Bijlage - 2025-01-28 Strategische aan- en verkopen - Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria

Strategische aan- en verkopen: Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria

Januari 2025

terneuzen.nl

Inhoudsopgave Uitvoeringsprotocol ............................................................................................................ 3 Procesafspraken: ........................................................................................................... 3 Inhoud en spelregels collegeadvies voorgenomen strategische aan- of verkoop ............ 5 Risico-analyse ................................................................................................................ 5 Boekhoudkundige verwerking en beheer van de bestemmingsreserve strategische aanen verkopen ................................................................................................................... 6 Beheer en rapportage .................................................................................................... 6 Toetsingscriteria voorgenomen strategische aan- of verkopen .......................................... 7 BIJLAGE – visie op interne beheersing gemeente Terneuzen ..........................................11

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

2

Uitvoeringsprotocol Wanneer sprake is van strategische aan- of verkopen is tijd vaak een doorslaggevende factor. We willen snel handelen. Echter, dit mag nooit ten koste gaan van de kwaliteit van handelen en besluitvorming. Om die reden is het belangrijk dat we geen tijd verspillen aan onduidelijkheden in het proces of de spelregels. Die willen we aan de voorkant helder hebben. Op die manier voorkomen we misverstanden en weten alle betrokkenen wat er van hen wordt verwacht. En kan de raad erop vertrouwen dat we zorgvuldig handelen in het belang van onze gemeente. In dit document beschrijven we de procesafspraken en spelregels rond strategische aan- en verkopen. Doel is om binnen het mandaat van het college behalve rechtmatig, doelmatig en doeltreffend, ook zorgvuldig te handelen, met aandacht voor mogelijke risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen. Bij de samenstelling van het uitvoeringsprotocol en de toetsingscriteria voor strategische aan- en verkopen baseren we ons op de visie op interne beheersing van de gemeente Terneuzen.1 Procesafspraken: Bij een voorgenomen strategische aan- of verkoop bereidt een werkgroep in opdracht van het college een collegeadvies voor. Deze werkgroep bevat in ieder geval vertegenwoordiging uit elke lijn. De verantwoordelijkheid voor het advies ligt bij de vakafdeling (1ste lijn).

Concreet bestaat de werkgroep minimaal uit de volgende personen: o o o o

1ste lijn: beleidsambtenaar O&E (proceseigenaar) + teamleider 2de lijn: senior financieel adviseur team Financiën + medewerker JBOZ 3de lijn: concerncontroller + andere belanghebbenden afhankelijk van casus

Vanwege de vaak korte tijdslijnen bij strategische aan- en verkopen committeren de betrokkenen uit de werkgroep zich om prioriteit te geven aan de totstandkoming van een kwalitatief collegeadvies. Voorwaarde hierbij is dat we alle betrokkenen in een zo’n vroeg mogelijk stadium betrekken in het proces. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de 1ste lijn. De beleidsambtenaar (1ste lijn) informeert de werkgroep pro-actief over de door het college voorgenomen aankoop en onderbouwt dit aan de hand van de toetsingscriteria strategische aan- en verkopen. De werkgroep overlegt op basis van de ontvangen info over de aanvliegroute van het advies. Daarnaast spreken betrokkenen tijdslijnen af voor de vervolgstappen. Betrokkenen committeren zich aan deze tijdslijnen die, gezien de aard van het advies, zeer kort kunnen zijn. Het snel kunnen schakelen bepaalt mede het succes van de aanpak strategische aankopen, maar mag nooit ten koste gaan van de kwaliteit van het onderliggende advies.

