanagement hieromtrent is echter een groeipad. Er zullen keuzes gemaakt worden over de volgorde van de uit te werken en te controleren processen. Ook dit zal in overleg met het college en de accountant zijn om tot een realistische en gedragen aanpak te komen. Dit draagt bij aan de beheersing van de processen en in het verlengde hiervan aan de totstandkoming van de ‘rechtmatigheidsverklaring’. 4. Gericht op leren en verbeteren

Het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden is niet omdat het moet ten behoeve van de accountant maar vanuit de wens om in control te zijn ten aanzien van de bedrijfsprocessen en verbeteringen mogelijk te maken. Hierbij is de controle geen doel op zich maar bedoeld om de organisatie te ontwikkelen. Vanuit deze gedachte zal een planmatige uitvoering van de interne controlewerkzaamheden per jaar worden vorm gegeven. waarbij de controlebevindingen zullen worden gerapporteerd binnen de Planning & Control cyclus. Dit betekent ook dat aan de verbeterpunten waarvan besloten is ze op te pakken een eigenaar gekoppeld zal worden. 5. Bepalen van omvang van de werkzaamheden

De omvang van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de verantwoordingsgrens die is overeengekomen met de gemeenteraad. Deze ligt tussen de 0% en 3% van de lasten. Als een gemeente kiest voor 0%, moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. In de huidige situatie is de grens voor de accountantscontrole 1%. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat de raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Er kan ook worden gekozen voor een groeimodel in de verantwoordingsgrens. Tijdens het gesprek over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording binnen de gemeente moet dan ook het gesprek over de hoogte van de verantwoordingsgrens plaatsvinden. Afhankelijk daarvan en van de kwaliteit en risico’s van de interne beheersing in de primaire processen wordt de omvang en de ‘controlemix’ van de interne controlewerkzaamheden bepaald. Deze zal per gemeente verschillen. Het is dan ook maatwerk per gemeente.

Een lage verantwoordingsgrens gecombineerd met hoog risico binnen een proces zal leiden tot diepgaandere controlewerkzaamheden en meer detailwaarnemingen door de VIC dan waar een hogere verantwoordingsgrens en lage risico’s gelden.

In 2022 zal worden gewerkt met het percentage van 2%. In de jaren 2023 tot en met 2026 zal dit percentage met 0,25 % afnemen naar 1%. Hierbij kunnen de grootste en risico volste processen als eerste goed in kaart worden gebracht. 1.7

In Control Statement

Op landelijk niveau is er sprake van verschuivende rollen van het college en de raad en de externe accountant met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. De uitvoering van de interne controle werkzaamheden dragen bij aan het vormen van een helder beeld over de mate van het in control zijn van de organisatie op de onderkende risico’s. Op dit moment wordt gewerkt aan nieuwe regelgeving met betrekking tot de rechtmatigheidsverklaring. Dit betekent dat de rechtmatigheidsverklaring, ook wel In Control Statement genoemd, door het college wordt afgegeven en niet meer door de accountant. Wel houdt de accountant een controlerende rol met betrekking tot de juistheid van de afgegeven In Control Statement. Omdat de werkzaamheden van de interne controle en de In Control Statement niet op zichzelf staan zal aansluiting van de werkzaamheden en rapportages bij de Planning & Control cyclus worden gezocht. Daarnaast zal in het traject ook actief afstemming met de accountant worden gezocht. De invoering van de In Control Statement is niet uniek voor de gemeente Terschelling. Er kan gekozen worden om samen op te trekken met andere gemeenten en van elkaar te leren. 2

UITGANGSPUNTEN EN AANPAK

De uitvoering van de diverse controlewerkzaamheden in een jaar kan verdeeld worden in een aantal afzonderlijke, maar verbonden stappen. Deze zijn opgenomen in het stappenplan 2021. 2.1

Uitgangspunten

Voor het uitvoeren van de diverse controlewerkzaamheden zijn de onderstaande uitgangspunten geformuleerd:  De opzet en invoering van de interne controle en verbijzonderde interne controle is een groeipad. In 2021 zullen de eerste stappen gezet worden.  Voor de te controleren processen zal een procesbeschrijving gemaakt worden, voor zover deze nog niet beschikbaar is. Dit is een samenwerking tussen de proceseigenaar en de medewerker interne controle.  De controles in de lijn worden in 2022 door de medewerker interne controle uitgevoerd.  In de opzet wordt ook de nieuwe wet met betrekking tot de rechtmatigheidsverklaring meegenomen.  De uitvoering van de controles is risico gestuurd.

