12.a Raadsvoorstel optimalisatie P&C.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaar/nummer: In behandeling bij:

plan van aanpak optimalisatie P&C 2023/22 auditcommissie

Voorstel 1. Kennis te nemen van het projectplan Uitwerking en implementatie wensen optimalisatie P&C cyclus. 2. In te stemmen met de in het plan beschreven resultaten en afbakening. 3. Het college op te dragen voor 1 maart 2024 het project af te ronden en hierover rapporteert aan de gemeenteraad. 4. Voor het inzetten van een externe projectleider, ICT en het realiseren van opleidingsmateriaal eenmalig € 48.000,- beschikbaar te stellen. 5. De financiële gevolgen te verwerken in de eerstvolgende begrotingswijziging.

Samenvatting Op 1 maart 2023 is door de gemeenteraad een motie aangenomen met de opdracht de wensen m.b.t. de noodzakelijke kennis van de raadsleden over de planning en control (P&C) cyclus te inventariseren. Tevens is verzocht de wensen m.b.t. de inrichting en inhoud van het proces en de documenten te inventariseren. Het voorliggende projectplan geeft inzicht in de wensen en behoeften en afbakening van de te realiseren doelen.

Toelichting Tijdens deze raadsperiode is bij diverse gelegenheden door raadsleden in de auditcommissie en het presidium, maar ook daarbuiten de zorg naar voren gebracht dat de gemeenteraad onvoldoende in staat is zijn controlerende en kaderstellende rol in te vullen in de planning en control cyclus. Reeds geruime tijd leeft ook breder, binnen college en ambtelijke organisatie, de behoefte het gebruik en de uitvoering van de P&C cyclus te optimaliseren. Verschillende stappen zijn al genomen en door raadsbesluiten mogelijk gemaakt. Zoals de vervanging van het financieel pakket en aanschaf van het rapportage pakket Lias.

Juridische gevolgen/fatale termijnen/handhaving Het betreft de optimalisatie van de P&C. Randvoorwaarde in dit proces is het volgen van wettelijke voorschriften en het volgen van de eigen toepasselijke gemeentelijke verordeningen.

Belang voor toerisme/samenleving/economie Een goed gepresenteerde P&C cyclus betrekt inwoners beter bij de taken, rollen en bevoegdheden van het gemeentebestuur.

Financiële/personele/organisatorische gevolgen Het betreft eenmalige begrotingsposten. Deze bestaan uit:

2

Kosten voor het inkopen/vervaardigen van opleidingsmateriaal 3.000,- . Kosten voor inzet externe projectleider 35.000,-. Kosten voor uitbreiding van de ICT. Dit betreft een module die raadsleden grip biedt bij het proces van behandeling en accordering 10.000,-. Kosten van inzet van medewerkers BV/Griffie etc. (intern) worden niet toegerekend aan het project

Communicatie/interactiviteit Dit voorstel gaat in zijn effecten naar verwachting bijdragen aan transparantie richting de inwoners van de besluiten van de gemeenteraad in zake begroting en verantwoording. Deze ambitie is niet primair opgenomen in het doel van dit projectplan, maar moet gezien worden als een te verwachten bij effect.

Advies van de auditcommissie Dit voorstel is besproken in een vergadering van de auditcommissie op 25 april 2023. Deze commissie heeft besloten dat dit voorstel, zoals geformuleerd, aan de gemeenteraad voorgelegd wordt.

Ter inzage liggende stukken Het projectplan uitwerking en realisatie

Datum behandeling in auditcommissie + ondertekening Terschelling, 25 april 2023 De auditcommissie van de gemeenteraad van Terschelling, T. de Jong secretaris

R. Bultena, voorzitter