1 Een samenvatting van deze visie is opgenomen in de bijlage

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

3

Er worden in ieder geval tijdslijnen bepaald voor: o o o

o o o o

1ste concept advies (actie 1ste lijn) Verzoek tot deeladvies in Besluitstraat (actie 1ste lijn) Uiterlijke reactie deeladvies in Besluitstraat (actie 2de en 3de lijn – kan afwijken van standaard 5 werkdagen die hiervoor staat, mits vooraf afgestemd met betrokkenen) Uiterlijke datum richting teamleider (actie 1ste lijn) Uiterlijke datum richting afdelingshoofd (actie 1ste lijn / teamleider) Uiterlijke datum richting MT-secretaris (actie afdelingshoofd) Uiterlijke datum in college

Nb. Indien er sprake is van een spoedadvies dient dit op dat moment duidelijk te worden en wordt dit pro-actief afgestemd door de 1ste lijn met de MT-secretaris. Afwijken van de standaard tijdslijnen kan alleen in overleg met de MT-secretaris. De beleidsambtenaar (1ste lijn) gebruikt de ontvangen input van de werkgroep om een concept advies te formuleren in Besluitstraat. De beleidsambtenaar deelt het concept advies met de leden van de werkgroep voor een eerste reactie. Dit vindt plaats voordat er via Besluitstraat om een deeladvies wordt gevraagd. De 2de en 3de lijn hebben een adviserende rol. De 1ste lijn is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het advies en de kwaliteit ervan. De 2de lijn adviseert met focus op de financiële en juridische consequenties van de voorgenomen strategische aan- of verkoop. De 3de lijn focust op de mogelijke risico’s die gepaard gaan met een voorgenomen strategische aan- of verkoop en de impact van de transactie op het weerstandsvermogen van de gemeente Terneuzen. Hiertoe kunnen bestaande risico-analysetools ingezet worden ter ondersteuning van de 1ste lijn. De 3de lijn kijkt ook naar de maximale termijn waarbinnen een strategische aan- of verkoop wordt omgezet naar een exploitatieplan.

Bij akkoord door het college blijft de 1ste lijn verantwoordelijk voor het opvolgen van de gemaakte afspraken en de beheersmaatregelen van de geïdentificeerde risico’s ten aanzien van het aangekochte strategische vastgoed. De 1ste lijn ziet er op toe dat er tijdig een plan komt om invulling te geven aan de voorgenomen strategie. Hiervoor geldt een maximale termijn van 2 jaar. De 2de en 3de lijn blijven hierbij betrokken om erop toe te zien dat het proces rond de strategische aankoop conform afspraak verloopt en de bijbehorende risico’s worden beheerst. De 2de lijn houdt het overzicht van alle strategische aan- en verkopen en zorgt voor verantwoording hiervan in de paragraaf grondbeleid (begroting en jaarrekening). De 1ste lijn voedt de 2de lijn om hier een kwalitatief goede en juiste weergave te geven van de stand van zaken rond strategische aan- en verkopen. De 3de lijn beoordeelt hoe de strategische aan- en verkopen van invloed zijn op het weerstandsvermogen. Hiervan doet zij verslag in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in de jaarstukken. Om een juiste inschatting te kunnen maken steunt de 3de lijn op de 1ste en 2de lijn voor de relevante input. Daarbij zal de 3de lijn steeds kritisch zijn op de kwaliteit van de ontvangen input.

Indien nodig kan de 3de lijn vanuit haar onafhankelijke positie zelfstandig onderzoek doen naar de stand van zaken rond strategische aan- en verkopen en de mogelijke impact op risico’s en (financiële) ratio’s van de gemeente Terneuzen. Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

4

Inhoud en spelregels collegeadvies voorgenomen strategische aan- of verkoop Voordat tot een strategische aan- of verkoop wordt overgegaan dient duidelijk te zijn wat wij willen bereiken met deze transactie. Hiertoe gebruiken we de checklist ‘noodzaak voorgenomen strategische aan- of verkoop’ als onderdeel van het formulier ‘toetsingscriteria strategische aan- en verkopen’. Een ingevuld formulier ‘toetsingscriteria strategische aan- en verkopen’ is een verplicht onderdeel van het collegeadvies. De 1ste lijn is verantwoordelijk voor de invulling en inhoud ervan. De 2de en 3de lijn beoordelen dit ingevulde formulier op kwaliteit en relevantie van de inhoud en geven waar nodig advies naar aanleiding van een door de 1ste lijn aangeleverd concept. Het advies bevat inzicht in het tijdspad tussen aankoop en realisatie (van belang bij inschatting financiële risico’s). Het advies is voorzien van een financiële onderbouwing, gebaseerd op een taxatierapport niet ouder dan 3 maanden. Bij de taxatie zal worden gevraagd ook rekening te houden met de geschatte waarde bij realisatie van de planologische doelen. De te hanteren prijs is marktconform. Indien nodig kan er onderbouwd afgeweken worden van de geschatte waarde, waarbij een maximum afwijkingspercentage geldt van 20%. Het is belangrijk dat additionele kosten, zoals verplaatsingskosten en verhuisvergoedingen expliciet gemaakt worden.