2.2

Stappenplan 2022

Stappenplan De uitvoering van de IC kent een viertal stappen. Deze worden hieronder uiteengezet (punten 1 t/m 4). De controles in het kader van de IC worden aangevuld met controles uit de VIC (Verbijzonderde Interne Controle). Deze worden hieronder uiteengezet (punten 5 t/m 7) 1. Selectie processen obv risioo

5. beoordelen IC rapportages

2. Vaststellen norm & steekproef

3. Uitvoeren ic e & controleverslag

6. Uitvoeren VIC & controleverslag

4. Bespreken bevindingen met proceseigenaar en MT

7. Bespreken bevindingen met proceseigenaar en MT

1. Selectie te controleren processen op basis van risico’s

In overleg met het college/directie selecteert de afdeling financiën de belangrijkste processen en werkafspraken die worden getoetst. Hierbij wordt rekening gehouden met de omvang van de risico’s. Processen met een groot (afbreuk)risico zullen voorrang krijgen. Daarnaast zal ook rekening worden gehouden met de controlebevindingen uit voorgaande controles. Van de geselecteerde processen zal beoordeeld worden of er een actuele procesbeschrijving beschikbaar is. Wanneer deze niet aanwezig is, zal in samenspraak met de proceseigenaar en ondersteuning vanuit bedrijfsvoering een procesbeschrijving worden opgesteld. Uitgangspunt bij deze nieuwe procesbeschrijving is dat er controlemomenten in het proces opgenomen zullen worden. 2. Opstellen van de norm per proces en de betreffende risicogerichte deelwaarneming

Per proces wordt vooraf, op basis van de verwachte massa en de risico’s, de omvang van de uit te voeren deelwaarneming vastgesteld door de medewerker Interne Controle in afstemming met de opdrachtgever en de accountant. Afhankelijk van de bevindingen kan besloten worden om de deelwaarneming uit te breiden. De eerstelijnscontrole zal binnen het proces worden uitgevoerd. De controlerapportages worden ter beoordeling aangeleverd bij de medewerker interne controle en vormen een onderdeel van het controledossier. 3. Uitvoeren onderzoek IC en controleverslag

  

De uitvoering van de IC is op dit moment belegd binnen Financiën. Om te groeien naar een organisatie waarin de controles laag in de organisatie gelegd zijn, zal de Interne Controle in het proces, en daarmee binnen het team worden uitgevoerd. De bevindingen worden vastgelegd in een controleverslag. Hierin wordt aangegeven in hoeverre afwijkingen van de norm zijn aangetroffen en welke verbeterpunten er zijn gesignaleerd. In relatie tot de Rechtmatigheidsverklaring wordt in dit controleverslag,

 

waar mogelijk ook een aanwijzing gegeven ten aanzien van de rechtmatige uitvoering van het proces. Het controleverslag wordt voor review aangeleverd bij de medewerker Interne Controle binnen het team Financiën. In de eerste fase van het groeipad zullen deze controlewerkzaamheden worden uitgevoerd door de medewerker Interne Controle. Binnen de processen wordt vastgesteld waar de interne beheersmaatregelen zijn opgenomen. Daar waar de interne beheersmaatregelen niet voldoende/niet sluitend zijn, worden aanvullende controles ingezet. De zogenaamde Verbijzonderde Interne Controle.

