11.e bijlage 3 memo gedragscode privacy en persoonsgegevens nav commissie.docx

Memo Aan

:

gemeenteraad

Datum

:

23 mei 2022

Afzender

:

R. Zwol van

Onderwerp

:

Bijlage(n)

:

gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022 als bijlage bij raadsvoorstel, nav bespreking in de commissie op 11 mei 2022

• Wat is het doel van ingekomen stukken? Het informeren van raadsleden. De lijst van ingekomen stukken is geen informatiekanaal richting de burgers vanuit de overheid. Het nut en de noodzaak van het publiceren in de openbaarheid is een afweging waarover de griffie niet kan adviseren; maar u kunt meewegen: • Werkwijze: Er is een overzichtslijst “de lijst ingekomen stukken” die elke raadsvergadering wordt besproken en waarop alle brieven worden weergegeven op onderwerp. Eenieder kan al deze brieven eventueel opvragen, en worden dan verstrekt waarbij de persoonsgegevens volgens de wettelijke voorschriften gelakt worden. • Wat is wettelijk toegestaan? 1. De voorgestelde en tevens huidige werkwijze: er is een openbare lijst van ingekomen stukken op onderwerp, na een verzoek worden de brieven toegezonden 2. Het openbaar publiceren van alle stukken MET het lakken van de persoonsgegevens BNG • Wat is voor de griffie het meest werkzaam? 28.50.08.285 Burg.v. Heusdenweg 10A ->werkwijze zoals beschreven; een openbare lijst met ingekomen 8881 EB West-Terschelling stukken op onderwerp, toezenden op verzoek Postbus 14 Deze werkwijze is voor de griffie het minst belastend en het meest 8880 AA West-Terschellingefficiënt. In de praktijk wordt er niet veel gebruik van de mogelijkheid telefoon: 0562-446244 tot opvragen gemaakt.

We stellen altijd alles ter beschikking zonder telefax: 0562-446299 toets of drempel. www. terschelling.nl

gemeente Terschelling

• Genoemde argumenten voor en tegen het openbaar publiceren van alle stukken in de commissie: VOOR: + de burgers kunnen alle stukken op de website lezen

2 TEGEN: - Als uitgangspunt houden we als griffie aan: zoveel als mogelijk voldoen aan verzoeken of wensen van burgers: De situatie dat iemand zijn stuk achteraf uit de openbaarheid wil hebben, dus verwijderen van de website, wijzen we af met het beroep op deze verordening, onvriendelijk naar de burger. - iedereen kan de website van de gemeenteraad Terschelling gebruiken als platform - het is meer werk voor de griffie, met kans op fouten (procedures) ------------------------------------------------------Vragen tijdens de commissie: PvdA, J. Sinnecker Hoe vaak vraagt iemand alle stukken op, en hoe vaak moet alles gelakt worden. Efficientieslag, niet zomaar alles openbaar VVD, J.W. Smit Wat is het meest efficiënt voor de griffie? ST, G. Bos Artikel 6 inzage ingekomen stukken ed door derden. Voorheen waren alle stukken in PDF openbaar op de website. Inperking van openheid naar de burger toe. Is de werkwijze alzo verplicht, en waar staat dit. Kunnen we het terugdraaien naar het oude? Openlijk presenteren op de website. (zonder te anonimiseren, of hooguit het hoogstnodige weglakken). Burgers moeten zien welke brief er is binnengekomen, in een oogopslag. Anders neem je openbaarheid weg. PB, R. Bultena Cat. B. gedragslijn “eventueel” – naam van ambtenaar Cat. C. gedragslijn, laatste alinea : burgerinitiatief wat op website wordt gepubliceerd.