Deze dienen direct afgeboekt te worden indien ze geen deel uitmaken van de waardering. De voorgenomen aankoop moet in beginsel binnen 2 jaar resulteren in een operationeel plan. Als de aankoop wordt gebruikt voor compensatiedoeleinden of sprake is van andere gemotiveerde redenen is een langere termijn toelaatbaar. Een en ander in overleg met de 2de en 3de lijn.

Risico-analyse Het advies dient gepaard te gaan van een deugdelijke risico-analyse, met in ieder geval een inschatting van de volgende risico’s: -

-

-

Financieel – gemeenten kunnen aanzienlijke verliezen lijden als de waarde van de grond daalt of als de ontwikkelingskosten hoger uitvallen dan verwacht. Dit was bijvoorbeeld het geval tijdens de financiële crisis van 2008, toen veel gemeenten grote verliezen leden op hun grondposities. Markt - veranderingen in de vastgoedmarkt kunnen leiden tot een lagere vraag naar bouwgrond, waardoor gemeenten mogelijk met onverkochte grond blijven zitten. Dit kan leiden tot hogere rentekosten en langere looptijden van leningen. Juridisch - het verwerven van grond kan leiden tot juridische geschillen, vooral als er sprake is van onteigening. Dit kan langdurige en kostbare juridische procedures met zich meebrengen. Bij gebruik van de bestemmingsreserve is per definitie sprake van minnelijke transacties. Hierdoor zullen de juridische risico’s naar verwachting beperkt blijven.

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

5

-

-

-

-

Operationeel - het beheren en ontwikkelen van grond vereist specifieke expertise en middelen. Gemeenten kunnen tegen operationele uitdagingen aanlopen, zoals vertragingen in de ontwikkeling of problemen met de infrastructuur. Politiek - beslissingen over grondbeleid kunnen politiek gevoelig zijn en leiden tot controverse binnen de gemeenteraad of onder de bevolking. Dit kan de besluitvorming en uitvoering van projecten bemoeilijken. Milieu - ontwikkeling van grond kan milieuproblemen veroorzaken, zoals bodemverontreiniging, asbest of verlies van groene ruimte. Gemeenten moeten zorgen voor adequate milieubescherming en naleving van regelgeving. Locatie gebonden – oa externe veiligheid, staat van onderhoud etc.

Uit deze risico-analyse dient door de concerncontroller een onderbouwde inschatting gemaakt te kunnen worden in euro’s ten aanzien van de impact op het weerstandsvermogen van de organisatie. Deze analyse is onderdeel van de toetsingscriteria die als bijlage wordt toegevoegd aan het collegeadvies.

Boekhoudkundige verwerking en beheer van de bestemmingsreserve strategische aan- en verkopen Bij de boekhoudkundige verwerking en beheer van strategische aan- en verkopen baseren we ons op de stellige uitspraken en aanbevelingen van de Commissie BBV (notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken – 2023). Hoe de strategische aan- en verkopen boekhoudkundig worden verwerkt is steeds afhankelijk van de specifieke situatie. Om die reden is het belangrijk dat steeds grondig geanalyseerd wordt welke situatie het betreft en wat dit betekent voor de verwerking in de begroting en de jaarstukken. Vanwege de complexiteit van deze materie wordt door team Financiën steeds afstemming gezocht met de accountant. Op deze manier voorkomen we fouten en te maken correcties bij de samenstelling van de begroting en de jaarstukken.