4. Bespreken bevindingen met proceseigenaar en directie

De controlebevindingen en adviespunten worden met de proceseigenaar besproken in het kader van ‘hoor en wederhoor’. Indien nodig wordt de rapportage nog aangepast voor de rapportage bij de medewerker Interne Controle wordt aangeleverd. De medewerker Interne Controle voegt het controleverslag aan het controledossier toe. 5. Beoordelen IC rapportage  De medewerker Interne Controle (team financiën) beoordeelt de aangeleverde

controleverslagen en de uitgevoerde controles. Waar nodig is vindt er een terugkoppeling plaats.

6. Uitvoeren VIC & controleverslag

Naast de IC controles binnen het proces, worden er ook controles uitgevoerd in aanvulling op de IC werkzaamheden, de zogeheten Verbijzonderde Interne Controle. De inhoud van deze controles is deels afhankelijk van de bevindingen uit de IC-rapportage maar bestaat ook uit aanvullende controleonderzoeken. 

De medewerker Interne Controle (team financiën) stelt een controleverslag van de uitgevoerde controles op, aangevuld met verbeterpunten.

7. Bespreken bevindingen met proceseigenaar & directie

 

 2.3

De medewerker Interne Controle (team financiën) bespreekt de controlebevindingen met de proceseigenaar en past indien nodig het controleverslag aan. Het controleverslag wordt aangeleverd bij de directie. Naar aanleiding van de bespreking van het controleverslag besluit de directie welke controlebevindingen opgevolgd moeten worden, wie als eigenaar wordt aangewezen en welk tijdspad aan de opvolging wordt gekoppeld. Het vastgestelde controleverslag wordt aan het controledossier toegevoegd. Begrotingsrechtmatigheid

Een aandachtsveld binnen de controlewerkzaamheden is de tussentijdse controle op de ‘begrotingsrechtmatigheid’. Met deze controle wordt gecontroleerd in hoeverre de processen bijdragen aan de beheersing van de kredieten en budgetten. De rapportage met betrekking tot de begrotingsrechtmatheid vindt periodiek plaats en is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar.

2.4

Leeswijzer

In de navolgende hoofdstukken is een voorstel uitgewerkt voor het uitvoeren van interne controle ten aanzien van de financiële beheersing en rechtmatigheid (hoofdstuk 2) en de beheersing bij strategische vraagstukken (hoofdstuk 3). Hierbij is benoemd:  Wat zijn belangrijke risico’s en waarom?  Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen?  Wie is daarvoor verantwoordelijk?  Welke controle gaan we uitvoeren?

3

FINANCIELE BEHEERSING

De te controleren werkprocessen hebben betrekking op risico’s met betrekking tot inkomsten, uitgaven, rechtmatige inkoop, begrotingsverantwoordelijkheid en fraude.

inkomsten

Rechtmatigheid

uitgaven

Overig

Leges

sociaal domein

inkoop & aanbesteden

parkeerbelasting

subsidies

begrotingsrechtmatiig - heid

WABO

personele uitgaven

verbonden partijen

overige opbrengsten

betalingen

WOZ

prestatieverklaring

automatisering

In hoofdstuk 2 wordt de uit te voeren interne controle voor 2022 voor de genoemde onderwerpen uitgewerkt. Bij de uitvoering van de controles 2022 worden tevens de onderstaande onderwerpen meegenomen. 1. Invoering van de Rechtmatigheidsverklaring. Naast de vakinhoudelijke opzet met betrekking tot de interne controle, zal er een aantal besluiten door het dagelijks bestuur genomen moeten worden, zoals het vaststellen van de vorm van de In Control Statement 2022. 2. Een vastgesteld normenkader 2022 is van belang voor de uitvoering van de diverse controlewerkzaamheden. Dit normenkader zal opgesteld worden en ter besluitvorming worden voorgelegd aan de directie, het college en ter informatie aan de raad. 3. Voor de te beoordelen/controleren processen 2022 zullen waar nodig actuele procesbeschrijvingen worden opgesteld. Formeel is de proceseigenaar verantwoordelijk voor het beschikbaar hebben van een actuele procesbeschrijving. Voor het actualiseren van de procesbeschrijving kan de proceseigenaar ondersteuning inzetten van de medewerker interne controle. Deze procesbeschrijving zal de basis vormen voor de uit te voeren controles. In de overgangsperiode kunnen knelpunten worden gesignaleerd welke nog samenhangen met het bestaande proces. 4. In 2022 zal het uitvoeren van de risicogerichte deelwaarneming binnen het proces nog minder ontwikkeld zijn. Dit is een groeipad.