Beheer en rapportage Na voltooiing van de strategische aan- of verkoop blijft de 1ste lijn verantwoordelijk voor de opvolging van gemaakte (beheer)afspraken. De 2de lijn zorgt voor de financiële verantwoording conform geldende wet- en regelgeving in de jaarrekening. De 3de lijn (concerncontroller) monitort de risico’s van de strategische aanen verkopen conform de aanpak risicomanagement van de gemeente Terneuzen. Deze risico’s worden minimaal 2x per jaar besproken en geëvalueerd met de verantwoordelijke teamleider en afdelingshoofd in de IB-dialogen2. Naast de gebruikelijke rapportages in de jaarstukken (begroting en jaarrekening) zal het college ook na realisatie van een strategische aan- of verkoop verslag doen aan de raad via de reguliere perioderapportages.

2 IB betekent ‘interne beheersing’ waar risicomanagement onderdeel van is.

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

6

Toetsingscriteria voorgenomen strategische aan- of verkopen Verplicht onderdeel bij college-advies strategische aan- of verkopen gronden en/of gebouwen - in te vullen door 1ste lijn: Betreft object: Type transactie: Aan- of verkoop of anders? Opdrachtgever: College - wethouder Datum opdracht: Betrokken medewerker 1ste lijn Omgeving en Economie (proceseigenaar): Betrokken teamleider: Betrokken medewerker 2de lijn Financiën Betrokken medewerker 2de lijn JBOZ: Betrokken medewerker 3de lijn – Concerncontroller Overige betrokken medewerkers: (vermeldt naam + team) NOODZAAK VOORGENOMEN STRATEGISCHE AAN- OF VERKOOP Ja Nee (in te vullen door 1ste lijn ): meerdere antwoorden mogelijk. Om te kwalificeren als strategische aan- of verkoop dient tenminste 1 van onderstaande stellingen met ‘ja’ beantwoord te worden. Indien alleen bij ‘anders’ ‘ja’ beantwoord is, is een extra onderbouwing waarom het hier een strategische aan- of verkoop betreft noodzakelijk. De voorgenomen aankoop heeft tot doel een gewenste ontwikkeling te versnellen, omdat dit niet of onvoldoende voortvarend door de markt wordt opgepakt. De voorgenomen aankoop bevordert de onderhandelingspositie van de gemeente in toekomstige gebiedsontwikkeling. De voorgenomen aankoop dient als mogelijk ruilobject bij toekomstige gebiedsontwikkeling.

De voorgenomen aankoop anticipeert op grondspeculatie door derden en biedt een financieel of maatschappelijk voordeel. De voorgenomen aankoop gaat een ongewenste ontwikkeling tegen of consolideert het huidige gebruik. De aankoop vindt plaats in de periferie van lopende projecten, bijzondere projecten of actieve grondexploitaties en anticipeert op de mogelijke gevolgen. De effecten van een gebiedsontwikkeling stoppen niet aan de plangrenzen. Het heeft mogelijk ook gevolgen voor de toekomstige ontwikkelingen rondom het gebied. Het is mogelijk de grond/gebouwen minnelijk (onderhands) te verwerven. Anders: Toelichting noodzaak voorgenomen strategische aankoop cq verwerving:

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

7

RISICO ANALYSE: (in te vullen door 1ste lijn)

Mogelijke

Kans dat risico

impact in €’s

zich voordoet (hoog, midden, laag)

Financiële risico’s - oa mogelijke waardedaling en kostenstijging door marktwerking. Geef hier ook inzicht in het tijdspad tussen aankoop en realisatie om een indruk te krijgen van de daarbij horende (financiële) risico’s. <invoegen beschrijving en toelichting> Markt risico’s - oa uitstel van ontwikkeling door verslechterende marktomstandigheden. Dit kan leiden tot hogere rentekosten en langere looptijden van leningen. <invoegen beschrijving en toelichting> Juridische risico’s - het verwerven van grond kan leiden tot juridische geschillen. <invoegen beschrijving en toelichting> Operationele risico’s - het beheren en ontwikkelen van grond vereist specifieke expertise en middelen. Gemeenten kunnen tegen operationele uitdagingen aanlopen, zoals vertragingen in de ontwikkeling of problemen met de infrastructuur. <invoegen beschrijving en toelichting> Politieke risico’s: Beslissingen over grondbeleid kunnen politiek gevoelig zijn en leiden tot controverse binnen de gemeenteraad of onder de bevolking. Dit kan de besluitvorming en uitvoering van projecten bemoeilijken en schadelijk zijn voor het imago van de gemeente. <invoegen beschrijving en toelichting> Milieu gerelateerde risico’s - ontwikkeling van grond kan milieuproblemen veroorzaken, zoals bodemverontreiniging, asbest of verlies van groene ruimte.

Gemeenten moeten zorgen voor adequate milieubescherming en naleving van regelgeving. <invoegen beschrijving en toelichting> Locatie gebonden risico’s – oa externe veiligheid, bodemverontreiniging, asbest, staat van onderhoud, omgeving etc. <invoegen beschrijving en toelichting> Overige risico’s: <invoegen beschrijving en toelichting>

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

8

FINANCIËLE GEVOLGEN: (in te vullen door 1ste lijn)

Waarde in €’s of %

Aankoopbedrag (exclusief BTW en aanverwante kosten) <invoegen beschrijving en toelichting> Taxatie waarden (volgens taxatierapport) - Huidige marktwaarde - Verwachte marktwaarde na ontwikkeling <invoegen beschrijving en toelichting> Procentuele afwijking aankoopbedrag tov taxatiewaarde: Nb. Mandaat college betreft maximale toegestane afwijking van 20% van de huidige marktwaarde. Bij een transactiebedrag wat meer dan 20% afwijkt van de huidige taxatiewaarde is een raadsbesluit nodig. <invoegen beschrijving en toelichting> Aanvullende kosten (per jaar): - Beheerkosten (verzekeringen, energiekosten, belastingen etc) - Verplaatsingskosten - verhuisvergoedingen - Rente - Overig <invoegen beschrijving en toelichting> Dekking aanvullende kosten: - Beheerkosten (verzekeringen, energiekosten, belastingen etc) - Verplaatsingskosten - verhuisvergoedingen - Rente - Overig <invoegen beschrijving en toelichting> Beoogd tijdspad tussen aankoop en realisatie: <invoegen beschrijving en toelichting> Impact bestemmingsreserve strategische aan- en verkopen <invoegen beschrijving en toelichting>

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

9

BEHEERAFSPRAKEN: (in te vullen door 1ste lijn)

Wie

Risicobeheersing <invoegen beschrijving en toelichting> Financiële beheersing <invoegen beschrijving en toelichting> Exploitatieplan <invoegen beschrijving en toelichting> Aanvullende kosten (per jaar): - Beheerkosten (verzekeringen, energiekosten, belastingen etc) - Rente - Overig <invoegen beschrijving en toelichting> Dekking aanvullende kosten: - Beheerkosten (verzekeringen, energiekosten, belastingen etc) - Rente - Overig <invoegen beschrijving en toelichting>

RISICOBEOORDELING (in te vullen door concerncontroller op basis van risico-analyse, financiële gevolgen en beheerafspraken door 1ste lijn) – de aankoop van strategisch vastgoed (met of zonder exploitatieplan) kan van invloed zijn op het weerstandsvermogen van de gemeente Terneuzen. Op basis van een risico-analyse door de 1ste lijn, al dan niet ondersteund door de 2de lijn (team Financiën), beoordeelt de 3de lijn (concerncontroller) wat dit kan betekenen voor onze financiële ratio’s. Ook wordt er een oordeel gegeven over de kwaliteit en haalbaarheid van de voorgenomen beheersmaatregelen. <invoegen beschrijving en toelichting>

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

10

BIJLAGE – visie op interne beheersing gemeente Terneuzen

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

11

Uitvoeringsprotocol en toetsingscriteria strategische aan- en verkopen

12