Omdat dit een nieuwe opzet van de interne controle binnen de gemeente Terschelling betreft zal in 2022 de interne controle nog door de medewerker interne controle binnen het team financiën of ondersteuning worden uitgevoerd.

3.1

Inkomsten

3.1.1

Leges

Voor een deel van de dienstverlening aan burgers en bedrijven legt de gemeente leges op. De hoogte van de leges is vastgelegd in de Legesverordening welke jaarlijks door de raad wordt vastgesteld. Interne controle Leges De interne controle op de leges zal in samenwerking met de afdeling burgerzaken of team publiek worden opgezet. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2022 zal vanuit de risicogerichte aanpak de leges een integraal onderdeel van de controles op de leges vormen.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? o In rekening gebrachte leges o Aansluiting met de Legesverordening

3.1.2

Toeristenbelasting

Terschelling wordt jaarlijks bezocht is een groot aantal toeristen. Voor het overnachten wordt bij de aanbieders van overnachtingsgelegenheid en bij de rederij van de veerdienst de toeristenbelasting in rekening gebracht. Interne controle Toeristenbelasten In samenwerking met de afdeling zal de controle met betrekking tot de inkomsten uit de toeristenbelasting worden uitgevoerd. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2022 zal vanuit de risico-gerichte aanpak een integraal onderdeel van de controles parkeerbelasting gevormd worden.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? o Aansluiting van de inkomsten op de bank o Risico op onvolledige opgaves externe partijen o Cijferanalyse

3.1.3

WABO

Voor het aanvragen van een omgevingsvergunning is de aanvrager leges verschuldigd. Deze leges zijn gebaseerd op de hoogte van de ingeschatte bouwkosten. Interne controle WABO De interne controle op richt zich op de aansluiting van de ingeschatte bouwkosten en de legesverordening. In samenwerking met de afdeling belastingen zal de controle worden opgezet. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2022 zal vanuit de risico-gerichte aanpak een integraal onderdeel van de controles WABO gevormd worden.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2022 zal een risicogerichte deelwaarneming worden uitgevoerd. Deze deelwaarneming richt zich op: o Aansluiting leges op legesverordening o Ingeschatte bouwkosten

3.1.4

Overige opbrengsten

Naast de leges en Toeristenbelasting is er nog een aantal inkomsten stromen onderscheiden. De controle op deze inkomsten stromen wordt gecombineerd uitgevoerd. Interne controle Overige opbrengsten In samenwerking met de betrokken afdelingen zal de controle worden opgezet. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. Voor de controle wordt een risicogerichte deelwaarneming uitgevoerd op de diverse onderdelen binnen de overige opbrengsten.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? o Cijferanalyse

3.1.5

Waardering Onroerende Zaken (WOZ)

De gemeente Terschelling legt aan eigenaren van onroerende zaken zoals woningen een WOZ-aanslag op. Deze WOZ-aanslag is gebaseerd op basis van de geschatte marktwaarde van een woning/onroerend goed. Interne controle WOZ Voor het proces van WOZ zal met de proceseigenaar beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijving nog actueel is. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2021 zal vanuit de risico-gerichte aanpak een integraal onderdeel van de controles WOZ gevormd worden.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2022 zal een risicogerichte deelwaarneming worden getrokken met betrekking tot de verkregen opdrachten van derden. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal onder andere worden: o Opbrengsten (volledigheid) o Aanslagen o Bezwaren

3.2

Uitgaven

3.2.1

Sociaal Domein

Naast het verzorgen van de sociale uitkeringen zijn met de decentralisatie sociaal domein in 2015 diverse werkzaamheden WMO en Jeugd binnen het takenpakket van gemeenten ondergebracht. Interne controle Participatiewet Het verzorgen van de sociale uitkeringen is een van de taken van de gemeente Terschelling. De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Franeker verzorgt de uitvoering van deze taken voor de gemeente.   

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk?



De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? De controle op de sociale uitkeringen is gebaseerd op de bevindingen uit de controles van de Dienst.

Jeugd De taken in het kader van de Jeugdwet worden ondersteund door de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Franeker, in samenwerking met het Eilandteam.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? De controle op de sociale uitkeringen is gebaseerd op de bevindingen uit de controles van de Dienst. Daarnaast wordt een aantal aanvullende controles binnen de gemeente uitgevoerd.

WMO De taken in het kader van de WMO worden ondersteund door de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Franeker, in samenwerking met het Eilandteam.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? De controle op de sociale uitkeringen is gebaseerd op de bevindingen uit de controles van de Dienst. Daarnaast wordt een aantal aanvullende controles binnen de gemeente uitgevoerd.

3.2.2 Subsidies Organisaties binnen de gemeente Terschelling kunnen subsidie aanvragen om bijvoorbeeld uiteenlopende activiteiten te kunnen organiseren. Bij het beoordelen van de aanvragen is de Algemene Subsidieverordening het uitgangspunt. Interne controle Subsidies De interne controle op de subsidies zal in samenwerking met de afdeling beleid en regie worden opgezet. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2022 zal vanuit de risicogerichte aanpak op de subsidies de controle worden opgezet.

   

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? o Aansluiting op regelgeving o Dossiervorming o Aanvraag en vaststelling

3.2.3 Personele uitgaven Een belangrijk deel van de kosten binnen de gemeente bestaat uit personeelskosten. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. Controles op de personele uitgaven beperken het risico met betrekking tot onjuiste salarisuitbetaling, onjuiste declaraties en onjuiste afhandeling van verlof. Daarnaast is er aandacht voor een juiste toepassing van de Wet Normering Topinkomens (WNT). Interne controle Personele uitgaven Voor het proces personele uitgaven zal met de proceseigenaar beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijving(en) nog actueel is/zijn. Aan de orde komen onderwerpen als declaraties, urenregistratie, verlof en in- en uitstroom. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2022 zal vanuit de risico-gerichte aanpak op de personele uitgaven de controle worden opgezet.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2022 zal een risicogerichte deelwaarneming worden getrokken met betrekking de verschillende onderdelen van de personeelskosten en de gestelde analyses. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal o.a. worden: o Declaraties o Urenregistratie en verlof o o

3.2.4

In- en uitstroom personeel WNT

Betalingen

Binnen de gemeente Terschelling wordt een groot aantal betalingen uitgevoerd. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant.

Interne controle Betalingen Voor het proces Inkoop zal met de proceseigenaar beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijving nog actueel is. Aan de orde komen onderwerpen als crediteurenstamgegevens en functiescheiding binnen het proces. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant.    

3.3

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2022 zal een risicogerichte deelwaarneming worden getrokken met betrekking de verschillende onderdelen van de transportkosten en de gestelde analyses. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal o.a. worden: o Mutaties crediteurstamgegevens o Functiescheiding Rechtmatigheid

3.3.1 Inkopen & aanbesteden Onderdeel van het inkoopproces is het startmoment van een inkooptraject. Hierin wordt een keuze gemaakt voor de toe te passen inkoopstrategie. Een keuze van de te volgen inkoopstrategie vormt de basis voor een rechtmatig inkooptraject. Interne controle Inkopen Voor het proces Inkoop zal met de proceseigenaar beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijving nog actueel is, met name ten aanzien van het onderdeel start van het inkoopproces. Aan de orde komen het inkoopstartformulier en de dossiervorming. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant. In de opzet voor de Interne Controle 2022 zal vanuit de risico-gerichte aanpak op de inkopen de controle worden opgezet.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren?

Voor 2022 zal een risicogerichte deelwaarneming worden getrokken met betrekking tot Inkopen met als aandachtpunt het inkoopstartformulier en de dossiervorming. Bij deze controle is onder andere aandacht voor de functiescheiding tussen inkoop/opdrachtvertrekking, ontvangst goederen/diensten, en betaling factuur. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal o.a. worden: o De aanwezigheid van inkoopstartformulier o Functiescheiding en beoordeling keuze inkoopstrategie o Dossiervorming Interne controle Aanbestedingen Voor het proces Aanbestedingen zal met de proceseigenaar beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijving nog actueel is met name het gevolgde aanbestedingstraject. Hierin is aandacht voor het de uitvoering van het aanbestedingstraject en de dossiervorming. Een belangrijk onderdeel van deze controle is de ‘spendanalyse’. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2021 zal een steekproef worden getrokken met betrekking tot Inkopen met als aandachtpunt het aanbestedingstraject en de dossiervorming. Bij deze controle is o.a. aandacht voor de functiescheiding tussen inkoop/opdrachtvertrekking, ontvangst goederen/diensten en betaling factuur. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal o.a. worden: o De aanwezigheid van inkoopstartformulier o Functiescheiding en beoordeling keuze inkoopstrategie o Spendanalyse o Dossiervorming

3.3.2 Begrotingsrechtmatigheid Jaarlijks worden ten behoeve van de werkzaamheden budgetten en kredieten beschikbaar gesteld aan de verschillende budgethouders. De controle op de begrotingsrechtmatigheid richt zich op de vraag of de budgethouder binnen de budgetten en kredieten blijft. Interne controle Begrotingsrechtmatigheid

Voor de processen welke samenhangen met de begrotingsrechtmatigheid zal met de betrokken proceseigenaren beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijvingen nog actueel zijn. 

3.4

Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2022 zal een risicogerichte deelwaarneming worden getrokken met betrekking tot de verschillende onderdelen van de begrotingsrechtmatigheid. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal o.a. worden: o Uitnutting budgetten o Uitnutting kredieten Overig

3.4.1 Automatisering Een groot deel van de bedrijfsprocessen wordt ondersteund door een of meerdere applicaties. Naast de informatiebeveiliging is het toegangsbeleid een punt van aandacht binnen de Interne Controle. Aan het gebruik van applicaties zijn risico’s verbonden (bijvoorbeeld oneigenlijk gebruik/toegang), aansluiting bij geldende wet- en regelgeving of informatiebeveiliging. Interne controle Automatisering De diverse processen zullen met de proceseigenaren beoordeeld worden in hoeverre de procesbeschrijvingen nog actueel zijn. Hierbij is aandacht voor de IC en de VIC. Deze controleopzet wordt afgestemd met de accountant.    

Wat zijn belangrijke risico’s en waarom? Bij de actuele procesbeschrijving zijn de risico’s in beeld gebracht. Wat moeten we goed doen om deze risico’s te beheersen? In de procesbeschrijving zijn de relevante beheersmaatregelen opgenomen Wie is daarvoor verantwoordelijk? De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van het proces. Welke controle gaan we uitvoeren? Voor 2021 zal een risicogerichte deelwaarneming worden getrokken met betrekking tot de informatiebeveiliging en de toegangscontrole. De omvang van de deelwaarneming zal aan het begin van de controlewerkzaamheden worden vastgesteld en worden vastgelegd in het controleverslag. Beoordeeld zal onder andere worden: o Informatiebeveiliging o Toegangscontrole o Data-lekken o Dossiervorming

3.5

Rapportages en opvolging

Van de diverse controles worden controlerapportages opgesteld. De afzonderlijke rapportages met betrekking tot de processen worden samengevoegd in een periodieke Rapportage Interne Controle. Deze rapportage kan worden aangevuld met de controles welke worden uitgevoerd in het kader van de Verbijzonderde Interne Controle. De controleaanbevelingen worden in kaart gebracht en eveneens gerapporteerd. In de rapportage is ook de status van de eerder gerapporteerde controlebevindingen opgenomen. De rapportages worden twee keer per jaar opgeleverd. De eerste in augustus/september met betrekking tot het eerste halfjaar, en de tweede in januari/februari met betrekking tot het tweede halfjaar. De dossiers van de interne controle vormen een onderdeel van de het totale controle dossier.